Tothom es devia sentir decebut perquè va comprar o va demanar alguna cosa, però no va aconseguir el que volia. De vegades no val la pena incidir en incidents com aquest, però hi ha moments en què fer una queixa és el correcte. Si voleu presentar una reclamació, voldreu assegurar-vos que la reclamació pagui la pena, ja sigui per la devolució de diners, per un article de substitució o per demanar disculpes. Llegiu la guia següent per aprendre a presentar una queixa menys emotiva però fructífera.
Pas
Mètode 1 de 2: iniciar una reclamació
Pas 1. Assegureu-vos que se sent la vostra queixa
Si creieu que no rebeu el que voleu o que us maltracten, haureu de parlar perquè es resolgui el vostre problema. Estigueu preparats per ser una mica exigents i defensar el vostre argument. Si no us feu sentir, hi ha moltes possibilitats que la vostra queixa sigui simplement ignorada.
Pas 2. Feu una queixa immediatament
Presenteu una queixa mentre l’incident encara estigui a la memòria i les persones implicades continuen a l’escena. Si espereu i ho feu més tard, presentar una queixa serà una mica més difícil. Intenteu presentar una queixa el mateix dia que el dia de l'incident o incident. Si no és possible, feu-ho la mateixa setmana o mes. En essència, com més aviat millor.
Pas 3. Trobeu algú que realment us pugui ajudar
No sigueu el que us agredirà als assistents de vol perquè trobareu a faltar el vol de trànsit. L’agent de vol no hi pot fer res i empitjora la situació. En lloc de queixar-se immediatament amb la primera persona que coneixes, primer pensa en la teva situació i qui pot fer alguna cosa per resoldre el teu problema, o almenys posa’t en contacte amb algú que et pugui ajudar.
- Moltes botigues tenen un servei d'informació o d'atenció amb un empleat que sempre està a la vostra disposició per ajudar-vos quan tingueu algun problema. Abans de queixar-se immediatament al caixer de la botiga, esbrineu primer si hi ha una persona més adequada per parlar-ne directament.
- Podeu començar des de la persona que fa la gravació o el cambrer del restaurant que us serveix. Però aquestes persones solen ajudar-vos amb problemes menors. Si el vostre problema és més gran que els errors de la sopa o voleu restaurar els mobles trencats, és possible que hàgiu de parlar amb el responsable de la botiga.
- Si truqueu al servei d'atenció al client, assegureu-vos que tingueu una reclamació i demaneu que parleu amb la persona adequada.
Pas 4. Descriviu el problema i la solució desitjada
Quan hagueu trobat la persona adequada per parlar, expliqueu clarament la situació o la vostra queixa i com és la solució desitjada. Si voleu tornar els diners, especifiqueu-ne l’import. Si el problema és el servei i voleu una explicació, digueu-ho. Les persones que escoltin la vostra queixa poden resoldre el problema més fàcilment si podeu explicar-ho completament i específicament.
- Digueu el nom de la persona amb qui esteu parlant i també us presenteu. Una introducció formal és una manera fantàstica d’aconseguir que l’altra persona aturi el que fa i us escolti atentament. "Hola, senyor Arif, sóc Budi. Com estàs? Mira, no és culpa de Pak Arif, però …”
- Parleu-li com si fos un confident i voleu explicar-li un secret. Comenceu per dir que no el culpeu personalment del problema o error, però estaria molt content si pogués ajudar-lo a resoldre-ho.
Pas 5. Somriu
Aquest punt no es pot subratllar amb més claredat. Mai no et diran somriure massa sovint. És més probable que la gent respongui a algú que somriu. Estàs garantit que obtindràs una resposta més amable i suau quan somrius.
Pas 6. No us emocioneu
No segueixi i segueixi i expliqui fins a quin punt s’enfada. No alceu la veu ni feu gestos d’ira. La clau per treure el que voleu d’aquesta situació és aconseguir que la persona que rep la vostra queixa us ajudi a trobar una solució al vostre favor. Si les vostres accions semblen amenaçadores, és menys probable que obtingueu el que voleu.
- Controleu el llenguatge corporal i les expressions facials perquè pugueu estar tranquil i alerta. No facis gestos i expressions com rodar els ulls, creuar els braços i altres gestos que suggereixin que estàs a punt de perdre la calma.
