La retroalimentació és un dels aspectes principals que poden ajudar els empleats i els estudiants a millorar-se. A més de ser considerat important, la retroalimentació també és un component imprescindible a la majoria d’oficines i aules. Això es pot veure sobretot si teniu empleats o si sou responsable d’ensenyar a altres persones. Escriure comentaris per correu electrònic és cada vegada més important a mesura que més treballadors es comuniquen i treballen a distància. Si sou el supervisor de rendiment d'un empleat, escriviu comentaris sobre el seu rendiment. Si sou professor, escriviu comentaris per als vostres estudiants.
Pas
Mètode 1 de 3: escriure comentaris per correu electrònic per als empleats
Pas 1. Indiqueu la raó per la qual envieu un correu electrònic a l’empleat (correu electrònic)
Ho podeu indicar a l’assumpte del correu electrònic o al cos del correu electrònic. Tot i això, és una bona idea posar-lo a l’assumpte del correu electrònic perquè sàpiga què està a punt de llegir.
Per exemple, escriviu "Suggeriments sobre la proposta de projecte: bon començament!" sobre l’assumpte del correu electrònic
Pas 2. Inicieu el correu electrònic amb una frase amigable
Això mostrarà als empleats que proporcioneu comentaris amistosos i no crítics. A més, això augmenta la probabilitat que els lectors de correus electrònics llegeixin i rebin comentaris constructius.
Escriviu alguna cosa com ara: "Bon dia!"
Pas 3. Valorar la feina que ha fet l’empleat
Normalment, la persona que rep els comentaris ha realitzat una tasca que consideraria molt difícil, així que feu-li un compliment al principi del missatge de correu electrònic per fer-li saber que aprecieu els seus esforços.
Podríeu dir: "Gràcies per treballar tant en aquesta proposta. La proposta és molt bona”
Pas 4. En primer lloc, doneu als empleats comentaris positius
La retroalimentació positiva farà que les crítiques dures sonin més suaus. Sigueu honestos, però no us oblideu de felicitar-lo també. Heu de centrar-vos en el seu treball actual o en una tasca completada prèviament.
Digueu: "Aquesta proposta és molt bona. Heu escrit un objectiu molt impressionant i també puc veure que hi ha hagut un gran desenvolupament en la metodologia utilitzada.”
Pas 5. Escriviu comentaris negatius com a suggeriments
De fet, escriure suggeriments sobre quins punts s’han de substituir és més eficient, però el lector no podrà prendre aquest tipus de consells molt bé. Al final, es podria haver desanimat. Per tant, escriviu comentaris des del vostre punt de vista i com els canviaria si escrivíssiu la proposta.
Podeu escriure: "Vaig a canviar la primera part per la segona, i després tornaré a explicar la tercera part perquè també es pugui escriure la part del pressupost. A més, podeu dir "Eliminaré el segon paràgraf, però afegiré una revisió del projecte en curs al tancament"
Pas 6. Expliqueu els comentaris negatius donats
Expliqueu el problema que té i on és el problema si cal. Si la seva crítica es refereix a un canvi en les expectatives o la direcció, feu-ho saber. Incloeu també els motius detallats pels quals hi hauria d’haver un canvi en aquesta secció.
- Digueu: "Estem fent canvis importants a l'empresa, de manera que hem d'escriure una proposta més detallada desenvolupant-la en diverses parts. Ja he donat una visió general de quines parts cal desenvolupar més.
- Si voleu escriure comentaris relacionats amb l’actitud de la persona, no oblideu proporcionar un exemple concret del que voleu dir. Per exemple, si voleu fer crítiques sobre el fet de portar roba inadequada quan assistiu a una reunió amb un client, hauríeu de proporcionar un exemple d’un error que hagi comès. Per exemple, “L’última vegada que vam veure un client portaves xancletes i abans, portaves una samarreta. Roba com aquesta no reflecteix la professionalitat de l’empresa que sempre mostrem”.
