Esteu confós sobre el negoci que s'està muntant perquè la data límit és a prop, però la tasca encara no s'ha completat. Després d’uns minuts llegint llibres de text o preparant un pressupost econòmic, assenyalant informació important i fent retalls o informes comptables, haureu d’utilitzar una grapadora i unes tisores, però hi falten en algun lloc. Darrere de la pantalla del portàtil, res! A la taula de la cuina, res! Després de caminar 5 minuts d’anada i tornada, comences a sentir-te frustrat. Molta gent ho ha experimentat. Quan esteu molt ocupats a causa d’un munt de tasques, un espai de treball desordenat pot ser un malson. Aquest article proporciona consells fantàstics per configurar l’escriptori, organitzar l’espai de treball i configurar un lloc on guardar coses per mantenir-vos concentrats i productius.
Pas
Mètode 1 de 4: Configuració del banc de treball
Pas 1. Prepareu l'equip necessari per treballar
Col·loqueu l’ordinador, el teclat, el ratolí i la funda fixa sobre la taula. Si no teniu llum de taula, assegureu-vos que hi hagi una llum prou brillant a l’habitació. També prepareu altres equips de treball segons calgui. Si pateix al·lèrgies, mantingueu 1 paquet de teixits sobre la taula. Si sovint descuideu l’horari dels àpats, intenteu tenir un rellotge de paret o de taula a la sala. Assegureu-vos que l’equip que utilitzeu cada dia estigui a la taula.
- Si voleu estudiar, poseu sobre la taula una pila de targetes de notes en blanc i una calculadora.
- Abans de treballar o estudiar, prepareu un ambientador d’olor agradable perquè les fragàncies poden estimular el cervell. Mentre estudieu, associeu les olors de l’habitació amb el material que s’està estudiant per facilitar-ne la memòria. Mentre treballes, el teu aroma preferit et fa sentir bé i és més fàcil concentrar-te.
- Podeu posar un prestatge sobre la taula per posar el paper HVS que feu servir cada dia. En cas contrari, deseu el paper en un altre lloc.
- Si voleu col·locar altres equips, com ara un dispensador de cintes adhesives, tingueu en compte la zona de la taula i la freqüència amb què s’utilitza. Podeu triar l’equip de treball que voleu posar sobre la taula perquè no hi ha cap norma que ho reguli.
Pas 2. Mou o llença elements que ja no s’utilitzen
Un taulell ordenat facilita la concentració. Per tant, recopileu les coses i el paper que no necessiteu i llenceu-les a la brossa. Si hi ha moneders, claus del cotxe o accessoris a la taula, moveu-los a un altre lloc. Normalment, necessiteu 5-10 estacionaris mentre treballeu. Per tant, moveu l’estacionari no utilitzat.
Les taules són una mica desordenades. Molta gent se sent incòmoda si la taula està buida. Assegureu-vos que la configuració de la taula us permetrà treballar bé. Intenteu que l'atmosfera de l'habitació sigui adequada per treballar, en lloc de com un lloc per relaxar-vos o un magatzem
Pas 3. Col·loqueu un llum de taula, articles de papereria i altres equips en un lloc determinat de la taula
Reuneixi els articles de papereria que necessiteu i, a continuació, poseu-los en un contenidor perquè estigui a punt per utilitzar-lo quan sigui necessari. Si és possible, col·loqueu un llum de taula, articles de papereria, grapadora i dispensador de cinta un al costat de l’altre en un cantó de la taula per mantenir la taula ordenada i encara hi ha espai per a altres equips.
Si escriviu amb la mà dreta, col·loqueu l’equip al costat esquerre de la taula o viceversa. D’aquesta manera, podeu fer servir la taula lliurement sense lliscar la cadira ni xocar amb l’utensili d’escriptura
Pas 4. Netejar el calaix de l’escriptori i endreçar-ne el contingut recollint articles similars
Si utilitzeu un escriptori (o prestatge) amb calaixos, traieu-ne el contingut. Netegeu els calaixos per a restes de paper o pols i llenceu tot allò que no necessiteu. Mou el contingut del calaix no utilitzat a una altra habitació. Després, recopileu articles similars segons el seu ús o funció, i després guardeu-los en un calaix o contenidor. Utilitzeu separadors de calaixos perquè els elements agrupats no es tornin a barrejar.
