Acabeu de ser elegit o nomenat secretari del comitè del qual sou membre. Caixa forta! Saps crear, preparar i presentar actes? Ja sigui seguint les "Regles d'ordre de Robert" de la legislatura o prenent minuts en un entorn menys formal, aquí hi ha mètodes importants a seguir.
Pas
Primera part de 4: Preparació inicial
Pas 1. Conegueu les polítiques de reunions de la vostra organització
Si s’espera que el secretari prengui una acta formal, pregunteu si el grup segueix les regles d’ordres de Robert o altres pautes. En un entorn més informal, pregunteu què cal incloure a l’acta o com s’utilitzaran.
- Com a prenedor de notes, no cal que estigueu familiaritzat amb tota la pàgina Regles de la comanda. No obstant això, obtenir una còpia del llibre (o demanar-ne préstecs al president) pot ser útil per respondre a preguntes específiques.
- Compreneu bé el vostre paper. Alguns secretaris que van aixecar l’acta no van participar a la reunió, mentre que d’altres van prendre l’acta i també van contribuir a la discussió. En ambdós casos, el secretari no ha de ser algú que tingui un altre paper principal, com ara el líder de la reunió o el facilitador.
Pas 2. Prepareu la plantilla prèviament
Cada acta de la reunió contindrà gran part de la mateixa informació. Les plantilles creen un format coherent per facilitar la consulta. Incloeu espais per a la informació següent.
- Nom de l'organització.
- Tipus de reunió. Es tracta d’una reunió setmanal o anual, una reunió més petita del comitè o una reunió que es realitza amb un propòsit especial?
- Data, hora i lloc. Feu espai per a l’inici i el final de la reunió (obertura i dissolució).
- Nom del president o presidenta de la reunió i nom del secretari (o del seu successor).
- Llista de "participants" i "disculpes per absència". Aquest és un terme elegant per a les llistes d'assistència. Tingueu en compte si s’assoleix un quòrum (nombre suficient de persones per a la votació).
- Deixeu lloc a la vostra signatura. Com a prenedor de notes, sempre heu de signar les vostres notes. És possible que calgui signatura addicional quan s'aprovi l'acta, d'acord amb les polítiques de la vostra organització.
- Un llibre d’agenda, si està disponible. Si el president o el facilitador de la reunió no us demana que redacteu una agenda, hauria d’estar disponible a petició. Tenir una agenda de referència us ajudarà a organitzar els minuts de la reunió.
Pas 3. Emporteu-vos la vostra llibreta o portàtil
Assegureu-vos que el que porteu sigui còmode per a vosaltres. Si aneu a prendre notes amb freqüència, guardeu un quadern per a aquest propòsit o creeu una carpeta a l'ordinador.
- Si dediqueu minuts a una reunió anterior que no s’hagi aprovat, porteu-los amb vosaltres.
- Tot i que una gravadora d’àudio us pot ajudar a transcriure els minuts més tard, no substitueixen els minuts. Si esteu enregistrant una reunió, assegureu-vos que tots els presents hi estiguin d'acord i no cedeu a la temptació de fer una transcripció paraula per paraula.
- Aprendre taquigrafia accelerarà la presa de notes, però no cal que anoteu totes les paraules per prendre notes. De fet, l’hauríeu d’evitar.
- Si se us demana que publiqueu minuts en una reunió, utilitzeu un taulell de presentació o OHP. Assegureu-vos que pugueu prendre notes després a casa sense esvair la tinta, de manera que pugueu escriure amb taquigrafia per escriure les vostres notes.
Part 2 de 4: elaboració de l’acta de la reunió
Pas 1. Compartiu la llista d'assistència
Tan bon punt tothom hi sigui present, repartiu un tros de paper (més per a reunions més grans) amb prou espai perquè la gent pugui escriure els seus noms i informació de contacte. Podeu utilitzar aquest document després de la reunió per emplenar la secció de llista de participants de la vostra plantilla o enganxar aquesta llista als minuts acabats.
Si no esteu familiaritzats amb el gran nombre de persones presents, traqueu un gràfic de seients i empleneu-lo quan demaneu a tothom que es presenti. Tingueu a punt aquest full gràfic mentre escriviu les vostres actes perquè pugueu anomenar les persones pel seu nom sempre que sigui possible (com es descriu a continuació)
Pas 2. Empleneu el màxim possible les plantilles disponibles
Mentre espereu que comenci la reunió, anoteu el nom de l’organització, la data i el lloc de la reunió i el tipus de reunió (reunió setmanal de la junta, reunió especial del comitè, etc.). Quan comenci la reunió, observeu l’hora d’inici.
