Hi ha vegades que has de fer una trucada telefònica important, potser demanar a algú que es reuneixi o que comercialitzi alguna cosa. Si no esteu acostumat a parlar per telèfon, pot ser difícil iniciar una conversa. La clau per a una conversa telefònica reeixida és assegurar-se que les dues parts estiguin còmodes per tenir un debat fàcil.
Pas
Primera part de 3: elaborar un pla
Pas 1. Determineu quin és el vostre objectiu
Abans d’agafar el receptor, heu de saber per a què serveix. Per exemple, si truqueu a algú que vulgueu, l’objectiu podria ser demanar-li que us conegui. En telefonia empresarial, l’objectiu és vendre béns o serveis. Penseu en el que espereu de la conversa.
- Intenteu que els vostres objectius siguin específics. Això us farà més preparats.
- En alguns casos, l’objectiu d’una conversa telefònica pot ser més general. Per exemple, trucar a una empresa per informar-vos sobre els seus serveis sense saber què us interessa realment. La informació que obtindreu més tard us ajudarà a determinar què necessiteu o voleu.
Pas 2. Conegueu amb qui parlarà
Quan truqueu a una persona concreta que no coneixeu, primer intenteu conèixer els antecedents. D’aquesta manera, ja sabeu aproximadament què podeu esperar de la conversa. Per exemple, si voleu parlar amb el conseller delegat d’una empresa, pot ser que estigui molt ocupat i que no tingui gaire temps. Si truqueu a algú tímid, potser haureu de parlar més.
- Per obtenir un telèfon comercial, visiteu el lloc web de l’empresa on treballa la persona a la qual voleu trucar. Trobareu el títol i potser una biografia que us donarà una petita idea.
- Per a trucades privades, sol·liciteu la informació de la persona a un amic que també la conegui.
Pas 3. Escriviu alguns punts de conversa
Un cop hàgiu sabut què voleu i a qui trucareu, és recomanable prendre algunes notes. Podeu escriure punts amb pics que assegureu-vos que es faci la vostra pregunta. Amb una llista, mai no oblideu alguna cosa important.
- És possible que també hagueu d’esbossar la conversa. És possible que s’hagi d’adaptar l’esquema a la resposta de l’altra persona, però bàsicament és una guia si està nerviós.
- Penseu quant de temps estareu parlant. El millor és suposar que el temps no és llarg. Per tant, centreu-vos en el tema important del qual voleu parlar.
Part 2 de 3: iniciar una conversa
Pas 1. Saluda i presenta't
En primer lloc, heu de dir una salutació, com ara "hola" o "hola". Actualment, molta gent utilitza receptors automàtics, però us hauríeu de presentar a menys que l’altra persona de l’altre extrem us saludi pel vostre nom. Si truqueu a algú que coneixeu bé, n’hi ha prou d’esmentar el nom. En altres situacions, proporcioneu més informació perquè l’altra persona us pugui identificar.
- Per a felicitacions, també podeu utilitzar "Bon dia", "Bona tarda" o "Bona nit".
- En un telèfon empresarial, indiqueu també el nom de la vostra empresa. Per exemple, "Bon dia, sóc Anisa Dewi de Mahkota Advertising".
- Per a les trucades privades a la vostra crisi, potser haureu d’esmentar on l’heu conegut. Per exemple, "Hola, això és Mahesa. La setmana passada ens vam conèixer al gimnàs ".
- Si truqueu a un amic d'un amic, indiqueu el nom d'aquest amic. Per exemple, "Hola, aquesta és Lisa. Sóc amic de l'Erik. Crec que ja va dir que trucaria ".
- Si truqueu per informar-vos sobre una oferta laboral, indiqueu d’on heu obtingut la informació. Per exemple, "Hola, em dic Nurani Rahman. M'agradaria informar-me sobre la feina que es va anunciar al diari d'ahir ".
- Si només voleu demanar informació general a una empresa, no cal que nomeneu noms. Simplement podeu dir: "Hola, m'interessa el servei d'emmagatzematge que oferiu".
Pas 2. Pregunteu si ara és un bon moment per parlar
Si voleu que la conversa telefònica tingui èxit, assegureu-vos que l’altra persona estigui tan centrada com vosaltres. Per això, cal preguntar-li si té temps abans d’iniciar la conversa. Si la resposta és afirmativa, comenceu a parlar. Si la resposta està ocupada o està a punt de marxar, busqueu un altre moment.
- Si no està preparat per parlar quan el truquen, configureu un altre moment abans de penjar. Podeu dir: “Puc tornar a trucar aquesta tarda? A les 3, potser?"
- Si vol tornar a trucar, proporcioneu un dia i una hora quan pugueu. Digueu: "Puc parlar demà al matí. Potser cap a les deu?”
