Com que sovint s’utilitza amb finalitats personals i informals, escriure un correu electrònic formal pot resultar descoratjador. Tanmateix, si heu d’escriure un correu electrònic formal a un professor, cap, soci comercial, agència governamental o qualsevol altra persona que necessiti formalitat, seguiu aquestes senzilles directrius. Feu una idea breu i clara i seguiu les regles d’escriptura, estil i format formal de carta. Finalment, comproveu i corregiu el vostre correu electrònic abans d’enviar-lo.
Pas
Mètode 1 de 3: formatar el correu electrònic
Pas 1. Utilitzeu una adreça de correu electrònic professional
L’ideal seria que l’adreça de correu electrònic sigui una variació del vostre nom real, no un nom d’usuari o un àlies. Utilitzeu punts, guions o guions baixos, sense números ni altres lletres, si és possible.
Per exemple, [email protected] semblaria poc professional. Mentrestant, seria més adequat utilitzar [email protected]
Pas 2. Utilitzeu un tipus de lletra professional
Actualment, la majoria de serveis de correu electrònic us permeten escriure en diversos tipus de lletra i textos. Tanmateix, per als correus electrònics oficials, el millor és mantenir-se en fonts oficials com Times New Roman i Arial. Eviteu les fonts decoratives com Comic Sans o Anglès antic. A més de:
- Escriviu el vostre correu electrònic amb un tipus de lletra fàcil de llegir, com ara la mida 12.
- Eviteu escriure especials, com ara lletra cursiva, negreta o tipus de lletra, tret que s’adeqüi al contingut i a la finalitat del correu electrònic.
- No escriviu el correu electrònic completament en majúscules. Escriure així us farà semblar que crideu al destinatari.
Pas 3. Doneu al correu electrònic un títol (assumpte) breu i precís
Utilitzeu algunes paraules clau relacionades amb el contingut del correu electrònic al títol. Això ajudarà a evitar que el destinatari ignori el vostre correu electrònic. Els correus electrònics enviats sense títol o amb un títol fosc apareixeran sense importància per al destinatari.
- Els títols de correu electrònic com ara "Preguntes ràpides", "Contactar amb vosaltres" o "Aspectes importants" apareixeran foscos per al destinatari.
- Mentrestant, el títol de correu electrònic "Programació, llista de convidats, invitació al dinar i resum de reunions per al 12 de març" sembla massa llarg i conté diversos temes alhora.
- D'altra banda, el títol del missatge de correu electrònic "Reunió sobre danys de l'escala mecànica el 12 de març" és bastant curt i clar. Aquest títol pot proporcionar al destinatari una visió general del tema principal, així com una data clara.
Mètode 2 de 3: redacció de contingut
Pas 1. Utilitzeu una salutació adequada
Inicieu sempre un correu electrònic formal amb una salutació. Podeu escriure directament el nom del destinatari (si ho sabeu). Completeu el nom del destinatari amb el seu títol o títol (Sr., Sra., Dr., etc.). Si voleu, també podeu escriure "Benvolgut" abans del nom i el títol del destinatari.
- Si no coneixeu el nom del destinatari del correu electrònic, només cal que escriviu "Benvolgut senyor / senyora" o "Als interessats".
- No utilitzeu "Hola" o "Hola" ni altres salutacions informals.
Pas 2. Presenteu-vos al primer paràgraf (si cal)
Si escriviu a algú amb qui no heu contactat mai, com ara un client nou, un gestor de recursos humans o un funcionari del govern, presenteu-vos i expliqueu per què envieu un correu electrònic. Escriviu-ho a la primera o segona frase del vostre correu electrònic.
Per exemple, quan envieu una sol·licitud de feina per correu electrònic, podeu escriure: "Em dic Maria Isabella. Em vaig posar en contacte amb vosaltres per sol·licitar una feina com a assistent administratiu anunciada al lloc web JobXYZ.com"
Pas 3. Prioritzeu la informació més important
Després de presentar-vos i exposar el vostre propòsit principal d’enviar el correu electrònic, podeu continuar amb el cos del correu electrònic. Enumereu la informació més important a la part superior. D’aquesta manera, apreciarà més el temps del destinatari i farà més clar el propòsit del correu electrònic.