- Si no teniu cap plantilla, tingueu en compte aquesta informació a la part superior de la nota.
- Si la reunió se celebra amb un propòsit o esdeveniment especial, deseu les notificacions enviades per fer-ho saber als membres. L'haureu d'enganxar a la nota després de copiar-la.
Pas 3. Registre els resultats del primer moviment
La majoria de les reunions formals començaran amb una moció per adoptar una agenda, de manera que aquest pas s’utilitzarà com a exemple. Si la reunió comença amb un moviment diferent, assegureu-vos de registrar tota la informació rellevant:
- La redacció adequada per a l'inici de la moció és "Faig una proposta". Això és generalment per a frases com ara "Proposo l'adopció d'aquesta agenda".
- Nom del proponent (la persona que presenta la moció).
- Resultats de les votacions. Si la votació té èxit, escriviu "moció acceptada". Si falla, escriviu "moció rebutjada".
- Podeu enviar un moviment llarg per escrit si no el podeu enregistrar amb precisió. Si es repeteix, pregunteu al marge de la reunió si la presentació de mocions en aquest document es pot convertir en política oficial per a mocions amb un nombre determinat de paraules.
- Si redacteu l'ordre del dia, podeu ser el defensor d'aquesta moció i també el secretari de l'acta. Es pot fer; Mentre mantingueu l'objectiu, no hauria d'haver cap problema en registrar les vostres pròpies trucs.
Pas 4. Anoteu altres mocions al llarg de la reunió
Escolteu atentament tota la discussió, però (tret que s’indiqui el contrari!) No la consigneu. Quan es faci un nou moviment, anoteu la informació rellevant.
- Recordeu que cada moció ha d’incloure la redacció exacta de la moció, el nom del proponent i el resultat de la votació.
- Algunes mocions requereixen defensors de propostes abans d’anar a la votació. Si algú diu "Accepto aquesta moció" o paraules similars, observeu el nom d'aquesta persona com a partidari.
- Si no coneixeu el nom del proponent o necessiteu repetir la moció, interrompeu educadament la reunió. Enregistrar la informació amb precisió és important per justificar interrupcions menors.
- Si es corregeix un moviment, simplement canvieu la redacció del moviment a les vostres notes. A no ser que el canvi sigui controvertit i susciti una llarga discussió, no cal tenir en compte que el canvi es va produir a la reunió.
Pas 5. Escolteu l'informe i obteniu-ne una còpia
Sempre que es llegeixi en veu alta un informe, un butlletí de notícies o un article similar, tingueu en compte el títol de l'informe i la persona que l'ha llegit (o el nom del subcomitè que l'ha redactat). Si s’adjunta un moviment, anoteu-lo com ho faríeu amb qualsevol altre moviment.
- El més pràctic és obtenir una còpia de l’informe al final de la reunió. Preneu una nota per sol·licitar una còpia al lector o al líder de la reunió (president o president) després de la reunió. Adjuntareu una còpia de cada informe fins als minuts copiats anteriorment.
- Si no hi ha una còpia disponible, anoteu on s’emmagatzema l’original. És possible que hagueu de sol·licitar aquesta informació després de la reunió.
- Si els membres fan un informe oral (i no llegeixen d'un document), escriviu un resum breu i objectiu de l'informe. No inclogueu textualment les dades especials ni les cites dels altaveus.
Pas 6. Registre les accions realitzades o realitzades
Això inclou "comprovar" les tasques de reunions anteriors, així com accions noves. Hi ha assignat algú per escriure una carta? Escriviu els seus noms i instruccions.
- Depenent de la forma en què sigui formal la vostra reunió, moltes d’aquestes accions pertanyen a la categoria de “moviments”. Per a reunions menys formals, és possible que hàgiu de vigilar les decisions poc clares.
- Incloeu una breu moció de motius darrere d'una decisió, si n'hi ha.
Pas 7. Registre tots els punts d’instrucció i decisió
Sempre que s’introdueixi una objecció en el procediment, anoteu l’objecció i la seva base, així com la decisió completa del president.
