Podeu escriure una carta de sol·licitud si necessiteu un patrocinador per donar suport a les vostres activitats previstes o altres necessitats. Escriviu una carta de sol·licitud que pugui convèncer el patrocinador que val la pena donar suport al vostre pla. A més, també expliqueu en resum, quins beneficis rebrà. En aprendre a escriure una bona carta, podeu veure la diferència entre una sol·licitud aprovada i una sol·licitat rebutjada.
Pas
Part 1 de 3: Preparació de la carta de sol·licitud
Pas 1. Definiu els objectius
Què voleu guanyar específicament buscant patrocinadors? Què fer si esteu disposat a ser patrocinador? Què fas i per què necessites patrocinadors? Hauríeu de poder respondre a totes aquestes preguntes abans d’escriure una carta de sol·licitud.
- La carta de sol·licitud s’ha d’escriure específicament i té una finalitat específica. No té sentit escriure una carta on no estigui clar o no sàpigues què vols i per què.
- Cerqueu respostes per què heu de planificar. Les sol·licituds de patrocini enviades perquè volen assolir certs objectius o somnis solen tenir més èxit. Intenteu inculcar la creença de per què algú necessita donar suport a la vostra causa donant temps o diners explicant com la seva ajuda ajudarà una persona o una comunitat.
Pas 2. Feu una llista d'empreses
Qui es traslladarà a donar suport al vostre pla? Alguns propietaris d’empreses tenen motius personals per donar suport al vostre pla? O hi ha una organització sense ànim de lucre que vulgui ser patrocinadora perquè té la mateixa missió. Qui ha patrocinat la mateixa activitat? Intenteu trobar més informació.
- Escriviu els noms d’empreses o persones que coneixeu personalment, incloses les persones amb qui treballeu. No descuideu mai les relacions personals.
- No menystingueu les petites empreses ni els empresaris que no tenen punts de venda. Potser també volen donar. Tingueu en compte que també podeu explorar empreses locals. Les empreses de l’entorn immediat solen veure la relació que s’ha establert amb la comunitat com una cosa útil.
- Si treballeu en equip, dividiu l’empresa que heu inclòs en grups i, a continuació, feu que cada membre es posi en contacte amb l’empresa perquè tothom faci les seves coses.
Pas 3. Determineu el que esteu buscant
Hi ha moltes formes de cartes de sol·licitud de patrocini. Decidiu què voleu demanar abans d'escriure una carta de sol·licitud.
- Les donacions poden ser en forma de diners o béns. Fer articles com a donació significa regalar materials o productes que es puguin fer servir durant l’esdeveniment, en lloc de donar només diners. De vegades, les donacions es donen en forma de serveis i no en forma de béns.
- Potser necessiteu voluntaris, no productes. Sigui com sigui, sigueu específics sobre el que necessiteu.
Pas 4. Decidiu quines opcions voleu oferir
En una carta de sol·licitud de patrocini, podeu oferir diverses formes de suport diferents per triar. En fer-ho, proporcioneu opcions perquè les empreses petites i grans puguin proporcionar suport a la seva mida.
- Determineu la quantitat de suport i avantatges. Heu d’explicar quins beneficis rebran en funció de la quantitat de suport proporcionat. Les persones que donen més haurien d’obtenir més beneficis.
- Podeu oferir publicitat, anuncis públics sobre la vostra empresa o patrocini i logotips en llocs web o en materials / programes promocionals.
Pas 5. Determineu el nom de la persona que rebrà la carta
No envieu mai una carta dirigida en general escrivint "als interessats" perquè sembla menys personal.
- Normalment, aquesta carta s’ha d’adreçar al responsable del departament de Personal o al director gerent. Proveu de trucar a l’empresa o de buscar al lloc web qui s’encarrega de patrocinar. No ho intenteu en segon lloc sobre aquest tema. Per tenir èxit, s’ha de dirigir una carta de sol·licitud de patrocini a la persona adequada. Escriviu el nom i el títol amb l’ortografia correcta.
- Esbrineu també si aquesta empresa / organització té una política de donacions perquè no perdeu el temps i pugueu fer una sol·licitud segons la política de l'empresa.
Part 2 de 3: Comprensió dels formats de lletra
Pas 1. Estudieu les mostres de cartes de sol·licitud de patrocinadors
Podeu veure exemples d’aquesta carta a Internet, alguns són de pagament, però alguns són gratuïts. Llegiu aquests exemples perquè pugueu entendre el format i el contingut.
- Tot i això, no copieu tota la carta de mostra. Intenteu organitzar les paraules vosaltres mateixos perquè la vostra carta sembli personal i fàcil de llegir.
- Per exemple, si sabeu que el director de l'empresa té antecedents relacionats amb els vostres plans, escriviu-li una carta personal. Intenteu esbrinar els antecedents de la persona o empresa a qui escriviu i estructureu el contingut perquè sembli més personal.
