Quan planifiqueu una reunió, heu de comunicar tota la informació rellevant de manera clara i concisa. Heu de proporcionar una descripció de l’hora, el lloc i el tema del debat. És possible que també hàgiu de prendre notes si calen preparatius o materials per a la reunió. No importa el mitjà que utilitzeu, el correu electrònic o l’aplicació Outlook, assegureu-vos que es transmeti informació important perquè tots els convidats ho sàpiguen i puguin predir el que s’enfronten.
Pas
Mètode 1 de 3: escriure temes forts
Pas 1. Escriviu un tema breu i rellevant amb la data i el tema de la reunió
Escriure aquestes coses al quadre d’assumpte permet als convidats entendre l’hora i el tema de la reunió sense haver d’obrir el correu electrònic. Per exemple, podeu escriure "Reunió 01/03: noves directrius d'informes".
Advertència:
Si no escriviu un tema de reunió, la gent pot respondre per preguntar-vos si la reunió és rellevant per al seu departament o si hi hauria d'assistir. Assegureu-vos, doncs, d’escriure el tema de la reunió.
Pas 2. Sol·liciteu la confirmació d'assistència al quadre de l'assumpte
Si heu de saber qui ve, demaneu confirmació al quadre d'assumpte. D’aquesta manera, els lectors sabran que han de respondre el més aviat possible, encara que no hagin obert el correu electrònic. Podeu escriure "Divendres 10/06 reunió de recursos humans, confirmeu-ho aviat".
També podeu escriure: "Si us plau, responeu: reunió de recursos humans el 10/06"
Pas 3. Si la reunió és urgent, escriviu-la al quadre d'assumpte
Si el tema de la reunió és urgent o requereix una decisió ràpida perquè la reunió es faci immediatament, poseu una marca d'emergència al quadre d'assumpte. Per exemple, podeu escriure "Reunió d'emergència dilluns 31/02: ciberseguretat".
És molt important explicar el tema de la reunió perquè el lector pugui endevinar què es parlarà
Pas 4. Escriviu si la reunió és obligatòria o només és un suggeriment
Si treballeu per a una gran empresa, és possible que no sempre sigui necessària la presència de determinades persones. Escriviu els departaments pertinents al quadre de l’assumpte o feu-los saber si han d’assistir. Per exemple, podeu escriure "Reunió de màrqueting obligatòria 6/10".
Si no cal que el lector assisteixi, podeu escriure "Es recomana assistir a la reunió de 10/6 sobre tàctiques de màrqueting eficients"
Pas 5. Utilitzeu paraules completes al quadre d'assumpte per evitar confusions
Les abreviatures poden semblar eficients, però en realitat són menys específiques que les paraules completes i poden provocar confusió. Per exemple, "KK" pot significar "Targeta familiar" o "Targeta de crèdit" en funció de qui entengui o no entengui el vostre idioma personal.
Tot i això, podeu utilitzar abreviatures habituals, com ara "RSVP", "HR" i "KTP"
Mètode 2 de 3: escriure contingut de correu electrònic
Pas 1. Escriviu una breu introducció amigable i notes breus
Presentar-se és necessari si treballa per a una gran empresa o si no coneixes tothom. En aquesta breu introducció, haureu de transmetre si hi ha documents o materials que cal completar / portar a la reunió.
Creeu una introducció amigable o rellevant per a la feina. Per exemple, “Hola, Tim! No puc esperar que el nou programa s’iniciï la setmana vinent!”
Consell:
Recordeu als lectors si han de completar una tasca específica o portar alguna cosa a una reunió. Per exemple, "No oblideu portar 4 còpies impreses de la vostra llista de contactes del proveïdor".
Pas 2. Escriviu la data i l'hora en una línia separada perquè destaqui
Aquesta és una informació important per als convidats. Per tant, deixeu-ho clar i distingiu-vos de les altres frases que l’envolten. Espai dues línies a sobre i a sota o escriu-la en negreta.
- Exemple: "6 d'octubre de 2020, de 10.30 a 11.45 WIB"
- Si la reunió té lloc en línia, proporcioneu informació sobre la zona horària perquè les persones de diferents zones horàries no quedin enrere a causa d’una mala comunicació. Per exemple, podeu escriure: "6 d'octubre de 2020, de 10.30 a 11.45 WIB (GMT + 8)"
Pas 3. Escriviu la ubicació després de la data i l’hora
Assegureu-vos que la ubicació també s’escrigui de manera destacada, com ara la data i l’hora, especialment si la reunió se celebra en un lloc nou, és difícil de trobar o si sabeu que alguns dels convidats desconeixen la ubicació. Per a reunions virtuals (mitjançant fòrums en viu o xat de vídeo), proporcioneu un enllaç directe perquè els convidats puguin accedir fàcilment al fòrum o a l'enllaç de vídeo.
