Aquest wikiHow us ensenya a crear una base de dades mitjançant dades de fulls de càlcul de Microsoft Excel important-la directament a Access, el programa de gestió de bases de dades de Microsoft. També podeu exportar dades d'Excel a un format que els programes de base de dades poden obrir. Microsoft Access és un programa del paquet de programes de Microsoft Office i només està disponible per a equips Windows.
Pas
Mètode 1 de 2: utilitzar Microsoft Access
Pas 1. Obriu Microsoft Access
Aquest programa està marcat per una icona vermella amb la lletra " A" Després, s’obrirà la pàgina de plantilla Access.
Access està dissenyat per funcionar amb Excel i s’inclou amb els plans Excel de Microsoft Office Professional i està disponible només per a equips Windows
Pas 2. Feu clic a Base de dades en blanc
Es troba a l'extrem superior esquerre de la finestra del programa.
Si voleu utilitzar una plantilla diferent per a la vostra base de dades Access, seleccioneu la plantilla desitjada
Pas 3. Feu clic a Crea quan se us demani
Es troba a l'extrem inferior dret de la finestra emergent. Després d'això, s'obrirà la base de dades Access.
Pas 4. Feu clic a la pestanya Dades externes
Aquesta pestanya es troba a la barra de menú a la part superior de la finestra d’Accés.
Pas 5. Feu clic a Nova font de dades
Es troba a l'extrem esquerre de la barra d'eines " Dades externes " Després, es mostrarà un menú desplegable.
Pas 6. Seleccioneu Fitxers
Aquesta opció es troba al menú desplegable. Després d'això, es mostrarà un menú emergent.
Pas 7. Feu clic a Excel
Es troba al menú emergent. Després d'això, s'obrirà la finestra d'importació.
Pas 8. Feu clic a Navega
Es troba a l'extrem superior dret de la finestra.
Pas 9. Seleccioneu un full de càlcul d'Excel
Aneu a la carpeta d'emmagatzematge de fulls de càlcul d'Excel i feu clic al full de càlcul que vulgueu obrir.
Pas 10. Feu clic a Obre
Es troba a l'extrem inferior dret de la finestra.
Pas 11. Determineu el mètode de transferència de dades
Feu clic al botó d'opció a l'esquerra d'una de les opcions següents:
- “ Importeu les dades d'origen a una taula nova de la base de dades actual ”- Seleccioneu aquesta opció si esteu creant una base de dades nova sense taules o si voleu afegir una taula nova a una base de dades existent. En crear una taula nova, podeu editar la informació mitjançant Access.
- “ Afegiu una còpia dels registres a la taula ”- Seleccioneu aquesta opció si utilitzeu una base de dades existent i voleu afegir dades a una de les taules de la base de dades. Si afegiu una taula existent, podeu editar la informació mitjançant Access.
- “ Enllaceu a la font de dades creant una taula enllaçada ”- Seleccioneu aquesta opció per crear un enllaç a la base de dades que obrirà la base de dades a Excel. Amb aquesta opció, no podeu editar informació mitjançant Access.
Pas 12. Feu clic a D'acord
És a la part inferior de la finestra.
Pas 13. Seleccioneu un full de càlcul
A la part superior de la finestra, feu clic al nom del full de treball que voleu importar del document Excel seleccionat.
- Per defecte, Excel crea un full de càlcul amb tres fulls de treball etiquetats com a "Full 1", "Full 2" i "Full 3". Només podeu enviar un full de càlcul per a un procés. Si emmagatzemeu informació als tres fulls, haureu de completar el procés de transferència del primer full, després torneu a la pestanya "Dades externes" i repetiu tots els passos dels altres fulls.
- Podeu suprimir, afegir i editar noms de fulls a Excel i tots els canvis que feu es mostren a la base de dades Access.
Pas 14. Feu clic a Següent
Es troba a l'extrem inferior dret de la finestra.
Pas 15. Activeu els encapçalaments de columna
Feu clic al quadre "La primera fila conté encapçalaments de columna" si el full d'Excel té els seus propis encapçalaments de columna a la fila superior (per exemple, fila " A ”).
