Una manera de mantenir les empreses competitives és millorar els seus processos de negoci, tant des d’una perspectiva operativa com financera. Per fer-ho, cal una manera de mesurar el progrés concret del procés. "El que no es pot mesurar no es pot gestionar." Una empresa no pot gestionar un procés si no disposa d'un mètode de mesura adequat. Per tant, s'utilitzen mètriques (detalls de procés mesurables) per recopilar dades abans i després d'implementar els canvis. L'anàlisi d'aquestes mètriques proporciona dades que comuniquen la quantitat de millora que es deu als canvis del procés. Per començar, primer heu de seleccionar una mètrica que s'adapti al procés que esteu mesurant.
Pas
Part 1 de 3: Configuració del sistema de millora del procés
Pas 1. Determineu què cal mesurar
És a dir, què voleu dir amb “millora”. Voleu un procés que sigui més fiable, més ràpid, eficient o millor en una altra cosa? Això aclarirà el vostre projecte. Assegureu-vos que el procés produeixi resultats mesurables.
Per exemple, una empresa que vulgui augmentar la velocitat de lliurament del producte mesurarà el termini de lliurament. És possible que les empreses de digitalització de dades vulguin mesurar el percentatge d’errors de caràcters en un lot o la sortida de processos
Pas 2. Assegureu-vos que el vocabulari del vostre projecte sigui coherent
Utilitzeu termes que s’entenen habitualment per garantir la precisió i la consistència de les mesures. Això garanteix la fiabilitat de la informació compartida amb altres parts de diferents ubicacions i instal·lacions. Això evitarà malentesos i aclarirà les definicions de totes les variables que es mesuren.
Per exemple, l’empresa mesura el temps en dies. Altres branques de la mateixa empresa poden tenir interpretacions diferents de la paraula "un dia". Potser ho pensen com una jornada laboral de vuit hores i no pas 24 hores. Coses com aquesta poden provocar malentesos entre les sucursals de la companyia
Pas 3. Decidiu com es recopilaran les dades
Les dades s’han de recopilar de la mateixa manera a tota l’empresa. Per exemple, si un departament utilitza una mostra aleatòria per recopilar dades, tots els departaments haurien de seguir el mateix. En cas contrari, les dades no seran comparables. A més, les unitats de mesura també han de ser les mateixes. Assegureu-vos que les unitats de mesura utilitzades siguin iguals a l’hora de mesurar la sortida.
Per exemple, la velocitat de lliurament es pot mesurar en minuts o hores. Convertir d’una unitat a una altra és només una pèrdua de temps
Pas 4. Determineu l'estàndard de precisió del càlcul
Això vol dir que un departament no ha d’arrodonir números fins que no hi hagi comes i un altre departament ha d’arrodonir fins a dos dígits després de la coma. La diferència en el nivell de detall de les xifres desordenarà els resultats. No ho oblideu, les unitats més petites solen donar resultats més precisos.
Per exemple, tots els departaments han d’acordar com arrodonir els números
Part 2 de 3: Determinació de mètriques adequades per al projecte
Pas 1. Trieu una mètrica principal
Les mètriques clau defineixen els resultats o els objectius de la millora del procés. Per exemple, un fabricant d'automòbils pot mesurar el nombre de vehicles produïts per hora. Abans de dur a terme la millora del procés, primer es pren la base de mesurament. Al final del projecte, es torna a mesurar el procés. A continuació, es realitza el càlcul del nombre de millores en el procés.
Pas 2. Connecteu les mètriques clau amb les mètriques empresarials
Les mètriques empresarials mesuren com les millores dels processos operatius aconsegueixen un dels objectius de la companyia. Per exemple, si la mètrica principal és accelerar la producció de productes, la mètrica empresarial pot augmentar els beneficis o disminuir els costos fixos. Hi ha una relació causa-efecte entre les mètriques clau i les mètriques empresarials. Aquesta discrepància explica la raó per la qual les millores en mètriques clau també milloren el rendiment de l’empresa.
Pas 3. Penseu en els possibles resultats inesperats
Es poden produir càrregues inesperades com a resultat de projectes de millora de processos. Si la mètrica principal mesura el que s'hauria de millorar, hi haurà altres mètriques conseqüents per mesurar el que no hauria de canviar. Les dades mètriques conseqüents s’han d’obtenir abans, durant i després del projecte. De les moltes mètriques conseqüents possibles en un projecte, només unes poques tenen un impacte important en la qualitat de sortida i s’han de tenir en compte.
Per exemple, una empresa que vulgui augmentar la velocitat de lliurament no hauria d’experimentar majors costos a causa d’un mal maneig i danys al producte. En aquest cas, la proporció de defectes del producte és una mètrica conseqüent
Pas 4. Definiu mètriques financeres
Estalviar diners no és necessàriament la mètrica principal de l’empresa. Tot i això, les empreses han de controlar els resultats financers de les millores del procés. Això no s’ha de confondre amb els costos comptables del projecte. Les mètriques financeres haurien de ser una eina per analitzar els beneficis financers dels projectes realitzats. Moltes empreses continuen supervisant les mètriques financeres fins a un any després de finalitzar el projecte.