- Per exemple, poseu bolígrafs, llapis i retoladors al primer calaix, un segon calaix per emmagatzemar paper HVS i un tercer calaix per a altres subministraments (com ara una calculadora, grapadora i dispensador de cintes adhesives).
- Si teniu moltes manualitats o altres activitats, poseu un separador al calaix perquè les eines no es barregin. A més, podeu guardar els pinzells al primer calaix, les aquarel·les al segon i altres eines (com ara llapis i paletes de pintura) al tercer.
Pas 5. Traieu els objectes personals i no utilitzats per mantenir la taula àmplia
Els records i les fotos familiars poden ser motivadors, però també poden interferir en la concentració, fins i tot disminuir la capacitat d’entendre la informació i centrar-se en el que s’està fent. Si no us importa, traslladeu els vostres records, fotos i decoracions a un altre lloc perquè pugueu utilitzar el vostre escriptori per treballar.
Si voleu posar alguna cosa que no estigui relacionada amb la feina / l'estudi, trieu una foto o un record
Pas 6. Utilitzeu documents digitals per substituir els recordatoris escrits en paper o notes Post-It
Penseu en l’opció d’utilitzar documents digitals si l’escriptori està ple de paper o el tauler de suro està ple de pins i hi ha programades reunions. Moveu totes les notes que contenen tasques programades i degudes a l’ordinador mitjançant l’escaneig del calendari, la instal·lació de l’aplicació de tasques o el programa Word.
Si preferiu utilitzar paper autoadhesiu, moveu les notes a l'escriptori activant / instal·lant un programa per prendre notes (per a usuaris de Windows)
Pas 7. Amagueu les connexions de cables i ordeneu els cables desordenats
Col·loqueu la connexió del cable darrere o sota la taula perquè no sigui visible. Si el cable penja darrere de l’escriptori, lligueu-lo amb un cable o un cordó de velcro. Si el cable és molt llarg, substituïu-lo per un cable més curt semblant o lligueu-lo perquè quedi net.
- Compreu un clip per fixar l’endoll a la cantonada de la taula quan no s’utilitzi. Això és especialment útil si teniu molts carregadors i ports USB que només utilitzeu de tant en tant, però no els heu de deixar connectats.
- Si cal, un teclat i un ratolí sense fils és una opció fantàstica per mantenir l’escriptori endreçat i reduir el desordre de cables.
Pas 8. Reserveu 20 minuts a la setmana per endreçar la taula
De vegades, les coses que hi ha a la taula es tornen desordenades després de l’ús perquè estàs molt ocupat. Per tant, torneu els articles de papereria i de treball al lloc original prenent 20 minuts a la setmana per endreçar l’escriptori. Aquest consell és especialment útil si treballeu en línia però no teniu temps per endreçar el vostre escriptori cada dia.
Utilitzeu recordatoris al telèfon o a l'ordinador portàtil perquè no us oblideu de netejar l'escriptori
Mètode 2 de 4: organització de l’espai de treball
Pas 1. Col·loqueu la taula a certa distància de la porta perquè no us distreu
Es pot distreure quan un membre de la família o company de pis parla a prop de la porta si la taula està just al costat de la porta. Com a resultat, sembla que no disposeu d’un espai de treball perquè la posició de l’escriptori està lluny de la cantonada de l’habitació. A més, podeu portar l’equip que necessiteu quan camineu cap a la taula perquè estigueu més a punt per treballar.
Molta gent prefereix seure davant de la porta mentre treballa. Seure contra una paret pot provocar claustrofòbia. L’habitació se sent molt més estreta si manteniu els ulls posats a la paret directament darrere de la pantalla de l’ordinador o a la vora de l’escriptori
Pas 2. Aprofiteu el sol ajustant la posició de la taula
Si treballeu a una habitació amb finestra, esbrineu on les finestres estan exposades al sol. Col·loqueu una taula a prop de la finestra de manera que us assegureu cap a la finestra o al mateix nivell que la finestra. La llum solar que entra a través de les finestres fa que l’habitació sigui més brillant, de manera que tingueu més energia i productivitat a la feina.
