Abans d’ocupar un lloc nou a la feina, normalment el vostre gerent o supervisor us demanarà que acompanyeu l’empleat que continuarà la vostra feina. La vostra voluntat d’ajudar durant el període de transició fent preparatius i lliuraments detallats de manera proactiva és una manera d’assegurar les activitats de l'empresa sense problemes i construir una reputació excel·lent quan canvieu de feina o adopteu una nova posició.
Pas
Primera part de 3: Preparació per a una entrega de feina
Pas 1. Convideu el vostre cap a parlar del pla de lliurament
Reuniu-vos amb el vostre cap per discutir detalladament què heu de fer durant la transició. Depenent de la vostra feina i de l’estil de lideratge del vostre cap, pot demanar-vos que aporteu molt durant el lliurament, per exemple, si se us demana que ensenyeu o formeu un empleat substitut durant uns dies o unes quantes setmanes.
- Normalment, heu de preparar documents com a prova de lliurament formal.
- Comenteu aquest pla amb el vostre cap. Pregunteu quant espera contribuir i què heu de prioritzar durant la transició.
Pas 2. Redacta el document de lliurament
Després de conèixer detalladament les expectatives del cap, prepareu un esborrany del document de lliurament. A més d’ajudar-vos a preparar-vos, aquest document conté tasques i informació que cal activar durant la transició. Al document de lliurament s’ha d’incloure el següent:
- Informació detallada sobre les activitats diàries, el treball i les prioritats laborals.
- Una descripció de les coses importants que cal fer i de les responsabilitats que cal complir en la seva posició actual.
- Què s’espera de la persona que el substituirà.
- La llista conté fitxers importants que cal enviar, com ara un acord o un programa de treball.
Pas 3. Completa les tasques pendents
Si heu de canviar de feina immediatament, proveu de completar qualsevol treball en curs. A més de proporcionar satisfacció per aquest assoliment, també ajudeu els altres a començar la seva feina des de zero. D'aquesta manera, podreu deixar una impressió positiva i obtenir una bona reputació.
- Per difícil que sigui, treballeu més si hi ha una tasca que s’acosta al termini.
- Completar una nova tasca que s’acosta a un termini pot ser molt difícil per a les persones que encara no entenen les complexitats.
Pas 4. Parleu amb companys de feina
Abans que comenci el període de transició, reserveu temps per discutir amb els vostres companys de feina sobre el pla de lliurament i pregunteu quines són les vostres prioritats. Si hi ha un problema nou que desconeixeu, aprofiteu per buscar informació i determinar una solució.
- Els problemes nous no solen tenir un gran impacte abans d’una mudança, però es poden transmetre a la persona que el substituirà si ja ho coneixeu.
- Aprofiteu aquesta oportunitat per compartir els vostres plans i dates mòbils amb companys de feina. Informeu-los també sobre el període de transició perquè es puguin preparar.
- Heu d’explicar als vostres companys de feina els vostres plans de mudança, ja que la productivitat del treball tendeix a disminuir durant el període de transició.
Pas 5. Prepareu un document formal de lliurament per escrit
El darrer pas per preparar-se per al període de transició és produir un document de lliurament formal. Quan prepareu un esborrany, enumereu i expliqueu tota la informació important i, a continuació, discutiu-la amb els superiors i la direcció que es veuran afectats per aquest pla. Completeu el tràmit de lliurament i envieu-lo al vostre successor uns dies abans que comenci a treballar. El contingut pot variar segons la feina, però el document de lliurament hauria d’incloure com a mínim el següent:
- Llista de tasques i calendari laboral.
- Informació sobre treballs en curs.
- El calendari conté les activitats i els terminis previstos.
- Informació de paraules clau i procediments d’inici de sessió.
- Llista de contactes relacionats amb la feina.
- Guia d'accés a fitxers i directoris des d'un ordinador.
Part 2 de 3: Passar per la transició
Pas 1. Preneu el màxim temps possible
Després que l’empleat que el va substituir comenci a treballar, és possible que no us hàgiu mudat i se us demani que l’acompanyeu fins que no entengui la seva feina. La durada del període de transició és incerta, pot ser dies o setmanes. No obstant això, com més temps us doneu, més informació podeu transmetre.