Quan escriviu un correu electrònic a un funcionari del govern, per exemple, podeu començar amb: "Em dic Maria Isabella. He rebut la vostra adreça de correu electrònic des del lloc web oficial del jutjat de Salatiga. Envio aquesta carta per expressar la meva objecció al tiquet que vaig rebre el 29 de febrer de 2015"
Pas 4. Arribeu directament al punt de la carta
En una carta formal, podeu expressar el vostre punt directament. Les petites xerrades només faran que el lector sigui confús i difícil d’entendre el que necessiteu o necessiteu.
- Per exemple, quan escriviu una carta a un professor del campus, no cal fer voltes i escriure coses com: "Sóc Maria Isabella. Em coneixeu? Química 221 és el meu curs preferit ara mateix perquè els materials didàctics estan molt ben organitzats. Per tant, sempre puc seguir i saber què es provarà. Pel que fa a l'examen, se'm recorda el proper examen."
- D'altra banda, escriure un correu electrònic com aquest podria deixar més clar: "Sóc Maria Isabella. Sóc estudiant de Química 221 i volia parlar-vos d'un possible xoc d'horaris d'exàmens".
Pas 5. Escriviu un correu electrònic breu
Tot i que no hi ha cap límit de longitud específic, és una bona idea fer un missatge de correu electrònic tan sols amb la pantalla d’un ordinador portàtil o d’un ordinador.
Si el vostre correu electrònic és prou llarg, dividiu-lo en diversos paràgrafs curts. Deixeu una línia en blanc entre cada paràgraf en lloc d’escriure-hi sagnat
Pas 6. Utilitzeu l'idioma oficial
Com que els correus electrònics formals es fabriquen amb finalitats professionals, cal fer una bona impressió. Utilitzeu frases completes i frases corteses. Eviteu el següent:
- Argot
- Abreviatures innecessàries
- Ús d’emoticones i emoticones
- Paraules poc respectuoses
- Broma
Pas 7. Utilitzeu una felicitació de tancament adequada
Igual que obrir salutacions, hi ha diverses opcions per tancar salutacions que es poden utilitzar en cartes formals. Assegureu-vos d’incloure el vostre nom complet i el vostre títol, així com qualsevol altre títol (si n’hi ha). Alguns exemples de salutació final que es poden utilitzar inclouen:
- "Salutacions cordials,"
- "Atentament,"
- "Gràcies,"
- "Salutacions"
- "El vostre estudiant"
Mètode 3 de 3: Preparació per enviar cartes
Pas 1. Incloeu els fitxers adjunts necessaris
Si heu d'incloure un fitxer adjunt, assegureu-vos d'incloure'l al cos del correu electrònic perquè la gent que el llegeixi el pugui veure. Proveu de limitar el nombre de fitxers adjunts i de mides i utilitzeu tipus de fitxers habituals i àmpliament utilitzats.
Per exemple, incloeu un avís com ara "Adjunto una còpia en PDF del meu currículum vitae i de la meva carpeta"
Pas 2. Milloreu el contingut, l'ortografia i la gramàtica del correu electrònic
No confieu únicament en els serveis de correu electrònic per detectar els vostres errors ortogràfics i gramaticals. Llegiu el vostre correu electrònic en veu alta o feu que algú el revisi i el solucioni. D’aquesta manera, podeu trobar fàcilment errors ortogràfics i frases poc clares.
Pas 3. Assegureu-vos que el correu electrònic no contingui informació confidencial
Recordeu sempre que el correu electrònic no és una manera segura de comunicar-se. Tingueu en compte que es poden piratejar servidors de correu electrònic o que el destinatari pot compartir informació que no vulgueu revelar de manera intencionada o no.
