Una factura és una llista de preus dels béns venuts o dels serveis prestats. Microsoft Word us permet crear factures amb plantilles existents o amb el vostre propi disseny. Els passos següents us guien per crear factures a Word 2003, 2007 i 2010.
Pas
Mètode 1 d'1: descàrrega de plantilles preparades
Pas 1. Creeu un document nou
Tot i que una plantilla ja feta no és un document nou, comenceu a facturar com si estiguéssiu creant un document nou.
- A Word 2003, seleccioneu "Nou" al menú Fitxer.
- A Word 2007, feu clic al botó Office a l'extrem superior esquerre de la finestra i, a continuació, seleccioneu "Nou" al menú Fitxer.
- A Word 2010, feu clic a la pestanya Fitxer i seleccioneu l'opció Nou a la llista d'opcions de l'esquerra de la finestra.
- No feu clic a la barra d'eines Nova de Word 2003 ni al botó Nou de la barra d'eines d'accés ràpid de Word 2007/2010. El botó només us permet crear un document nou amb la plantilla Normal.dot o Normal.dotx. Utilitzeu aquest mètode si voleu crear una factura a partir d’un document en blanc.
Pas 2. Cerqueu la plantilla que vulgueu
- A Word 2003 i 2007, seleccioneu Factures a l'opció "Plantilles d'Office disponibles" a l'esquerra del tauler de tasques Nou document. Seleccioneu un tipus de plantilla a la llista de la finestra central i seleccioneu una de les plantilles de facturació que apareixen.
- A Word 2010, seleccioneu Factures a la secció Plantilles d’Office disponibles de Plantilles d’Office.com. Feu doble clic a la carpeta de plantilles que vulgueu crear i seleccioneu una de les plantilles de facturació que apareixen.
Pas 3. Descarregueu la plantilla fent clic al botó "Baixa" al centre de la pantalla
A continuació, podeu fer canvis a la factura amb la informació disponible al final d’aquest article. Després de fer canvis, estalvieu el càrrec.
També podeu accedir a les plantilles de facturació per a Word i Excel directament des del lloc web de Microsoft, a https://office.microsoft.com/en-us/templates/results.aspx?qu=invoices&ex=1.. Assegureu-vos de seleccionar el fitxer adequat amb la vostra versió de Word
Pas 4. Segona via:
Creació de factures a partir de documents en blanc
Pas 5. Creeu el cap de factura
Escriviu el nom de la vostra empresa i incloeu la descripció adequada de "Facturació". Per exemple, podeu llistar "Ofertes" si el document només serveix com a pressupost i no com a factura.
- Podeu incloure la capçalera a la part superior de la pàgina o utilitzar la funció de capçalera de Word. Si utilitzeu la funció de capçalera de Word i prediu que la factura superarà un full, podeu utilitzar l’opció Diferents primera pàgina per llistar capçaleres completes a la primera pàgina i resumir les capçaleres a les pàgines següents.
- El nom de l'empresa ha de tenir la mateixa tipografia que els altres materials de la vostra empresa.
- L'extracte de facturació s'ha d'escriure en una mida prou gran perquè el destinatari del document pugui identificar-lo.
Pas 6. Escriviu la data de facturació a la part superior del document, a la dreta de l'extracte de facturació
Tot i això, no cal que inclogueu una data tan gran com la descripció.
Word té una funció de data automàtica que us pot inserir la data d’avui. Tot i que és molt útil, no utilitzeu aquesta funció per a les factures enviades electrònicament perquè la data continuarà canviant en obrir el document. Tot i que la data de conservació no canviarà, la facturació es fixarà en la data de la factura per veure quan se us va pagar
Pas 7. Numerar la factura
Aquest número també hauria d'aparèixer a la part superior de la factura. La numeració de les factures us facilitarà el seguiment de les vostres factures si teniu diverses factures obertes. Podeu numerar la factura de les dues maneres següents:
- Numeració global no relacionada amb el client. Per tant, podeu emmagatzemar tots els documents de facturació en una carpeta.
- Numeració especial per a cada client. Utilitzeu aquesta numeració si voleu crear una carpeta independent per a cada client. És possible que vulgueu incloure una part del nom del client al número de facturació, com ara "Swithin1".
Pas 8. Mostra l'adreça del remitent i del destinatari
Incloeu la vostra adreça i nom, així com l’adreça del client a la factura.
La vostra informació de contacte ha d’incloure el nom de l’empresa, el nom del beneficiari, l’adreça del client i, si cal, l’adreça de telèfon, fax i correu electrònic
Pas 9. Escriviu la informació de facturació
La funció de taula de Microsoft Word us facilita la creació de files i columnes per a la informació de facturació, com ara la quantitat d’element, la descripció de l’element / servei, el preu unitari / càrrec del servei i el preu total de l’article comprat.
La funció de taula de Word també us permet realitzar càlculs. En lloc de calcular manualment el preu total d’un article comprat, podeu multiplicar la quantitat pel preu. Després d'això, podeu calcular tots els subtotals per trobar la factura total
Pas 10. Escriviu la factura total a la part dreta de la factura, just per sota del preu per article
Podeu facturar totalment en negreta per facilitar-ne la visualització.
Si cobreu impost sobre les vendes, mostreu un subtotal de tots els béns / serveis, anoteu l'impost facturat i incloeu el percentatge fiscal a l'esquerra del valor fiscal. Després, escriviu la factura total a sota
Pas 11. Incloeu les regles de pagament
Podeu mostrar les regles de pagament a la part superior o inferior de la informació de facturació. Una regla de pagament que s’utilitza habitualment és "pagar quan arriba la factura". "venciment en 14 dies", "venciment en 30 dies" o "venciment en 60 dies".
És possible que vulgueu incloure una nota a la part inferior de la factura que expliqui com pagar, informació general o un client d’agraïment per utilitzar el vostre servei
Pas 12. Deseu la factura amb un nom fàcil d'entendre i que descrigui el tipus de factura
També podeu incloure el nom de l’empresa, el número de facturació i el nom del client.
Consells
- Després de desar el document de factura, podeu utilitzar-lo com a plantilla per crear una altra factura mitjançant la funció "Nou de l'existent" en crear una nova factura. També podeu desar factures en format de plantilla.dot o.dotx per a un ús futur.
- Una altra manera de veure factures i altra informació és crear un llibre de treball de Microsoft Excel i enganxar un enllaç al fitxer des de la factura en format Word. Quan actualitzeu el llibre, feu clic amb el botó dret al full de treball enganxat i seleccioneu "Actualitza l'enllaç" per veure els canvis.
