La informació és més fàcil d’obtenir, organitzar i editar amb l’ajut de formularis. Els formularis són especialment útils si necessiteu introduir moltes dades d'una llista o obtenir resultats de l'enquesta. Cada formulari té diversos camps (caselles per introduir dades). Els formularis poden tenir diferents tipus de camps, tant simples com complexes. Els camps senzills permeten escriure les dades desitjades. Els camps complexos poden ser un "quadre de llista" que us permet triar entre diverses opcions d'una llista i un "botó de gir" que us permet triar els valors que voleu introduir. Aquest article us ajuda a crear formularis mitjançant Excel o Google Forms, que són components de Google Docs (el programa de processament de textos en línia basat en web de Google).
Pas
Mètode 1 de 3: Creació d’un formulari d’entrada de dades amb Excel
Pas 1. Determineu si el formulari d’entrada de dades s’adapta millor a les vostres necessitats
Els formularis d’entrada de dades s’utilitzen quan necessiteu formularis senzills de quadre de text que tinguin un títol en forma d’etiqueta. El formulari d’entrada de dades us permet visualitzar i introduir dades fàcilment sense necessitat de canviar de camp, especialment quan no es poden mostrar tots els camps a la pantalla del monitor. Per exemple, pot ser que la llista d'informació de contacte i de comandes dels clients superi les 10 columnes. Serà més fàcil si introduïu el vostre nom, adreça, número de telèfon, correu electrònic, data de comanda, tipus de comanda, etc., amb el formulari d’entrada de dades en lloc d’introduir cada informació als seus propis camps.
Pas 2. Afegiu el títol utilitzat al formulari d’entrada de dades
Introduïu un títol a la part superior de cada columna que vulgueu utilitzar al formulari d’entrada de dades. Excel utilitza aquests encapçalaments per crear camps als formularis d’entrada de dades.
- Per exemple, si proporcioneu els encapçalaments "Nom, adreça, número de telèfon, correu electrònic, data de la comanda i tipus de comanda" a les seves respectives columnes, començant d'esquerra a dreta al full de treball, aquests títols apareixeran al quadre de diàleg (dades del formulari d'entrada)) en ordre de dalt a baix.
- Abans de continuar amb el següent procés, comproveu si hi ha un botó de formulari a l'etiqueta de dades. En cas contrari, afegiu un botó de formulari a la barra d'eines d'accés ràpid. Feu clic a Personalitza la barra d'eines d'accés ràpid i seleccioneu l'opció Més ordres. Canvieu les ordres populars a Totes les ordres, desplaceu-vos fins a la part inferior de la llista i feu clic a Formulari. Després, feu clic al botó Afegeix seguit del botó D'acord.
Pas 3. Obriu el formulari d’entrada de dades per començar a introduir dades
Feu clic a totes les cel·les dels encapçalaments i aneu a l'etiqueta Dades. Localitzeu i feu clic al botó Formulari. Excel mostrarà un quadre de diàleg que mostra cada capçalera de columna que s’havia introduït prèviament al full de treball en forma de llista de camps verticals. El quadre de diàleg actua com a formulari d’entrada de dades.
- El botó Formulari es troba a l’etiqueta de la barra d’eines de dades o accés ràpid.
- Si heu anomenat el full de treball en què esteu treballant, el quadre de diàleg (formulari d’entrada de dades) tindrà un títol. El text del títol serà el mateix que el nom del document. Si el full de treball no té un nom, el títol del quadre de diàleg (formulari d’entrada de dades) tindrà la paraula "Full" seguit del número del full de treball.
Pas 4. Introduïu les dades de la nova fila
Utilitzeu la tecla TAB per passar al següent camp del formulari d’entrada de dades. Premeu el botó RETORN després d’introduir dades a cada camp del formulari d’entrada de dades. Les dades introduïdes s’afegiran com a línia següent a la llista del full de treball.
Pas 5. Feu clic al botó Tanca al quadre de diàleg (formulari d’entrada de dades) per finalitzar l’entrada de dades
Excel tancarà el formulari d’entrada de dades. No cal que premeu el botó RETORN per a la darrera fila.
Mètode 2 de 3: crear un formulari amb Google Docs
Pas 1. Visiteu docs.google.com/forms
Google Forms és molt útil per planificar esdeveniments, crear enquestes o recopilar informació de manera ràpida i senzilla. Inicieu la sessió al compte de Gmail abans de continuar, si encara no ho heu fet.
