Organitzar la festa que teniu previst pot suposar molt de temps, diners i esforç. Saber quantes persones esperes que tinguis al teu esdeveniment és una part important de la creació d’una festa. Però en l'actualitat, pot ser difícil aconseguir que la gent torni a fer una invitació fins i tot amb un simple "sí" o "no". Tanmateix, hi ha moltes maneres d’augmentar les vostres possibilitats d’aconseguir l’assistència que voleu perquè el vostre partit funcioni sense problemes.
Pas
Primera part de 2: enviament de invitacions amb RSVP
Pas 1. Traduïu el francès per minimitzar la possibilitat de malentesos
Inicials R. S. V. P. és una abreviatura de Réspondez, s'il vous plait que vol dir, si us plau, respon en francès. Malauradament, és possible que algunes persones no estiguin familiaritzades amb aquesta expressió i el seu significat. Si canvieu la redacció de la vostra invitació o afegiu les paraules "si us plau responeu", hi haurà menys possibilitats que un hoste entengui malament la vostra sol·licitud.
Una altra opció que podeu considerar: "Envieu la vostra resposta de resposta a …"
Pas 2. Doneu als vostres convidats una raó per la qual la seva resposta és important
Quan apareix una invitació electrònica al vostre correu electrònic, pot ser fàcil llençar-la per obrir-la posteriorment o fer-hi un cop d'ull sense adonar-vos de la planificació i l'esforç que es va dur a terme per organitzar la festa. Podeu comunicar-ho als vostres convidats dient:
- Per assegurar-vos que hi ha prou menjar i beguda per a tothom, envieu una resposta a aquesta invitació.
- Per tal que puguem preparar un seient per a tothom amb antelació, responeu si podeu assistir o no.
Pas 3. Aclariu la informació de la vostra invitació
Si hi ha massa text o paraules confuses, els vostres convidats poden malinterpretar el propòsit de la vostra invitació. Això li pot fer pensar que només li expliqueu l’esdeveniment i no demaneu una resposta. Per mantenir la invitació al punt, podeu:
Limitar les invitacions a informació essencial, com ara qui organitza l'esdeveniment, per a què serveix l'esdeveniment, on se celebrarà l'esdeveniment, quan se celebrarà i per què se celebrarà l'esdeveniment
Pas 4. Definiu un termini per respondre a la vostra invitació
Assegureu-vos que crideu l’atenció sobre el termini de confirmació de la vostra invitació, de manera que és impossible perdre-ho. També podeu utilitzar terminis "suaus" a les invitacions, ja que alguns folgats solen respondre poc després que hagi passat el termini. Per cridar l'atenció sobre aquesta informació podeu:
- Utilitzeu dissenys atractius per cridar l'atenció.
- Utilitzeu text amb majúscula, cursiva, subratllat o una tipografia especial.
Pas 5. Verifiqueu la vostra informació de contacte
Un simple error de tipografia o un paràmetre d'emplenament automàtic sense actualitzar al navegador web poden provocar que dirigiu la gent a una festa sorpresa a casa d'una altra persona. Comproveu i reviseu la vostra informació de contacte abans d’enviar invitacions.
Pas 6. Feu èmfasi en la RSVP "només aquells que no vénen" per evitar confusions
En moltes situacions, el propietari de l'esdeveniment pot sol·licitar la devolució del RSVP "només" si un convidat no pot assistir a l'esdeveniment. Assegureu-vos que les paraules "RSVP només aquells que no vénen" siguin destacades i clares perquè ningú no entengui malament el propòsit d'aquest tipus de RSVP.
Part 2 de 2: Garantir respostes als convidats
Pas 1. Envieu invitacions el més aviat possible
Us recomanem que envieu una sol·licitud per correu electrònic perquè els convidats puguin "desar la data de l'esdeveniment". Això augmentarà les possibilitats que els convidats enregistrin el vostre esdeveniment al calendari, cosa que els avisarà cada vegada que comprovi la programació.
Pas 2. Utilitzeu el temps estratègic per enviar invitacions
Això és especialment útil a l’hora d’enviar invitacions electròniques. Si envieu una invitació electrònica a un compte de correu electrònic personal, podeu esperar a última hora de la tarda, que és quan sortiu de la feina, i és més probable que vegeu una notificació de "correu electrònic nou".
L’enviament d’invitacions electròniques a primera hora del matí o a altes hores de la nit també és una estratègia a tenir en compte. D’aquesta manera, els convidats tindran més possibilitats d’estar a la part superior de les safates d’entrada dels convidats, fent-los més visibles
Pas 3. Incloeu diferents maneres de respondre als convidats
Alguns convidats poden sentir-se més còmodes comunicant-se per correu electrònic, mentre que a d'altres els pot agradar la comoditat de respondre per SMS. Si teniu en compte la vostra llista de convidats i el vostre mitjà preferit, augmentareu les possibilitats d’enviar una resposta.
Per a esdeveniments grans que facin servir invitacions físiques enviades per correu, com ara invitacions, aniversaris i reunions, és possible que també hàgiu d'incloure un sobre de resposta amb la confirmació de la resposta que heu enviat
Pas 4. Proveu de correspondre mitjançant l'escassetat
La investigació demostra que el cervell humà respon a l'escassetat percebuda i que podeu aprofitar-ho. A la invitació, potser haureu d’escriure:
- "Responeu que no falten magdalenes per als vostres fills".
- "Les places són limitades a casa nostra, així que si us plau respongui amb nosaltres perquè puguem preparar-nos per atendre tots els participants de la nostra festa".
Pas 5. Envieu el regal amb la vostra invitació
Incloent fins i tot un petit obsequi amb la invitació, podeu augmentar la probabilitat que els vostres convidats responguin. Els vostres regals no han de ser extravagants per obtenir els resultats. Amb una simple invitació en paper, podeu incloure:
- Agulles de seguretat de la botiga a un preu.
- Globus.
- Decal.
Pas 6. Oferiu un suborn
La possibilitat de guanyar un article gratuït pot ser un poderós factor motivador i pot ajudar als convidats a recordar el vostre esdeveniment. Juntament amb la invitació, podeu informar als convidats que, quan facin una resposta, se sortejaran articles com:
- Una ampolla de vi.
- Val Rp75.000
Consells
- Assegureu-vos que l’escriptura a mà sigui neta i fàcil de llegir si escriviu invitacions.
- Feu una bonica vora al voltant de tota la invitació. Un toc personal pot afegir caràcter a una invitació i fer-la més memorable.