Pas 3. Comenceu amb les delícies
Si truqueu per demanar o vendre alguna cosa, no arribeu al punt immediatament. L’altra persona pot perdre interès aviat. En lloc d’això, proveu de començar amb una introducció com ara xerrades petites sobre el temps.
- Tanmateix, no tritureu paraules durant massa temps. És possible que l’altra persona s’impacienciï.
- Si coneixeu la persona amb qui esteu parlant, digueu alguna cosa més personal sobre un tema que l’interessi. Per exemple, si és aficionat al futbol, digueu: "Ahir a la nit hi va haver un partit de Persebaya, no?"
- Si no el coneixeu íntimament, opteu per plaers generals. Per exemple, “darrerament fa molta calor. Sembla que l'any passat la temporada seca no va ser tan calorosa com aquesta ".
Pas 4. Comenteu els punts de conversa
Un cop tu i l’altra persona estigueu més còmodes i relaxats, aneu al centre de la conversa. Parleu de manera succinta i concisa perquè us semblarà insegur si passegeu.
- Tot i crear una impressió de confiança, assegureu-vos que sigueu educats quan demaneu alguna cosa a l’altra persona.
- Si parleu massa temps sense parar, l’altra persona pot deixar de prestar atenció. Així que feu una pausa i demaneu suggeriments si heu de dir alguna cosa.
- No mengeu ni mastegueu xiclet mentre parleu. El so que fa donarà la impressió que no parles seriós.
Part 3 de 3: Configuració
Pas 1. Cerqueu un lloc tranquil
Per descomptat, voleu que la trucada finalitzi bé. Per tant, creeu un entorn propici per parlar, en un lloc tranquil. Minimitzeu el soroll de fons perquè no hagueu de demanar a l’altra persona que repeteixi el que diu o que cridi perquè l’escolti.
- El millor lloc per trucar és una habitació buida amb una porta tancada. Teniu la garantia de poder parlar amb calma.
- Si heu de trucar a una oficina a l’aire lliure i podeu sentir la veu dels companys de feina, proveu de trucar quan l’oficina estigui una mica tranquil·la. Per exemple, durant una pausa per dinar o al final del dia quan tots els altres han marxat a casa.
- Sempre que sigui possible, eviteu trucades telefòniques importants a llocs públics, com ara restaurants o botigues. Els llocs públics solen estar plens de distraccions i massa concorreguts. Si heu de trucar quan esteu fora, trobeu un lloc tranquil, com un carreró fora del bany del restaurant o un passadís buit en una botiga.
Pas 2. Comproveu el senyal
Avui en dia, molta gent utilitza els telèfons mòbils com a telèfon principal. Si aquest és el cas, assegureu-vos que el senyal del telèfon mòbil sigui fort per assegurar-vos que la qualitat del so serà bona. Cerqueu un lloc que ofereixi un fort senyal. Si no hi ha cap senyal, és possible que hàgiu d'utilitzar un telèfon fix.
- La qualitat del so dels telèfons fixos sol ser millor que la dels telèfons mòbils. Per tant, si és absolutament imprescindible, utilitzeu un telèfon fix sempre que sigui possible, sobretot si aneu a trucar a un pare amb discapacitat auditiva.
- Si utilitzeu un telèfon mòbil, manteniu-lo sostingut de manera que el micròfon incorporat us capti la veu sense dificultats. Les trucades importants no han d’utilitzar un altaveu.
Pas 3. Assegureu-vos que esteu còmodes
Abans de començar a trucar, assegureu-vos que esteu preparats per concentrar-vos plenament en la conversa. Per exemple, prepareu-vos perquè no hagueu d’anar al bany i proporcioneu una beguda perquè no us hàgiu d’aixecar si teniu set. És una bona idea tenir un teixit a mà per si cal esternudar al telèfon.
Decidiu si us sentiu més còmode parlant assegut o de peu. Si esteu nerviós, potser us podeu relaxar fent una petita passejada
Consells
- Si estàs nerviós, potser necessites una mica de pràctica. Feu que un amic o un membre de la família actuï com la persona a qui truqueu.
- Si truqueu persones de forma privada o social, és possible que vulgueu començar enviant un missatge que digui: "Podríeu trigar un minut a parlar per telèfon?" Pot ser més receptiu si sap que trucaràs.
- Intenta crear una actitud positiva. Fins i tot si la persona amb qui parles no pot veure, somriure mentre parles farà que la teva veu soni entusiasta i positiva.
- Pronuncia les paraules correctament. Intenta que l’altra persona entengui el que dius sense dificultats.
- Preste atenció a la rapidesa del discurs. Les paraules massa ràpides de vegades són difícils d’atrapar.