Per assegurar-vos que proporcioneu informació completa i que no us perdeu res, involucreu el vostre substitut en diverses activitats diàries
Pas 2. Envieu directament documents importants
Durant el període de transició, haureu de lliurar dades i documents importants personalment. D'aquesta manera, podeu assegurar-vos que les coses importants es facin correctament i que les prioritats estiguin clarament definides. A més, els dos encara teniu temps per discutir la informació que cal discutir més abans de mudar-vos.
- Aprofiteu aquesta oportunitat per explicar-li informació important i us pot demanar coses molt útils per fer un bon lliurament.
- Quan discuteu, preneu-vos el temps per proporcionar una visió general de la situació laboral i explicar el context de la conversa perquè no es perdi cap informació.
Pas 3. Feu un esforç per proporcionar ajuda
Si tots dos treballeu a la mateixa oficina, sigueu solidaris i proactius. Si hi ha un problema, proporcioneu ajuda identificant la causa i trobant una solució conjunta. Els nous empleats normalment se senten incòmodes o incòmodes els primers dies i no us molesten fent preguntes.
- Deixa clar que estàs disponible per proporcionar assistència i assistència si cal.
- D’aquesta manera, tots dos us podeu recolzar per complir responsabilitats durant la transició.
Pas 4. Mantingueu una reunió final per discutir el lliurament
Abans de continuar i fer un lliurament complet, tingueu una reunió amb la persona que el substituirà. Demaneu-li que prepari preguntes i que prengui notes amb les coses que ha tractat. Aquesta reunió és una bona oportunitat per assegurar-se que entén el seu paper i les seves responsabilitats.
- Tots els assumptes que necessiten més aclariments es poden debatre a la reunió.
- Segons el lloc on treballeu, considereu si convideu o no al vostre cap a una reunió.
- Heu d’indicar al vostre cap quan i on tindrà lloc la reunió. Pregunteu-li si té suggeriments o informació que voldria compartir.
Part 3 de 3: Preparació d’un pla de desenvolupament a llarg termini
Pas 1. Descriviu el suport i la formació proporcionats per l'empresa
En lliurar-lo, mostreu la vostra voluntat de contribuir obrint les millors possibilitats d’èxit als altres. En lloc de renunciar només a les tasques i al treball, doneu el vostre consell de substitució perquè es pugui desenvolupar professionalment i doni suport al seu antic cap perquè estigui sempre sa i amb èxit a la feina.
- Proporcionar informació sobre el programa de formació rellevant per a la feina.
- Quan comenceu a treballar, és possible que hàgiu assistit a formació per ajustar i augmentar els vostres coneixements.
- No oblideu transmetre aquesta informació a la persona que continua treballant i animeu-la a aprofitar al màxim l’oportunitat.
Pas 2. No ignoreu la cultura laboral
Si durant algun temps encara teniu temps per treballar amb la persona que us ocuparà el lloc, no us centreu només en els aspectes tècnics de la feina. Cada oficina té un entorn i una cultura de treball únics que poden resultar aclaparadors o confosos per als nouvinguts. Preneu-vos el temps per explicar les coses i les situacions reals d’oficina.
- Porta’l per l’oficina i presenta’l a tots els empleats.
- Expliqueu les funcions i responsabilitats dels empleats nous i existents.
- Si com a nou empleat té tasques diferents o les seves responsabilitats i prioritats laborals se centren en coses diferents, assegureu-vos que el vell empleat ho entengui.
Pas 3. Proporcioneu informació de contacte detallada
Si voleu ajudar un nou empleat, digueu-li com contactar-vos i feu-li saber que pot contactar-vos si té algun problema greu o necessita informació. Tot i això, no tothom està disposat a ajudar després de canviar de feina o d’ocupar una nova posició. Això sol estar influït per les relacions amb antics superiors.
- Sovint, els problemes es poden resoldre simplement comunicant-se per correu electrònic.
- Fins i tot si us heu mudat, estar disposat a ajudar us farà una bona impressió i millorarà la vostra reputació.
