Procediment operatiu estàndard (SOP) és un document que consisteix en informació sobre els passos per dur a terme una tasca. És possible que només calgui modificar i actualitzar un SOP existent, o bé es pot trobar en un escenari en què haureu d’escriure des de zero. Pot semblar molta feina, però és una llista molt, molt, "molt" exhaustiva. Consulteu el pas 1 per començar.
Pas
Part 1 de 3: Creació del format SOP
Pas 1. Trieu el vostre format
No hi ha res correcte o incorrecte en escriure SOP. Tanmateix, la vostra empresa pot tenir diversos SOP als quals podeu fer referència com a guia per al format, que descriu la forma preferida de dur a terme una tasca. Si aquest és el vostre cas, utilitzeu un SOP existent com a plantilla. Si no és així, teniu diverses opcions:
- Format de passos senzills. Això és per a un procediment rutinari curt, amb diversos resultats possibles i directe al punt. A part de la documentació i les pautes de seguretat necessàries, aquest document és simplement una llista de frases senzilles que contenen ordres d’execució per al lector.
- Format pas a pas. Això sol ser per a procediments llargs: procediments de més de deu passos, que impliquen certa presa de decisions, aclariments i terminologia. Aquesta llista sol ser els passos principals amb sub-passos en un ordre concret.
- Format de diagrama de flux. Si el procediment s’assembla més a un mapa amb infinits resultats possibles, un diagrama de flux pot ser la vostra millor aposta. Aquest és el format que heu de triar si els resultats no sempre són previsibles.
Pas 2. Penseu en els vostres lectors
Hi ha tres factors principals que cal tenir en compte abans d’escriure el SOP:
- Els coneixements previs dels vostres lectors. Coneixen la vostra organització i els seus procediments? Coneixen la terminologia? El vostre idioma ha de coincidir amb el coneixement i la inversió del lector.
- Coneixements lingüístics del vostre lector. Hi ha alguna possibilitat que la gent que no entengui el vostre idioma "llegeixi" el vostre SOP? Si això és possible, és una bona idea incloure imatges i diagrames amb subtítols.
- Els vostres lectors. Si molta gent llegeix el vostre SOP alhora (cadascun amb un rol diferent), heu de formatar el document com una conversa en una obra de teatre: l'usuari 1 realitza l'acció, seguit de l'usuari 2, etc. D’aquesta manera, cada lector pot veure com es converteix en una part integral d’un motor empresarial sense problemes.
Pas 3. Tingueu en compte els vostres coneixements
La conclusió és: és la persona adequada per escriure això? Sabeu què implica aquest procés? Hi ha possibilitat d'error? Com fer-ho segur? Si no, és millor que el doneu a una altra persona. Els SOP mal escrits (o fins i tot inexactes) no només reduiran la productivitat i poden provocar fracassos organitzatius, sinó que també poden ser insegurs i poden tenir un impacte negatiu en tot, des del vostre equip fins al medi ambient. En resum, això no suposa un risc.
Si aquest és un projecte que se us ha donat i creieu que heu de fer-ho (o que esteu obligats) a completar-lo, no tingueu por de demanar ajuda a aquells que completin els tràmits del dia a dia. La realització d’entrevistes és una part habitual del procés de creació de SOP
Pas 4. Decidiu entre SOP curts o llargs
Si escriviu o actualitzeu un SOP per a un grup d’individus que estiguin familiaritzats amb protocols, terminologia, etc. i es beneficiïn d’un SOP breu i concís que sigui més una llista de comprovació, el podeu escriure en forma abreujada.
A part dels objectius bàsics i la informació rellevant (data, autor, número d’identificació, etc.), aquest és només una breu llista de passos. Si no calen detalls o aclariments, aquí us expliquem com heu de fer-ho
Pas 5. Recordeu el propòsit del vostre SOP
El que és clar és que teniu procediments a la vostra organització que es repeteixen una vegada i una altra. Però hi ha alguna raó específica per la qual sigui útil aquest SOP? Cal posar èmfasi en la seguretat? Mesures de compliment? S’utilitza aquest SOP per a la formació o en activitats diàries? A continuació, es detallen alguns dels motius pels quals els vostres SOP són importants per a l'èxit del vostre equip:
- Per garantir que es compleixin les normes de compliment
- Per maximitzar els requisits de producció
- Garantir que el procediment no tingui una mala influència sobre el medi ambient
- Per garantir la seguretat
- Per assegurar-se que tot va segons l’horari previst
- Per evitar fracassos en la fabricació
-
Per utilitzar-lo com a document de formació
Si sabeu què ha de subratllar el vostre SOP, serà més fàcil construir els vostres escrits al voltant d’aquests punts. També serà més fàcil veure la importància del vostre SOP
Part 2 de 3: Escriure el vostre SOP
Pas 1. Cobriu el material requerit
En general, els SOP tècnics consten de quatre elements "separats" del propi procediment:
- Portada. Això inclou 1) el títol del procediment, 2) el número d'identificació del SOP, 3) la data en què es va emetre o va revisar, 4) el nom de l'agència / divisió / sucursal on es va aplicar el SOP, i 5) el signatura dels que van preparar i aprovar el SOP. Aquesta secció pot utilitzar qualsevol format, sempre que la informació transmesa sigui clara.