Podeu compartir el formulari amb altres usuaris perquè puguin omplir el formulari en línia i totes les respostes es puguin recollir en un full de treball
Pas 2. Feu clic al símbol més (+)
Google Forms obrirà un formulari nou. Hi ha dues etiquetes principals a la part superior del formulari: Preguntes i respostes.
Pas 3. Afegiu preguntes al formulari
Cal que anoteu cada pregunta i indiqueu el tipus de resposta que voleu. Si és la primera vegada que creeu un formulari, aprofiteu el botó Fer excursió per familiaritzar-vos amb totes les opcions disponibles. Podeu introduir nou tipus de preguntes diferents al formulari.
- ús Resposta curta (resposta breu) si la resposta desitjada consisteix només en una o dues paraules
- ús paràgraf (paràgraf) si la resposta desitjada és una frase o més. Per exemple, la vostra pregunta podria ser "Quins avantatges té exercir regularment?"
- ús múltiples opcions (opció múltiple) si voleu una resposta entre diverses opcions. Per exemple, "Quin esport us agrada més?" Proporcioneu una llista d’esports per triar. Cada opció de la llista apareixerà al costat d’un petit botó rodó al formulari
- ús Caselles de selecció (casella de selecció) si voleu diverses respostes de la llista d'opcions donada. Per exemple, "Quin esport us agrada?" Proporcioneu una llista d’esports per triar. Cada opció de la llista apareixerà al costat d’un petit botó quadrat al formulari.
- ús Menú desplegable (desplegable) si voleu una resposta com a opció des del menú. Per exemple, "Quina temporada fas habitualment la majoria del teu esport favorit?" proporcionar una llista de temporades. Apareixerà una llista al formulari en forma de quadre desplegable. La primera resposta apareixerà en aquest quadre desplegable.
- ús Escala lineal (escala lineal) si voleu la resposta en forma de valoració de les opcions en forma d’escala numèrica. Per exemple, "Què us interessa la Lliga d'Indonèsia?" L’escala de preguntes apareixerà en el formulari en forma de números 1-5. Podeu augmentar o reduir l’escala quan creeu una pregunta. L'escala màxima que es pot utilitzar és de l'1 al 10.
- ús Quadrícula d'elecció múltiple (quadrícula d'elecció múltiple) quan es volen respostes múltiples a una pregunta. Per exemple, "En quin mes soleu practicar els esports següents?" Introduïu la llista de mesos com a files i la llista d'esports com a columnes. La pregunta de "quadrícula d'elecció múltiple" apareixerà com una quadrícula amb les opcions de fila enumerades verticalment i les opcions de columna horitzontalment.
- ús Data si la resposta desitjada és una data específica.
- ús Temps si la resposta desitjada és un temps determinat.
Pas 4. Trieu un mètode de recopilació de dades al formulari d'ompliment
Feu clic a l'etiqueta de respostes per mostrar les opcions disponibles. Trieu Crea un full de càlcul nou o Seleccioneu un full de càlcul existent.
- Si esteu creant un full de càlcul nou, introduïu un nom per al full de treball i feu clic a Crea. Google enllaçarà el nou full de càlcul al formulari. Quan la gent empleni el formulari, Google introduirà les respostes a les preguntes del formulari al full de càlcul. Cada resposta apareixerà amb una marca de temps (marca de temps).
- Si seleccioneu un full de càlcul existent, trieu un dels fulls de càlcul que hàgiu creat. Google enllaçarà el full de treball existent amb el formulari. Tingueu en compte que aquest mètode farà que Google reformati els fulls de treball existents. Les preguntes del formulari apareixeran com a encapçalaments de columna.
Mètode 3 de 3: crear el vostre propi formulari creatiu amb Excel
Pas 1. Determineu si aquest tipus de formulari s'adapta millor a les vostres necessitats
Utilitzeu un format personalitzat si voleu un formulari amb un disseny personalitzat i uns límits de valor que puguin emplenar altres persones. Per exemple, podeu recollir dades relacionades amb un esport concret i voleu saber quins són els exercicis que podeu fer sols, la freqüència d’un mes, el percentatge de temps lliure dedicat a fer exercici i altres detalls.
