La capacitat de ser professional juga un paper important per assolir l’èxit professional. Gairebé tots els empleats han de respondre les trucades, independentment de la seva posició a l’empresa. Per fer que les persones que se senten còmodes se sentin còmodes, aprengueu a fer bones trucades per fer una impressió positiva i prepareu-vos per respondre a les preguntes que es facin.
Pas
Part 1 de 2: Recepció de trucades telefòniques
Pas 1. Agafeu el telèfon el més aviat possible
Quan sona el telèfon de l'oficina, no és educat mantenir l'espera de la persona que truca. Abans del tercer timbre, agafeu immediatament el telèfon i saludeu la persona que truca.
Pas 2. Mantingueu l'auricular davant de la cara
És possible que vulgueu parlar de seguida, però primer assegureu-vos que el receptor del telèfon estigui davant de la vostra cara. Parleu quan el receptor es troba en la posició correcta de manera que la persona que truca rep informació completa.
Pas 3. Respira profundament abans de parlar
Després de col·locar el telèfon davant de la cara, respira profundament per calmar-te i concentra la ment abans de saludar. D’aquesta manera, es pot parlar tranquil·lament mentre es concentra.
Pas 4. Indiqueu el nom i el nom de la vostra empresa
Aquest mètode indica a la persona que truca que ja està connectat a l’empresa a la qual vol trucar. Assegureu-vos, doncs, que conegui el nom de la vostra empresa i el vostre nom. Indiqueu primer el nom de l’empresa. Podeu escriure les paraules que vulgueu dir quan rebeu una trucada telefònica perquè no hàgiu de pensar què heu de dir quan sona el telèfon. La redacció es pot adaptar a la situació i les condicions en què treballeu.
- Si treballeu com a recepcionista, proporcioneu informació completa sobre l’empresa, ja que per a la persona que truca és l’entrada per obtenir el que necessita. Per exemple, saludeu la persona que truca dient: "Bon dia / tarda / nit. La seu de WikiHow és aquí. Estic Nikita aquí per ajudar-vos". Mitjançant aquesta informació, la persona que truca coneix el nom de la vostra empresa i el vostre nom, de manera que se sent més còmode per continuar la conversa. Si sou secretari privat, proporcioneu el nom del vostre empresari (per exemple, "L'oficina del senyor Miller és aquí. Sóc Nikita") perquè la persona que truca vol contactar amb el vostre cap.
- Si sou membre d'un departament concret, informeu la vostra posició perquè pugui fer preguntes rellevants, per exemple, "Bon dia. Sóc Yesika al departament de comptabilitat". D'aquesta manera, la persona que truca sap si està connectat amb el departament i la persona per trucar o si ha de parlar amb algú més.
Pas 5. Prepareu papereria i portàtils al costat del telèfon
D'aquesta manera, podeu prendre notes immediatament si la persona que truca vol deixar un missatge o proporcionar informació. No el facis esperar perquè hauràs de trobar paper i bolígraf per escriure.
Part 2 de 2: Parlar per telèfon
Pas 1. Somriu quan parles
Fins i tot si us molesta, fer un somriure fa que la vostra veu soni més agradable per a la persona que truca. Tot i que forçat, aquest mètode pot millorar l’estat d’ànim.
Pas 2. Parleu amb claredat i professionalitat
Quan treballeu en un entorn professional, assegureu-vos que vosaltres i la persona que truca pugueu comunicar-vos de manera clara i directa. Parleu a un ritme lent i digueu cada paraula amb una clara articulació perquè la persona que truca entengui la informació que transmetreu.
- No digueu paraules no estàndard, com ara "no", "glop" o "nah". Digueu cada paraula amb claredat, com ara "sí" o "no", de manera que ambdues parts tinguin una bona comprensió del que es diu. Sigues educat dient "Gràcies" i "Tens la benvinguda" segons sigui necessari.
- Si necessiteu compartir números o lletres, com ara donar noms o números de telèfon, apreneu l’alfabet fonètic (pronunciació dels sons de la parla). D'aquesta manera, les persones que truquen no es confonen quan pronuncieu lletres que sonen igual, com ara les lletres B i P. Quan s'escriu el nom de Budi, pronuncieu la lletra B explicant "B de la paraula balinesa".
Pas 3. Saludeu les persones que truquen professionalment
En lloc de saludar la persona que truca pel seu nom, assegureu-vos que digueu "pare" o "mare" abans de dir-ne el nom, com ara "Mr. Jon", sobretot si no coneixeu personalment la persona que truca. Intenta recordar el nom i digues-ho durant tota la conversa.
Escriviu el nom de la persona que truca tan aviat com us digui el seu nom perquè no ho oblideu
Pas 4. Connecteu les persones que truquen amb altres persones si cal
Algú que truca a una empresa o oficina normalment necessita ajuda perquè vol trobar informació o s’enfronta a un problema. Si no podeu respondre a una pregunta o trobar una solució, pregunteu si vol parlar amb algú que us pugui ajudar. Aquest pas mostra que us interessa la persona que truca i voleu ajudar a resoldre el problema ràpidament.
- Els telèfons d’oficina solen utilitzar el sistema per transferir trucades. Esbrineu si els telèfons de la vostra oficina són transferibles i obteniu informació sobre com funcionen. En cas contrari, esbrineu el número de telèfon de la persona a la qual haureu de trucar i compartiu-lo amb la persona que truca.
- Pregunteu amablement a la persona que truca si podeu connectar-lo amb algú més. Per exemple, "Ho sento, no puc respondre a la vostra pregunta. Què tal si transfereixo la línia telefònica perquè pugueu parlar directament amb Pak Bambang? Ell us pot proporcionar una solució". Assegureu-vos que la persona que truca accepta abans de transferir la línia telefònica.
- Si la persona que us pot ajudar no es troba a l'oficina, pregunteu si la persona que truca vol deixar un missatge. No oblideu transmetre el missatge a persones competents.
Pas 5. Finalitzeu la conversa professionalment
Dir "Gràcies" o "Bon dia / tarda / nit" és una manera de fer saber a la persona que truca que la conversa ha acabat i que pot penjar. No us confongueu si la conversa continua o no.
Espereu que la persona que truca pengi. Si esteu rebent la trucada telefònica, deixeu que truqui tot el que vulgui dir fins que acabi. És possible que sembli descortès o perdrà informació si es penja quan no acaba de parlar
Consells
- No prengueu trucades personals a la feina. Esteu a l’oficina per treballar, no per xerrar amb amics. Si voleu xatejar o enviar missatges de text a un amic, ajorneu-lo fins que acabi el descans o el temps de treball.
- Eviteu les distraccions. Per fer que la persona que truca es senti atesa, ajornar el treball en curs i centrar-se en la persona que truca. No us distreu ni sembli massa ocupat per respondre a preguntes o proporcionar ajuda.
- No parleu mentre mengeu, beveu o mastegueu xiclet mentre esteu al telèfon perquè el vostre discurs serà difícil d’entendre i farà que la persona que truca no s’aprecie.
- Fins i tot si la persona que truca presenta una queixa o és grollera, mostreu empatia, estigueu tranquils i doneu una resposta professional.