- llista de continguts. Això només és necessari si el vostre SOP és prou llarg, per facilitar la consulta. El que trobareu aquí és un marc estàndard senzill.
- Garantia de qualitat / control de qualitat. Un procediment no és un bon procediment si no es pot examinar. Prepareu els materials i els detalls necessaris perquè els lectors puguin assegurar-se que obtenen els resultats que desitgen. Aquest material pot incloure altres documents, com ara mostres d’avaluació del rendiment.
-
Referència. Assegureu-vos d’escriure totes les referències utilitzades o importants. Si utilitzeu altres referències SOP, assegureu-vos d’adjuntar la informació necessària a l’apèndix.
És possible que la vostra organització tingui un protocol diferent al d'aquest SOP. Si podeu utilitzar un SOP anterior, ignoreu aquesta estructura i seguiu el procediment que s'ha fet
Pas 2. Per al procediment en si mateix, assegureu-vos d'incloure el següent:
- Abast i aplicació. En altres paraules, descriu el propòsit del procés, les seves limitacions i com s’utilitza el procés. Cobreix els estàndards, els requisits regulatoris, les funcions i les responsabilitats, així com les entrades i els resultats.
-
Metodologia i procediments.
El quid de la qüestió: enumereu detalladament els passos que són importants, inclòs l’equip necessari. Incloure procediments seqüencials i factors de presa de decisions. Indiqueu el "pressupòsit" i les possibles consideracions d'interferència o seguretat.
- Aclariment de la terminologia. Expliqueu les sigles, les abreviatures i totes les frases que no són termes habituals.
- Avís de seguretat i salut. S'ha d'escriure en una secció separada i juntament amb els passos quan es produeixi un problema. No us salteu aquesta secció.
-
Equipament i subministraments.
Llista completa de coses necessàries i quan i on trobar equips, normes d'equips, etc.
-
Advertiments i interrupcions. Bàsicament, la part de resolució de problemes. Enumereu els possibles problemes que es poden produir, què cal tenir en compte i què pot afectar el producte final ideal.
- Doneu a cadascun d’aquests temes la seva pròpia secció (generalment indicada amb números o lletres) perquè el vostre SOP no contingui frases llargues confuses i per facilitar-ne la referència.
- Aquesta no és una llista completa, sinó només una petita part dels passos procedimentals. La vostra organització pot esmentar altres aspectes que necessiten atenció.
Pas 3. Mantingueu la redacció concisa i fàcil de llegir
És probable que els vostres lectors no decidissin llegir aquest SOP per diversió. Voldreu que aquest document sigui breu i clar; en cas contrari, la seva atenció canviarà i els resultarà aterrador i difícil d’entendre. En general, mantingueu les frases el més curtes possible.
- Heus aquí un mal exemple: Assegureu-vos de netejar tota la pols de la sortida d’aire abans de començar a utilitzar-la.
- Un bon exemple és el següent: Traieu tota la pols de la sortida d'aire abans d'utilitzar-la.
- En general, no utilitzeu la paraula "vosaltres". Aquesta paraula hauria d’estar implicada. Parla amb veu activa i comença les frases amb verbs d’ordre.
Pas 4. Si cal, entrevisteu els agents implicats en el procés de realització d'una tasca
L'últim que voleu fer és escriure un SOP completament inexacte. Estàs posant en perill la seguretat, l’eficàcia, el temps de l’equip i expliques el procés sense tenir-ne la deguda consideració, cosa que els teus companys poden trobar ofensiva. Si cal, feu preguntes. Per descomptat, voldreu escriure el procediment exacte.
Podeu preguntar a diverses fonts si no ho sabeu, per cobrir totes les funcions i responsabilitats. Un membre de l’equip no pot seguir els procediments operatius estàndard o un altre membre només pot participar en una part del procediment
Pas 5. Divideix el text llarg en diagrames i diagrames de flux
Si incloeu un o dos passos específics que us espanten, creeu un gràfic o un diagrama per facilitar els lectors. Això farà que el document sigui més fàcil de llegir i que la ment faci una pausa després d’intentar entendre-ho tot. A més, els vostres documents seran més complets i estaran ben redactats.
