Dir que no a una sol·licitud pot ser difícil, sobretot si la persona que la sol·licita és el vostre cap. Fins i tot si feu tot el possible per fer tot el que el vostre cap us demana, hi ha vegades que no podeu i heu de dir que no. Penseu en els vostres motius i enteneu què voleu dir abans de conèixer el vostre cap. En lloc de dir directament "no", intenteu fer suggeriments alternatius positius.
Pas
Primera part de 3: Preparació de respostes
Pas 1. Escriviu una llista dels motius pels quals no podeu fer una sol·licitud
Si el vostre cap us demana que assumiu una feina addicional o que assumiu una tasca quan no tingueu temps o la tasca queda fora de la descripció de la vostra feina, és útil enumerar els motius pels quals hauríeu de dir que no a la tasca. Penseu en el problema amb calma i racionalitat i enumereu les raons. Aquestes notes us ajudaran a preparar una resposta al vostre cap.
- Hi ha motius senzills pels quals no podeu fer una tasca, com ara el compromís de tenir cura dels vostres fills o planificar unes vacances.
- Si no esteu segur de si l'assignació és adequada per a vosaltres, reviseu la descripció de la vostra feina.
- Si ja teniu una gran càrrega de treball i no podeu acceptar una altra feina, heu de pensar bé com fer-ho.
Pas 2. Analitzeu les vostres prioritats laborals
Si el vostre horari laboral és un problema i no esteu segur que pugueu fer tasques addicionals, proveu d’analitzar les vostres prioritats. Penseu en una tasca nova amb una altra i avalueu si podeu canviar la feina existent. Només dir "No tinc temps" pot fer que el vostre cap qüestioni la vostra eficàcia i eficiència, de manera que si el temps és un problema, heu de demostrar que podeu prioritzar les tasques i completar-les a temps.
- Feu una llista de tasques i ordeneu-la per prioritat i termini.
- Feu una estimació del temps que trigarà cada tasca i vegeu si hi ha probabilitats de poder treballar-ne una de nova.
- Creeu documents nets i clars que es puguin utilitzar quan parleu amb els superiors.
- Aquesta és una manera de "mostrar" al vostre cap que no podeu fer el que se us demana i no només "dir".
Pas 3. Posa’t a la pell del cap
Abans de parlar amb el vostre cap, és important que intenteu posar-vos en la seva pell i entendre’l i les prioritats de l’empresa. Comprendre la motivació del vostre cap us ajudarà a formular una resposta millor. Si no realitzeu una tasca específica perquè és probable que costi els ingressos de l'empresa de manera significativa, necessiteu un argument molt persuasiu i una alternativa perquè l'empresa no perdi els seus ingressos.
- Si només voleu reprogramar una reunió a causa d’un compromís previ, penseu en com afectarà la vostra programació al vostre cap.
- Intentar posar-se en la seva pell us ajudarà a anticipar-vos com us respondrà el vostre cap.
Pas 4. Penseu en l'idioma que heu d'utilitzar
És important fer servir el to de veu i llenguatge adequat per dir que no sense dir que no. Recordeu, és important utilitzar sempre un llenguatge neutral i evitar canviar la situació. No es tracta de tu ni del teu cap, ni de la relació que tens, ja sigui una bona relació o una mala relació. Apunteu sempre a l’empresa i a com obtenir els millors resultats per al negoci.
- Digueu alguna cosa neutral i objectiu com: "Si faig aquesta tasca, no tindré temps per acabar l'informe principal d'aquesta setmana".
- Eviteu respostes subjectives i personals. No digueu "no puc fer-ho, és massa feina per a mi".
Part 2 de 3: Parlar amb el cap
Pas 1. Trobeu el moment adequat per al cap
Abans de parlar amb el vostre cap, heu de trobar el moment adequat per a ell o ella. Segur que no el voleu veure en un moment estressant o ocupat. És possible que tingueu una bona idea de com funciona, però si és possible, consulteu la seva programació diària a l’ordinador. Haureu de preguntar-li si té temps lliure perquè voleu discutir alguna cosa, en funció de la cultura i els costums del vostre despatx.
- Mantingueu una conversa privada si la vostra situació laboral us permet parlar sol amb el vostre cap.
- Presteu atenció a la pressió de treball i l’estil de treball del vostre cap. Si és algú a qui li agrada estar actiu al matí, intenteu parlar amb ell abans de dinar.
- Si sabeu que sempre és primer, podeu venir d'hora un matí a veure'l abans que arribin els altres empleats.
Pas 2. Parleu de manera clara i concisa
Quan parleu amb el vostre cap, és important fer arribar el vostre punt ràpidament i no evitar problemes. Heu d’assegurar-vos de transmetre el vostre punt d’una manera clara i concisa. No ho facis donat voltes perquè el teu cap creurà que perds el temps i perdràs la simpatia del cap.
