Si teniu una empresa, és possible que hàgiu d’escriure cartes als clients. Podeu escriure alguna cosa per informar els clients sobre esdeveniments nous o ofertes especials o respondre a les queixes dels clients en nom de l’empresa. Independentment del motiu de la carta, sempre heu de mantenir un estil professional.
Pas
Part 1 de 2: formatar una carta comercial
Pas 1. Utilitzeu capçalera professional
La carta comercial serà una representació de la vostra empresa. Per tant, ha de tenir un aspecte diferent i d’alta qualitat. La carta comercial també ha de contenir el logotip o la marca de la vostra empresa.
Podeu crear capçalera amb mostres de color de capçalera predissenyades a Microsoft Word. Assegureu-vos d’utilitzar el logotip o la marca que hi ha al capçal
Pas 2. Obriu un programa de processament de textos
Sempre heu d’escriure cartes empresarials a l’ordinador.
- Creeu un document nou i configureu un marge de 2,5 cm al document.
- Utilitzeu un tipus de lletra serif com Times New Roman, Geòrgia o Ariel. Assegureu-vos d’utilitzar sempre una mida de lletra que no sigui superior a 12 punts ni inferior a 10 punts. Una carta comercial hauria de ser fàcil de llegir a causa de la selecció del tipus de lletra o de la mida del tipus de lletra.
- Assegureu-vos que el document estigui configurat en un sol espai.
Pas 3. Ajusteu la forma dels blocs
El formulari de blocs és el format més utilitzat en les cartes comercials. Aquest formulari també és el més fàcil de configurar i seguir. Cada títol ha d’estar alineat i hi ha d’haver un espai entre cada títol. A partir de la part inferior del document, la vostra carta comercial hauria de tenir els títols següents:
- La data d’avui o la data en què vau enviar la carta. La data és important perquè es pot fer servir tant com a nota com a nota del destinatari. A més, les dates també poden tenir usos legals. Assegureu-vos, doncs, que la data sigui exacta.
- Adreça de retorn. Aquesta secció conté l'adreça formatada a l'estil d'adreces estàndard. Si la vostra adreça ja és al capçal, podeu ometre aquesta secció.
- Adreça a l'interior. Aquesta secció conté el nom i l'adreça de la persona que ha rebut la carta. L’ús de la paraula Mr / Ms és opcional. Així, per exemple, si escrivís una carta a Nina Marlina, podríeu escriure a la Sra. al seu nom si no esteu segur de quin és el seu estat civil.
- Salutacions. Les felicitacions poden utilitzar les paraules "Benvolguda senyora Marlina" o "Benvolguda Nina Marlina". Si no esteu segur de qui llegirà la carta, utilitzeu la paraula "Sincerament". També podeu utilitzar "A les parts interessades", però només com a últim recurs si no sabeu qui és el vostre públic.
- Cos de lletra. En parlarem més a la següent secció de l'article.
- Carta de presentació, amb signatura. Podeu utilitzar les paraules "Atentament" o "Salutacions".
Part 2 de 2: Redacció d’una carta comercial
Pas 1. Identifiqueu el vostre públic
L’estil de la carta sempre ha de ser professional, independentment de qui sigui el públic. Tot i això, podeu ajustar el vostre idioma o paraula en funció de la persona que rebrà la vostra carta. Si escriviu per al departament de recursos humans d’una altra empresa, és possible que hàgiu d’utilitzar un llenguatge més formal. Però si escriviu per a un client concret, podeu utilitzar un llenguatge més informal o informal.
- Identificar el públic també vol dir que evitarà confusions. Eviteu utilitzar termes que els vostres lectors no entendran. És probable que els clients no coneguin les sigles que s’utilitzen per al programa espacial de la vostra empresa, per exemple, així que eviteu utilitzar-les en lletres.
- La regla número u per escriure una bona carta comercial és que sigui clara, concisa i educada.
Pas 2. Expliqueu el propòsit de la lletra a la primera línia
Penseu en el propòsit de la carta. És per fer saber als clients la vostra nova ubicació en una nova zona de la ciutat? És per recordar als clients les factures o saldos impagats? O per respondre a les queixes dels clients? Amb aquest objectiu, escriviu una primera línia que permeti al lector saber immediatament de què tracta la carta. No escriviu l'objectiu de la carta que no estigui clar. Aneu directament al punt.
- Comenceu per utilitzar "Jo" si expresseu la vostra opinió com a propietari d'una empresa. Utilitzeu "nosaltres" si escriviu en nom d'una empresa o organització.
- Centreu-vos en afirmacions directes com ara: "Amb aquesta carta us informem" o "Amb aquesta carta us demanem". També podeu utilitzar una declaració "Jo" si escriviu una carta com a propietari d'una empresa. Per exemple: "M'he posat en contacte amb vosaltres perquè" o "Fa poc he sentit parlar de … i vull saber més sobre …"
- Per exemple, si (el propietari de l'empresa) vau escriure a Nina Marlina sobre una factura impagada des del mes passat, comenceu la carta amb: "Em vaig posar en contacte amb vosaltres perquè teniu un saldo impagat al vostre compte des del març de 2015".
