A mesura que la popularitat del correu electrònic augmenta com una alternativa més fàcil, barata i ràpida al paper de les cartes, també augmenta el nombre d’invitacions per a casaments, celebracions d’aniversaris i fins i tot reunions socials enviades a través d’aquests mitjans de comunicació en línia. En general, els convidats enviaran un missatge de correu electrònic amb el sistema RSVP per mesurar el nombre de convidats que poden assistir a l'esdeveniment. Però, malauradament, el sistema de RSVP no és molt popular a Indonèsia, és probable que tingueu dificultats per respondre. No et preocupis! Aquest article conté diversos consells per determinar la forma i el temps adequats per respondre, elaborar la resposta adequada i verificar si el convidat ha rebut o no la vostra resposta.
Pas
Primera part de 3: Determinar el camí i el temps adequats per respondre
Pas 1. Prengui una decisió
El primer pas que heu de fer és prendre una decisió d’assistir o no a l’esdeveniment que apareix a la invitació. Penseu en això tan bon punt rebeu el correu electrònic de resposta.
- Penseu en la ubicació de l'esdeveniment i considereu si heu de viatjar fora de la ciutat. Per exemple, per assistir a un esdeveniment fora de la ciutat, és clar que heu de gastar més en comprar un bitllet d'avió, oi?
- Assegureu-vos que no cal que assistiu a un altre esdeveniment en el moment de l’esdeveniment.
- Assegureu-vos que la vostra parella i els parents més propers també hi puguin assistir. Recordeu que la disponibilitat de les persones més properes també afectarà el procés de presa de decisions.
Pas 2. Identifiqueu la naturalesa de l'esdeveniment
De fet, la naturalesa dels diferents esdeveniments requerirà diferents tons de resposta i nivells de formalitat. Per tant, primer heu d’entendre la naturalesa de l’esdeveniment abans d’enviar una resposta per evitar que es produeixin errors no desitjats.
- Si l’esdeveniment és informal, com ara una invitació a una barbacoa a casa d’un veí, en general haureu de donar una resposta informal. A més, el temps que haureu d’enviar una resposta sol ser més curt.
- Si l'esdeveniment és formal, com ara una invitació a un casament, una festa d'aniversari o qualsevol altra celebració important, generalment heu de donar una resposta que sigui també formal.
Pas 3. Proporcionar una resposta eficaç
Després de llegir els detalls de l'esdeveniment i prendre una decisió, proporcioneu immediatament una resposta eficaç. Dit d’una altra manera, a través de la resposta que doneu, confirmeu si complireu o no la invitació.
- Llegiu la data de RSVP que indica l’invitador. Recordeu, heu de respondre abans de la data límit.
- Respondre el més aviat possible. Fins i tot si l’invitador us dóna un mes o dos per respondre, això no vol dir que hagueu d’aprofitar l’oportunitat per aturar la resposta. En el seu lloc, responeu immediatament després d’haver pres la decisió d’acceptar o rebutjar la invitació.
Part 2 de 3: Respostes d'elaboració
Pas 1. Especifiqueu l'assumpte del correu electrònic
Després de determinar com i quan respondre, estructureu el missatge. Per començar, incloeu un assumpte al correu electrònic que indiqui la vostra resposta i que sigui adequat a la naturalesa de l'esdeveniment.
- Per a invitacions formals, utilitzeu frases que també siguin formals. Per exemple, escriviu "Roger i Anna rebutgen les invitacions al ball i al sopar de l'11 de maig".
- Per a invitacions no formals, com ara invitacions congelades als vostres veïns complexos, només cal que escriviu "No puc venir a l'11a barbacoa".
Pas 2. Incloeu una salutació
És important obrir el missatge de correu electrònic amb una salutació adequada perquè és la salutació que marcarà el to de la vostra resposta. A més, la salutació adequada també posarà èmfasi en els vostres sentiments i la vostra perspectiva sobre el convidat.
- Alguns exemples de salutacions adequades són "A", "Al meu millor amic" o salutacions simples com "Bon dia / tarda / nit / nit"
- Per als esdeveniments informals, només cal dir una salutació breu i senzilla com ara, "A John i Marcy".
Pas 3. Redacteu el missatge al cos del correu electrònic
El missatge escrit al cos del correu electrònic pot ser la part més important de la vostra resposta, sobretot perquè conclourà la vostra resposta i reflectirà la naturalesa de l'esdeveniment. Alguns exemples de frases que podeu utilitzar per acceptar o rebutjar una invitació:
- Proporcioneu una resposta informal a aquesta invitació. Per exemple, “Gràcies per la invitació a la barbacoa, Tom. Però ho sento, no hem pogut assistir perquè aquell dia havíem d’estar fora de la ciutat”.