Assegureu-vos d’incloure referències a les regles d’ordre de Robert, a les normes organitzatives internes o als protocols de l’empresa
Pas 8. Només quan se us demani, anoteu un resum de la discussió
Oficialment, els minuts són un registre del que es va "fer" i no del que es va dir. "No obstant això, compleixi totes les sol·licituds específiques de l'organització que se us hagin fet.
- En gravar discussions, sigueu el més objectiu possible. Incloeu punts concrets, no opinions, i minimitzeu l’ús d’adjectius i adverbis. L’escriptura seca, factual i avorrida és el vostre objectiu.
- No mencioneu les persones per nom al resum de la discussió. Això és especialment important en arguments candents que poden causar problemes.
Pas 9. Tanqueu al final de la reunió
Anoteu l'hora en què es va acomiadar la reunió. Recordeu que heu de demanar una còpia de l’informe o recordeu a algú que us l’enviï.
Analitzeu les notes per veure si us heu perdut alguna cosa o si necessiteu aclariments. Si necessiteu fer una pregunta a algú, feu-ho ara abans de marxar
Part 3 de 4: Còpia d’actes
Pas 1. Inicieu aquest procés tan aviat com sigui possible
El millor és copiar els minuts oficials immediatament després de la reunió, mentre els esdeveniments encara estan a la memòria.
Pas 2. Utilitzeu un ordinador per escriure els minuts de la reunió
Probablement ho hàgiu fet si utilitzeu el portàtil en una reunió. Deseu les vostres notes i creeu un document nou per als minuts perquè pugueu comparar les vostres notes una al costat de l’altra.
Pas 3. Formateu les notes en paràgrafs ordenats
Cada nova moció, decisió o punt d’instrucció s’ha d’incloure en un paràgraf separat. Quan creeu el format, comproveu que:
- Utilitzeu una ortografia i una gramàtica correctes. Utilitzeu un corrector ortogràfic si cal.
- Utilitzeu la mateixa forma de llenguatge a tot l'informe. Utilitzeu el temps passat o el present, però no canvieu-los mai al mateix document.
- Escriviu el més objectivament possible. La vostra opinió no s’ha de deduir de l’acta. Esteu intentant crear un registre objectiu per a tothom.
- Utilitzeu un llenguatge senzill i definit. El llenguatge vague s’ha de substituir per paraules definides. La descripció florida s'ha d'ometre del tot.
- Només cal que enumereu les accions realitzades i no la discussió. A menys que se us demani que enregistreu una discussió, us heu de centrar en què fet, no què dit.
- Proporcioneu números de pàgina per facilitar la consulta.
Pas 4. Comparteix els esborranys d’actes amb els membres
Envieu una còpia a cada membre mitjançant la informació de contacte de la llista d’assistència. Si no teniu la seva informació de contacte, el líder de la reunió hauria de poder contactar-hi.
Pas 5. Porteu els vostres minuts per aprovar-los
És possible que se us demani que llegiu l’acta en veu alta a la propera reunió i que l’envieu a aprovació. Si la moció té èxit, marqueu que s’accepta l’acta.
- Si l’acta es justifica abans d’acceptar-la, anoteu els canvis al document i indiqueu al final que l’acta s’ha corregit. No descriviu la correcció específicament.
- Si es presenta una moció per corregir l’acta després d’haver-la rebut, incloeu la redacció exacta de la moció a l’acta corresponent i si la moció s’ha aprovat o no.
Part 4 de 4: Ús de plantilles d’actes de reunió
Pas 1. Visiteu el lloc de l'agregador de plantilles de reunions
Aquesta plantilla ja feta us ajudarà a estalviar temps en preparar els minuts de la reunió, tot evitant errors de presa de notes.
Pas 2. Preneu-vos un temps per explorar aquests llocs
Utilitzeu la funció de cerca i exploreu les opcions disponibles per trobar-ne la millor.
Si necessiteu una plantilla especial, general o estàndard, per exemple, navegueu pel lloc per trobar-ne una que s'adapti a les vostres necessitats específiques i, a continuació, descarregueu-la fent clic al botó "baixar" o "utilitzar la plantilla". Assegureu-vos de mantenir-lo en un lloc fàcil de trobar perquè no el perdeu
Pas 3. Obriu el fitxer de plantilla
Un cop descarregat, obriu el fitxer zip i obriu-lo amb Microsoft Word o Excel. Per obtenir la plantilla de màxima qualitat i facilitar-ne l’ús, utilitzeu la versió més recent de Microsoft Word. L’ús de la versió més recent farà que la vostra feina sigui més senzilla alhora que us permetrà utilitzar noves funcions.
