El rebut és una declaració escrita feta com a prova de la recepció d’efectiu o del pagament per altres mitjans. Quan realitzen transaccions comercials o vendes, els venedors i compradors solen rebre rebuts pels interessos dels altres, per exemple per a la comptabilitat o la documentació. El rebut és un document que demostra l'existència d'un acord mutu entre el venedor i el comprador com a base per registrar la transacció de rebre o desemborsar diners.
Pas
Part 1 de 2: Creació de rebuts
Pas 1. Prepareu un formulari de rebut que proporcioni un full de carboni com a còpia
Si voleu generar rebuts manualment, prepareu un formulari de rebut carbonitzat. D’aquesta manera, només heu d’escriure una vegada i obtenir a l’instant dos rebuts, un per a vosaltres i un per a la part que realitza el pagament.
Els rebuts de carboni s’imprimeixen normalment en un format determinat com a prova de vendes i rebut de diners, per exemple: un full en forma d’un formulari que té imprès el nom de l’empresa i s’imprimeixen unes paraules o només unes poques línies per emplenar-les informació correcta i clara
Pas 2. Utilitzeu un bolígraf negre
Cal escriure rebuts amb tinta negra per garantir la validesa dels rebuts. No escriviu rebuts amb llapis ni tinta de colors clars perquè els rebuts serveixen com a prova de comptabilitat a llarg termini.
Els rebuts que es generen manualment s’han d’emplenar per escrit de manera gran i clara perquè siguin fàcils de llegir. Si utilitzeu un rebut carbonitzat, haureu de prémer mentre escriviu perquè aparegui al segon o tercer full com a còpia
Pas 3. Utilitzeu un segell de l'empresa o un rebut imprès que tingui el nom de l'empresa
Per fer un rebut legalment vàlid, heu d'aplicar el segell de l'empresa a la part superior o inferior del rebut d'acord amb la legislació aplicable. A més, podeu utilitzar rebuts impresos que ja tinguin el nom i el logotip de l’empresa. Això demostra al comprador que el producte que es comercialitza prové de la vostra empresa o empresa i aquest document serà una referència posteriorment si cal.
Pas 4. Incloeu tota la informació necessària al rebut
Quan es generin rebuts manualment o s’utilitzin formularis que es poden descarregar des d’un programa d’ordinador, cal incloure el següent:
- Dades detallades del venedor.
- Dades detallades del comprador.
- Data de la transacció.
- Dades detallades del producte.
- Quantitat de diners.
- Mètode de pagament.
- Signatura del venedor i del comprador.
Pas 5. Incloeu tota la informació necessària en crear un rebut de lloguer
Els inquilins que paguen diners en efectiu o que utilitzen xecs per registrar els desemborsaments els requereixen els rebuts del lloguer. L’arrendador també exigeix els rebuts com a prova que s’ha rebut la quota de lloguer i compleix la llei que obliga l’arrendador a proporcionar un rebut a l’arrendatari. Els rebuts realitzats com a comprovant de la recepció dels pagaments del lloguer han d’incloure el següent:
- La quantitat de lloguer pagada.
- Data de pagament.
- Nom complet de l'inquilí.
- El nom complet de l’arrendador.
- Adreça completa de la propietat en lloguer.
- Període de lloguer pagat.
- Forma de pagament del lloguer (efectiu, xec, etc.)
- Signatures de l'arrendador i l'arrendatari.
Pas 6. Baixeu-vos el formulari de rebut en línia (en línia) de forma gratuïta
Si voleu utilitzar els rebuts impresos per al vostre negoci o empresa, aprofiteu els formularis de rebut que es poden descarregar gratuïtament a través d'Internet. Un cop imprès el formulari de rebut, poseu-hi el segell de l'empresa perquè estigui a punt per utilitzar-lo per a les transaccions diàries.
Part 2 de 2: Conèixer el propòsit i els motius dels rebuts
Pas 1. Conegueu l'objectiu del rebut
Els rebuts són un document important per registrar els ingressos i són necessaris a l’hora d’informar els impostos. Conserveu tots els rebuts de pagament perquè aquests documents normalment s’han d’adjuntar a la memòria fiscal com a prova de despeses. Com a empresari, esteu obligat a proporcionar un comprovant al comprador en rebre el pagament. Després que el comprador realitzi un pagament, el venedor sol proporcionar un rebut del pagament.