Desmarqueu la casella si voleu que Access pugui crear capçaleres de columna
Pas 16. Feu clic a Següent
Pas 17. Editeu les columnes i les cel·les del full de càlcul si cal
Si voleu importar totes les cel·les d’un full de càlcul sense canvis, ometeu aquest pas:
- Per editar cel·les, feu clic als encapçalaments de columna que vulgueu canviar i, a continuació, editeu el nom de la cel·la, el tipus de dades i / o si la cel·la està indexada o no.
- Si no voleu importar cel·les, marqueu la casella "No importeu camp (Omet)".
Pas 18. Feu clic al botó Següent
Pas 19. Definiu una clau principal per a la base de dades
Per obtenir els millors resultats, deixeu la configuració predeterminada tal com està (per tal que Access assigni les seves pròpies claus).
Podeu configurar la clau vosaltres marcant la casella "Tria la meva clau principal" i introduint la clau al camp situat al costat de l'opció. Tot i que no es recomana, també podeu triar "Sense clau primària"
Pas 20. Feu clic a Següent
Pas 21. Afegiu un nom
Escriviu el nom del full de càlcul al camp "Importa a la taula".
Omet aquest pas si vols mostrar la base de dades amb el seu nom per defecte
Pas 22. Feu clic a Finalitza
Es troba a l'extrem inferior dret de la finestra.
Pas 23. Feu clic a Tanca
Es troba a l'extrem inferior dret de la finestra. Després, es tancarà la finestra d’importació i es crearà la base de dades.
Podeu marcar primer la casella "Desa els passos d'importació" per assegurar-vos que el programa recorda la configuració establerta per a aquesta base de dades
Mètode 2 de 2: utilitzar un programa de bases de dades de tercers
Pas 1. Obriu el document d'Excel
Feu doble clic al document d'Excel que vulgueu convertir en una base de dades.
Si no heu creat cap document, obriu l'Excel, feu clic a " Llibre de treball en blanc ”, I creeu un document abans de passar al següent pas.
Pas 2. Feu clic a Fitxer
Es troba a la barra de menú a la part superior de la finestra d'Excel (Windows) o a la part superior de la pantalla (Mac).
Pas 3. Feu clic a Desa com a
Aquesta opció es troba al menú Dossier ”.
Pas 4. Feu doble clic a Aquest ordinador
Es troba al centre de la pàgina.
Omet aquest pas per als usuaris de Mac
Pas 5. Trieu un format de fitxer
Feu clic al quadre desplegable "Desa com a tipus" (Windows) o "Format de fitxer" (Mac) i, a continuació, trieu una de les opcions següents:
- Si feu servir una aplicació de base de dades basada en ordinador, feu clic a Format " . CSV ”(Valors separats per comes).
-
Si feu servir una aplicació de base de dades basada en web, feu clic a Format . XML ”.
Si el document Excel no té dades XML, no podeu seleccionar el format XML
Pas 6. Feu clic a Desa
És a la part inferior de la finestra. Després, el document es desarà amb les preferències que hàgiu definit.
Pas 7. Creeu una nova base de dades al programa de base de dades utilitzat
El procés serà diferent, segons el programa utilitzat. Tanmateix, normalment cal obrir el programa, feu clic a " Novetat "(o" Dossier ” > “ Novetat ”) I seguiu les instruccions que es mostren a la pantalla.
Pas 8. Cerqueu el botó Importa …
Aquest botó sol aparèixer després de fer clic al menú Dossier ”, Però el programa de base de dades utilitzat pot tenir les seves pròpies diferències.
Pas 9. Seleccioneu el fitxer Excel
Cerqueu i feu doble clic al fitxer que heu exportat des d'Excel.
Pas 10. Seguiu les instruccions de l'aplicació de base de dades per importar les dades
Pas 11. Deseu la base de dades
Normalment, podeu obrir el menú "Desa" prement Ctrl + S (Windows) o Command + S (Mac).