Quan proporcioneu indicacions, sigueu el més detallat possible. Exemple: “Si us plau, vingueu a la sala de reunions 592 de l’edifici Sasana Widya Sarwono (Subroto Jalan Gatot núm. 10). L’habitació 592 es troba a la 2a planta de l’edifici. Així que heu d’agafar l’ascensor des de la planta baixa, aturar-vos al 12è pis i fer servir l’ascensor al costat sud de l’edifici (a la vostra esquerra) per pujar al 59è pis”
Pas 4. Compartiu l'objectiu de la reunió
Notifiqueu al convidat el propòsit de la reunió. Explicar una agenda breu ajudarà els convidats a entendre quines tasques han de realitzar prèviament. Podeu posar nom al tema (com ara "Actualització de ciberseguretat") o planificar:
- 10.30 - 10.45 Proporcioneu la informació més recent sobre l'estat del projecte
- 10.45 - 11.10 Compara i tria ofertes dignes
- 11.10 - 11.30 Pluja d'idees i objectius de llançament
Pas 5. Comproveu de nou el correu electrònic si hi ha errors gramaticals o informatius
El més important per comprovar-ho de nou és la data, l’hora i la ubicació de la reunió. Assegureu-vos que aquestes tres coses siguin correctes. També podeu rellegir la introducció, l'agenda o qualsevol altra nota que hàgiu afegit per assegurar-vos que heu proporcionat tota la informació necessària.
Llegiu en veu alta per assegurar-vos que el vostre escrit és clar i concís abans d’enviar un correu electrònic
Mètode 3 de 3: utilitzar l'Outlook o l'aplicació Calendari integrat
Pas 1. Feu clic a "Reunió nova" al menú inicial de l'Outlook
Si la vostra empresa utilitza una base de dades de comunicacions amb un calendari integrat, com l'Outlook, utilitzeu-la per planificar reunions. Aquest mitjà sol ser el canal de comunicació escollit per les persones amb qui treballeu.
Si la vostra empresa no utilitza Outlook o un servei similar, utilitzeu el correu electrònic proporcionat per la vostra agència per enviar invitacions
Pas 2. Seleccioneu l'hora i la data a la finestra "Assistent de programació"
Després de crear una reunió nova, apareixerà una finestra del calendari. Feu clic a "Assistent de programació" i ressalteu l'hora i la data disponibles per a la reunió.
Assegureu-vos de triar el moment adequat perquè assisteixin els convidats. Depenent de l'aplicació de l'empresa, és possible que hagueu de canviar la configuració de visualització perquè aparegui a la pantalla la programació de tothom (i la vostra)
Pas 3. Afegiu convidats escrivint els seus noms o utilitzant la llibreta d'adreces
Feu clic al quadre de text per introduir el nom manualment o desplaceu-vos per la llibreta d'adreces i seleccioneu un nom de convidat de la llista. Utilitzeu la funció "Assistent de programació" per comprovar la disponibilitat de l'hora de la invitació.
Si els convidats no tenen temps lliure, es ressaltaran els seus noms. L’assistent del programador fins i tot us proporcionarà els horaris recomanats per adaptar-vos al vostre horari i a altres convidats
Pas 4. Definiu l’hora d’inici i finalització de la reunió
Assegureu-vos que la data coincideixi amb la que heu establert anteriorment. Feu clic al botó del calendari si el voleu canviar. Utilitzeu la fletxa cap avall a la dreta de la llista d'hores per seleccionar una hora de reunió adequada.
Anotar l’hora de finalització de la reunió és la vostra manera de respectar el temps de l’altra persona perquè pugui predir el que passarà i planificar viatges o feina per al dia
Pas 5. Feu clic a "Cita" a "Reunió" a la part superior de la pantalla
Tornareu a la pantalla de programació i veureu que la vostra reunió està programada. Després, podeu afegir un assumpte, una ubicació i unes notes.
Si no veieu l'entrada de la reunió a la pantalla de programació, torneu als passos anteriors i repetiu fins que aparegui la vostra reunió
Pas 6. Escriviu l'assumpte, la ubicació i les notes específiques
Informeu el tema de la reunió en poques paraules (exemple: "Prova de producte nou"). Indiqueu la ubicació específica. Escriviu les instruccions d’ubicació si el lloc no s’utilitza habitualment per a reunions o és difícil d’arribar-hi. Doneu notes addicionals (com ara els preparatius que han de fer) que siguin rellevants per a la reunió.
- Indiqueu l'adreça de la ubicació tot i que és probable que el convidat ja la conegui.
- Feu clic a "enviar" quan hàgiu acabat.
Consell:
No utilitzeu un tema massa ampli, com ara "pluja d'idees", perquè aquest tipus de paraules no proporcionen informació clara sobre l'objectiu de la reunió. Podeu substituir-lo per "ment la ment sobre un proveïdor d'un producte nou".
Consells
- Quan torneu a llegir un correu electrònic o una invitació, assegureu-vos que siguin breus i clars.
- Utilitzeu un to amable i professional.
- Comproveu de nou la llista de destinataris per assegurar-vos que s'hagin convidat tots els objectius.
- Escriviu l'adreça electrònica al quadre "bcc" si voleu amagar l'adreça electrònica completa dels destinataris.
Advertiment
- No escriviu invitacions ni correus electrònics sense data, hora i ubicació. Els convidats es confondran i rebrà desenes de respostes preguntant sobre aquestes coses.
- No escriviu en majúscules, ja que s'interpretarà com un crit i això és molt poc professional.
