Una factura de pagament, o sovint també anomenada factura, és un document que conté detalls dels serveis prestats, així com una sol·licitud de pagament, que es presenta a la persona que va realitzar la compra. Per exemple, si sou jardiner i heu afegit plantes a la pàgina inicial del client, incloeu detalls dels vostres serveis a la factura per obtenir el pagament.
Pas
Primera part de 3: triar un format
Pas 1. Creeu una factura professional
Si escriviu factures amb freqüència, és una bona idea crear una plantilla de factures que podeu modificar cada vegada que envieu una factura nova a un client. Aquesta plantilla és especialment útil per als contractistes o altres que presten serveis de forma continuada. Podeu crear plantilles de factures mitjançant el vostre programa de processament de text preferit o cercar-les a Internet.
- Una factura sol incloure un títol amb el vostre nom o el vostre negoci, adreça i número de telèfon, així com un logotip de l’empresa, juntament amb els detalls dels serveis prestats, l’import a pagar i les instruccions de pagament.
- Les factures se solen crear electrònicament, numerar i desar en un ordinador. D’aquesta manera, sempre teniu una còpia de la vostra factura i no us heu de preocupar de perdre el paper de facturació. Tanmateix, assegureu-vos de fer sempre una còpia de seguretat del fitxer de factures mitjançant un servei d’emmagatzematge de fitxers en línia, com ara Google Drive o Dropbox. D’aquesta manera, si el disc dur de l’ordinador falla, encara tindreu una còpia de les factures.
- Trieu un sistema de numeració que us faciliti l'organització dels vostres documents. Una opció és utilitzar la data de creació. Per tant, "FTR311216" és una factura creada el 31 de desembre de 2016. Si creeu més d'una factura al dia, introduïu les inicials del proveïdor.
Pas 2. Seleccioneu el llibre de factures
Els llibres de factures es poden comprar a les llibreries o a les botigues fixes. Aquest llibre inclou espais per llistar els serveis prestats i diverses dades de pagament. Cada vegada que escriviu una factura de pagament, només heu d’omplir l’espai en blanc que es proporciona.
- Els llibres de factures són útils per a les persones que escriuen factures dels béns que venen. Per exemple, si veneu pastissos casolans, pot ser que sigui més fàcil escriure una factura de pagament en lloc de crear una factura al vostre ordinador cada vegada que realitzeu una venda.
- Trieu un llibre de factures que tingui una capa de paper idèntic darrere de cada factura en blanc, de manera que vosaltres i el vostre client pugueu obtenir una còpia.
- Tot i això, encara necessiteu una zona d’emmagatzematge segura. Assegureu-vos de conservar una còpia de la factura en una caixa forta antincendi.
Pas 3. Utilitzeu un sistema de pagament en línia
PayPal o Square us permeten enviar factures. Tot i això, el servei és de pagament (2,9% + 30 cèntims de dòlars EUA per factura a partir de gener de 2017), però la comoditat de pagar electrònicament fa que aquest mètode sigui més fiable.
- Des del vostre compte de PayPal, seleccioneu l'opció de menú "Envia i sol·licita" a la part superior. A continuació, seleccioneu "Crea i gestiona factures" (creeu i gestioneu factures). Finalment, feu clic al botó "Crea" per crear una factura nova.
- Haureu de conèixer l'adreça electrònica del client per emplenar la secció "Facturar a:" de la factura. PayPal o Square facturaran el compte amb aquesta adreça de correu electrònic.
Pas 4. Obteniu una aplicació de factures personalitzada
Les aplicacions de facturació com Invoice2go us permeten enviar i fer un seguiment de les factures des del telèfon i configurar recordatoris de pagament automàtics. Els clients poden pagar en línia mitjançant una targeta de crèdit o dèbit.
Pas 5. Creeu factures amb el programari de comptabilitat
Si utilitzeu programari de comptabilitat per gestionar el vostre negoci, s’hauria d’incloure un sistema de facturació. Per exemple, QuickBooks té un botó "Factura" fàcil d'utilitzar al tauler que us guia durant el procés. Els vostres clients no tindran opcions de pagament instantani, però podeu supervisar l’estat de facturació juntament amb altres registres empresarials.
Part 2 de 3: Inclou informació bàsica
Pas 1. Incloeu la informació de l'empresa
Tant si factureu a l'ordinador com si feu servir un llibre de factures, escriviu el nom de l'empresa a la part superior. Incloeu la informació següent just a sota del nom de la vostra empresa:
- Adreça completa de l'empresa
- Número de telèfon de l’empresa
- Adreça de correu electrònic o qualsevol informació de contacte
Pas 2. Escriviu la data
Vostè i el client han de conèixer la data de la factura. Això es deu al fet que la data de venciment del pagament normalment es basa en la data de creació de la factura.
Pas 3. Número de factura, si cal
Necessitareu números de factura seqüencialment segons el nombre de transaccions realitzades amb el client. Per exemple, si venguéssiu un pastís al mateix client en 3 esdeveniments diferents, la factura de la tercera venda tindria el número 3.
- Si utilitzeu un full de factura comprat a la botiga fixa, la factura ja hauria d’estar numerada.
- Si utilitzeu programari de comptabilitat o PayPal, la factura també es numerarà automàticament.
Pas 4. Escriviu la informació del client
Incloeu el nom del client o client o empresa. Si proporcioneu serveis de contractistes als clients, també heu d'incloure l'adreça i el número de telèfon de l'empresa.
Part 3 de 3: Escriure coses específiques
Pas 1. Escriviu una descripció dels serveis prestats
Incloeu qualsevol treball, servei o producte que el client proporcioni. Si proporcioneu més d'un servei, enumereu cadascun en una llista. Incloeu la informació següent sobre el servei o el producte a la llista relacionada:
- Serveis o productes prestats. Per exemple, "1 pastís d'aniversari amb decoracions de Thomas".
- Data de lliurament del servei
- Comissió de servei
- Després de la llista de cada producte o servei, calculeu el total i incloeu l'import final facturat.
Pas 2. Especifiqueu les condicions de pagament específiques
Si voleu que la factura es pagui abans d'una data determinada, incloeu aquesta informació. Introduïu dades sobre el tipus de pagament acceptat, ja sigui en efectiu, xec o targeta de crèdit.
Calculeu també l'impost que s'afegirà al cost. Cerqueu els tipus impositius aplicables al vostre país per poder determinar l’import facturat amb precisió
Pas 3. Proporcioneu informació addicional
A la part inferior de la factura, escriviu una descripció de la política de devolucions. També podeu aprofitar aquesta oportunitat per agrair al client i enumerar altres productes o serveis que també oferiu.
