Si el vostre treball requereix que us poseu en contacte amb els clients per telèfon, és probable que deixeu molt els missatges de veu. Tanmateix, què cal dir exactament després que se sent un pit per telèfon? Entregar tota la informació rellevant per correu de veu pot ser descoratjador, de manera que molts detalls acaben passant per alt. Substituïu el lliurament improvisat de missatges de veu pel sistema correcte. Mitjançant alguns punts fàcils de recordar, podeu assegurar-vos que es transmeti tota la informació important al destinatari de manera que augmentin les possibilitats de rebre una trucada.
Pas
Mètode 1 de 3: Presentar-se
Pas 1. Utilitzeu un to de veu adequat
Tan bon punt comenci a gravar-se, parleu amb una veu clara i fàcilment audible. No murmuri ni parli massa ràpid. Intenteu que la vostra veu soni atractiva i enèrgica per cridar l’atenció de l’oient. Encara que no et pugui veure, el teu to serà clar. Per tant, assegureu-vos que utilitzeu el to de veu adequat.
- Pronuncia cada paraula en veu alta. Un mal senyal pot entelar la vostra veu, fins i tot fer que les vostres paraules s’esgotin. La veu de la conversa ordinària es pot sentir indistintament quan es truca.
- La qualitat de la vostra veu ha de reflectir l'objectiu de la trucada. Per exemple, podeu deixar un missatge de veu fort per felicitar la vostra neboda per la seva graduació a l'escola. Tot i això, si voleu expressar el vostre condol, deixeu un missatge de veu seriós i respectuós.
Pas 2. Digueu el vostre nom
Indiqueu el vostre nom al principi del missatge. D'aquesta manera, la persona que faci una trucada sabrà qui sou. Les paraules simples, com ara "Aquest (el vostre sobrenom)" es poden utilitzar en diverses situacions. També podeu utilitzar frases més educades, com ara "Em dic (nom complet)", si la persona que truca mai no us ha conegut. Els amics i la família us poden reconèixer sense més identificació. Si la trucada està relacionada amb la feina, el destinatari de la trucada necessita un nom per conèixer l'objectiu de la trucada, de manera que pugui interactuar més personalment.
- Els passos anteriors semblen trivials, però sovint són oblidats per les persones que truquen nerviosament en deixar missatges de veu.
- Si teniu un títol professional o autodescripció que us pot ajudar a identificar-lo, indiqueu-lo després del vostre nom. Per exemple "Em dic Dr. Arief, radiòleg de l'Hospital General de Tangerang ", o" Aquesta és Tasya, sóc la mare de Selvy que forma part de la mateixa classe que el vostre fill ".
Pas 3. Indiqueu el vostre número de telèfon
Indiqueu el vostre número de telèfon després d’esmentar el nom. La majoria dels destinataris del telèfon esperen al final del missatge de veu per obtenir informació de contacte, però si el destinatari no la suprimeix immediatament, hauran de tornar a començar el missatge. Recordeu parlar lentament i clarament quan mencioneu el número de telèfon perquè el destinatari el pugui sentir bé.
- Una manera senzilla de dir un número de telèfon al començament d'un missatge és dir alguna cosa com ara "Aquest és (el vostre nom), el meu número (el vostre número de telèfon)" o "Aquest és (el vostre nom) del número (el vostre número de telèfon))."
- Tot i que la funció d'identificació de trucades permet al destinatari veure el vostre número, encara es recomana esmentar el número de telèfon en cas que no es desi el número o vulgueu que el destinatari us truqui a un altre número.
Pas 4. Feu la connexió
Quan escolteu missatges de veu relacionats amb empreses de remitents desconeguts, la gent començarà a sentir sospita o a perdre interès si no sap qui sou i quin és el propòsit de la trucada. Calmeu-los esmentant el nom d’un amic conegut o la persona que ha donat el número. Un cop més, aquest mètode pot fer que la trucada se senti més personal. Els missatges de veu seran insospitats i és probable que obtingueu la resposta que espereu.
- Intenteu fer una breu introducció per fer-ho saber als oients, com ara "He rebut aquest número d'Andi, que va dir que vendríeu el vostre vaixell".
- Fins i tot si no visiteu negocis, establir una connexió personal pot fer que el destinatari se senti més còmode. "Aquest és Bob, el vostre veí de casa" sona més amable que "Aquest és Bobby Rahmadika Setiawan".
Mètode 2 de 3: explicació de les vostres necessitats
Pas 1. Penseu què heu de dir prèviament
Abans de deixar un missatge de veu, heu de saber què intenteu transmetre. Això no és un problema si teniu en compte un objectiu específic, però escoltar els sons que indiquen que s'està enregistrant un missatge de veu pot posar nerviós a qualsevol persona. Dividiu la informació que voleu transmetre en diversos punts i, tot seguit, expliqueu-ho tot abans de penjar.
- Especialment per a missatges de veu molt importants, podeu escriure un guió aproximat abans de gravar el missatge.
- Si de cop i volta tategeixes, concentra't en esmentar breument el teu nom, la informació de contacte i el motiu de la trucada.
- Imagineu que esteu enviant un missatge de veu per deixar un missatge romàntic sobre una cita la nit anterior. Imaginar el missatge de veu que esteu a punt d’enviar abans de gravar el missatge us pot proporcionar una sensació de calma, tranquil·litat i comoditat en lloc de ser nerviós i tímid.
