Tractar amb els auditors pot ser molt incòmode perquè l’auditat té moltes tasques difícils. Pot semblar injust, però la realitat és que la feina de l’auditor no és menor. La diferència és que l’auditor té moltes investigacions prèvies a l’ocupació i que l’assignat rep moltes tasques durant el procés d’auditoria. L’auditor és una carrera molt bona, tot i que el procés és el mateix, la feina sempre canvia de manera que cada dia sempre hi ha alguna cosa nova i diferent. Per descomptat, heu de saber auditar abans de convertir-vos en auditor. Tanmateix, un cop après els conceptes bàsics, l'auditoria és una feina bastant senzilla i gratificant.
Pas
Part 1 de 4: Planificació de l'auditoria
Pas 1. Assegureu-vos que sou apte per a l'auditoria
Cal que tots els auditors siguin objectius en la seva avaluació. Per tant, l'auditor ha de ser completament independent de l'empresa. Això significa que l'auditor no ha de tenir cap relació amb l'empresa fora de l'auditoria, incloent:
- No té cap interès en l'empresa (no posseeix accions ni bons auditats de la companyia).
- No ocupat per l’empresa amb cap altra funció.
- Gira regularment durant tot el procés d'auditoria per obtenir una nova opinió sobre el material que s'està avaluant.
Pas 2. Avaluar la mida de l'auditoria
Abans d’entrar en el procés d’auditoria, l’auditor o l’equip d’auditoria ha d’analitzar i avaluar l’abast de la feina a realitzar. Això inclou estimar quants membres de l’equip s’utilitzen i la durada del treball. A més, durant l’auditoria s’hauria de dur a terme una avaluació de totes les investigacions especials o intensives en treball. Totes aquestes avaluacions d’abast ajudaran l’auditor a formar un equip (si cal) i a proporcionar un termini per a l’empresa que s’està auditant.
Pas 3. Cerqueu possibles errors
Abans d’iniciar l’auditoria, l’auditor hauria d’utilitzar l’experiència i el coneixement de la indústria per predir àrees en què la informació financera de l’empresa no està indicada. Això requereix un coneixement profund de l’entorn operatiu actual de la companyia. Per descomptat, aquesta valoració és molt subjectiva. Per tant, l'auditor ha de confiar en el seu propi criteri.
Pas 4. Desenvolupeu una estratègia d'auditoria
Un cop feta l'avaluació preliminar, haureu de planificar l'auditoria. Prepareu tot tipus d’accions que calgui fer, incloses les àrees que poden tenir molta importància. Delegeu cada membre de l'equip a cada tasca, si és possible. A continuació, creeu una línia de temps per a cada acció que cal completar. Tingueu en compte que aquesta cronologia pot canviar significativament durant el procés d'auditoria a causa de la informació nova.
Part 2 de 4: Realització de l'auditoria
Pas 1. Proporcioneu una carta de notificació
Heu de donar temps suficient a l’empresa que s’està auditant per preparar tota la informació de la seva empresa. Indiqueu el període de l'auditoria (per exemple, l'any fiscal) i una llista de documents que cal preparar per a l'auditoria, inclosos:
- Extractes bancaris de l'exercici fiscalitzat.
- Informe de conciliació de comptes bancaris. Aquí es compararan els extractes bancaris amb els rebuts d’efectiu i els fulls de pagament.
- Consulteu el registre del període que s’està auditant.
- Xecs anul·lats.
- Una llista de transaccions registrades en un diari general (manualment o bé en un sistema en línia que fa un seguiment de les transaccions de l’empresa, inclosos els ingressos i els beneficis).
- Sol·licituds de xecs i formularis de devolució, inclosos els rebuts i rebuts de totes les despeses.
- Rebut de dipòsit.
- Pressupost anual i informes mensuals de tresoreria.
Pas 2. Demostreu que tots els xecs emesos estan signats, registrats i publicats correctament als comptes correctes
És millor que es pugui demostrar. Tanmateix, com a auditor extern, això està fora del vostre abast. Només cal que us assegureu que cada transacció es publiqui al compte adequat.
Per exemple, hi pot haver dos comptes a pagar diferents, un per a matèries primeres i un per a material d'oficina
Pas 3. Assegureu-vos que tots els dipòsits es publiquin correctament
És a dir, el dipòsit s’introdueix al compte i línia corresponents al llibre major. Al nivell més bàsic, aquest compte és a cobrar, però es pot dedicar a comptes a cobrar específics, en funció de la complexitat de l’empresa.
