Hi ha molts esdeveniments a la vida que requereixen que demaneu una extensió de temps. Potser necessiteu temps per fer els deures o teniu problemes per completar els treballs a temps. En aquests moments, hauríeu de ser capaç d’escriure una carta sol·licitant una ampliació del temps de manera eficaç i adequada. Penseu en la vostra sol·licitud, com ara quant de temps necessiteu i per què? A continuació, escriviu la carta amb un estil formal i envieu-la amb un rastrejador per mantenir la calma.
Pas
Mètode 1 de 3: recopilació del contingut de la carta
Pas 1. Escriviu el més aviat possible
Un cop hàgiu sabut que necessiteu una extensió, prepareu una carta immediatament. Heu de donar al destinatari el màxim temps possible per decidir sobre la vostra situació. També heu d’aparèixer llest tot i que sol·liciteu un ajust horari.
Pas 2. Determineu el temps extra que necessiteu
Penseu en tots els factors i feu una sol·licitud realista. Si el temps sol·licitat és massa curt, potser haureu de demanar una extensió més endavant. Sempre que sigui possible, no s'han de perdre els terminis. Per tant, és millor que els vostres càlculs siguin una mica exagerats.
- Segons la situació, és possible que vulgueu considerar aquesta carta com a part de les negociacions. En aquest cas, és una bona idea demanar més temps perquè encara hi hagi lloc per a un compromís i trobi un punt intermedi.
- Mesureu la velocitat en funció del vostre progrés actual i de quina part encara no s'ha completat. Per exemple, si heu estat treballant en un projecte de consultoria durant tres mesos, hauríeu de poder calcular quanta feina encara està sense acabar.
- Tingueu en compte que el destinatari de la carta també pot tenir un límit de temps. Potser també tenen un termini que ara s’hauria de retirar. Per exemple, els professors normalment han de donar notes a la meitat del semestre al professorat i han de programar l’enviament de les tasques dels estudiants d’acord amb la data límit.
Pas 3. Conegueu les regles
Conegueu el termini exacte abans de sol·licitar un ajust. No tingueu la impressió que no podeu gestionar el vostre temps demanant una extensió sense conèixer la situació actual. Per exemple, algunes agències governamentals requereixen que envieu una sol·licitud dins de les 24 hores posteriors al contacte inicial. Si no el podeu complir, podeu dir que el calendari és massa ajustat.
Pas 4. Incloeu una explicació plausible
Dediqueu temps a redactar la carta i el destinatari també pren el temps per llegir-la. Per tant, feu que aquesta lletra sigui significativa. Penseu en la vostra raó real i transmeteu-la honestament al destinatari. No mentiu ni exagereu els motius perquè us perdeu.
- Una bona raó per la qual es pot presentar és el desig de treballar a fons i amb cura. Per exemple, si esteu realitzant un projecte que afecta la seguretat d'un gran nombre de persones, afegir aquest fet a la vostra explicació us beneficiarà.
- Si hi ha diversos motius, trieu el millor. Per exemple, si aplaceu una oferta de treball, digueu que voleu investigar més sobre els costos de mudança (si és cert), no digueu que també espereu una altra oferta.
Pas 5. Proporcioneu alguns detalls seleccionats
Els detalls donaran un toc d’autenticitat i habilitat per escriure. Això és especialment important si escriviu al govern o a un grup de persones que mai no heu conegut personalment.
- Per exemple, si el vostre avi va morir dos dies abans de la data límit per assajar a la universitat, potser voldríeu descriure l'esdeveniment com una "emergència familiar", no només com una "qüestió d'emergència". També haureu d’esmentar la sortida del vostre avi i algunes dades sobre el vostre viatge de tornada a casa.
- Prepareu documents abans d’enviar una sol·licitud. Pot ser que hagueu de descriure la vostra sol·licitud o feina anterior, especialment si teniu relació amb el govern o altres organismes oficials. Demostrar que heu seguit tots els passos del procés fins ara beneficiarà el vostre cas.
Pas 6. Trieu un estil i un contingut positius
Ningú vol llegir una carta que conté una queixa. En lloc d’això, descriviu l’esdeveniment negatiu ràpidament i anivelleu-lo i, a continuació, passeu a la solució positiva que heu demanat. Per exemple, si creieu que la vostra oferta salarial inicial és massa baixa, podeu escriure: "Necessito una mica de temps per considerar la vostra oferta. No obstant això, crec que el sou més alt em permet treballar de manera més eficient".
Pas 7. Investigueu la carta abans d'enviar-la
Preneu-vos uns minuts per rellegir la vostra carta abans d’enviar-la. Cerqueu errors editorials i d'escriptura. Executeu un programa de correcció gramatical i ortogràfica a l'ordinador. Demaneu al vostre amic de confiança que el llegeixi. No us precipiteu ni ometeu aquest pas perquè, si cometeu un error, us resultarà descuidat i això podria afectar el resultat final.
Mètode 2 de 3: Seguir regles formals d'escriptura de cartes
Pas 1. Prepareu la secció del títol
La data ha d'estar a l'extrem superior dret de la pàgina. Omet una línia a sota i escriu l'adreça, també alineada a la dreta. A continuació, salteu una altra línia i escriviu l'adreça completa del destinatari alineat a l'esquerra.