Pas 2. Mantingueu el missatge curt
Limiteu el vostre missatge de veu a 20-30 segons. Poques vegades necessiteu un missatge de veu superior a aquesta durada. No voleu que els destinataris es cansin d’escoltar missatges massa llargs i amb massa paraules. Mantingueu-vos concentrats i porteu el missatge directament al punt. Els missatges curts poden provocar curiositat perquè el destinatari estigui interessat en tornar a trucar.
- En canvi, si el vostre missatge de veu és massa curt, el destinatari pot pensar que no té importància i, a continuació, suprimir-lo sense escoltar-lo primer. Això és propens a passar si truqueu des d'un número desconegut.
- El propòsit de deixar un missatge de veu és aconseguir que algú torni a trucar i no compartir tota la informació que voldríeu donar en una trucada directa.
Pas 3. Inicieu el correu de veu amb la informació més important
No batreu les vostres raons per trucar. Si només voleu preguntar-vos com esteu, digueu-ho. Si voleu oferir un article específic o confirmar una cita, digueu-ho. Els oients perdran ràpidament l’interès i suprimiran el missatge si no esmenta el propòsit de la trucada al principi del missatge.
- Teniu molt poc temps per transmetre el missatge. Si parleu massa, els oients poden silenciar el missatge abans que obtingui informació important.
- És millor donar males notícies, com ara "El pare a l'hospital", i després utilitzar la resta del temps per transmetre simpatia i explicacions, en lloc de donar-hi voltes i voltes fins que l'oient estigui preocupat.
Pas 4. Deixeu missatges de manera personal i orgànica
Resisteix les ganes de parlar tan rígid com quan estiguis al telèfon. Sigues amable, sigues tu mateix i parla amb naturalitat. La gent pot detectar un venedor que intenta aconseguir que comprin alguna cosa i és més probable que escoltin la vostra bústia de veu si se senten acostats de manera educada.
Parlar com si estigués llegint un guió donarà la impressió que l’oient és només una de les moltes persones a qui truqueu per oferir el mateix
Mètode 3 de 3: tancament del correu de veu
Pas 1. Introduïu una pregunta o sol·licitud específica
En acabar el missatge, expliqueu per què voleu que el destinatari torni a trucar. Feu una pregunta específica o feu una sol·licitud que el motivi a agafar el telèfon. Si el destinatari se sent confós o desconegut de la vostra destinació després d'escoltar el missatge de veu, el missatge no ha tingut èxit.
- Proveu d'utilitzar frases com ara "Feu-me saber si us agrada la recepta enviada" o "M'interessaria escoltar les vostres idees sobre aquesta proposta".
- La gent està més motivada per tornar a trucar si feu una sol·licitud específica en lloc de dir simplement "Truca, d'acord".
Pas 2. Reformuleu el vostre nom i la vostra informació de contacte
Finalitzeu el missatge repetint el vostre nom i número de telèfon. Repetiu el vostre número de telèfon dues vegades perquè el destinatari no escolti malament i pugui prendre notes. Assegureu-vos d’incloure tots els detalls útils quan el destinatari torni a trucar, com ara quan tingueu temps i quan és el millor moment per trucar.
- Dir el número de telèfon més del doble al final d’un missatge és massa i pot ser ofensiu per al destinatari del missatge.
- No cal que practiqueu aquest pas si el missatge es transmet casualment a amics o familiars.
Pas 3. No finalitzeu el missatge textualment
Quan sigui el moment de penjar, no continueu xerrant ni prolongueu els missatges innecessàriament. Si el destinatari no és algú que us interessi, no cal deixar paraules dolces. Com més llarg sigui el vostre missatge, menys atenció rebrà del destinatari. Per tant, no perdeu el focus al final. Agraïu-li el temps dedicat i deixeu-lo continuar la comunicació.
- Les paraules finals com "Estaré desitjant escoltar-vos" són molt més càlides i eficaços que les paraules comercials descarades, com ara "Que tingueu un bon dia".
- No salteu a conclusions ni resumiu el vostre missatge al final. Si el destinatari ha d’assajar determinats detalls, pot reproduir el missatge més endavant.
Consells
- Recordeu quan vau rebre un missatge de veu que us va fer pensar "Què vol aquesta persona?" Deixeu un missatge de veu que vulgueu escoltar.
- Proporcioneu una adreça de correu electrònic o informació de contacte a més del vostre número de telèfon si encara és rellevant per a la vostra interacció amb el destinatari del missatge.
- Recordeu mencionar la data si deixeu un missatge amb informació relacionada amb l’hora.
- Somriu! El vostre somriure es transmetrà, encara que no sigui visible.
- Si truqueu per tractar un tema sensible, limiteu la informació compartida al missatge de veu perquè ningú més ho senti.
- En cas d’emergència o desastre natural, utilitzeu la bústia de veu per transmetre que esteu bé.
Advertiment
- Si intenteu que algú torni a trucar, no li expliqueu les falles de trucades anteriors. Això molestarà l’oient i no se sentirà còmode fent negocis amb vosaltres.
- Professionalment, sempre heu de deixar un missatge de veu si la persona del telèfon no respon. Veure moltes trucades perdudes sense missatges de veu indica que la vostra empresa no és important.
