Us sentiu aclaparat per haver de complir una infinitat de responsabilitats en un temps limitat? Les responsabilitats personals i professionals que es superposen són propenses a desencadenar l’estrès, sobretot si la feina extrema sovint fa oblidar alguna cosa important. Per evitar que això passi, per què no intenteu fer una llista de tasques ordenada i ben organitzada? Mitjançant aquesta llista, podeu establir prioritats més fàcilment, fer un seguiment de les tasques pendents i augmentar la productivitat del dia a dia.
Pas
Part 1 de 3: Resum dels detalls de l'activitat
Pas 1. Determineu els suports més adequats
Si accediu al vostre telèfon més que a l’agenda, proveu d’anotar una llista de tasques a l’aplicació del telèfon. D’altra banda, si no voleu fixar-vos en la pantalla del telèfon o de l’ordinador tot el dia, proveu d’escriure-ho en un tros de paper o en una agenda especial. Si no s'adapta a les vostres preferències, és probable que la llista de tasques sigui menys efectiva.
De fet, hi ha aplicacions com Any.do, Wunderlist i Pocket Lists que podeu descarregar i utilitzar per gestionar les vostres activitats diàries de manera més eficaç
Pas 2. Enumereu tot el que necessiteu per acabar
L'arranjament es pot omplir de coses menys importants, com ara "Bany", fins a coses importants com "Acabat de material per a la presentació de la setmana que ve" o "Buscant el regal d'aniversari de la mare el mes que ve". Com podeu veure, les tres tasques són de naturalesa, importància i durada diferents. En aquesta etapa, no us afanyeu a classificar-los; només cal que anoteu totes les tasques, responsabilitats o activitats que us vinguin al cap.
- No dubteu a escriure tot el que us vingui al cap sobre el paper. En fer-ho, se sentirà més alleujat i ajudarà a no oblidar cap responsabilitat.
- Aquesta llista és la vostra llista de tasques principals.
Pas 3. Demaneu ajuda als altres, si cal
Després de compilar una llista d’activitats que cal completar, decidiu si demaneu ajuda a altres persones. De fet, no hauríeu de dubtar en demanar ajuda a una altra persona si us sentiu realment aclaparat o teniu un temps molt limitat. Eviteu les ganes de gestionar les coses sols. Si la tasca es pot delegar a una altra persona, no dubteu a fer-la.
Part 2 de 3: Gestió d'activitats
Pas 1. Agrupeu les categories que es mostren a la llista principal per categories
Per exemple, podeu crear categories "responsabilitat a la feina" i "responsabilitat a casa". Si ho feu, us ajudarà a centrar millor la vostra atenció i energia en cada tasca. Per exemple, podeu estalviar més temps sense haver de comprovar la categoria “responsabilitat a casa” quan esteu a la feina.
Per maximitzar la productivitat, imagineu-vos que col·loqueu totes les vostres tasques en un passadís davant vostre. Un cop fet això, intenteu eliminar els sorolls que distreuen i intenteu centrar la vostra atenció en un conjunt de tasques específiques. En altres paraules, deixeu de preocupar-vos per tasques o responsabilitats innecessàries aquell dia
Pas 2. Feu una llista d'activitats només per a un dia
Si ho feu, us ajudarà a gestionar les vostres responsabilitats segons les seves prioritats. A més, tampoc no us sentireu carregats perquè "no teniu" responsabilitats que s'hauran de complir demà, la setmana vinent o fins i tot el mes que ve. Centreu-vos en el que podeu completar en un termini de 24 hores. L’ideal seria que el nombre d’activitats que haureu de realitzar en un dia no excedeixi de deu o fins i tot de cinc activitats.
- Si no sabeu per on començar, intenteu accelerar l’hora d’anar a dormir. Quines tasques realment cal fer a aquesta hora? Un cop el trobeu, afegiu-lo a la vostra llista de prioritats.
- Utilitzeu la llista de tasques principals com a referència per a les tasques diàries. Després de fer una llista de tasques o tasques diàries, desfeu-vos de la llista principal de tasques immediatament.
Pas 3. Calculeu la durada de cada tasca o responsabilitat
Penseu amb realisme! Si no dediqueu prou temps o esteu massa obsessionats a fer cada tasca el més ràpidament possible, és més probable que us ataqui més estrès. Creieu-me, no podreu treballar productivament si esteu constantment confosos. Per tant, mesureu la durada de cada tasca de manera objectiva i realista i planifiqueu el vostre calendari d'activitats en funció d'aquesta estimació.
Deixeu entre 10 i 15 minuts entre cada responsabilitat. De fet, realment no es pot passar d’una tasca a l’altra sense descans, oi?
Pas 4. Creeu una llista de tasques perquè sembli més interessant
Tot i que se sent menys important, aquestes accions poden canviar la vostra perspectiva sobre la llista de tasques en una direcció més positiva. Proveu d’escriure o escriure una llista de tasques amb el vostre color preferit, enganxar-la en alguna cartolina de colors interessant o dissenyar-la al telèfon. Feu tot el que calgui per augmentar la vostra motivació per complir les diverses responsabilitats que hi ha.
Part 3 de 3: Mantenir els compromisos
Pas 1. Escriviu el termini per a cada tasca que apareix a la llista de tasques principals
Confieu en mi, si ho feu, us serà més fàcil compilar una llista de tasques diàries, sobretot perquè les responsabilitats que s’acumulen són propenses a fer oblidar-vos de tasques que es consideren menys importants o d’emergència. Feu una llista diària fent referència als terminis de cada tasca que apareixen a la llista principal.
- Si una tasca o responsabilitat no té un termini, intenteu establir-la vosaltres mateixos.
- Sense un pla clar i estructurat, es poden oblidar fàcilment responsabilitats insignificants.
Pas 2. Col·loqueu la llista en un lloc on la pugueu veure sovint
No té cap sentit compilar una llista de tasques si després col·loqueu el paper en un calaix i l’oblideu. Per tant, poseu sempre la llista on la veieu sovint. D’aquesta manera, no l’oblidaràs i estaràs més motivat per complir ràpidament totes les responsabilitats que hi ha.
Emporteu-vos la llista allà on aneu. Si cal, enganxeu una còpia al mirall del bany o poseu-la a la cartera. Assegureu-vos que podeu veure-hi i accedir-hi fàcilment
Pas 3. Doneu a algú una còpia de la vostra llista de tasques
Per exemple, podeu donar-lo a un pare, amic, cònjuge o company de feina; el més important, assegureu-vos que la persona sigui capaç de controlar el vostre progrés. Si algú més coneix la llista de tasques, se sentirà encara més reticent a postergar, oi?