No inclogueu gràfics o diagrames només per reforçar el vostre SOP; feu-ho només quan sigui necessari o si intenteu superar la barrera de l'idioma
Pas 6. Assegureu-vos que cada pàgina tingui una notació de document de control
El vostre SOP és probablement un dels molts; per tant, és probable que la vostra organització tingui algun tipus de base de dades gran que ho catalogui tot amb un sistema de referència específic. El vostre SOP forma part d’aquest sistema de referència i, per tant, requereix un determinat tipus de codi. Aquí és on trobareu útil la notació.
Cada pàgina ha de tenir un títol o número d'identificació curt, número de revisió, data i "número de pàgina de #" a l'extrem superior dret (en la majoria de formats). Pot ser que necessiteu una nota a peu de pàgina (o bé escriviu la nota anterior en una nota a peu de pàgina), en funció de les preferències de la vostra organització
Part 3 de 3: Garantir l’èxit i la precisió
Pas 1. Proveu el procediment
Si no voleu provar el vostre procediment, probablement no l’heu escrit bé. Feu que algú amb un coneixement limitat del procés (o un representant general del lector) utilitzi el vostre SOP per guiar-lo. Quins problemes es van trobar? Si és així, solucioneu el problema i feu les reparacions necessàries.
- El millor és que diverses persones provin el vostre SOP. Diferents individus experimentaran problemes diferents, permetent diferents tipus de respostes (que s’espera que siguin útils)
- Assegureu-vos de provar el procediment amb algú que no hagi fet mai el procediment. Tothom que tingui coneixements previs es basarà en els seus coneixements per realitzar els passos de la tasca i no a través del vostre SOP, de manera que el vostre objectiu no s’aconsegueix.
Pas 2. Feu que les persones que realitzen el procediment revisin el vostre SOP
Al final, l’opinió del vostre cap sobre el SOP realment no importa. Aquest SOP és important per a aquells que realment realitzen la feina relacionada. Per tant, abans d’enviar el SOP al cap, mostreu la feina a les persones que faran (o han fet) la feina relacionada. Què en pensen?
Implicar-los i fer-los sentir part del procés els farà més propensos a acceptar els vostres SOP. I fins i tot poden tenir algunes idees fantàstiques
Pas 3. Feu que el vostre assessor i l'equip de garantia de qualitat revisin el SOP
Un cop l’equip us doni llum verda, envieu-lo al vostre assessor. Pot ser que l’entrada que aportin al contingut real sigui menor, però us indicaran si el vostre SOP compleix els requisits de format, si heu perdut alguna cosa, així com el protocol per formalitzar el SOP i introduir-lo al sistema.
- Dirigeix els SOP a l’aprovació mitjançant un sistema de gestió de documents per garantir un seguiment d’auditories d’aquestes aprovacions. Aquest procés pot diferir d'una organització a una altra. Bàsicament, voleu que les coses compleixin les directrius i les regles.
- Es requereixen signatures autoritzades, tot i que ara a la majoria d’organitzacions no els importa acceptar signatures electròniques.
Pas 4. Un cop aprovat, comenceu a executar el vostre SOP
Pot ser una formació formal per a l’empleat en qüestió (formació a l’aula, formació per ordinador, etc.) o pot significar que el vostre paper SOP quedi penjat al bany. Sigui el que sigui, difongui la seva obra! Vostè va treballar molt per aconseguir-ho. És hora d’aconseguir elogis!
Assegureu-vos que els vostres SOP estiguin al dia. Si aquest SOP no està actualitzat, actualitzeu-lo, obteniu aprovacions i documentacions actualitzades i redistribuïu el SOP segons sigui necessari. La seguretat, la productivitat i l’èxit del vostre equip depenen d’aquestes SOP
Consells
- Recordeu implicar els grups d'interès en tot moment, de manera que el procés documentat sigui el procés real.
- Comproveu la claredat. Assegureu-vos que no hi hagi dobles interpretacions. Mostrar el procediment a algú que no estigui familiaritzat amb el procés i demanar-li que digui què en pensa del procediment; Potser us sorprendrà.
- Utilitzeu diagrames de flux i representacions d’imatges perquè els lectors puguin veure clarament el procés.
- Utilitzeu un indonesi senzill per explicar els passos.
- Demaneu a la gent que revisi el vostre document abans d’obtenir l’aprovació.
- Assegureu-vos que l'historial de documents es registri per a cada canvi de versió.
