Un certificat laboral (o carta de verificació laboral) és una correspondència formal escrita generalment per un empresari a la part sol·licitant, amb l'objectiu de validar l'historial laboral del treballador. Normalment es requereix un certificat laboral per sol·licitar un préstec, llogar una propietat, sol·licitar una nova feina o per altres motius per verificar l’historial laboral. Quan escriviu un certificat laboral, expliqueu qui sou, proporcioneu un resum honest de les funcions de l’empleat i verifiqueu la feina. Aquest certificat ha d'utilitzar un paper amb capçalera professional i ha de proporcionar informació de contacte i signatura. Llegiu les instruccions següents per esbrinar com fer un certificat laboral complet i precís.
Pas
Part 1 de 2: Preparació per escriure un certificat laboral
Pas 1. Penseu per què escriviu un certificat laboral
El contingut i el to de l'idioma de la carta depenen del destinatari. Per a les institucions financeres, utilitzeu un to de llenguatge professional i incloeu informació financera (per exemple, salaris, comissions, pujades i bonificacions). D'altra banda, si escriviu un certificat laboral per a un empleat que sol·licita una nova feina, el to de la llengua pot ser més informal i és possible que no inclogueu informació financera.
En entendre’n el propòsit i l’abast, podeu escriure una carta que s’adapti a les necessitats del destinatari
Pas 2. Penseu en qui l’ha d’escriure
Normalment, un supervisor escriu un certificat laboral. En aquesta situació, l’empleat us demanarà com a empresari que escriviu una carta d’ocupació per a finalitats específiques. D’altra banda, els empleats poden escriure una carta de certificat laboral per ells mateixos. En aquesta situació, vosaltres, com a empleat, ho escrivireu vosaltres mateixos i, a continuació, demanareu al cap que el signi o el canviï segons calgui. Sempre que sigui possible, l’empresari l’ha d’escriure en nom de l’empleat, no al revés.
- Si sou el cap que escriu cartes als empleats, podeu estructurar-les segons les vostres pròpies especificacions i controlar-ne els missatges. A més, com a empresari, la carta que escriu es considera genuïna i honesta. No obstant això, el principal obstacle és el temps que triga. Com a cap, per descomptat, teniu una agenda molt ocupada, mentre que la preparació d’aquesta carta trigarà. Per això, els certificats d'ocupació solen ser breus i concisos, de manera que no perdeu massa temps, sobretot si ja ho heu fet.
- Si sou un empleat que escriviu a vosaltres mateixos, podeu determinar quina informació voleu transmetre als destinataris i no haureu de trobar temps per compartir idees amb el vostre cap. A més, el cap tampoc no es veu carregat pel temps que s’ha de proporcionar per escriure-ho (si ho escriviu vosaltres mateixos, el cap pot estar content perquè no ho ha de fer ell mateix). Tot i això, el cap sempre ha de signar i hi ha la possibilitat que es mostri reticent a fer-ho després de llegir el contingut de la vostra carta. Si és així, hauríeu de reescriure-la o convèncer-lo perquè l’escrigui ell mateix per vosaltres.
Pas 3. Recopileu la informació necessària
Un cop conegueu el destinatari i qui escriurà la carta, heu de reunir la informació requerida a la carta.
- Si sou el cap, parleu amb l’empleat per veure què vol incloure. Comenteu qui és el destinatari, quin és l’objectiu de la carta, quines especificacions s’han d’incloure i quan s’ha d’enviar.
- Si sou empleat i escriviu la carta vosaltres mateixos, ja hi ha tota la informació necessària, però primer heu de parlar amb el vostre cap i preguntar-li quin tipus de carta espera. Això us assegura que escriviu una carta que s’ajusti a les especificacions de l’empresari i obtingui la seva signatura.
Part 2 de 2: certificat d'ocupació redactat
Pas 1. Utilitzeu el capçal de l'empresa
Escriviu un certificat laboral al capçal oficial de l’empresa. Si sou cap, aquest document és gratuït. Si sou empleat, pregunteu primer si podeu utilitzar-los. El capçal oficial de l'empresa certificarà la vostra carta i farà creure al destinatari en el seu contingut.
Si no teniu capçalera oficial, podeu utilitzar un ordinador per crear capçaleres de carta. La capçalera ha de contenir el nom de l'empresa, l'adreça, el número de telèfon i l'adreça de correu electrònic. També proporcioneu informació sobre l'autor de la carta (i el títol) i la data en què es va escriure la carta
Pas 2. Adreça la carta al destinatari de la manera més específica possible
Si coneixeu el nom del destinatari, adreceu-lo directament a la persona interessada. Si no sabeu qui el llegirà, adreceu-lo a l'organització, amb un assumpte que descrigui el contingut de la carta.
- Per exemple, si coneixeu l'adreça i el nom del destinatari, escriviu-la just a sota de la capçalera. Seguiu-la amb una salutació adequada, com ara "Benvolgut [senyor Sudirman]".
- Si no sabeu a qui va dirigida la carta, envieu-la al departament corresponent amb un assumpte que descrigui el contingut de la carta. Per exemple, per a una carta a una institució financera amb l'objectiu d'obtenir un préstec, podeu enviar una carta a la vostra sucursal local amb l'assumpte que diu "Descripció dels empleats per a la sol·licitud de préstec". Seguiment amb una salutació com ara "A qui estigui preocupat".
