La majoria dels pares han de contactar amb el professor del seu fill almenys una vegada a l’any escolar per diversos motius, des de demanar permís per malaltia o fins i tot discutir sobre els problemes d’un nen. La majoria dels professors utilitzen el correu electrònic, cosa que fa que el procés de correspondència sigui més fàcil i ràpid, però també podeu escriure cartes o notes. Amb la carta o el correu electrònic adequats, podeu establir una comunicació oberta i forta amb el professor del vostre fill.
Pas
Mètode 1 de 2: enviar un correu electrònic
Pas 1. Sàpiga quan cal enviar un correu electrònic
Hi ha diversos motius pels quals és possible que vulgueu contactar amb el professor del vostre fill, des de les presentacions fins a la discussió de qüestions més serioses. A continuació, es mostren alguns dels motius habituals per contactar amb el professor del vostre fill:
- Presenteu-vos quan us mogueu o quan el vostre fill comenci a estudiar a una nova escola.
- Parleu sobre el problema.
- Pregunteu sobre el treball o el progrés del nen.
- Demana reunió.
- Informeu el professor d’un problema especial, com ara les necessitats especials d’un nen o problemes familiars.
- Demanar permís quan el nen estigui absent per malaltia o altres necessitats.
Pas 2. Recopileu la informació que necessiteu per escriure un correu electrònic complet i professional al professor
La informació completa farà que la comunicació sigui més eficient i demostri que respecta el professor i es pren seriosament els temes discutits.
- Pregunteu al vostre fill pel nom del professor o cerqueu el nom del professor al lloc web de l’escola.
- Prepareu còpies dels documents necessaris, com ara el diagnòstic del metge i els documents de col·locació infantil, si el vostre fill té necessitats especials.
Pas 3. Creeu un primer esborrany del correu electrònic amb la informació que heu recopilat
Els esborranys us permeten descriure completament el vostre problema. Quan hàgiu acabat, torneu a llegir l'esborrany i, si cal, editeu-lo.
- Eviteu escriure la vostra adreça electrònica al camp "Per a", de manera que no envieu cap esborrany de correu electrònic per error.
- Mantingueu l'esborrany el més breu i concís possible.
- Escriviu correus electrònics en un to personal, educat i professional.
- Presentat. Indiqueu el nom del vostre fill i expliqueu per què heu escrit el correu electrònic. Per exemple, "Benvolguda senyora Jasmin, em dic Ros i sóc el pare d'Upin i Ipin. Escric aquesta carta perquè m'adono que Upin té dificultats per seguir les matemàtiques".
- Feu que el nucli del correu electrònic tingui entre 1 i 3 paràgrafs i indiqui el problema que voleu resoldre. És possible que també vulgueu preguntar sobre maneres de donar suport constructiu al vostre fill.
- Tanqueu el correu electrònic dient gràcies, i incloeu la vostra informació de contacte per a més consulta. Per exemple, "Gràcies per la vostra atenció. El professor pot contactar-me per correu electrònic o +628123456789. Espero que el problema d'Upin es pugui resoldre aviat amb la vostra ajuda."
Pas 4. Feu que el correu electrònic sigui positiu
Quan escriviu un esborrany, mantingueu el to del vostre correu electrònic el més positiu possible. És possible que us irriteu ràpidament en tractar els problemes del vostre fill, però mantenir un to positiu i proactiu als correus electrònics pot obrir un diàleg obert i productiu amb el professor del vostre fill.
- Eviteu fer servir un llenguatge acusatiu al professor del vostre fill.
- Utilitzeu paraules com "aconseguir-ho", "cooperar" i "parlar".
- Utilitzeu adjectius com "positiu" i "proactiu".
- Connecteu les paraules en frases com "Segons Upin, té dificultats per aprendre matemàtiques. Volem saber com canviar això i com podem ajudar al professor a millorar les capacitats d'Upin".
Pas 5. Sigueu honestos quan escriviu correus electrònics
Els nens són criatures honestes i les mentides de la vostra carta poden sortir de la llengua del vostre propi fill. Escriviu el correu electrònic de la manera més honesta possible, però mantingueu un to professional.
Aneu directament al cor de la qüestió. Per exemple, "he de treballar en un museu i vull portar el meu fill a estudiar. Hi ha deures que hagi d'acabar abans de tornar a l'escola divendres?"
Pas 6. Rellegeu i editeu el vostre correu electrònic
Després d’haver escrit un esborrany general del correu electrònic, penseu en el contingut i el to del correu electrònic i, a continuació, editeu-lo si cal. L’edició d’un correu electrònic permet afegir o eliminar el cos del correu electrònic, així com trobar errors ortogràfics, de puntuació i gramaticals.
- Assegureu-vos que el missatge de correu electrònic revisat tingui una salutació honesta i proactiva, un cos de lletres i un tancament.
- Llegiu la carta en veu alta per detectar errors o frases que puguin semblar culpables.
- Penseu a demanar ajuda a un soci, amic o expert en educació per llegir la vostra carta. És possible que la persona que sol·liciteu ajuda pugui suggerir que la vostra carta sigui més forta o professional.
