El resum executiu és la part més important d’un document empresarial. És el primer (de vegades fins i tot l’únic) que llegirà la gent i l’últim que hauríeu d’escriure. Aquest resum és un breu resum d'un document, proporcionat perquè els executius ocupats que llegiran el vostre document sàpiguen exactament quant han de llegir i quines accions s'han de fer.
Pas
Mètode 1 de 2: Conceptes bàsics
Pas 1. Compreneu que un resum executiu és un breu resum d'un document empresarial
En aquest cas, "resum" i "resum" són les paraules clau. El resum executiu no és en cap cas exhaustiu ni substitueix l’original. El resum executiu no hauria de ser superior al 10% de l'original. Apunteu perquè pugueu escriure entre un 5-10 per cent.
Un resum executiu és diferent d’un resum. El resum proporciona al lector una visió i orientació, mentre que el resum executiu proporciona al lector una visió general. Els resums s’escriuen més sovint a l’àmbit acadèmic, mentre que els resums executius s’utilitzen més amb finalitats comercials
Pas 2. Assegureu-vos que aquest resum s'adhereixi a certes pautes estructurals i estilístiques
Les fonts més autoritzades que van escriure resums executius coincideixen a aplicar algunes pautes estructurals i estilístiques. Aquesta guia inclou:
- Els paràgrafs han de ser breus i concisos.
- El resum executiu hauria de tenir sentit fins i tot si no heu llegit l'informe original.
- El resum executiu s’ha d’escriure en un idioma adequat al públic objectiu.
Pas 3. Definiu el problema
El resum executiu ha de definir clarament el problema, ja sigui sobre la gestió de la cadena de subministrament o una campanya de màrqueting a l’estranger. El resum executiu, en particular, requereix una definició clara del problema, ja que el document en què es basa, Sol·licituds de propostes (RFP), sovint està escrit per persones tècniques que no comprenen bé els problemes conceptuals. Assegureu-vos que el problema estigui definit en termes clars i fàcils d’entendre.
Pas 4. Proporcionar una solució
Un problema sempre necessita una solució. Per presentar una declaració de finalitat de reclamació (i els motius per finançar l’empresa), heu de trobar una solució que pugui solucionar el problema de manera efectiva. Si el vostre problema no està escrit amb claredat, la vostra solució no tindrà sentit.
Pas 5. Utilitzeu gràfics, indicadors i encapçalaments si el document és més fàcil de llegir d'un cop d'ull d'aquesta manera
Un resum executiu no és un assaig que requereixi blocs llargs de text. Si pots millorar la comprensió o fer un resum més llegible d'un cop d'ull, està bé d'utilitzar:
- Gràfic. Un gràfic ben situat que il·lustra amb precisió les característiques del problema del client pot emfatitzar una part important del resum. Estimular els seus sentits visuals sovint és tan eficaç com estimular els seus sentits analítics.
- Detalls de punts. Les llargues llistes d’informació es poden desglossar en detalls més digeribles.
- Títol. Desenvolupeu un tema resum, si cal, amb un títol. Això ajudarà a orientar el lector mentre s’enfonsa en el resum.
Pas 6. Mantingueu l’escriptura fresca i lliure d’argot
L’argot és l’enemic de l’entesa. Per cert, l’argot és molt popular al món empresarial. Paraules com ara "interfície", "palanquejament", "competència bàsica" i "plataforma crítica" són paraules que heu d'intentar evitar. Aquestes paraules enfosquen el seu veritable significat i poden fer que el vostre resum sembli imprecís i inútil.
Mètode 2 de 2: detalls específics
Pas 1. Comenceu amb el document original
Com que el resum executiu és un resum d’un altre document, haureu de familiaritzar-vos amb l’original per poder condensar-lo en una versió informativa i pràctica. Ja sigui un informe, un pla d’empresa, una proposta, un manual o un altre document, reviseu l’original i cerqueu les idees principals.