- Doneu una resposta formal a una invitació d’aquestes característiques. Per exemple, "Els Higginsons van rebre una invitació per assistir al casament de Josh i Belinda el 5 de novembre de 2019". Un altre exemple és: "John i Sarah Appleby estan encantats d'acceptar la vostra invitació a la festa d'aniversari de Marta Rodriguez".
- Un exemple de sentència formal de rebuig seria: "La família Parker no va poder assistir al casament de Josh i Belinda el 5 de novembre de 2019".
Pas 4. Escriviu una salutació final i incloeu el vostre nom
Després d’escriure el missatge, finalitzeu la resposta amb una salutació de tancament adequada. De fet, escriure una salutació final no és només un tràmit, sinó que també pot representar el tipus de relació que manté amb la persona i com se sent amb ella.
- Trieu una felicitació formal final, com ara "Salutacions" o "Gràcies".
- Trieu una felicitació informal de tancament, com ara "Salutacions" o "Salutacions".
- Feu coincidir la salutació final amb la vostra resposta. Per exemple, escriviu "Amb gran pesar", si heu de rebutjar la invitació o "Gràcies", si accepteu la invitació.
- Escriviu el vostre nom al final del correu electrònic. Per a esdeveniments informals, només cal que anoteu el vostre sobrenom i el de la resta de persones convidades. Tot i això, per a un esdeveniment més formal, és una bona idea escriure el vostre nom complet i el d’altres convidats. Si vostè i el convidat tenen una relació molt estreta, només cal que escriviu "Smith Family".
Part 3 de 3: Tractament dels correus electrònics automatitzats i resolució de problemes possibles
Pas 1. Feu clic a "Rebutja" o "Accepta", si hi ha un botó automàtic al correu electrònic
Avui en dia, molta gent està més interessada a utilitzar un servei de resposta automàtica que s’envia en forma de correu electrònic per a invitacions formals. El més probable és que el correu electrònic de RSVP automatitzat es reenviï a través d’un tercer i que inclogui un botó amb l’opció “rebutjar” o acceptar.
- Si rebeu aquest missatge de correu electrònic, no cal que envieu un correu electrònic privat al convidat.
- Un cop acceptada o rebutjada una invitació, la resposta s’enviarà a un tercer i es reenviarà al convidador.
- Els serveis de correu electrònic automàtics s’utilitzen sovint per a esdeveniments semiformals com festes d’aniversari, reunions, reunions socials, etc.
Pas 2. Feu clic a l'opció "rebut de devolució" al cos del correu electrònic
Feu-ho perquè el vostre proveïdor de correu electrònic us enviï un missatge de correu electrònic confirmant si la persona en qüestió ha rebut o obert la vostra resposta. D’aquesta manera, sabreu si s’ha enviat el missatge.
- Tingueu en compte que els diferents proveïdors de correu electrònic també poden tenir polítiques diferents quant a l’opció de “rebut de devolució”.
- Alguns proveïdors de serveis de correu electrònic ni tan sols proporcionen aquesta opció.
Pas 3. Envieu un correu electrònic de seguiment si els vostres plans canvien
De fet, un canvi de plans és una possibilitat inevitable. Si heu de rebutjar una invitació que s’ha acceptat prèviament o viceversa, assegureu-vos de transmetre el canvi directament al convidador.
- Si accidentalment heu premut l'opció "Accepta" en un correu electrònic automatitzat, aclariu l'error per correu electrònic privat a la persona interessada.
- Si voleu rebutjar una invitació que heu rebut anteriorment, transmeteu el rebuig directament al convidador. Per exemple, envieu un missatge de correu electrònic amb l'assumpte "RSVP Changes" que digui "Ho sentim, per una raó o altra, Sarah i jo no vam poder assistir al vostre vintè aniversari de casament el dia 14. Tant de bo puguem retrobar-nos en un futur proper, d'acord!"
- Si voleu acceptar una invitació que heu rebutjat prèviament, també comuniqueu els canvis directament al convidador. Per exemple, envieu un correu electrònic amb l'assumpte "RSVP Changes" que digui "Hola! Si la quota d'invitació encara està disponible, estaria encantat d'assistir al vostre esdeveniment".
- Els canvis en la resposta s’han de comunicar el més aviat possible. Si el proper esdeveniment és informal o semi-formal, és més probable que hàgiu canviat la resposta amb algun temps d’antelació. No obstant això, si l'esdeveniment és formal (per exemple, un casament), els canvis de resposta s'han de fer amb antelació, com a mínim amb un mes d'antelació.