Si l’espai de treball no té finestres, seureu cap a la porta que queda oberta. Així, podeu aprofitar la il·luminació de l’exterior
Pas 3. Prepareu un espai de treball còmode instal·lant catifes, posant plantes o proporcionant prestatgeries si cal
Algunes persones prefereixen triar una habitació molt minimalista sense mobles addicionals. Podeu proporcionar una prestatgeria a la sala si voleu posar els llibres que necessiteu com a referència. Dissenyeu una catifa amb un patró interessant i algunes plantes en test si cal, però no deixeu que l’habitació sembli plena.
Podeu penjar un quadre o una fotografia a la paret. És una bona idea decorar la paret que hi ha darrere del seient en lloc de la paret que hi ha davant de l’escriptori per facilitar la concentració
Pas 4. Assegureu-vos que l’arranjament de l’habitació us mantingui productiu a la feina
Abans de col·locar els mobles, pregunteu-vos: "Poden millorar aquest rendiment el treball?" Si la resposta és "no", no la porteu. Les luxoses taules de cantonada, cadires addicionals, porta-revistes i armaris buits fan que l’habitació es senti plena. No el necessiteu quan no l’utilitzeu o faci que l’habitació se senti incòmoda.
No col·loqueu el televisor al vostre espai de treball tret que sigueu un corredor de valors o un periodista que hagi de controlar les últimes notícies
Pas 5. Determineu el lloc ideal per treballar si no hi ha cap habitació separada per a aquest propòsit
Encara podeu preparar un lloc per treballar encara que no feu servir una habitació independent. Utilitzeu una cantonada o zona determinada de la casa (també pot ser al dormitori). Col·loqueu l'escriptori contra una paret perquè no us distregueu i tingueu la sensació d'estar en una habitació especial per treballar.
- Si a la casa hi ha un cubicle buit força ampli, utilitzeu-lo com a espai de treball. Podeu tancar la porta si necessiteu rebre convidats.
- Si cal, pengeu cortines o col·loqueu una partició com a separador d’habitacions.
- Quan compreu una taula, trieu-ne una que coincideixi amb els mobles de la casa perquè no destaqui.
Mètode 3 de 4: configurar un lloc per emmagatzemar articles
Pas 1. Configureu un prestatge penjat sobre la taula si l’espai de treball està limitat per una paret
Si us falta poc espai per guardar coses, prepareu un prestatge penjat a prop de la taula perquè pugueu aconseguir fàcilment les coses que necessiteu. Aquest pas és especialment útil si utilitzeu un escriptori sense calaixos i sense lloc per col·locar armaris, però hi ha un ampli espai a la paret. A més, esteu més concentrats en el treball perquè l’equip col·locat a la prestatgeria de la paret serveix per recordar fàcilment.
- Diversos prestatges penjats a sobre de l’escriptori són molt útils per emmagatzemar molts llibres de consulta si esteu treballant en línia.
- A més de prestatges penjants, utilitzeu un tauler de clavilles (un contenidor connectat amb clavilles a un tauler perforat) per emmagatzemar articles de papereria i altres subministraments.
Pas 2. Configureu prestatges sota la taula per posar papers i documents HVS per facilitar-ne la recuperació
Si necessiteu molts formularis HVS, documents o papers a la feina, però teniu poc espai d’emmagatzematge, compreu prestatges a una botiga de mobles. Carregueu paper i documents HVS al bastidor i, a continuació, empenyeu-los per sota de la taula i estalvieu espai. D’aquesta manera, el paper no s’acumula a la taula i no cal deixar el seient per recuperar documents de l’armari quan sigui necessari.
Els prestatges de rodes estan disponibles en diverses formes i mides. Per tant, compreu un prestatge que pugui acomodar l'equip de treball i que coincideixi amb la decoració de l'habitació
Pas 3. Prepareu un arxivador per si necessiteu emmagatzemar paper apilat
Tot i que pot semblar una mica passat de moda, els arxivadors poden ser la millor solució si utilitzeu molt paper a la feina. Compreu carpetes penjants de diversos colors per emmagatzemar tots els fitxers. Per exemple, poseu els documents fiscals en una carpeta groga, els tràmits en una carpeta vermella i la informació del client en una carpeta blava. Etiqueu cada carpeta perquè sigui fàcil de trobar quan calgui.
- A més d’utilitzar carpetes de diversos colors, una altra manera d’etiquetar carpetes és incloure paraules clau i ordenar-les alfabèticament.