Pas 2. Trieu l’estil d’idioma adequat segons el públic
Tot i això, heu d’escriure una carta d’aplicació professional i no fer servir paraules que s’utilitzen en la conversa diària.
- Escriviu una carta en paper amb capçalera amb el vostre logotip i el nom de la vostra organització. Això farà que la vostra sol·licitud sembli més professional. Si sol·liciteu patrocini per vosaltres mateixos, creeu un capçalera amb el vostre nom amb el tipus de lletra adequat perquè sigui professional.
- Si escriviu una carta per a una empresa o organització, com més formal sigui, millor. Si s’adreça a un familiar o amic, escriviu una carta que no sigui massa formal, però no massa informal com per semblar groller. Les sol·licituds de patrocini enviades mitjançant adreces de correu electrònic informals solen tenir menys èxit.
Pas 3. Utilitzeu el format estàndard de carta comercial
La carta de sol·licitud de patrocini ha d’utilitzar el format de carta comercial. Utilitzeu les lletres adequades perquè semblin professionals.
- Comenceu a escriure la carta incloent la data, el nom i l'adreça del patrocinador.
- Omet una línia en blanc i escriu: Benvolgut (nom) i acaba amb una coma.
- Escriu una carta breu. N’hi ha prou amb escriure una carta de sol·licitud de patrocinador per a una pàgina perquè no ocupi gaire el temps del lector. Les persones mogudes us donaran un minut per llegir la vostra carta. Per tant, escriviu una carta curta i clara en una pàgina.
- Envieu la carta per correu postal o missatgeria perquè la sol·licitud enviada per correu electrònic sembla poc important.
Pas 4. Acabeu la carta amb una nota d'agraïment
Al final de la carta, agraïu-los la seva atenció. Omet una línia al final del paràgraf i deixa un espai en blanc per a la teva signatura.
- Acabeu la carta fent una salutació professional i respectuosa, per exemple: Sincerament vostra / jo. Escriviu el vostre nom i títol i signeu-lo.
- Adjunta altres materials. També envieu fulletons juntament amb la carta per donar una visió general de les vostres activitats o empresa. Això pot augmentar la vostra credibilitat i fer que el destinatari se senti més còmode recolzant-vos.
- Si la vostra organització ha estat coberta, incloeu també articles o notícies sobre el que heu fet.
Part 3 de 3: Perfeccionament del contingut de la carta
Pas 1. Escriviu una bona introducció
Al paràgraf inicial de la carta, haureu de presentar-vos, el nom de l'empresa, i descriure els vostres plans específicament. No escriviu coses que no siguin necessàries perquè el lector se senti immediatament interessat en el contingut de la vostra carta.
- No suposeu que la gent ja sap qui sou o què fa la vostra organització. Proporcioneu una explicació sobre l’empresa (si s’adreça a una empresa) o sobre vosaltres mateixos (si s’adreça a algú). Per exemple: _ és una organització sense ànim de lucre compromesa amb la rehabilitació de _, etc.
- Emfatitzeu els èxits que heu tingut per demostrar que no hi ha risc de ser patrocinador. Expliqueu també com utilitzarà els diners del patrocinador específicament.
- Al segon o primer paràgraf, haureu de sol·licitar immediatament i explicar per què us pregunteu.
Pas 2. Escriviu els avantatges de ser patrocinador
Per esdevenir patrocinador, heu de poder convèncer l’empresa o la persona dels beneficis que rebran patrocinant. Per tant, expliqueu a la meitat de la carta quins beneficis tindran per a ells, no per a vosaltres.
- Exemple: expliqueu que l'avantatge de ser patrocinador és aconseguir una bona publicitat. Sigueu més específics: aquesta activitat la cobrirà la televisió? Quanta gent vindrà? Hi ha convidats VIP? Si hi ha altres grans empreses o competidors que les patrocinen, també apareixeran a la llista?
- Dóna una tria. Les empreses o persones que volen ser patrocinadors solen preferir si hi ha una opció que s’adapti a les seves necessitats o pressupost.
Pas 3. Proporcionar proves convincents de suport
Incloeu alguns números, com ara el nombre de públics o la demografia a què poden arribar.
- A més, no oblideu parlar de l’impacte emocional del patrocini. Per exemple: una història breu sobre algú que serà ajudat pot influir molt.
- Explica com reconeixes el patrocini. Potser el patrocinador obtindrà un estand gratuït durant l'esdeveniment a canvi del patrocini.
- Proporcioneu-los la informació important que necessiten per prendre una decisió sobre aquest patrocini. No oblideu incloure la vostra informació de contacte i la data de recepció de la resposta desitjada. Adjunteu també un sobre en blanc segellat amb la vostra pròpia adreça escrita per facilitar als patrocinadors l’enviament de respostes.