Si la sol·licitud s’envia per correu electrònic, podeu ometre la part de data i adreça i anar directament a la felicitació. Tanmateix, assegureu-vos que utilitzeu un tema eficaç i clar. Per exemple, si envieu una carta a un professor, escriviu l'assumpte "Sol·licitud d'ampliació del document d'història javanesa d'Andi Widodo"
Pas 2. Utilitzeu una salutació formal i completa
Comenceu per "Benvolgut". A continuació, seguiu pel títol i el nom. Per exemple, "Benvolgut. Senyor Baskoro "o" Benvolgut. Senyora Darmawati ". De vegades, també heu d’utilitzar un títol complicat, com ara “Estimat. Professor Abdurrahman "o" Benvolgut. Raden Wiraningrat ".
- Fins i tot si coneixeu el destinatari de manera informal, aquesta carta segueix sent una sol·licitud formal, de manera que l'estil i el contingut han de ser formals. No escriviu "Hola, Don", per exemple.
- Intenteu trobar una persona específica que rebrà la vostra carta. En cas contrari, la vostra lletra semblarà una lletra de format. Per exemple, "Benvolgut. Raden Wiraningrat "és millor que" Als interessats ".
Pas 3. Utilitzeu un format de paràgraf breu
El cos de la carta ha de constar només d’1 a 3 paràgrafs. En la majoria dels casos, podeu obrir amb 1-2 línies, explicar la sol·licitud en 2-4 línies i concloure amb 1-2 línies. Si heu de desenvolupar fins a tres paràgrafs complets, separeu la introducció, el cos i la conclusió.
Per obrir la carta, podeu dir: "Sóc Andi Widodo, un estudiant que assisteix a la vostra classe d'història de Java cada dilluns al matí a la sala III-C". Això despertarà la memòria del professor i no haurà de buscar qui ets
Pas 4. Preste atenció a les paraules de conclusió
No oblideu la importància de conclusions sòlides. Utilitzeu aquesta última frase per reiterar el cas (en una sola línia) i agrair al destinatari el temps. Podríeu escriure: "Gràcies pel vostre temps i consideració".
- Tanqueu la carta amb una salutació formal abans del vostre nom. Alguns són "Sincerament", "Sincerament" o "Amb tot el respecte".
- Si necessiteu una resposta en un termini determinat, incloeu aquesta informació al final. Podeu posar-lo a la línia d’agraïment. Per exemple, "Gràcies per la vostra consideració i espero tenir notícies vostres la setmana que ve". Quan escriviu aquesta secció, intenteu no donar la impressió de pressionar o perseguir el destinatari.
Pas 5. Introduïu el vostre nom complet i la vostra signatura
Sota la salutació "Sincerament", deixeu 3-4 línies en blanc. A continuació, escriviu el nom complet alineat a l'esquerra. Utilitzeu la línia en blanc per afegir la signatura original. Si aquesta carta s'enviarà per correu electrònic, podeu suprimir la línia en blanc i simplement escriure el nom.
Mètode 3 de 3: enviament de cartes als destinataris
Pas 1. Feu o deseu una còpia de la vostra carta
Després de revisar l'esborrany i abans d'enviar-lo, feu una foto de la carta (transferida a PDF), deseu l'esborrany en línia o fotocopieu-lo. És possible que hagueu d’anotar la data d’entrega si no és la mateixa que la de la carta. Conserveu aquesta còpia en un lloc segur per als fitxers personals.
Pas 2. Envieu per enviament estàndard
Porteu la carta a l’oficina de correus, entregueu-la al secretari o poseu-la a la bústia. Si voleu assegurar-vos que s’ha rebut el correu, demaneu un servei de seguiment.
Si la carta s’envia per correu postal, assegureu-vos que estigui impresa en una impressora d’alta qualitat amb bona tinta. Generalment no s’accepten cartes de sol·licitud escrites a mà
Pas 3. Envieu-lo per correu electrònic
Aquesta és probablement la millor manera d’enviar una sol·licitud, ja que no triga molt de temps i és molt fiable. Assegureu-vos que l'adreça de correu electrònic del destinatari sigui correcta i incloeu el vostre número d'identificació, si escau, a l'assumpte.
- El destinatari pot veure el dia i l’hora en què heu enviat el correu electrònic. Tingueu-ne en compte si envieu un correu electrònic amb freqüència a altes hores de la nit.
- Assegureu-vos que el vostre correu electrònic sigui formal amb l'adreça que utilitzeu. Envieu des d’un compte d’aspecte professional. Un exemple de compte de correu electrònic adequat per al treball és "[email protected]".
- Si envieu una carta per fax, assegureu-vos d’esperar a la pàgina de confirmació que indiqui que la vostra carta s’ha enviat i rebut amb èxit.
Pas 4. Feu una sol·licitud per telèfon en lloc d'una carta
Si la vostra sol·licitud és urgent o s’acosta a l’últim moment, pot ser una bona idea preguntar-ho en persona per telèfon. Si aquest és el cas, mantingueu-vos en una actitud formal i enuncieu el vostre cas de manera coherent.
Consells
- Intenteu escriure una carta d’una pàgina o menys. Una carta com aquesta sembla completa, però fàcil de llegir.
- Informeu-vos si el destinatari enviarà una resposta, com ara una carta de confirmació.
Advertiment
- Prometre alguna cosa realista. No deixeu dedicar el vostre temps addicional a tasques addicionals.
- Aprofiteu al màxim aquesta extensió. No deixeu que sol·liciteu una extensió de nou.
- Assegureu-vos que heu inclòs tots els formats necessaris. Algunes organitzacions requereixen que utilitzeu un format de carta que han definit.