-
Pas 2. Activeu l'etiqueta de desenvolupador
L'etiqueta de desenvolupador es troba a la dreta de l'etiqueta de visualització. L'etiqueta de desenvolupador us permet utilitzar les diverses eines necessàries per crear els vostres propis formularis personalitzats.
- Feu clic al botó Microsoft Office seguit del botó Opcions d'Excel.
- Feu clic a la casella de selecció anomenada Mostra el desenvolupador a la cinta.
- Feu clic a l'etiqueta de desenvolupador per veure les eines disponibles. Excel utilitza una terminologia especial per a camps complexos, com ara quadres de llista. Aquest complex camp s'anomena "control". Haureu d’utilitzar la icona Insereix controls que representa una maleta amb un martell i una clau anglesa.
Creeu un formulari en un full de càlcul Pas 12 Pas 3. Introduïu el títol principal que s'utilitzarà al formulari
Escriviu cada títol a la seva pròpia cel·la. Per exemple, si recopileu dades sobre persones de diferents edats a diferents ciutats, introduïu els títols Nom, Edat, Ciutat.
Especifiqueu el disseny del títol desitjat al formulari quan introduïu el títol. És una bona idea deixar una o més cel·les en blanc a sota o a la dreta de cada encapçalament. Per tant, la distància entre cada títol i el camp per introduir dades no és massa ajustada
Creeu un formulari en un full de càlcul Pas 13 Pas 4. Introduïu les dades utilitzades al camp complex (control) del formulari
Escriviu cada dada a la cel·la. Per exemple, si recopileu dades sobre esports, introduïu beisbol, futbol, hoquei, tennis i golf.
Creeu un formulari en un full de càlcul Pas 14 Pas 5. Utilitzeu la funció INDEX
La funció INDEX pot retornar valors d'un interval de dades especificat. Introduïu la funció INDEX a la cel·la de destinació per mostrar la selecció d'un control. Per exemple, si A1 contindrà opcions i C1: C5 contindrà dades, introduïu INDEX (C1: C5, A1, 0) a A1.
Creeu un formulari en un full de càlcul Pas 15 Pas 6. Afegiu el quadre de llista que voleu que aparegui al formulari
Utilitzeu un quadre de llista si només voleu donar a l’usuari del formulari determinades opcions. Per exemple, si recopileu dades relacionades amb l’esport, limiteu la selecció a beisbol, futbol, hoquei, tennis i golf. Tothom que ompli el formulari només pot triar alguns d’aquests esports. Definiu la ubicació i el valor de cada quadre de llista.
- Feu clic a Insereix a la secció Control. A continuació, feu clic al quadre de llista (Control de formularis) a Control de formularis.
- Feu clic a la ubicació del full de treball on vulgueu que aparegui el cantó superior esquerre del quadre de llista i, a continuació, desplaceu-vos fins on vulgueu que aparegui el cantó inferior dret del quadre de llista.
- Feu clic a Propietats a la secció Controls. A la finestra Format objecte, introduïu l’interval on es troben les dades (en aquest exemple, C1: C5) i la cel·la que retornarà el resultat (en aquest exemple, A1).
Creeu un formulari en un full de càlcul Pas 16 Pas 7. Afegiu tots els quadres de combinació que vulgueu que apareguin al formulari
El quadre de combinació és gairebé el mateix que el quadre de llista. Tot i això, aquest quadre combina un quadre de text amb un quadre de llista. Utilitzeu el quadre de combinació quan vulgueu proporcionar opcions perquè l'usuari pugui triar d'una llista limitada o escriure respostes alternatives. Per exemple, si recopileu dades relacionades amb l’esport, introduïu béisbol, futbol, hoquei, tennis i golf com a opcions. Tanmateix, per a un usuari que pugui jugar a futbol i altres esports, pot seleccionar Futbol i altres esports de la llista o seleccionar Futbol i omplir el nom d’un altre esport al quadre de text que forma part del quadre de combinació. Definiu la ubicació i el valor de cada quadre de combinació.
- Feu clic a Insereix a la secció Controls. A continuació, feu clic a Quadre combinat a Controls de formulari.
- Feu clic a la ubicació del full de treball on vulgueu que aparegui el cantó superior esquerre del quadre de combinació i arrossegueu-lo fins que vulgueu que aparegui el cantó inferior dret del quadre de combinació.