Pas 4. Afegiu el logotip de l'empresa i la marca de drets d'autor al capçal de la plantilla
Traieu el logotip de mostra, però assegureu-vos de llegir els termes d'ús del lloc font de plantilla. No vol afrontar problemes legals innecessaris, oi?
Pas 5. Canvieu el títol
A la secció del títol, ressalteu la paraula "Reunió / Grup" i, a continuació, escriviu un títol per a l'acta de la reunió.
Pas 6. Canvieu el tema (opcional)
Per fer més atractius i professionals els minuts de les reunions, penseu en canviar els colors o escollir un tema prefabricat. El truc és senzill: cerqueu "Disseny de pàgina" i obriu la secció "Colors i temes". En aquesta secció, podeu definir l’aspecte de la plantilla. Fins i tot podeu personalitzar el color perquè coincideixi amb el color del logotip de l’empresa.
Pas 7. Anomeneu les parts de la plantilla
La plantilla hauria d’haver diverses seccions. Potser necessiteu més, o menys, o simplement no us agrada molt el nom. Podeu canviar-lo per adaptar-lo a les vostres necessitats específiques de reunió.
Pas 8. Deseu aquesta plantilla al vostre ordinador portàtil perquè pugueu portar-la amb vosaltres per dedicar-vos als minuts de la reunió
Si encara utilitzeu Microsoft Office, aquest treball serà fàcil i ràpid de fer. També hauríeu de poder assistir a les reunions amb més regularitat i precisió que abans. Com a alternativa, també podeu imprimir una plantilla i escriure les actes a mà. Tanmateix, assegureu-vos que les seccions siguin prou àmplies per poder incloure tanta informació com calgui.
Pas 9. Comproveu la plantilla
Caixa forta! Heu acabat de crear la plantilla d'actes de reunió. La vostra productivitat i precisió de treball durant les reunions haurien de millorar considerablement ara que teniu una plantilla de guia per organitzar les notes de la reunió. Igual que qualsevol altra feina, llegiu els detalls de la plantilla per veure si falta alguna cosa o no està clar. Un cop us assegureu que tot és correcte, es pot utilitzar aquesta plantilla i estareu millor preparats per a la vostra propera reunió.
Consells
- Escriviu l’acta tan bon punt acabi la reunió. El millor és fer-ho mentre els esdeveniments encara estan a la memòria. És important que els participants rebin una còpia de l’acció tan aviat com sigui possible després de la reunió.
- Seieu el més a prop possible del líder de la reunió. Això us permetrà escoltar-ho tot i demanar aclariments sense haver d’alçar la veu.
- Demaneu a la gent que enregistre les seves mocions per no haver de gravar-les al moment.
- Conserveu els minuts en un fitxer segur.
No tingueu por d’interrompre’s i demanar aclariments en qualsevol moment.
- Les notes són molt importants. Aquests registres es conserven i es poden utilitzar com a referència futura. Quan es tracta d’assumptes legals, per exemple, la reputació d’algú pot dependre dels vostres minuts.
- Llegiu les seccions de les Normes d’ordre de Robert, especialment la secció sobre la professió de secretaria.
- Escriviu les coses importants quan parlen. Si el mateix tema es presenta dues vegades, no agrupeu-los.
Advertiment
- No inclogueu massa detalls a l’acta. Fins i tot si se us demana que enregistreu una discussió, feu-la el més curta i directa possible. Limiteu-vos a registrar els punts importants que heu fet o, si us plau, ompliu els minuts amb detalls innecessaris.
- Les interpretacions i sentiments personals del prenedor de notes no s’han d’incloure a les notes.
- Si una part de la reunió pertany a la categoria de confidencialitat advocat-client, no registra aquesta part. Tingueu en compte que "el conseller informa que aquesta discussió inclou la confidencialitat entre advocat i client. Aquesta discussió no es registra".
- Si se us demana que registreu discussions confidencials, com ara entre advocats i clients, feu minuts "diferents" i manteniu-los separats dels minuts habituals. Marqueu confidencial i deixeu clar qui té accés al document.
