Tot i que la gent rarament envia documents per fax, és possible que hàgiu de fer un fax en algun moment. Hi ha diverses raons per les quals les persones continuen enviant faxos, especialment per enviar contractes o si no tenen l’equip o la tecnologia necessària per enviar documents d’una altra manera. Afortunadament, podeu enviar documents mitjançant una màquina de fax, un ordinador i fins i tot un telèfon intel·ligent.
Pas
Mètode 1 de 3: utilitzar una màquina de fax
Pas 1. Configureu la configuració a la màquina de fax
Per enviar i rebre documents amb una màquina de fax, assegureu-vos que la màquina de fax estigui endollada i connectada a una línia telefònica fixa.
- Us recomanem que us subscriviu a una línia telefònica dedicada si envieu un fax amb freqüència. No podreu utilitzar el telèfon ni la màquina de fax alhora.
- Assegureu-vos també que la màquina de fax té tòner i paper si voleu rebre un fax.
- Si no teniu cap màquina de fax a la vostra oficina o casa, en podeu llogar a un lloguer d’ordinadors o a una biblioteca pública. Aquesta opció és perfecta si no envieu documents amb freqüència per fax.
Pas 2. Ajusteu la configuració
No totes les màquines de fax són iguals, però normalment se us donarà l'opció d'ajustar la configuració. Llegiu la guia de l'usuari per obtenir informació sobre les funcions especials que proporciona el vostre fax.
- Si voleu saber si el document s'ha enviat correctament, activeu la pàgina de confirmació. Si aquesta funció està activada, la màquina de fax imprimirà una pàgina després d'enviar el fax, que conté una notificació si el document s'ha enviat correctament o ha fallat.
- També podeu configurar la capçalera del fax, que és la línia de text que apareixerà a la part superior del document que s’envia. Normalment conté informació bàsica sobre l’emissor del fax.
- Si també teniu previst rebre faxos, podeu triar entre un mode de recepció automàtic o manual, que requereix que autoritzeu quan arribi un fax.
Pas 3. Prepareu el document
Utilitzeu documents originals, no fotocòpies, per obtenir resultats més nets i fàcils de llegir.
Utilitzeu una portada a la pàgina que vulgueu enviar. La portada conté informació, com ara el nom i el número de fax del remitent, el nom i el número de fax del destinatari, la data i el nombre de pàgines incloses al fax
Pas 4. Col·loqueu el document a la màquina de fax
Moltes màquines proporcionen un alimentador de paper (un lloc per al paper com una impressora) i una pantalla plana (pantalla plana) alhora. Si només voleu enviar un document d'una sola pàgina, utilitzeu una d'aquestes funcions. Si voleu enviar diverses pàgines d’un document, us recomanem que utilitzeu un alimentador de paper.
- Quan utilitzeu l'alimentador de paper, podeu carregar totes les pàgines d'un document alhora. La màquina de fax té una icona per indicar a quina direcció ha d’estar el paper quan es carrega a l’alimentador de paper. Algunes màquines també ofereixen l'opció d'escanejar i enviar documents d'anada i tornada. Per tant, consulteu el manual de l'usuari per veure si la vostra màquina de fax proporciona aquesta funció.
- Quan utilitzeu la funció de pantalla plana, obriu la tapa de la part superior de la màquina de fax i col·loqueu el document cara avall a la pantalla. Assegureu-vos que heu alineat el document segons les línies de la pantalla. Després, tanqueu la màquina abans de continuar.
Pas 5. Introduïu el número de fax
Assegureu-vos que el número introduït contingui el prefix, el codi de país i el número de destinatari del document. Introduïu el número de la mateixa manera que quan marqueu el número per telèfon.
Pas 6. Premeu el botó "Enviar" per enviar el fax
Uns instants després, la màquina de fax enviarà el document i els papers començaran a entrar a la màquina.
El botó per prémer a la màquina de fax pot dir "anar" o "fax" en lloc de "enviar"
Pas 7. Cerqueu el missatge de confirmació
Algunes màquines de fax mostren un missatge a la pantalla que els indica que el fax s’ha enviat correctament. Si configureu el fax per imprimir una confirmació, imprimirà detalls de l’estat del fax que heu enviat.
Mètode 2 de 3: utilitzar un ordinador
Pas 1. Seleccioneu el programa que vulgueu utilitzar
Quan envieu un fax a través d’un ordinador, podeu utilitzar el programari instal·lat a l’ordinador o aprofitar un servei en línia.