Després de pagar per béns o serveis que són relativament cars, fer un rebut es considera una obligació tant per al comprador com per al venedor. Aquest document s'ha de preparar en previsió d'una violació de la llei durant la transacció de compravenda, ja que ambdues parts poden utilitzar el rebut com a prova judicial
Pas 2. Conegueu els quatre tipus de rebuts que s’utilitzen habitualment
Teòricament, es poden fer rebuts de totes les transaccions de pagament, per exemple: pagaments de lloguer, serveis de perruqueria o despeses de disseny de jardins. En general, els rebuts es divideixen en quatre grups i un d’ells el podeu veure quan feu una transacció de compra o venda.
- Rebut de compra. Després de pagar, el venedor crearà un rebut de pagament incloent el número de rebut, la data de la transacció i la quantitat de diners rebuts. Si el pagament es realitza en efectiu, ha de figurar la paraula "efectiu" al rebut. Si el pagament es fa mitjançant xec o gir, el rebut ha d’incloure un número de xec o un número de dipòsit a la vista. Si el pagament es fa amb targeta de crèdit, ha d'incloure el nom de l'empresa emissora de la targeta de crèdit (exemple: Mastercard, Visa, American Express) i els darrers quatre dígits del número de la targeta de crèdit.
- Rebut del tractament. Aquest document s’emet per pagament de serveis sanitaris, per exemple, per serveis mèdics, compra de medicaments o ús d’instruments quirúrgics. El rebut ha d’incloure el nom del pacient, el codi de diagnòstic, el nom del metge, el nom del medicament o dispositiu mèdic pagat, la data del tractament, les hores de consulta i l’import del pagament.
- Nota de venda. En la majoria dels casos, rebreu un rebut de venda quan feu la compra. Com a empresari, heu de proporcionar un rebut de venda després d’introduir les dades dels articles venuts. Aquest document és una prova de venda i ha d’incloure l’import del pagament, la data de venda, el nom i el preu de la mercaderia, el nom de la persona que ha processat l’operació de venda i ha rebut el pagament.
- Rebut de pagament del lloguer. Aquest rebut l’emet el propietari de l’immoble arrendat com a prova del rebut del pagament per part de l’arrendatari. El rebut de pagament ha d’incloure el nom de l’arrendador, el nom de l’arrendatari, l’adreça de l’immoble que s’arrenda, el període de facturació, l’import de la quota de lloguer, la data d’inici i finalització del contracte d’arrendament.
- Els autors de transaccions de compra o venda a través d’Internet rebran o proporcionaran rebuts electrònics. La informació continguda al rebut electrònic és la mateixa que la d’altres rebuts de pagament i serveix com a prova de compra a la xarxa (en línia).
Pas 3. Conegueu les coses importants sobre compradors i venedors que s’han d’incloure al rebut
Aquest article se centra a crear rebuts de pagament entre compradors i venedors. La part que ven els béns o serveis ha d’incloure la informació següent al rebut:
- Dades detallades del venedor. Inclou el nom de la persona o empresa que ha realitzat la venda, l'adreça, el número de telèfon i l'adreça electrònica a la part superior del rebut. Incloeu també el nom del responsable de la botiga o del propietari de l’empresa.
- Dades detallades del comprador. Incloeu el nom complet del comprador o de la part que va fer la transacció de compra.
- Data de la transacció. Incloeu la data, el mes i l'any de la transacció perquè aquesta informació és necessària per informar dels impostos.
- Dades detallades del producte. Escriviu una breu descripció per explicar els productes o serveis que es venen, per exemple: nom del producte, quantitat, número de producte i altra informació per identificar el producte. Aquestes dades seran útils si necessiteu informació sobre productes que s'han venut.
- Preus de béns / serveis. Incloeu detalladament el preu dels productes o serveis a partir del preu de venda, impostos, despeses d’embalatge o d’enviament, descomptes o bonificacions en el context dels programes promocionals. Les transaccions de venda seran més vàlides i específiques si s’escriuen amb detall els preus dels articles.
- Mètode de pagament. Incloeu com va fer el pagament el comprador, per exemple: en efectiu, amb xec, targeta de crèdit o targeta de dèbit.
- Signatura del venedor i del comprador. Un cop s'hagi fet o imprès el rebut i el comprador realitzi el pagament, poseu el segell "Pagat" (si s'ha pagat) a la part inferior del rebut i signat pel venedor. Podeu signar un comprovant per al comprador com a documentació.
Coses necessàries
- Rebut en paper o en blanc
- Bolígraf
- Informació detallada sobre les transaccions de compra
