Independentment del tipus de negoci en què tingueu, donar les gràcies als vostres clients és una manera infal·lible d’enfortir les relacions i de tornar-les a recuperar. Totes les cartes d’agraïment que escriviu han de ser úniques, no hi ha exemples exactes, però hi ha pautes que us poden ajudar a arribar al punt. Si voleu saber com escriure una carta d’agraïment com a expressió d’agraïment per a un client, seguiu llegint aquest article.
Pas
Primera part de 3: Composició de cartes
Pas 1. Escriviu correctament el nom del client a la secció inicial
Molts estudis revelen que la majoria dels missatges als clients no són efectius si el nom del client no s’escriu correctament. Assegureu-vos d’escriure el nom del client a la part superior de la carta d’agraïment segons l’ortografia que el client va escriure pel seu nom.
Pas 2. Determineu el motiu per fer la nota d’agraïment
Feu-ho el més clar possible. Està bé dir alguna cosa genèric com "gràcies per comprar", però és millor esmentar què va comprar el client i com es va lliurar. Això recorda als clients la seva relació única amb la vostra botiga.
- Aquesta és la vostra oportunitat per agrair-vos sincerament. Afegeix algunes cites sobre les teves converses amb els clients està bé.
- Intenteu el màxim possible per no repetir el mateix en totes les lletres, ja que farà que sembli un agraïment enviat a tothom.
Pas 3. Incloeu preguntes de comentaris
Les cartes d’agraïment són una manera excel·lent de fer preguntes sobre comentaris per assegurar-se que els clients sentin que han estat ben atesos. Una bona gestió del seguiment fa que els clients tornin sovint i això és bo per al vostre negoci. No cal que reaccioneu massa, però prestar atenció a les necessitats dels clients és una part important del servei.
- Expresseu la vostra expectativa que els productes adquirits agradin als clients i esteu preparats per publicar-los si tenen dubtes o queixes.
- Pregunteu si podeu fer alguna cosa perquè el client se senti més satisfet.
Pas 4. Incloeu la marca del vostre producte
El millor és que el nom de la vostra empresa, el logotip o qualsevol altra informació relacionada amb la vostra marca s’imprimeixin a papereria. Això és útil per donar una bona imatge del vostre negoci.
- Si escriviu una nota d’agraïment en una targeta, assegureu-vos d’esmentar el nom de la vostra botiga.
- Si utilitzeu articles de papereria de l'empresa amb el logotip de l'empresa imprès clarament, no cal que esmenteu el nom de la vostra botiga a la carta.
- Si s’envia gràcies per correu electrònic, cal incloure el nom i el logotip de l’empresa a la signatura.
Pas 5. Trieu la felicitació de tancament adequada
Aquesta secció s’ha d’adaptar a la relació que mantingueu amb els vostres clients i a la impressió que voleu causar al vostre negoci. Per exemple, "sincerament" de vegades és massa formal per substituir-lo per "salutacions" o altres expressions informals adequades. També s’utilitzen sovint altres felicitacions de clausura d’estil personal però que s’utilitzen habitualment al món empresarial.
Pas 6. Signeu la carta a mà
Intenteu sempre posar una signatura a cada lletra. Les grans empreses solen tenir dificultats per mostrar cartes que semblin personals. Fins i tot una signatura generada per ordinador encara és millor que un nom escrit, perquè sembla que la carta s’hagi enviat personalment.
Part 2 de 3: Utilitzar l’estil adequat
Pas 1. No tingueu la temptació de ressaltar el vostre producte de nou
Esteu escrivint per donar les gràcies a un client per haver comprat amb vosaltres, de manera que ja no cal promocionar-lo. Suposem que ho heu aconseguit. Feu que els clients se sentin part de l’empresa.
- Frases com "esperem que torneu a comprar en un futur proper" són massa habituals; millor desfer-se d’aquesta expressió. No diguis alguna cosa que no diries als teus amics.
- No mencioneu els avantatges dels productes, els horaris promocionals o altres coses que són com els anuncis.
Pas 2. Envieu la carta mitjançant un segell postal
Fins i tot si envieu centenars de cartes, és millor no utilitzar segells de subscripció. Farà saber al client que heu enviat moltes cartes d’agraïment i li farà sentir menys especials. La realitat és que la vostra carta d’agraïment pot acabar en un munt de cartes desapercebudes.
Pas 3. Escriviu l'adreça amb lletra sempre que sigui possible
De nou, com més personal tingueu la vostra carta d’agraïment, millor serà la vostra impressió. Si no el podeu escriure vosaltres mateixos, feu que algú altre l’escrigui. Fins i tot si no anoteu l’adreça, els clients quedaran impressionats per l’escriptura a mà.
Pas 4. Incloeu les vostres dades de contacte i estigueu obert a la comunicació
Assegureu-vos que el vostre número de telèfon i adreça apareguin al correu i convideu els clients a trucar si tenen cap pregunta. Si us truquen, prepareu-vos per respondre'ls de seguida.
Part 3 de 3: utilitzar el format adequat
Pas 1. Escriviu la carta a mà
Imprimir una carta en un format estàndard sembla enviar un fulletó a un client. En lloc de fer que els clients se sentin especials i valorats, fa el contrari i fa que la gent se senti molesta. Penseu a fer una nota d’agraïment personal i manuscrita.
- Si teniu moltes notes d’agraïment per escriure, demaneu ajuda al personal. Això realment ajuda a estalviar temps.
- Si no podeu preparar una felicitació manuscrita, haureu de trobar una manera de fer la carta més personal. Com a mínim, cal incloure el nom del client i la vostra signatura real a cada carta.
- En alguns casos, està bé enviar una nota d’agraïment per correu electrònic en lloc d’enviar una carta. Això es pot fer si teniu una bona relació amb el client. La clau és assegurar-se que el correu electrònic està escrit personalment i sincerament. Si hi ha la possibilitat que el vostre correu electrònic pugui interpretar-se com un anunci, és millor enviar-lo a mà.
Pas 2. Trieu un bon paper de lletra per escriure una nota d’agraïment
Tant les targetes de felicitació com el paper de carta es poden utilitzar per escriure notes d’agraïment en un entorn empresarial. Si teniu poc sobre què escriure, una gran targeta de felicitació àmpliament disponible a les papereries pot fer que els vostres clients se sentin especials. En cas contrari, utilitzeu bon paper gruixut amb el logotip de la vostra empresa al capçal.
- Eviteu els tipus de paper habituals per escriure notes d’agraïment.
- Trieu una targeta de felicitació adequada per a qualsevol esdeveniment empresarial. Si el vostre negoci és únic i informal, està bé utilitzar targetes de colors que reflecteixin l’ànima de la vostra empresa. No trieu targetes amb imatges o missatges massa personals.
Pas 3. Penseu a enviar un regal
Si voleu agrair més, podeu enviar un regal amb una petita salutació. Això no sempre s’ha de fer, però es pot proporcionar a clients especials. Els regals han de ser petits i útils. Proporcioneu un element que representi la vostra empresa o alguna cosa completament no relacionada però adequada.
- Regals petits com ara punts de llibre, imants, caramels, samarretes o certificats de regal.
- Els premis van des de 250.000 IDR fins a 500.000 IDR. Tingueu en compte que ara algunes empreses tenen una regla de no regal.