- Feu clic amb el botó dret al quadre de combinació i, a continuació, feu clic a Control de formats. A la finestra Control de formats, introduïu l’interval on es troben les vostres dades (en aquest exemple, C1: C5), la cel·la que mostrarà el resultat (en aquest exemple, A1) i el número al quadre Línies desplegables. El número introduït determinarà el nombre de línies del quadre de combinació abans de desplaçar-vos cap avall per veure la resta de la llista.
Creeu un formulari en un full de càlcul Pas 17 Pas 8. Afegiu tots els botons de reproducció que vulgueu que apareguin al formulari
El botó de gir apareixerà al formulari com a símbol la meitat superior de la qual és una fletxa que apunta cap amunt i la meitat inferior és una fletxa que apunta cap avall. Utilitzeu el marcatge quan vulgueu que l’usuari seleccioni un número d’un interval de valors numèrics, inclosa la data o l’hora. Per exemple, si recopileu dades relacionades amb l'esport, potser voleu saber amb quina freqüència els usuaris practiquen un determinat esport en un mes, però només voleu introduir resultats en què la resposta total sigui superior a 20. En aquest cas, podeu definir el límit màxim del botó de reproducció a 20. Qui pot omplir el formulari pot seleccionar un valor de l’1 al 20 mitjançant les fletxes amunt i avall del botó de reproducció. Definiu la ubicació i el valor de cada botó de reproducció.
- Feu clic a Insereix a la secció Controls. Després d'això, feu clic al botó de gir a sota de Controls de formulari.
- Feu clic a la ubicació del full de treball on apareixerà la cantonada superior esquerra del botó de gir i arrossegueu fins que aparegui la cantonada inferior dreta del botó de gir.
- Feu clic amb el botó dret al botó de reproducció i feu clic a Control de formats. Introduïu els números als camps Valor i Canvi. Introduïu la cel·la que mostrarà el resultat (en aquest exemple, A1) al camp d'enllaç de cel·la.
Creeu un formulari en un full de càlcul Pas 18 Pas 9. Afegiu una barra de desplaçament al formulari, si cal
La barra de desplaçament admet un ventall de valors mitjançant fletxes de desplaçament o quadres de desplaçament. Utilitzeu la barra de desplaçament si voleu que l'usuari seleccioni un valor d'un ampli rang de valors, com ara un percentatge. Per exemple, si recopileu dades relacionades amb l’esport, és possible que vulgueu conèixer el percentatge de temps lliure d’un usuari dedicat a fer l’esport escollit. En aquest cas, podeu utilitzar la barra de desplaçament com a percentatge. Els usuaris que omplen el formulari poden moure la fletxa o el quadre de desplaçament per seleccionar el percentatge que volen introduir. Definiu el lloc i el valor de cada barra de desplaçament.
- Feu clic a Insereix a la secció Controls. A continuació, feu clic a la barra de desplaçament sota Controls de formulari.
- Feu clic a la ubicació del full de càlcul on apareixerà la cantonada superior esquerra de la barra de desplaçament i llisqueu fins on aparegui la cantonada inferior dreta de la barra de desplaçament.
- Feu clic amb el botó dret a la barra de desplaçament i, a continuació, feu clic a Control de formats. Introduïu un número als camps Valor i substitució. Introduïu la cel·la que mostrarà el resultat (en aquest exemple, A1) al camp d'enllaç de cel·la.
Creeu un formulari en un full de càlcul Pas 19 Pas 10. Desactiveu l'etiqueta de desenvolupador
Aquesta opció elimina l'accés als equips de control. Feu-ho quan hàgiu acabat d'afegir tots els controls desitjats al formulari. Cal fer aquest pas perquè, quan envieu el formulari als usuaris, només puguin introduir dades en camps complexos (controls) del formulari. L'usuari no pot canviar l'interval de dades que es poden introduir en camps complexos (controls).
- Feu clic al botó Microsoft Office seguit del botó Opcions d'Excel.
- Feu clic a la casella de selecció anomenada Mostra el desenvolupador a la cinta.
Creeu un formulari en un full de càlcul Pas 20 Pas 11. Deseu el formulari com a plantilla
Feu clic al botó Microsoft Office seguit de l'opció Desa com. Seleccioneu Llibre de treball Excel a la llista que apareix. Seleccioneu Plantilla Excel al camp que diu Desa com a tipus i feu clic al botó Desa. El vostre formulari personalitzat ja es pot enviar a la multitud per emplenar-lo.