- Espera pacientment. Per recuperar els diners, demanar disculpes o qualsevol altra cosa que se sol·liciti, potser haureu d’esperar fins que el representant del servei d’atenció al client obtingui el permís del seu supervisor. Crear més tensió per la impaciència és un comportament groller i inadequat. Espereu amb calma i paciència mentre es resol el vostre problema.
Pas 7. Agraïu a la persona que es va dedicar el temps a treballar amb vosaltres
Si aconsegueixes aconseguir el que vols, és imprescindible un agraïment sincer. Si no obteniu el que voleu, haureu de decidir si voleu presentar una altra queixa o no.
Assegureu-vos de recordar i / o enregistrar el nom de la persona o representant que ha rebut la queixa per informar-la que esteu seriós i que pot ser responsable de més tard
Mètode 2 de 2: presentar més queixes
Pas 1. Escriviu els detalls
Si heu decidit que és hora que aquesta reclamació impliqui una persona més competent a l’empresa, comenceu escrivint tots els detalls i detalls de l’incident en qüestió. Anoteu la data, la quantitat de diners gastats i qualsevol informació rellevant per a l’incident. Escriviu el nom de l’empleat o funcionari d’atenció al client que ha rebut la vostra queixa i descriviu la conversa i els resultats que n’haureu obtingut.
Pas 2. Escriviu una carta formal de queixa
Cerqueu l’adreça o el correu electrònic de l’empresa que rep i gestiona les queixes. Escriviu una carta amable però ferma sobre el que va passar i quina seria la vostra solució. Tingueu clar tot i demaneu una resposta en un període de temps determinat; en general, el millor límit de temps és una setmana. Incloeu la vostra informació de contacte i quan podeu contactar-hi.
- El correu electrònic sol ser la forma més ràpida de contactar amb algú per escrit. Però també podeu imprimir la vostra carta i enviar-la per correu postal.
- Guardeu un registre de la correspondència sobre la qüestió a partir d’aquest moment.
- Si esteu satisfet amb la resposta que heu rebut, escriviu una carta d’agraïment i indiqueu que el vostre problema s’ha resolt. Si no rebeu cap resposta o la resposta sembla trivial i inadequada, seguiu queixant-vos i en una escala superior.
Pas 3. Envieu un correu electrònic al director general de l'empresa
No tingueu por de presentar una queixa a una empresa d’alt nivell si realment no podeu posar-vos en contacte o no podeu obtenir el que voleu de l’empleat o gerent de l’empresa. Si els errors de l’empresa són tan dolents que us posen en risc, el conseller delegat de l’empresa segur que ho necessita. Sigues persistent. Envieu setmanalment un correu electrònic al director general de l’empresa fins que obtingueu una resposta.
Pas 4. Publicar a Facebook o Twitter
Això s’està convertint en una manera cada vegada més eficaç d’atreure l’atenció d’empreses a les quals és difícil contactar o arribar. Creeu una publicació o un tweet explicant el que va passar i demanant ajuda. Assegureu-vos que el compte de Facebook o Twitter de la companyia el pugui veure (amb etiquetes o mencions, per exemple). Atès que la vostra queixa va a un fòrum públic, és probable que obtingueu una resposta molt ràpidament.
- No utilitzeu aquest mètode fins que no hàgiu provat de contactar personalment amb l'empresa, però sense èxit.
- Obtindreu millors resultats si no voleu reprendre l’empresa als fòrums públics. Assegureu-vos que la publicació o el tuit sigui tranquil i directe. No molesteu.
Pas 5. Demaneu ajuda a un assessor
Si realment creieu que el problema que teniu és greu i creieu que l’empresa us priva dels drets que mereixeu, busqueu un tercer que us pugui ajudar a resoldre el problema que teniu. Si la queixa sola no funciona, potser els resultats seran diferents si hi ha ajuda de fora.
Consells
- Descriviu el vostre problema de manera clara i breu.
- Sigueu sempre educat.
- Somriu.
- Feu amics o aliats, no enemics.
- Mantingues la calma.
- No utilitzeu argot ni llenguatge popular
- Descriviu també la solució que voleu.
