Excel és ideal per a taules i dades, però, com podeu fer-lo servir i estructurar perquè satisfaci les vostres necessitats? L'eina Ordenar us permet ordenar ràpidament les columnes amb diversos formats o podeu crear els vostres propis formats per a diverses columnes i tipus de dades. Utilitzeu la funció Ordena per organitzar les vostres dades i facilitar-ne la comprensió i l’ús.
Pas
Part 1 de 3: Ordenació alfabètica o per número
Pas 1. Seleccioneu les vostres dades
Podeu fer clic i arrossegar (fer clic i arrossegar) per seleccionar la columna per la qual vulgueu ordenar o podeu fer clic a una cel·la de la columna perquè aquesta cel·la estigui activa i deixeu que Excel ordeni les dades automàticament.
Totes les dades d’una columna s’han d’ordenar segons el seu tipus per ordenar-les (exemple: text, números, dates)
Pas 2. Cerqueu el botó Ordena
Aquest botó es troba a la pestanya Dades de la secció Ordena i filtra. Per ordenar ràpidament, utilitzeu els botons "AZ ↓" i "AZ ↑".
Pas 3. Ordeneu les columnes fent clic al botó adequat
Quan ordeneu els números, podeu ordenar-los de menor a major ("AZ ↓") o de major a menor ("AZ ↑"). Quan ordeneu el text, podeu ordenar-lo alfabèticament ("AZ ↓") o en ordre alfabètic invers ("AZ ↑"). Quan ordeneu dates o hores, podeu ordenar-les des de les primeres a les més recents ("AZ ↓") o des de les primeres a les primeres ("AZ ↑").
Si hi ha una altra columna que conté dades a més de la columna que esteu ordenant, apareixerà una finestra de preguntes que us preguntarà si voleu introduir les dades per ordenar-les. El resultat de l'ordre continua basant-se en la columna que heu seleccionat, però les dades que hi ha al costat seguiran l'ordre segons les dades de la columna seleccionada
Pas 4. Problema amb la columna que no s'ordenarà
Si apareix un missatge d'error en intentar ordenar, la causa més freqüent és un problema de format amb les dades.
- Si esteu ordenant números, assegureu-vos que totes les cel·les estiguin formatades com a números i no com a text. Les xifres es poden "importar" o llegir accidentalment com a text de determinats programes o aplicacions de comptabilitat.
- Si ordeneu text, els errors poden sorgir per la presència d’espais o per un format de dades incorrecte.
- Si ordeneu per data o hora, el problema sol sorgir del format de les dades. Per tal que Excel es classifiqui per data, heu d'assegurar-vos que totes les vostres dades estiguin formatades com a dates.
Part 2 de 3: Ordena per diversos criteris
Pas 1. Seleccioneu les vostres dades
Suposem que teniu un full de càlcul amb una llista de noms de clients i les seves ubicacions de ciutats. A continuació, voleu ordenar alfabèticament les ciutats i ordenar alfabèticament cada client dins de cada ciutat. Per fer-ho, creeu un Ordre personalitzat.
Pas 2. Feu clic al botó Ordena
Es troba a la secció "Ordena i filtra" de la pestanya Dades. Apareixerà una finestra que us permetrà crear una seqüència específica amb diversos criteris.
Si la vostra columna té capçaleres a la primera cel·la, per exemple, "Ciutat" i "Nom", assegureu-vos de marcar el quadre Les meves dades té capçaleres a l'extrem superior esquerre de la finestra d'ordenació que apareix anteriorment
Pas 3. Feu la vostra primera configuració
Feu clic al menú Ordena per per seleccionar la columna que vulgueu. En aquest exemple, primer ordenareu la ciutat, de manera que seleccioneu la columna adequada al menú.
- Al menú "Ordena a", seleccioneu "Valors".
- Organitzeu l'ordre "A a Z" o "Z a A" al vostre gust.
Pas 4. Configureu el segon paràmetre
Feu clic al botó Afegeix nivells. Això afegirà un paràmetre més a sota del primer paràmetre. Seleccioneu la segona columna (Nom de la columna en aquest exemple) i, a continuació, ajusteu la configuració (per facilitar la lectura, trieu el mateix menú de configuració que al primer paràmetre).
Pas 5. Feu clic a D'acord
La vostra llista s’ordenarà segons la configuració que hàgiu fet anteriorment. Podeu veure ciutats ordenades alfabèticament i noms de clients ordenats alfabèticament a cada ciutat.
Aquest exemple és un exemple senzill i només inclou dues columnes. Tanmateix, podeu crear seqüències complexes i incloure diverses columnes si ho desitgeu
Part 3 de 3: Ordena per color de cel·la o lletra
Pas 1. Seleccioneu les vostres dades
Podeu fer clic i arrossegar (fer clic i arrossegar) per seleccionar la columna per la qual vulgueu ordenar o podeu fer clic a una cel·la de la columna perquè aquesta cel·la estigui activa i deixar que Excel ordeni les dades automàticament.
Pas 2. Feu clic al botó Ordena
Es troba a la pestanya Dades de la secció "Ordena i filtra". Apareixerà la finestra Ordena. Si teniu una altra columna que conté dades al costat de la columna que heu seleccionat, se us demanarà si voleu introduir aquestes dades.
Pas 3. Seleccioneu "Color de cel·la" o "Color de lletra" al menú "Ordena a"
Això us permetrà seleccionar el primer color que voleu ordenar.
Pas 4. Trieu primer quin color voleu ordenar
Al menú Ordre, podeu utilitzar el menú desplegable per seleccionar el color que voleu posar primer o darrer a la comanda. Només podeu triar el color que hi ha a la columna.
No hi ha cap configuració per defecte ni per defecte per ordenar els colors. Heu de fer els arranjaments vosaltres mateixos
Pas 5. Afegiu un altre color
Haureu d’afegir altres paràmetres per a cada color que ordeneu. Feu clic a Afegeix nivell per afegir paràmetres. Seleccioneu el següent color per al qual vulgueu ordenar i, a continuació, configureu les ordres d’ordenació en l’ordre que vulgueu fer.
Assegureu-vos que cada ordre de configuració sigui el mateix per a cada paràmetre. Per exemple, si esteu ordenant de dalt a baix, assegureu-vos al menú Ordre de cada paràmetre que seleccioneu A la part superior
Pas 6. Feu clic a D'acord
Cada paràmetre tindrà efecte individualment i les columnes s’ordenaran segons el color que hàgiu definit.
Consells
- Proveu d’ordenar les dades d’una altra manera; Diferents punts de vista poden mostrar diferents aspectes de la informació presentada.
- Si el vostre full de càlcul conté sumes, mitjanes o altra informació de recapitulació a sota de la informació que voleu ordenar, tingueu cura de no ordenar-les també.