Pas 7. Doneu-li suggeriments sobre com pot millorar
Els vostres comentaris seran inútils si no proporcioneu cap sortida. Aquests suggeriments poden ser des d'una llista específica d'entrades fins a una llista general de suggeriments d'assoliment.
- Podeu posar un exemple perquè ell resolgui el problema. Aquesta és una opció excel·lent si teniu present un suggeriment concret. Per exemple, digueu "Per a la vostra presentació següent, utilitzeu colors neutres i no utilitzeu transicions entre diapositives. A més, hi ha clients que assisteixen a la reunió, així que tampoc no utilitzeu l'argot de l'empresa ".
- També podeu preguntar-li quines solucions li agradaria fer per solucionar el problema. Aquesta opció és un mètode excel·lent si voleu parlar d’un problema que pot tenir diverses opcions de solució. Per exemple, "Quines són algunes maneres de millorar la propera presentació?" o "Quins canvis voldríeu fer a la propera presentació?".
Pas 8. Recordeu-li les possibles conseqüències
Alguns problemes al lloc de treball poden danyar el nom de l’empresa, de manera que els empleats n’han de ser conscients. En algunes situacions, no hi ha moltes conseqüències si un empleat comet un error. No obstant això, també hi ha moments en què heu perdut un client o no podeu proporcionar un servei eficaç a causa de la manca d’empleats. De vegades, també hi ha conseqüències per als treballadors si no milloren la situació. Notifiqueu immediatament als vostres empleats si es produeixen problemes.
- Per exemple, feu-li saber que us preocupa que el client marxi a causa d'un error de tràmit.
- Com a alternativa, digueu a l’empleat que potser no s’inclourà al següent projecte si no hi ha cap millora en la seva capacitat d’escriure documents.
Pas 9. Finalitzeu el correu electrònic amb una oferta per aclarir i explicar els comentaris
Aquesta és una bona manera d’acabar el correu electrònic i de demostrar-li que el recolzeu. A més, això també el farà sentir còmode quan vulgui demanar aclariments sobre coses que no entén.
Per exemple, escriviu una frase com ara: "Feu-me saber si teniu alguna altra pregunta o necessiteu aclariments sobre aquest tema"
Mètode 2 de 3: escriure comentaris sobre ressenyes
Pas 1. Definiu els objectius de la revisió del rendiment
Aquesta és la raó per la qual hi ha avaluació. L’empleat sabrà què llegirà si sap quins objectius teniu i us ajudarà a dissenyar comentaris per a ell.
- Per exemple, us centreu a millorar el rendiment dels empleats? Realitzeu una avaluació a tota l'empresa per determinar quina formació professional cal? Feu ressenyes trimestrals?
- Informeu l’objectiu d’aquest empleat quan proporcioneu comentaris sobre ell o ella. Podríeu dir: “La companyia té previst oferir sessions de formació professional en funció de les necessitats dels empleats. Per tant, proporciono revisions de rendiment per a cada empleat.
Pas 2. Reviseu els comentaris anteriors
Això es pot fer sobre la base de les revisions proporcionades prèviament, així com de la retroalimentació informal proporcionada durant el període d'avaluació. També haureu de comprovar què ha fet l’empleat després de donar-li la informació. L’ha utilitzat per millorar-se? Els comentaris només entren a l’orella dreta i surten de l’orella esquerra?
- Si fa canvis en funció dels comentaris anteriors, incorporeu aquest punt a una revisió positiva sobre ell.
- Si ignora els comentaris antics, parleu amb ell sobre qüestions anteriors i la manca d'iniciativa per seguir els suggeriments.
Pas 3. Descriviu els comentaris positius i incloeu exemples concrets
Comenceu sempre una sessió de comentaris deixant un comentari positiu. Lloeu l’empleat pel que ha fet bé i proporcioneu comentaris específics sobre els èxits aconseguits. Sigueu honestos i intenteu donar la mateixa quantitat de comentaris que el nombre de comentaris negatius que feu.