Per exemple, els ingressos per vendes de productes s’inclouran als comptes a cobrar, mentre que els dividends s’inclouran als guanys retinguts
Part 3 de 4: Auditoria d'informes i informes financers
Pas 1. Reviseu tots els estats financers
Reviseu l'estat de la situació financera i el compte de pèrdues i guanys del període auditat. Assegureu-vos que totes les transaccions estiguin correctament calculades i registrades al llibre major. Cal registrar i verificar tots els dipòsits o retirades inusuals. Comproveu si tots els comptes es concilien cada mes.
- Els dipòsits inusuals poden ser grans o provenir d’una unitat de negoci ubicada a l’estranger. Les retirades inusuals inclouen el trasllat de grans quantitats de diners a una persona o unitat de negoci durant un llarg període de temps.
- La conciliació significa comparar dos informes o documents diferents. Per exemple, es comparen efectius i inversions en extractes bancaris i empreses de corretatge. A més, els comptes a cobrar i els comptes a pagar s’han de comparar amb els rebuts i pagaments dels clients. Per als inventaris, es realitzen recomptes físics i valoracions durant un període d'almenys un any per garantir que els comptes del llibre major siguin exactes.
- Per a la conciliació, l’auditor no necessita examinar totes les transaccions individualment. Prendre una mostra estadística del total de totes les transaccions (és a dir, analitzar un nombre reduït i assignar un error percentual a tota la transacció) pot donar resultats similars en un curt període de temps.
Pas 2. Assegureu-vos que l’empresa compleixi les lleis i regulacions dels països
Si esteu auditant una empresa amb ànim de lucre, demostreu la condició d’exempta d’impostos de la companyia i la validesa d’emplenar el formulari. Assegureu-vos que l’empresa compleixi tots els requisits i empleneu tots els formularis que demostrin que l’empresa obté exempcions fiscals de l’Estat.
Pas 3. Reviseu tots els informes del tresorer
Assegureu-vos que tots els informes estiguin registrats i que les xifres dels informes al llibre major siguin exactament les mateixes. Comproveu que l’informe anual del tresorer s’hagi elaborat i enviat.
Part 4 de 4: Completar auditories i formular opinions
Pas 1. Completeu els documents de treball d’auditoria financera
Aquest document és un resum de totes les activitats del període que s’està auditant (normalment anualment, però de vegades trimestralment). Entre ells:
- Saldo en efectiu al començament del període
- Tots els rebuts en el període auditat
- Tots els pagaments del període auditat
- Efectiu al final del període
Pas 2. Suggeriu millores al departament de control intern
Assegureu-vos de prendre nota de qualsevol discrepància. Si se us demana, calculeu el rendiment de l’empresa en comparació amb els pressupostos o altres mètriques.
Per exemple, és possible que vulgueu suggerir que calen dues persones per signar tots els xecs, no només un. És possible que hi hagi documents que encara s’haurien de conservar a efectes fiscals, però que es descartin a finals d’any. Notifiqueu que s’han de conservar els originals, no les còpies. Descriviu el període de temps que s'han de conservar tots els correus electrònics, normalment durant 7 anys
Pas 3. Determineu la vostra opinió d'auditoria
Al final de l'auditoria, l'auditor ha de donar una opinió. En aquest document s’indica si la informació financera proporcionada per l’empresa no conté errors i s’informa adequadament d’acord amb l’Estat de les normes comptables financeres (PSAK). Que els estats financers de la companyia compleixin o no els criteris depèn del criteri de l'auditor. Si els estats financers s’informen correctament i estan lliures d’errors, l’auditor proporciona una opinió no qualificada, una opinió no qualificada amb un paràgraf explicatiu o una opinió no qualificada. En cas contrari, l'auditor emet una opinió adversa o rebutja una opinió. Aquesta opinió també s’utilitza si l’auditor se sent incapaç de continuar l’auditoria (per qualsevol motiu).
Pas 4. Envieu el document de resultats d'auditoria que heu signat
Es tracta d'una declaració que ha completat l'auditoria i que informa que tots els estats financers són exactes o problemàtics si hi ha discrepàncies. Si teniu problemes, com ara faltes de comprovacions (sense explicació) o errors de càlcul, reveleu-los tots en aquest informe. És útil incloure tota la informació que consideri que pot corregir el problema o evitar que es repeteixi el proper període d'auditoria.