- Alguns sistemes operatius estan equipats amb aplicacions que es poden utilitzar per enviar faxos. Per exemple, Windows 7 proporciona una eina anomenada Fax i Escaneig per enviar faxos sense utilitzar un fax.
- Per utilitzar un programa d'ordinador, primer connecteu l'ordinador a un telèfon fix. Si això no és possible, només cal que utilitzeu un servei en línia.
- Alguns dels serveis en línia que es poden utilitzar inclouen eFax, MyFax i FaxZero. Alguns serveis són d’ús gratuït i d’altres requereixen que pagueu una subscripció o una subscripció. També hi ha serveis que cobren una tarifa per cada fax enviat.
Pas 2. Obriu el programa desitjat i creeu un fax nou
No tots els programes són iguals, però se us donarà l'opció de crear un fax nou ("crear un fax nou") o alguna cosa similar.
Pas 3. Adjunteu el document
Per enviar un fax mitjançant un ordinador, heu de penjar el document en un missatge. Trobareu un botó que diu "penjar documents" o alguna cosa similar.
- Si teniu un document electrònic, trobeu-lo al vostre ordinador i adjunteu-lo al missatge.
- Si el document encara és paper, utilitzeu un escàner per convertir-lo a un fitxer digital. Si no teniu cap escàner, podeu fer una foto del document i enviar-lo per correu electrònic o transferir-lo directament a l'ordinador.
Pas 4. Introduïu el número de fax i el cos del missatge
Escriviu un missatge curt al destinatari a l'espai que es mostra a la pantalla, igual que quan vau enviar un correu electrònic. Funciona com a full de portada, de manera que no haureu d’adjuntar cap full de portada independent. També heu d'introduir el número de fax del destinatari al camp TO.
És possible que també hàgiu d’introduir un codi de confirmació per demostrar que no sou un robot
Pas 5. Premeu el botó "Envia"
Després d’adjuntar el document, escriure el missatge i introduir el número de fax del destinatari, premeu el botó Envia per finalitzar el treball.
Mètode 3 de 3: utilitzar un telèfon o una tauleta
Pas 1. Descarregueu l'aplicació
Hi ha moltes aplicacions per a tauletes i telèfons que podeu utilitzar per enviar faxos tal com ho faríeu mitjançant un ordinador. Algunes aplicacions es poden obtenir de forma gratuïta, mentre que altres es paguen. Algunes de les aplicacions més populars inclouen Fax Burner, Files Anywhere i JotNot Fax.
Algunes aplicacions us assignaran un número de fax temporal. Això no és ideal si envieu i rebeu faxos amb freqüència
Pas 2. Executeu l'aplicació i seleccioneu el document que voleu enviar
Un cop oberta l'aplicació al dispositiu mòbil, se us demanarà que creeu un fax nou. El primer que heu de fer és seleccionar el document que voleu enviar per fax.
- Si el document s’emmagatzema al dispositiu, al correu electrònic o en un servei d’emmagatzematge al núvol, com ara DropBox, cerqueu i pengeu el document des d’aquesta aplicació.
- Si el document encara és de paper, utilitzeu una tauleta o un telèfon per fer una foto del document i adjuntar-lo al missatge.
Pas 3. Introduïu el número de fax i el cos del missatge
Escriviu el missatge al destinatari del fax, tal com ho faria en un ordinador. Assegureu-vos que introduïu el número de fax del destinatari al camp TO del missatge.
Pas 4. Toqueu el botó "Envia"
Després d’adjuntar el document, d’escriure el missatge i d’introduir el número de fax del destinatari, premeu el botó Enviar per enviar el fax.
Consells
- Compreu una impressora multifuncional perquè pugueu enviar faxos des de la feina o de casa sense haver de descarregar programes, carregar documents a Internet o comprar una màquina de fax independent. Tot i això, encara necessitareu un telèfon fix.
- Si teniu un compte que proporciona un servei de fax en línia, com ara RingCentral o eFax, utilitzeu aquest compte per enviar faxos directament des de Gmail. Tot el que heu de fer és introduir el número de fax del destinatari seguit de @ domainname.com al camp TO. Per exemple, si utilitzeu eFax, escriviu [email protected].
- Les màquines de fax poden encallar-se i enganxar documents en paper. Si és el cas, s’ha de tornar a presentar el document.