- Eviteu dir "sí, però …" perquè el cap pot escoltar "sí" i pensa que podeu fer la feina, si podeu gestionar millor el vostre temps.
- En lloc d'utilitzar paraules negatives com "però", intenteu utilitzar paraules més positives.
- Per exemple, en lloc de dir "sé que em vau demanar que fes aquest informe, però tinc molta altra feina a fer", proveu de dir alguna cosa com "Tinc una idea per reorganitzar la càrrega de treball en aquest projecte".
Pas 3. Descriviu el vostre estat
És molt important que expliqueu els motius de manera clara i eficaç. Si no podeu argumentar sòlidament, el vostre cap probablement no entengui per què no podeu fer la feina. Per exemple, si se us demana que feu alguna cosa fora de la descripció de la vostra feina, hauríeu d'explicar-ho i estar preparat per explicar-la, si cal. No reveleu immediatament la descripció de la vostra feina, però estigueu preparats per explicar-la.
- Si el temps és un problema, necessiteu un motiu real i innegable per què no pugueu fer la tasca que us ocupa.
- Revelar altres treballs que s’estan fent i que són prioritaris. Digueu alguna cosa com ara: "Tinc un termini per completar el meu informe de primavera la setmana que ve, de manera que aquesta tasca pot ser un problema".
- Proveu de subratllar que si el vostre cap reassigna la tasca a una altra persona, beneficiarà aquesta persona i l’empresa subratllant que la feina que feu és més important.
- Expliqueu la vostra situació de manera clara i directa, però mai de manera confrontada o emocional.
Pas 4. No el deixeu massa temps
Si de seguida descobreixes que no pots fer una tasca determinada o que no et convé, no esperis massa per programar una conversa amb el teu cap. Si ho deixeu, és més difícil reorganitzar la feina que encara s’ha de fer a temps. Si espereu fins a l’últim minut, és gairebé impossible complir el termini. El vostre cap no us simpatitzarà.
Part 3 de 3: oferir propostes alternatives positives
Pas 1. Proposar realinear les seves prioritats
Quan parleu amb el vostre cap, és important no dir directament "no" si podeu evitar-ho. En lloc d’això, intenteu trobar maneres de proposar alternatives positives que no us obliguen a fer una tasca que creieu que no podeu fer. Una bona manera de fer-ho és proposar al vostre cap que us ajudi a reordenar les vostres prioritats. Fent això, mostraràs al teu cap que vols treballar de la manera més productiva possible i quedarà clar que la càrrega de treball no és constant.
- Preneu nota del vostre treball excepcional i del temps que heu trigat a completar cada tasca per demostrar que ho heu pensat.
- Preguntant al cap dient: "Em podeu ajudar a reordenar les meves prioritats?" demostrarà que el voleu implicar en la gestió del vostre treball.
- Això demostrarà que valoreu la seva opinió i que cerqueu ajuda per treballar de manera més eficient.
Pas 2. Recomanar un company
Una altra manera de suggerir alternatives positives a simplement dir que no és recomanar un company de feina que pugui assumir una feina addicional. Si ho feu, demostrarà que heu pensat en la tasca i qui és el més adequat per a ella. Al vostre cap li quedarà impressionat que hagueu pensat en ell i en la necessitat de l’empresa d’aconseguir la feina i no us preocupeu pel treball excessiu.
- Demostrar que teniu un bon criteri i prioritzar les necessitats de l’empresa facilitarà que el vostre cap confiï en el vostre criteri la propera vegada.
- També demostrarà que enteneu què passa a l'oficina i que esteu interessats en el desenvolupament dels vostres companys de feina.
Pas 3. Proposar un nou acord de treball
Si se us demana molta feina per completar dins de les hores acordades, aquesta podria ser una oportunitat per parlar amb el vostre cap sobre com fer nous arranjaments laborals. Per exemple, si heu de fer desplaçaments llargs a la feina per reduir la vostra productivitat, podeu suggerir-vos que treballeu des de casa un dia a la setmana, reduint així el temps de desplaçament.
- Si creieu que un patró de treball més flexible us facilitarà l'adaptació a les exigències del lloc de treball, no tingueu por de plantejar-ho.
- Penseu sempre en la cultura del vostre lloc de treball i si treballar amb més flexibilitat és una idea viable.
- Penseu en totes les propostes abans d’enviar-les. No proposis idees que no estiguin completament clares.
Advertiment
- Si el vostre cap us demana que feu alguna cosa il·legal, teniu dret a dir que no. Poseu-vos en contacte amb les autoritats.
- Estigueu tranquil i parleu amb un to de veu normal.