- Poseu un exemple com: “Vau mostrar iniciativa quan es va oferir voluntari per dirigir un projecte. A més, també demostreu bones habilitats de lideratge a l’hora de coordinar-vos amb els membres de l’equip, escoltar suggeriments d’altres i assignar persones a les seves respectives tasques”.
- Lloeu la bona actitud i necessiteu continuar-la.
Pas 4. Feu crítiques constructives i proporcioneu exemples específics
Centreu-vos en les crítiques que poden proporcionar més beneficis per a l’empresa o l’empleat objectiu. Informeu l’empleat de quines àrees li costa i per què és un problema per a ell.
Posa exemples concrets. Per exemple, "A les tres darreres presentacions, heu oblidat presentar el pressupost estimat i la desacceleració del projecte" o "El nombre mitjà de projectes que vau finalitzar el trimestre passat va ser de 6, però aquesta vegada només en podeu completar 2. Crec que el vostre rendiment està per sota de la mitjana”
Pas 5. Definiu els objectius de rendiment per al proper període d'avaluació
Això ajudarà els empleats a conèixer quines àrees cal millorar. A més, també entendreu què necessita l’empresa dels seus empleats. El treballador també trobarà aquests comentaris més útils perquè, segons l’avaluació, sap què vol l’empresa d’ell.
- Els objectius han de ser curts i específics. Per exemple, "Els empleats haurien de vendre 4 articles al dia", "Els empleats haurien de millorar la comunicació amb els clients" o "Els empleats haurien de tenir formació en lideratge".
- Assegureu-vos que durà a terme aquests objectius en la propera avaluació, perquè això és el que esperen els empleats.
Pas 6. Proporcionar oportunitats de formació en desenvolupament professional
Feu recomanacions basades en les crítiques constructives que heu fet. Aquestes recomanacions es poden basar en fonts existents, com ara tallers, cursos de formació, formació interna o mentoria entre empleats. A més, també podeu suggerir cursos gratuïts disponibles en línia si us falten recursos.
- Estigueu obert si heu de canviar un suggeriment després de parlar amb un empleat. Per exemple, els empleats poden demanar formació professional que mai no havíeu pensat mai.
- Penseu en els objectius laborals de l’empleat. Per exemple, si els vostres empleats volen passar a càrrecs directius, podeu triar la formació en lideratge com a opció de formació professional. Com a alternativa, si està interessat en el disseny gràfic, permeteu-li fer un curs perquè pugui utilitzar les seves habilitats per a la vostra empresa.
Pas 7. Animeu l’empleat a concloure la sessió de retroalimentació
Per molt brillant que sigui la revisió del rendiment d’un empleat, a ningú li agrada que se li expliqui què li falta o què ha de millorar, així que finalitzeu la sessió animant l’empleat a fer-lo sentir més còmode i menys desanimat o desbordat.
Digueu una cosa així com: "L'últim trimestre, hem tingut dificultats imprevisibles, però heu fet un treball excel·lent ajustant la càrrega de treball. Ens encanta el vostre treball i esperem veure més d’aquest tipus de treballs en el trimestre actual”
Pas 8. Fomenteu la resposta de l’oient
Aquesta resposta pot ser verbal després d’haver-la discutit amb ell o bé podeu proporcionar un formulari de comentaris per emplenar. Obtindreu una millor resposta si els empleats tenen temps per pensar en les seves revisions de rendiment i escriure les seves respostes en el vostre cas.
Demaneu a la persona comentaris sobre la ressenya que li heu deixat. Per exemple, "Teniu algun suggeriment per a mi, què he de millorar en donar comentaris? I "Els meus comentaris eren prou clars i útils?"
Mètode 3 de 3: donar comentaris als estudiants
Pas 1. Centreu-vos en el rendiment d'aprenentatge dels estudiants
L’objectiu de proporcionar comentaris és ajudar els estudiants a aprendre. Per tant, feu comentaris positius que l’orientin a millorar els seus esforços en lloc de criticar els seus errors. Utilitzeu aquesta sessió per donar instruccions i no per criticar-les.