Pas 2. Escriviu un petit resum
Quin és l’objectiu de l’empresa que patrocina el document o el document original en si? Quina és la cobertura?
Exemple: "Women WorldWide és una organització sense ànim de lucre que connecta les dones de tot el món amb solucions efectives a la violència domèstica, alhora que ofereix una xarxa de suport per a aquelles que són víctimes de violència domèstica. Tot i que opera des de la seva seu central a Alberta, Canadà, té rebent referències de dones de 170 països de tot el món"
Pas 3. Feu que el "nucli" destaqui
Aquesta secció és probablement la part més important de tot el resum executiu. En dues o tres frases, s’espera que expliqueu al lector per què el vostre negoci és especial. Per què paga la pena revisar l'empresa, obtenir una oferta comercial o col·laborar amb la persona que llegeix el resum?
- Potser teniu a Michael Jordan com a client i ell ha promocionat el vostre producte a Twitter de forma gratuïta. Potser acabeu de signar una associació amb Google. També és possible que se us hagi concedit una patent o que hagueu realitzat la primera gran venda.
- De vegades, n’hi haurà prou amb una simple cita o testimoni. La clau és captar l’atenció del lector, fer que la reputació de la vostra empresa es vegi el millor possible i atraure el lector a llegir fins al final del document.
Pas 4. Definiu el gran problema
El primer ingredient tangible del resum executiu és una discussió sobre el problema, així que descriviu el problema que aborda el vostre producte / servei. Assegureu-vos que el problema estigui definit de la manera més clara possible. Els problemes que no es descriuen en detall no sonaran convincents i no faran que la vostra solució sigui tan significativa com voldríeu.
Exemple: "Los Angeles es veuen paralitzats pels embussos. A part de la zona de metro de DC, Los Angeles té els pitjors embussos del país. El fum i la contaminació causats pels embussos redueixen la productivitat del treball, augmenten les taxes d'asma i lentament crea seriosos problemes de salut. A Los Angeles hi ha més cotxes que no pas gent prou gran per conduir"
Pas 5. Presenteu la vostra solució única
El gran problema és la part fàcil. Ara heu de convèncer els vostres lectors que teniu una solució única a aquest gran problema. Si podeu lliurar aquests dos materials, teniu el material per tenir una gran idea.
Exemple: "Innotech ha creat un innovador sistema de control del trànsit que pot reduir el temps de viatge instal·lant" xarxes intel·ligents "patentades en senyals d'aturada que permeten llegir el nombre de cotxes en un carril determinat i dirigir el trànsit segons les condicions. Els conductors nord-americans no ho fan. haurà d’esperar de nou al llum vermell durant minuts quan el llum verd parpellegi indicant que no hi ha cotxes en la direcció oposada"
Pas 6. Parleu sobre el potencial del mercat
Descriviu el gran problema proporcionant estadístiques per a la vostra indústria. Aneu amb compte de no pretendre que controleu un mercat més gran del que realment sou! El fet que la indústria de dispositius mèdics tingui un valor de 100.000 milions de dòlars a l’any no significa res, perquè el vostre nou dispositiu mèdic només servirà a un segment determinat de la indústria. Limiteu a un potencial de mercat realista.
Pas 7. Introduïu la vostra proposta de venda única
Aquest és el moment en què descriviu la vostra solució única. Què ofereix específicament un avantatge al vostre producte o servei sobre la vostra competència? Potser el vostre servei d’atenció domiciliària realment envia metges a les llars en lloc de només infermeres, o potser garanteix les visites el mateix dia per no haver de programar-les amb antelació. Mostreu per què el vostre negoci és especial.