- Si és possible, adquireu un arxivador que tingui la mateixa alçada que el taulell de taula, de manera que es pugui utilitzar com a extensió de l’escriptori si el gabinet es troba al costat de l’escriptori.
- La part superior del fitxer és el lloc perfecte per a una impressora. L'amplada de la part superior de l'arxiu sol ser la mateixa que la longitud de la impressora.
Mètode 4 de 4: organització d'equips de treball
Pas 1. Prepareu una taula que sigui bastant àmplia i que hi hagi un lloc on guardar l’equip de treball
No necessiteu molts calaixos si la majoria dels vostres documents s’emmagatzemen a l’ordinador. Si treballeu com a advocat o comptable, és possible que hàgiu de preparar molts calaixos per guardar piles de cartes i altres documents. Mesureu l'àrea de l'habitació amb una cinta mètrica i, a continuació, determineu on posar la taula. Quan compreu un escriptori, trieu-ne un que s’adapti a la decoració de l’espai de treball.
La forma i mida del banc de treball és molt diversa. L’escriptori del director és molt gran i té molts calaixos, de manera que pot ser la millor opció. Si preferiu una taula senzilla, compreu un escriptori minimalista sense calaixos. L’escriptori és perfecte per a aquells que només utilitzeu un portàtil mentre treballeu
Pas 2. Prepareu una cadira d'oficina còmoda, ergonòmica i regulable en alçada
Una mala postura asseguda pot afectar la vostra comoditat fins i tot si treballeu en una habitació molt ordenada. Trieu una cadira que sigui còmoda i que tingui un suport lumbar. Assegureu-vos que utilitzeu una cadira ergonòmica i que l’alçada es pugui ajustar de manera que pugueu seure amb els dos peus a terra. Una còmoda cadira amb recolzabraços pot evitar el mal d’esquena per poder treballar bé tot el dia.
No compreu cadires d'oficina a través de llocs web. Preneu-vos el temps per triar una cadira d’oficina a una botiga de mobles perquè pugueu provar-la abans de comprar. Les cadires d’oficina es fabriquen amb especificacions molt diverses i tothom té preferències diferents. No suposeu que us agradarà una cadira adquirida a través d’un lloc web només perquè els compradors els han donat bones crítiques
Pas 3. Prepareu un llum de taula que es pugui ajustar i segons la mida de la taula
Cerqueu una làmpada que es pugui doblegar el pal per ajustar la posició de la làmpada o que es pugui atenuar la llum. Abans de comprar una làmpada, tingueu en compte la intensitat del sol o la llum de les llums existents. No compreu una làmpada de taula molt gran o molt brillant si no la necessiteu.
- Podeu determinar si voleu utilitzar o no una làmpada de taula. No el necessiteu si els llums del sol o de l'habitació són prou brillants.
- Col·loqueu 1-2 làmpades a la cantonada de l'habitació perquè no calgui utilitzar cap llum de taula.
Pas 4. Col·loqueu la pantalla de l'ordinador de manera que quedi a l'altura dels ulls i col·loqueu el teclat horitzontalment sobre la taula
Seure en una cadira mirant cap endavant. A hores d'ara, hauríeu de mirar la part superior de la pantalla de l'ordinador. Si no és així, ajusteu l'alçada de la pantalla de l'ordinador o col·loqueu-la al suport del monitor de manera que quedi més alta perquè el coll no faci mal. Assegureu-vos que el teclat està horitzontal sobre la taula o feu-lo lliscar lleugerament cap endavant. El canell no es relaxa si utilitzeu el teclat inclinat cap amunt.
- Intenteu mantenir la distància entre la pantalla de l'ordinador i els ulls uns 50 cm. Si està massa lluny, haureu d’avançar el cap mentre llegiu el text a la pantalla de l’ordinador. Els ulls es cansen ràpidament si el monitor està massa a prop.
- Si feu servir un ordinador portàtil, compreu un suport per a ordinadors portàtils per col·locar el monitor. A més, podeu utilitzar un segon teclat i un ratolí per mantenir el canell relaxat.
- Compreu ulleres de llum blava de la pantalla de l’ordinador perquè els vostres ulls no es cansin si treballeu més de 3 hores al dia en un ordinador.
