Tant se val si sou un jove que mai no heu enviat per fax o una persona gran que ha oblidat com enviar un fax, potser haureu de saber com enviar-lo per fax. Tingueu en compte que hi ha moltes variacions de màquines de fax, així que consulteu el manual o el manual de la màquina de fax si en teniu. Per utilitzar la majoria de màquines de fax, heu d'introduir un certificat, marcar el número de fax i enviar-lo.
Pas
Mètode 1 de 2: abans d'enviar un fax
Pas 1. Feu un certificat
Les màquines de fax són compartides sovint per l’oficina o per diverses persones a l’oficina. Com que tothom pot veure els faxos enviats a la màquina de fax, és una bona idea incloure una declaració jurada perquè els vostres faxos passin a les mans adequades.
Aquest certificat conté informació com el nom del destinatari, el contingut del fax i el nombre de pàgines del fax. La carta també hauria de contenir la informació del remitent, com ara el nom i el número de fax, de manera que el destinatari pugui saber qui ha enviat el fax i respondre si cal
Pas 2. Marqueu el número de fax
A continuació, haureu de marcar el número de fax, igual que marcar un número de telèfon. A la majoria de màquines de fax noves, no cal que introduïu el codi d'àrea si esteu marcant un número local, però si marqueu un número DLD, haureu d'introduir el codi d'àrea. Alguns tipus de màquines de fax encara demanen el codi d’àrea, independentment de la ubicació del número. Comproveu o demaneu informació sobre la vostra màquina de fax.
- De vegades, també cal introduir el codi de país (1 per als números de telèfon i fax dels Estats Units) abans del número local, però només si es requereix un codi d'àrea. El codi de país és gairebé sempre necessari per fer trucades de llarga distància.
- Sovint també haureu de marcar el 9 abans de marcar un número de llarga distància. Consulteu les especificacions de la màquina de fax o demaneu informació sobre la màquina.
- Assegureu-vos que el número al qual truqueu sigui el número de fax, no el número de telèfon de la persona a qui envieu el fax. De vegades, els números de telèfon i de fax s’escriuen l’un al costat de l’altre a les targetes de visita i podeu llegir fàcilment el número incorrecte.
Pas 3. Determineu el mètode d’entrada de paper
Quan carregueu el material que envieu a una màquina de fax, haureu d'inserir-lo en la direcció correcta. El paper s’escanejarà, de manera que si el paper està enfocat de forma equivocada, només s’escanejarà la part posterior del paper i el fax quedarà en blanc. Assegureu-vos que el paper està orientat cap a la direcció correcta abans d’enviar el fax.
-
Diferents màquines de fax, diferents maneres de carregar el paper. Afortunadament, totes les màquines de fax tenen una etiqueta amb la direcció correcta per inserir el paper. A prop d’on guardeu el paper, busqueu el símbol de paper amb la vora doblegada. En aquest símbol, veureu que un costat té una línia i l’altre costat està en blanc.
- Si la cantonada plegada està revestida, s'ha de carregar el paper a la màquina de fax amb el blanc en blanc.
- Si la cantonada plegada no està folrada, s’ha de carregar el paper a la màquina de fax amb el contingut cap a la vostra cara.
Pas 4. Envieu el fax en paper adequat
Les màquines de fax funcionen millor amb paper de mida estàndard. És possible que l’enviament de paper d’una mida no estàndard no funcioni o que pugui “atrapar” la màquina de fax. Si heu d’enviar alguna cosa de mida no estàndard, feu una fotocòpia de l’expedient i envieu-la.
La mida de paper més comuna per a faxos i impressores és la papereria A4 o americana
Mètode 2 de 2: enviament d'un fax
Pas 1. Utilitzeu la màquina de fax per enviar el fax
Després de realitzar tots els passos anteriors, ja podeu enviar el fax. Carregueu el paper correctament, introduïu el número i podreu prémer el botó d'enviament. Aquest botó és un botó gran amb una etiqueta clara. Enhorabona, heu enviat el fax.
Notareu que després de prémer el botó d’enviament, la màquina de fax emet un so i altres sons. Aquest so és normal i indica que la màquina de fax es comunica amb una altra màquina. Després d’enviar el fax, normalment escoltarà un so clar i llarg després d’uns minuts. Si el fax té problemes i no s’envia, el so em farà sonar. Si sentiu un so aterrador, comproveu si hi ha cap problema a la màquina de fax
Pas 2. Utilitzeu Internet per enviar un fax
També podeu utilitzar Internet per enviar materials a un fax. Hi ha molts mètodes que podeu utilitzar, però la majoria costen diners. Tot i això, aquestes taxes poden suposar una inversió encertada si no envieu faxos amb molta freqüència i no voleu comprar una màquina de fax ni tractar amb un servei com FedEx.
- PamFax és el servei de facsímil perfecte per a Skype. No obstant això, aquest programa cobra una petita tarifa.
- HelloFax és un servei que s’integra amb Google Drive, que permet enviar documents de Google per fax. Podeu enviar diversos faxos de forma gratuïta abans de cobrar-vos.
Pas 3. Feu servir el correu electrònic per enviar el fax
Segons el número que envieu per fax, és possible que pugueu enviar un correu electrònic a la màquina de fax sense cap cost addicional. Tot i això, tingueu en compte que aquest mètode només es pot utilitzar amb determinats números de fax i només pot enviar informació limitada.
- Podeu comprovar si el número de fax de destinació s’inclou en línia.
- Utilitzeu aquesta fórmula per crear una adreça de destinació de fax: "remote-printer. [email protected]"
- Elimineu les cometes substituint els números pel número de fax (inclosos el prefix i el codi de país), "Primer" i "Últim" pel nom i cognoms de la persona que esteu enviant per fax.
- Recordeu que només el text del quadre de text apareixerà al fax. No podeu adjuntar fitxers PDF ni altres materials amb aquest mètode.
Consells
- Introduïu sempre el número complet, inclòs el codi d'àrea i el número 1 per als faxs de llarga distància.
- La majoria de màquines de fax tenen una guia. Llegiu la guia.