Per exemple, es pot esperar que un augment del temps de fabricació augmenti els ingressos de la companyia. L’empresa supervisarà els ingressos, juntament amb altres factors com el benefici, des del moment de la implementació del canvi, i mesurarà com serà l’impacte del canvi de procés
Part 3 de 3: Recopilació de dades
Pas 1. Mesureu el temps
El temps de procés mesura la durada dels passos del procés de durada d’un producte o servei. Altres mètriques de temps mesuren el temps que un projecte afegeix valor o el temps que triga a respondre a una sol·licitud del client. El càlcul de la mètrica pot ser un percentatge del temps de lliurament.
Es demostra que les estratègies per reduir el temps de procés augmenten el negoci. Això pot augmentar la producció i un lliurament més ràpid de productes o serveis. Si el preu i la qualitat dels béns o serveis són els mateixos que els dels competidors, els clients optaran per comprar béns o serveis que s’acceptin més ràpidament. Si es pot reduir el temps de processament, les possibilitats de rebre comandes i negocis nous seran majors
Pas 2. Mesureu els costos
La mètrica de cost avalua el cost total del procés de producció. Aquesta mètrica també mesura els costos operatius en relació amb els nivells de producció. El cost per transacció mesura el cost de produir una unitat. L’estalvi de costos mesura la reducció de costos per transacció. L’estalvi de mà d'obra mesura la reducció de les hores laborals necessàries per produir béns o serveis.
Una estratègia de reducció de costos esdevé important quan els ingressos empresarials comencen a disminuir. Per exemple, Bank of America va experimentar una disminució dels ingressos per préstecs i operacions el 2011. Per tant, van reduir la seva plantilla per continuar pagant als accionistes. Els administradors i consultors bancaris van decidir utilitzar mètriques de costos per identificar feines que es podrien cancel·lar per estalviar diners sense fer mal a l’empresa
Pas 3. Mesureu la qualitat
Les mètriques de qualitat mesuren la satisfacció del client. Les dades de satisfacció del client es poden obtenir mitjançant enquestes, queixes dels clients i altres comentaris. Les mètriques de qualitat també avaluen si un procés afegeix valor al client. Aquesta mètrica també analitza la freqüència d'errors i de reelaboració. El percentatge d’errors es veurà en el nivell de defectes del producte. El percentatge de realització i el nivell de precisió mesuren la freqüència dels processos sense defectes.
- La indústria sanitària depèn en gran mesura de mètriques de qualitat. La millora de la qualitat s’ha de basar en dades. Els analistes analitzen dades financeres i clíniques per determinar les variacions en l’atenció mèdica. El procés de prestació del servei es desglossa i després es busquen zones malgastadores o redundants per crear un procés que doni resultats d’alta qualitat. La reducció de costos no afegeix valor si no pot millorar ni mantenir un determinat nivell de qualitat.
- La clau per millorar la qualitat és augmentar l’eficiència sense reduir l’eficàcia. L’eficiència es refereix a la quantitat de recursos necessaris per lliurar un producte o servei. L’eficàcia es refereix a com s’assoleixen els objectius del producte o servei.
Pas 4. Mesureu la sortida
Les mètriques de sortida mesuren la quantitat d'un producte o servei proporcionat durant un període de temps. Els objectius de producció han d’estar alineats amb les demandes dels clients. Les mètriques de sortida també es fixen en l'excés d'inventaris i l'excés (la suma d'ambdues ha de ser mínima). Finalment, es mesura el treball en curs per determinar el nombre de productes o serveis que estan en procés.
Una estratègia per augmentar la producció a la fabricació és el treball estandarditzat. Per exemple, a la indústria de l’automòbil, els fabricants d’automòbils tenen mètodes estàndard per instal·lar vehicles. Els fabricants poden establir normes de procés de producció per augmentar la producció. Les mètriques poden ajudar a analitzar fins a quin punt un procés millora la producció. Es diu que el procés té èxit si el producte es fabrica en un temps determinat amb un nou procés estandarditzat que augmenta en nombre
Pas 5. Mesureu la complexitat del procés
Aquesta mètrica mesura el nombre de passos del procés de producció que cal passar. Aquesta mètrica també mostra la freqüència de les desacceleracions del procés a causa de canvis de mans o de sol·licituds d'aprovació del supervisor. El nombre de passos del procés es compta juntament amb els passos del procés d'afegir valor. Aquests passos fan que el producte o servei sigui més valuós. La mètrica també mesura la freqüència de devolució del producte per a reparacions de defectes.