- O bé, si sou empleat d'una empresa i escriviu per respondre a una queixa del client sobre el programa espacial de l'empresa, comenceu la carta amb: "Hem rebut la vostra queixa sobre el nostre programa espacial Mars".
- Si escriviu una carta per fer saber als lectors que han guanyat un concurs o que tenen lloc en un programa de postgrau, comenceu amb una frase del tipus: "Estic encantat de dir-vos que …" o "Nosaltres" "M'encantaria dir-te això …".
- Si teniu males notícies, comenceu per una frase del tipus: "És amb un cor pesat que us diem que …". O bé, "Després d'una reflexió acurada, he decidit no …".
Pas 3. Utilitzeu frases actives, no pasives
Utilitzem la veu passiva tot el temps en la parla normal. Però la veu passiva pot fer que la vostra escriptura sembli tosca o confusa. Les frases actives són molt més efectives en les cartes comercials perquè mostren un estil de llenguatge més assertiu.
- Un exemple de frase passiva és: "Quina reclamació puc gestionar per a vosaltres?" El tema de la frase, és a dir, el client ("vosaltres"), apareix al final de la frase, no al principi de la frase.
- Un exemple de frase activa seria: "Què puc fer per solucionar la vostra queixa?" Aquesta versió de la frase, en veu activa, és molt més clara i fàcil d’entendre per al lector.
- L'ús de la veu passiva pot ser una bona manera de transmetre el missatge sense cridar l'atenció sobre els punts equivocats o desagradables. Però utilitzeu la veu passiva només en aquest cas. En general, la veu activa és molt més eficaç en una carta comercial.
Pas 4. Consulteu esdeveniments anteriors o comunicacions anteriors amb els lectors, si n'hi ha
És possible que hagueu contactat Nina Marlina a principis del darrer mes amb una advertència sobre la seva factura impagada. O potser els clients han expressat la seva decepció pel programa espacial el mes passat en una conferència. Si abans heu tingut contacte amb els lectors, indiqueu-ho. Això recordarà al lector els vostres contactes anteriors i farà que la carta comercial sigui més urgent i important.
Utilitzeu frases com ara: "Segons la meva carta anterior sobre la vostra factura impagada …" o "Gràcies pel vostre pagament al març". O "Escoltar els vostres problemes amb el programa espacial en una conferència al maig va ser molt útil"
Pas 5. Feu una sol·licitud o una oferta d’ajuda
Mostreu un estil de llenguatge positiu al lector fent una petició o una ajuda educada en forma de relació de treball.
- Suposem que sou propietari d’una empresa que intenta que els clients paguin les factures. Utilitzeu frases com ara: "Agraeixo la vostra atenció ràpida a la vostra factura impagada".
- Suposem que escriviu en nom de la vostra empresa. Utilitzeu frases com ara: "Ens agradaria organitzar una reunió cara a cara amb vosaltres i el nostre cap de Recursos Humans".
- També us hauríeu d’oferir per respondre a qualsevol pregunta o dubte que puguin tenir els lectors. Utilitzeu frases com ara: "Estaré encantat de respondre a qualsevol dubte o dubte sobre la vostra facturació". O bé, "Voleu que us proporcionem més detalls sobre aquest programa?"
Pas 6. Resumeix la carta
Afegiu una crida a l'acció per part vostra o per part del lector. Aquesta sol·licitud pot ser una sol·licitud de pagament en una data concreta o una nota sobre la creació d'una reunió formal amb el lector.
- Afegiu una frase per contactar amb el destinatari de la carta en el futur. "Espero veure-us a la reunió de pressupostos de la setmana que ve". O "Espero poder discutir-ho més durant la vostra visita a la nostra seu".
- Registreu tots els documents que hàgiu inclòs amb la vostra carta. Afegiu frases com ara "Factures adjuntes sense pagar" o "Adjuntem una còpia del nostre programa d'extensió d'espai".
- Acabeu la carta amb una frase final. Utilitzeu "Atentament" o "Atentament" per a un client o client.
- Utilitzeu "Salutacions" per a cartes formals a persones que no coneixeu gens.
- Només cal que utilitzeu "Salutacions" o "Sincerament" si escriviu a algú que coneixeu bé o si teniu una relació laboral.
Pas 7. Corregiu la lletra
Tot el format i l’escriptura acurats es perden si la carta s’omple d’errors ortogràfics.
- Cerqueu cada frase que utilitzi la veu passiva i intenteu canviar la frase en una frase activa.
- Presteu atenció a les frases massa llargues o poc clares i directes. En les cartes comercials, menys sol ser millor, de manera que, si és possible, reduïu la durada de la frase.
