En el món empresarial, assolir objectius empresarials no significa sacrificar la cortesia ni la simpatia. De fet, un bon comportament sovint s’acompanya de bones pràctiques comercials. El reconeixement és un bon exemple per il·lustrar-lo; un bon comportament també és útil per enfortir les relacions, cridar l'atenció i crear records vostres en un món empresarial competitiu. Tot i així, no sempre és fàcil equilibrar l’amabilitat i la professionalitat. Els passos següents ofereixen una manera senzilla de realitzar aquesta tasca difícil (però generalment útil).
Pas
Mètode 1 d'1: escriure les vostres pròpies gràcies
Pas 1. No tardeu
En gairebé totes les situacions empresarials, l’avantatge més gran d’enviar una nota d’agraïment és que crea una impressió positiva i duradora a la ment de socis de negocis, empresaris potencials, clients o finançadors. Com més temps retardeu l’enviament d’una nota d’agraïment després d’una entrevista de treball, contracte o rendiment laboral, menys eficaç serà.
Pas 2. Trieu el format adequat
En general, el correu en paper és millor que el correu electrònic. Si representeu una empresa concreta, escriure una nota d’agraïment mitjançant un paper amb capçalera oficial és l’opció més professional. Tanmateix, les targetes manuscrites causen una impressió personal i poden ser una bona opció en determinades situacions, per exemple, si sou propietari d’una petita empresa o quan us agraïu una gran donació. Una salutació manuscrita també és una bona opció per donar les gràcies a un possible empresari després d’haver estat entrevistat per un lloc específic. Si decidiu escriure la salutació a mà:
- Trieu una targeta senzilla i moderna. Una targeta blanca o marfil que digui "Gràcies" a la part frontal és generalment una opció segura. Eviteu les targetes amb felicitacions impreses a l'interior i les targetes amb dissenys exagerats o "bonics".
- Penseu en la vostra escriptura a mà. Si no esteu segur de la qualitat o la claredat de la vostra escriptura a mà, mostreu un exemple d’escriptura a un amic o company de feina. Si no saps escriure de manera clara i ordenada, practica abans d’escriure a la targeta que envies. Si cal, podeu demanar a algú altre que escrigui el vostre missatge (no oblideu signar-lo vosaltres mateixos).
- Si no trobeu una adreça física, el correu electrònic o el correu electrònic són les vostres úniques opcions. El correu electrònic és una bona opció quan, per exemple, s’ha utilitzat com a principal línia de comunicació entre vosaltres i la persona a qui agraïu. El principal inconvenient d'un correu electrònic gràcies és que corre el risc de no ser enviat o ignorat i, possiblement, de no cridar l'atenció. Tingueu en compte que algunes persones (especialment executius empresarials) poden rebre centenars de correus electrònics en un dia. Amb això en ment, és possible que vulgueu crear un correu electrònic sorprenent o enviar una targeta electrònica a través d'un lloc de tercers. En resum, no: això farà que els vostres correus electrònics semblin anuncis i augmentaran el risc que siguin ignorats o descartats. Mantingueu els correus electrònics curts, senzills, discrets i, de nou, oportuns. És una bona idea escriure un títol per correu electrònic que descrigui informació específica sobre la vostra relació comercial o l'objecte del vostre agraïment, per exemple, "Gràcies per considerar la meva sol·licitud de feina".
Pas 3. Trieu la felicitació adequada
Si hi ha una persona específica a qui us adreceu, adreceu-la amb un títol o un sobrenom i un cognom adequats, per exemple, "Benvolgut senyor Kinkaid". Quan vulgueu donar les gràcies a més d'una persona, introduïu tots els seus noms i sobrenoms o títols a la línia de felicitació. Eviteu salutacions habituals com ara "Per a la vostra atenció senyor / senyora". El grau de formalitat de la vostra carta depèn de la intimitat de la vostra relació i de la naturalesa del negoci que feu amb la persona.
Pas 4. A la frase inicial, digueu gràcies i indiqueu clarament l'objecte del vostre agraïment
No cal fer pròlegs a la frase inicial; eviteu obertures com ara: "Escric aquesta carta per donar-vos les gràcies …" o "Vull donar-vos les gràcies per …" i trieu frases senzilles i senzilles "Gràcies" per donar suport als nostres projectes de serveis comunitaris ".