- Pregunteu als patrocinadors quin reconeixement volen. Per exemple, com volen que sembli el seu nom i volen que es reconegui? Pregunteu, ofereu oportunitats i no ho assumiu.
Pas 4. Expliqueu els antecedents d’aquesta activitat
Heu de descriure detalladament les activitats concretes per donar suport a l’organització i a les activitats que voleu realitzar.
- Per exemple, si voleu escriure una carta sol·licitant el patrocini d'una entitat benèfica, expliqueu els antecedents a la recaptació de fons, com ara quan es va fundar la vostra organització, qui n’està a càrrec, qui va rebre els fons i els premis o assoliments que s’han aconseguit.
- Mostra, no només parles. No parleu només de grups o activitats que siguin bons o que valgui la pena recolzar. Proporcioneu proves de suport detallades que puguin convèncer que aquest grup o activitat és realment bo i mereix ser recolzat. Les proves solen ser més persuasives que els superlatius.
Pas 5. Feu un seguiment personal
L’enviament de cartes no és la millor manera de construir una relació personal. Tot i que és una bona idea enviar una carta de sol·licitud de patrocini, heu de fer un seguiment personal d'aquesta carta.
- Proveu de trucar o venir personalment si no heu rebut cap resposta en un termini de deu dies. Tot i això, tingueu en compte que molts directors estan molt ocupats i els resultarà molest. Us recomanem que consulteu una cita o truqueu amb antelació.
- Demostreu que esteu molt contents d’aquest pla d’activitats. Eviteu les xerrades negatives. No facis la impressió que estàs suplicant o provocant culpa per aconseguir que donin.
- Si la resposta és “potser”, no dubteu en fer-ne el seguiment. No us precipiteu ni us excedeixin perquè es poden distreure.
- No esperis massa. No suposeu que us convidaran a una reunió o volen ser patrocinadors. Gràcies per la seva atenció.
- Envieu una targeta d’agraïment si s’accepta la vostra sol·licitud.
Pas 6. Comproveu el vostre correu electrònic
Les oportunitats d'obtenir patrocinadors es perdran si no reviseu la carta que esteu a punt d'enviar. Una carta amb moltes faltes d’ortografia o errors gramaticals no és una carta professional. Per què inclouríeu el nom d’una persona / empresa en una activitat que no estava preparada professionalment?
- Comproveu la puntuació. Molta gent no sap utilitzar correctament les comes o altres signes de puntuació. Aquí petites coses són molt importants.
- Imprimiu la vostra carta, deixeu-la sola i llegiu-la unes hores després. De vegades, els nostres ulls confien tant en escriure a la pantalla de l'ordinador que és fàcil passar per alt els errors tipogràfics.
- Envieu la carta en un sobre d’aspecte professional amb franqueig suficient o utilitzeu un bon servei de missatgeria.
Pas 7. Mostra de carta:
Paper amb capçalera (si n’hi ha) Data: _
Adreça: _
_
_
Benvolgut. Senyores i senyors _
Recentment, em van convidar a participar al certamen mundial de reines de bellesa que se celebrarà als Estats Units el 2016. Actualment, he estat seleccionat com a Puteri Indonesia i vull participar en un concurs internacional l'any que ve.
Mitjançant aquesta carta, permeteu-me sol·licitar patrocini per poder participar al concurs amb més de 100 concursants de diversos països. L’esdeveniment serà televisat internacionalment i s’espera que atregui 300.000 persones. Els noms dels patrocinadors es mostraran en aquest concurs i al lloc web de l'organitzador del concurs.
El finançament es pot proporcionar segons les opcions següents:
Rp_: nom, descripció i logotip
Rp_ - Nom i descripció
Rp_: nom i logotip
Rp_ - Nom
Si esteu disposat a convertir-vos en patrocinador, espero novetats com a màxim _.
Gràcies per l'atenció que heu prestat a aquesta aplicació.
Atentament, signatura
Nom complet
Consells
- Feu peticions amb cortesia, no les demaneu.
- Busqueu informació qui prenedor de decisions a qui es pot trucar, en lloc d’una secretària o d’una tercera persona.
- Escriviu la vostra carta, tret que la vostra lletra sigui molt bonica, perquè sigui més professional.
- Imprimiu cartes en paper d'alta qualitat per obtenir millors resultats.
- Gairebé sempre es demana a les empreses que siguin patrocinadores. Per tant, expliqueu per què una empresa en concret és l’adequada per donar suport a les vostres activitats.
- Adjunteu un formulari de patrocini perquè algú de l'empresa que envieu pugui emplenar-lo.
Article relacionat
- Com escriure una carta
- Escriu la carta del lector