Podeu proporcionar comentaris escrits sobre tasques dels estudiants, incloses tasques escrites, presentacions i projectes
Pas 2. Proporcionar comentaris sobre el contingut i el mecanisme de lliurament de la tasca
Tots dos són importants per a l’alumne perquè ha de saber millorar aquests dos components. A més, hi ha molts estudiants que tenen un millor rendiment en una àrea que en una altra. Per exemple, un estudiant pot tenir una idea brillant amb un bon desenvolupament, però no sap escriure correctament, no pot utilitzar la puntuació correctament i té moltes frases incompletes i inexactes.
- Si proporcioneu comentaris sobre un projecte o presentació oral, assegureu-vos de proporcionar comentaris sobre cada secció de la tasca.
- Per exemple, les presentacions orals necessiten retroalimentació sobre contingut i habilitats per parlar en públic. Mentrestant, els projectes requereixen comentaris en termes de contingut, creativitat i mètodes de publicació.
Pas 3. Donar comentaris positius i negatius específics
Els comentaris com ara "bona feina", "millora" o "millora" no es consideren prou específics; els estudiants no saben quines parts han de millorar i quines coses són prou bones. Digueu als estudiants quines àrees cal millorar i quines són prou bones.
- Escriviu alguna cosa així com: “La tesi és clara, està ben escrita i utilitza el format que hem estudiat. Tot i això, cal corregir la frase inicial perquè no està relacionada amb la vostra tesi”.
- Suggereixi: "La vostra idea està ben desenvolupada, però us recomano que feu sessions addicionals per millorar l'ús de les comes i practicar l'escriptura de frases perfectes".
- Feu una combinació de comentaris positius i crítiques constructives.
Pas 4. Suggeriu com millorar la capacitat en lloc de corregir l'error
És possible que marqueu alguns errors, però no editeu massa la feina de l'estudiant. Escriviu qualsevol problema que vegeu en el treball dels estudiants, com ara un ús excessiu de comes. Després, suggeriu què es pot millorar.
Per exemple, "Heu utilitzat massa comes al vostre assaig. Comproveu les regles per utilitzar comes i com combinar frases amb comes. Si arribeu a una sessió addicional, podem practicar com escriure junts un bon paràgraf
Pas 5. Prioritzeu el vostre proper esborrany o tasca
Establir prioritats com aquesta ajudarà els estudiants a centrar-se en altres coses que s’han d’aconseguir. Podeu prioritzar els objectius d’aprenentatge o les necessitats dels estudiants, en funció del vostre treball.
Digueu: "Ara us heu de centrar a utilitzar frases actives i no fer servir frases incompletes"
Pas 6. Limiteu els comentaris a una àrea o una habilitat si aquest és el principal problema
Centreu-vos en els objectius d’aprenentatge actuals o en les necessitats dels estudiants que esteu avaluant. Assegureu-vos que l’estudiant sàpiga que només esteu puntuant algunes parts del seu assaig, de manera que no assumirà que la resta de l’assaig sigui perfecte.
- Marqueu les àrees que centraran els vostres comentaris.
- Abans de tornar el treball dels estudiants, informeu-los que només proporcioneu comentaris sobre certes parts de la tasca.
- Podeu deixar que els estudiants triïn quines habilitats o seccions volen comentar.
Pas 7. No aclaparar els estudiants
Si hi ha massa errors, no solucioneu-los tots en una sessió de comentaris. Si deixeu massa comentaris en una sessió, els estudiants poden sentir-se aclaparat i, finalment, desanimar-se. Per tant, deixeu un comentari sobre el més senzill i bàsic per corregir.
- Per exemple, podeu començar per maneres d’evitar escriure frases imperfectes i buscar paraules al diccionari si no sap com lletrejar-les.
- A més, també us podeu centrar en els objectius d’aprenentatge de la tasca.
Pas 8. Motivar els estudiants a continuar aprenent
Acabeu la sessió de comentaris amb paraules positives i animeu-lo a continuar provant. També podeu recordar-li els seus èxits en altres tasques, de manera que seguirà intentant-ho encara més.