És important esmentar l’objecte del vostre agraïment, però eviteu esmentar diners directament si l’objecte de l’agraïment és una donació. Canvieu la denominació en efectiu amb eufemismes com ara "la vostra generositat", "la vostra amabilitat" o "la vostra donació"
Pas 5. Comenteu l'efecte immediat o la importància de l'objecte del vostre agraïment
- Quan us comuniqueu amb els finançadors, indiqueu què pot aconseguir la vostra empresa mitjançant la subvenció.
- Quan es comuniqui amb possibles empresaris després de l’entrevista, és possible que vulgueu aprofitar aquesta oportunitat per transmetre el vostre interès per la posició que esteu cercant. Tot i això, no utilitzeu una nota d’agraïment com a excusa per emfatitzar per què sou “l’elecció correcta per al lloc de treball”. Utilitzeu un enfocament adequat com ara "Estic encantat de conèixer-vos i estic molt interessat en aquest treball".
- En comunicar-vos amb un soci o assessor comercial, dir alguna cosa com "Va ser un plaer treballar amb vosaltres" o "els vostres suggeriments ens van ajudar a assolir els objectius de rendiment anuals del nostre departament", poden afavorir relacions positives i indicar el desig de continuar treballant junts.
Pas 6. Doneu lloances, però no us en excediu
Aquesta part de vegades és molt difícil de fer quan s’escriu una nota d’agraïment i no sempre és correcta o necessària. Utilitzeu frases generals d’elogi, per exemple, "Heu fet una feina molt bona" o "Teniu habilitats molt altes en la gestió de comptes".
Pas 7. Parleu sobre el futur
Aquí podeu expressar el vostre desig de continuar la relació comercial o establir una relació laboral a llarg termini. Quan parleu amb possibles empresaris, aquesta és una bona oportunitat per expressar la vostra confiança en les decisions que prendrà l’empresa. Podeu dir "espero la vostra resposta".
Pas 8. Repetiu la vostra nota d'agraïment
Utilitzeu frases simples per repetir les gràcies que heu dit anteriorment (però feu servir paraules diferents). Només cal que digueu "Gràcies de nou per …".
Pas 9. Tanqueu amb salutació i signatura
En general, seria adequat utilitzar "sincerament" o una frase equivalent per tancar les gràcies. Encara que la vostra nota d’agraïment estigui escrita, signeu-la sempre amb un bolígraf. Per a determinades situacions, escriviu el vostre títol o títol i el nom de l’empresa sota el vostre nom.
Pas 10. Comproveu i reviseu la vostra nota d'agraïment
Segons la situació, aquest discurs hauria de ser breu i relativament senzill (aproximadament mitja pàgina quan s’escriu). Si sembla llarg, comproveu si feu servir paraules innecessàries; excepte la frase "gràcies", no repetiu res més. Assegureu-vos que la vostra entonació sigui coherent. Demaneu a una o dues persones que comprovin les frases i l'ortografia, ja que fins i tot els errors més petits poden deixar una impressió negativa.
Pas 11. Quan estigueu segur del vostre agraïment, envieu-lo immediatament
Una vegada més, el temps és essencial: com més aviat envieu una nota d’agraïment, més profunda serà la vostra impressió.
Consells
- No inclogueu: informació personal ni notícies sobre el vostre negoci. Recordeu que el propòsit d’aquesta salutació és transmetre reconeixement i gratitud, no per afalagar els vostres èxits. A més, no utilitzeu una nota d’agraïment com a oportunitat per anunciar-vos o la vostra empresa. Si escriviu "Si us agrada el nostre producte X, també us pot interessar el producte Y i Z (actualment en promoció!)", El vostre agraïment sonarà poc sincer.
- És possible que vulgueu incloure una targeta de presentació amb la vostra felicitació, però això no és necessari si ja coneixeu bé la persona o l’heu donat abans. De vegades és adequat incloure una targeta de presentació quan es comuniqui amb possibles empresaris, però hi ha moltes possibilitats de trobar-se com a pretensiós. Si no esteu segur, no ho feu: el vostre nom, títol i informació de contacte ja haurien d’estar disponibles. Si escriviu la vostra nota d’agraïment, podeu introduir aquesta informació al cap de la carta, a la part esquerra de la pàgina, seguida del nom i l’adreça del destinatari, dos espais següents.