Pas 7. Després d’editar l’esborrany, escriviu un missatge de clausura i una salutació amable i professional, perquè el professor del vostre fill sigui més receptiu a la carta
Els missatges de tancament i les felicitacions amistoses també obren el camí a una resposta constructiva.
- Escriu felicitacions amb el sobrenom del professor del teu fill. Per exemple, "jasmin senyora", seguit d'una coma.
- Eviteu utilitzar el nom del professor, tret que el professor ja s'hagi reunit i li ofereixi trucar-lo pel seu nom.
- Tanca amb "Salutacions", seguit d'una coma. És possible que també vulgueu escriure "Esperem que aquesta carta us cridi l'atenció senyora, gràcies", per esperar una resposta del professor del vostre fill.
- Indiqueu el vostre nom i informació de contacte.
Pas 8. Adjunteu la documentació adequada, segons el vostre correu electrònic, per referir-vos al professor del vostre fill
Les referències ajudaran el professor del vostre fill a entendre el vostre problema.
Prepareu un fitxer de referència en un format fàcil d’obrir
Pas 9. Escriviu l'adreça de correu electrònic del professor per enviar-lo
Consulteu el lloc web de l'escola del vostre fill per assegurar-vos que l'adreça de correu electrònic sigui correcta.
- Envieu per correu electrònic a altres interessats, com ara cònjuges o altres professors autoritzats.
- Penseu en incloure’s a BCC per assegurar-vos que el correu electrònic s’envia.
Pas 10. Editeu l'esborrany final del correu electrònic llegint l'esborrany una vegada més abans d'enviar-lo
L’edició evitarà oblidar determinada informació o errors al correu electrònic.
Pas 11. Doneu temps al professor del vostre fill per respondre
Els professors són criatures ocupades, de manera que no sempre poden respondre o prestar atenció als vostres correus electrònics immediatament. Espereu un temps abans de tornar a trucar al professor.
- Escriviu la data si necessiteu una resposta ràpida.
- Torneu a enviar la carta o el correu electrònic si no s’ha respost al vostre correu electrònic al cap d’una setmana.
Mètode 2 de 2: enviament de cartes escrites
Pas 1. Sàpiga quan cal enviar una carta escrita
Les cartes escrites són més personals que els correus electrònics i són necessàries en alguns casos. És possible que vulgueu enviar una carta escrita quan:
- Per donar les gràcies.
- Presenteu-vos breument.
- Demaneu permís quan el vostre fill està malalt o no pot assistir a l’escola.
Pas 2. Escriviu la carta el més ordenadament possible perquè la pugui llegir el professor del vostre fill
Assegureu-vos que l’escriptura a mà sigui fàcil de llegir.
- Si la vostra escriptura és dolenta, escriviu a poc a poc perquè la vostra escriptura sigui més clara.
- Eviteu escriure amb llapis o bolígrafs que s’esvaeixin fàcilment. Preferiblement, utilitzeu un bolígraf.
- Penseu en la possibilitat de redactar en un ordinador i, a continuació, escriviu la vostra carta a mà. Els esborranys us permeten pensar amb més claredat el que voleu escriure.
- Si ho desitgeu, escriviu la carta a l'ordinador, imprimiu-la i signeu-la.
Pas 3. Escriviu la vostra carta
Si decidiu escriure la carta manualment, seguiu el mateix procés que l’escriptura del correu electrònic al pas anterior. Tot i això, si el que voleu parlar no és massa greu, com ara una nota d’agraïment, no cal que escriviu un esborrany diverses vegades.
- Utilitzeu una bona papereria si en teniu. Però si no, feu servir paper net i sense arrugues.
- Escriviu la data a la carta.
- Escriviu una salutació sota la data, per exemple "Miss Jasmin", seguida d'una coma.
- Utilitzeu els mateixos elements que els elements de correu electrònic del pas anterior i assegureu-vos que la vostra carta sigui curta i concisa. Per exemple, "Miss Jasmin, sóc Ros, el pare de Upin i Ipin. Gràcies per ajudar Upin a entendre les matemàtiques. Després de l'escola, sovint li pregunta a la senyora Jasmin sobre preguntes que no entén. Si hi ha alguna cosa que pugui ajudar Fins que ho entenc millor. Feu-me-ho saber. Gràcies. Ros."
- Firmeu la vostra carta i escriviu el vostre nom si cal.
Pas 4. Comproveu la carta abans d'enviar-la per evitar errors, informació que falti o tinta difuminada i peces il·legibles
Torneu a escriure la carta si trobeu un error fatal
Pas 5. Envieu la carta
Podeu enviar una carta de diverses maneres, en funció de la formalitat de la carta o de la urgència, per exemple:
- Per correu postal. Assegureu-vos d’esmentar el nom del professor a la carta i d’incloure l’adreça de l’escola a la vostra carta.
- Enviat per mi mateix. Envieu la vostra pròpia carta a l’escola. El personal de l’escola l’entregarà al professor del vostre fill.
- A través del vostre fill. També podeu deixar una carta al vostre fill, però és possible que s’oblidi de donar-la. Si ho desitgeu, podeu guardar la carta amb l’uniforme escolar del vostre fill.