Exemple: "Intellilight té l'avantatge addicional de poder detectar quan ningú no és a la casa. Si es deixa una llum encesa en una habitació buida, s'apaga i torna a engegar-se automàticament quan detecta moviment a l'habitació. Els consumidors paguen les seves factures d’electricitat i malgasten menys energia"
Pas 8. Parleu sobre el vostre model de negoci, si cal
Alguns resums executius no requereixen un model de negoci. (És possible que les organitzacions sense ànim de lucre, les no comercials i les ONG no necessitin tenir un pla de negoci.) Però si el vostre negoci en té, el vostre model de negoci ha de ser clar i fàcil de seguir. Bàsicament, responeu a la pregunta: "Com aconseguiu que la gent tregui diners de la cartera i us els doni?" Mantingueu el model senzill, sobretot al resum executiu. Un breu resum és més que suficient.
Pas 9. Parleu amb el vostre equip directiu, si cal
En funció de la vostra indústria, aquesta pot ser una de les parts més importants del vostre resum executiu. El vostre inversor o banquer confia en el vostre equip, no en la idea que heu proposat. Les idees són fàcils de proposar, però per fer-les realitat requereix un equip fort. Indiqueu breument per què el vostre equip té experiència i coneixements per executar bé el vostre pla de negoci.
Pas 10. Proporcioneu projeccions financeres per donar suport a la vostra declaració
En funció del vostre mercat, model de negoci i rendiment històric, haureu de desenvolupar una previsió financera ascendent. L’objectiu de la vostra projecció és simplement demostrar la vostra competència i la vostra capacitat per construir projeccions financeres basades en un conjunt convincent d’assumpcions.
Si el vostre pla és per a un grup d’inversors, no dediqueu massa temps a aquesta secció perquè saben que no teniu ni idea de quants diners podríeu guanyar. En general, els inversors no prendran cap decisió pel sí o pel no segons les vostres projeccions financeres. Bàsicament faran les seves pròpies projeccions financeres
Pas 11. Suavitzeu el camí de la vostra sol·licitud
Ara és el moment de presentar una sol·licitud d’inversió o préstec, en funció dels objectius del resum executiu. Heu de reiterar per què la vostra empresa proporciona un valor determinat. Recordeu als lectors un problema important que esteu resolent amb el vostre producte / servei, així com el vostre mercat potencial. Al final, torneu a destacar el vostre equip i la seva capacitat per fer la feina. Demaneu la quantitat de diners necessària per assolir la vostra propera fita de grans empreses. No reveleu la quantitat de capital que esteu disposat a renunciar ni el tipus d'interès que esteu disposat a pagar. Això s’hauria de fer més endavant mitjançant negociacions cara a cara.
Pas 12. Torneu a llegir el resum
Si heu escrit els conceptes bàsics, torneu-los a llegir amb deteniment. Heu de revisar el resum amb molta cura. Quan rellegiu, també tingueu en compte el lector del document. Assegureu-vos que les noves referències s’expliquin bé i que l’idioma sigui clar per a persones que no estiguin familiaritzades amb el tema. Torneu a escriure si cal.
- Demaneu a altres persones que tinguin ment fresca que llegeixin el vostre resum executiu, prestant atenció a:
- Claredat. Les paraules utilitzades són clares, les idees clares i el resum no fa servir l'argot?
- Error. Es poden produir errors gramaticals, de puntuació i d’ortografia. També és una bona idea demanar a algú altre que comprovi els números i les estadístiques.
- compulsió. Les idees del resum semblen excés de promoció? On és la manca de promoció, si n’hi ha?
- Coherència. Quines parts no encaixen? Quina part és adequada?
Consells
- Com més ocupat sigui l’executiu, menys llegirà. Escriu prou.
- Proveu les plantilles de documents que inclouen la majoria de programari de processament de textos per començar.
- Els documents de resum executiu poden variar en extensió, però han de ser breus. El vostre objectiu és transmetre tanta informació com sigui possible en una lectura petita a moderada. Si incloeu detalls al resum, incloeu primer els punts més importants, com ara conclusions i recomanacions.
- Aquestes mateixes quatre àrees es poden utilitzar per a resums executius de diferents negocis.