Pas 3. Descriviu qui sou
Al primer paràgraf del cos, expliqueu qui sou i el propòsit d’escriure la carta. Indiqueu la vostra posició, antiguitat i quant de temps coneixeu l’empleat que va sol·licitar el certificat. Si sou un empleat que escriu a vosaltres mateixos, continueu escrivint com si la carta vingués del vostre cap perquè serà ell qui la signarà.
Per exemple, "Em dic Budi Jatmiko i sóc el cap adjunt de màrqueting i vendes de PT. ABC. He treballat a PT. ABC des de fa 12 anys i he conegut aquest empleat des de fa set anys. Durant els darrers tres anys tinc ha estat supervisor directe de l’empleat"
Pas 4. Proporcioneu la verificació
El següent paràgraf de contingut resumeix la feina de l’empleat, inclosa la data d’inici de la feina, el títol, si el treball és temporal o permanent i si l’empleat encara hi treballa. Aquest paràgraf proporciona informació financera dels empleats si cal.
- Per exemple, "Aquesta carta és una confirmació que el treballador realment treballa aquí. Ha treballat a PT. ABC durant set anys, des del 7 de setembre de 2003. Ocupa el lloc de subdirector de vendes, que és un lloc permanent a PT. ABC. Fins al 7 de gener de 2011, continua treballant amb aquesta posició a PT. ABC."
- Un altre exemple: "Aquesta carta confirma que l'empleat va treballar a PT. ABC durant set anys. La persona interessada va treballar a PT. ABC del 7 de setembre de 2003 al 7 de gener de 2011. Va ocupar el lloc de subdirector de vendes a PT. ABC Va treballar com a treballador permanent durant set anys a PT ABC amb un salari de 35 milions d’IDR al mes."
Pas 5. Resumeix les tasques de l’empleat
Aquest paràgraf descriu les funcions dels empleats, que són molt necessàries en el certificat laboral per als empleats que sol·liciten altres llocs de treball. Tot i que el certificat laboral no és una carta de recomanació, no hi ha res dolent en incloure una valoració positiva de l’empleat. Aquesta informació addicional millorarà la vostra reputació com a ocupador i ajudarà els empleats a trobar nous llocs de treball, propietats o préstecs.
Per exemple, "Les funcions d'un empleat de PT. ABC són les següents: Responsable de vendes de radiadors a la zona de Bogor i els seus voltants. Té un càrrec directiu i és responsable de motivar un equip de set a nou persones. Ha de garantir la satisfacció del client, resoldre les queixes dels clients i informar de l’evolució de les vendes cada tres mesos a la seu central."
Pas 6. Eviteu informació sensible o il·legal sobre empleats
Hi ha disposicions sobre què es pot incloure a les referències laborals i altres declaracions a possibles empresaris. Hi ha una estipulació que només podeu incloure informació dels empleats amb el permís corresponent. També hi ha una norma que permet divulgar qualsevol informació sobre l’empleat en qüestió sempre que sigui honesta i de bona fe. Abans de divulgar informació sensible, assegureu-vos de comprovar què és acceptable i adequat per incloure-hi, segons la pertinència social i la legislació aplicable.
Pas 7. Proporcioneu la vostra informació de contacte
L'últim paràgraf ha d'incloure la informació de contacte del vostre empleador. Aquesta informació és necessària si el destinatari té alguna pregunta. Assegureu-vos que indiqueu que el destinatari es pot posar en contacte amb vosaltres.
Per exemple, "Si teniu alguna pregunta o necessiteu més informació, no dubteu a posar-vos en contacte amb mi al (021) 21215555 o a [email protected]"
Pas 8. Firma i envia
Un cop escrita la carta, finalitzeu-la amb una salutació final, signeu-la i doneu-la a l’empleat que la va sol·licitar o envieu-la per correu al destinatari.
- Tanqueu la carta amb la salutació "Atentament".
- Posa la teva signatura, juntament amb el teu nom complet i la teva posició.
- Afegiu un segell oficial o de verificació que solen utilitzar les empreses per a aquest tipus de lletres.
Consells
- Alguns processos de sol·licitud de visat requereixen que escriviu la posició que ocuparà l’empleat, si es concedeix un visat. És possible que hagueu d’explicar la importància de la feina de l’empleat que sol·licita el visat.
- Alguns empresaris demanen a l’empleat que redacti una carta que signarà després. Si demaneu als empleats que escriguin els seus propis, assegureu-vos de llegir-los a fons abans de signar.
- Algunes empreses tenen assignada una persona específica per fer la verificació del treball i també hi ha empreses que tenen una plantilla específica. En cas de dubte, consulteu amb el departament de recursos humans.
Advertiment
- Introduïu informació financera només quan l’empleat la sol·liciti. Si sou empleat i escriviu la carta vosaltres mateixos, podeu introduir tanta informació com calgui.
- No introduïu informació personal sobre els empleats tret que ho permetin.
- Si l’empleat que va sol·licitar el certificat laboral ja no treballa amb vosaltres, no expliqueu els motius per deixar-ho encara que no hi hagi cap cas o problema.
