Un informe financer és un document que conté informació sobre l’estat financer d’una empresa o organització en forma de balanç, compte de pèrdues i guanys i estat de fluxos d’efectiu. Els estats financers solen ser revisats i analitzats per directius d’empreses, consells d’administració, inversors, analistes financers i funcionaris governamentals. Aquest informe s’hauria de preparar i difondre de manera oportuna amb informació precisa i clara. Tot i que el procés d’elaboració dels estats financers pot semblar molt complicat, no és massa difícil conèixer els procediments comptables que cal conèixer per elaborar aquests informes.
Pas
Part 1 de 4: Preparació d'estats financers
Pas 1. Determineu el període en què es preparen els estats financers
Abans de començar a fer informes, heu de determinar el període durant el qual es prepararan els estats financers. Els informes financers solen preparar-se trimestralment i anualment, tot i que també hi ha algunes empreses que elaboren informes financers cada mes.
- Per tal que pugueu determinar el període que cal informar, estudieu els documents que formen la base per a la formació de la vostra organització / empresa, per exemple, els estatuts, els estatuts o l’escriptura de constitució de l’organització / empresa. Aquests documents solen descriure quan s’han de preparar els estats financers.
- Pregunteu al lideratge de la vostra empresa amb quina freqüència es prepara cada informe.
- Si sou el cap de la vostra pròpia organització, tingueu en compte quan necessiteu més informes financers i fixeu aquesta data com a data per preparar els estats financers.
Pas 2. Reviseu el llibre major
A continuació, heu d'assegurar-vos que tots els registres de transaccions financeres del llibre major s'actualitzen i es registren correctament. Els informes financers no seran útils per als lectors tret que les dades siguin registrades correctament pel departament de comptabilitat.
- Per exemple, assegureu-vos que s'hagin registrat tots els comptes a pagar i els comptes a cobrar, verifiqueu que la conciliació bancària estigui completa i assegureu-vos que s'han registrat totes les transaccions de compra d'estoc i les vendes de productes.
- També hauríeu de tenir en compte els passius que potser no s’havien registrat a la data d’elaboració dels estats financers. Per exemple, l’empresa ha utilitzat serveis no facturats? Hi ha salaris pendents i no remunerats dels empleats? Són passius acumulats que s’han de registrar als estats financers.
Pas 3. Recopileu informació incompleta
Si heu comprovat el llibre major i encara hi ha informació incompleta, consulteu els documents relacionats que necessiteu per assegurar-vos que els estats financers són complets i correctes.
Part 2 de 4: Preparació d’un balanç
Pas 1. Prepareu la pàgina per al balanç
L’informe de balanç presenta dades sobre els actius de l’empresa (el que posseeix), el passiu (el que es converteix en deute) i els comptes de capital, com ara capital social i capital pagat addicional en una data determinada. Escriviu "Informe de balanç" com a títol a la primera pàgina dels vostres estats financers, seguit del nom de l'organització i la data de presentació del balanç.
Els comptes de balanç s’informaran en determinades dates de l’any. Per exemple, es pot preparar un balanç a partir del 31 de desembre d’un any determinat
Pas 2. Determineu el format adequat per al vostre balanç
El balanç generalment recull actius a l’esquerra, passius i capital a la dreta. Com a alternativa, hi ha un balanç de situació que recull els actius anteriors i el passiu / capital a la part inferior.
Pas 3. Enumereu tots els actius de la vostra empresa
Poseu el títol "Actius" a la part superior del balanç, seguit dels diversos actius propietat de l'empresa.
- Comenceu amb actius corrents, com ara efectiu i altres comptes que es poden convertir en efectiu dins d’un any després de la data de presentació del balanç. Escriviu el títol "Actius corrents totals" a la línia inferior de l'estat d'actius corrents.
- A continuació, indiqueu tots els actius no corrents de la vostra empresa. Els actius no corrents es defineixen com a actius que no tenen forma d’efectiu i no es poden convertir en efectiu en un futur proper. Per exemple, la propietat, l’equip i els valors a cobrar són actius no corrents. Escriviu el títol "Total d'immobilitzat fix" a la línia inferior de l'extracte d'immobilitzat.
- Finalment, afegiu els actius corrents i els actius no corrents i escriviu "Actiu total" com a títol en aquesta línia.
Pas 4. Anoteu les obligacions de la vostra empresa
La següent secció del balanç és el passiu i el patrimoni net. El títol que heu d’escriure al balanç d’aquesta secció és “Passiu i patrimoni net”.
- Comenceu enumerant les vostres obligacions a curt termini. Els passius a curt termini són obligacions que venciran en un any i que solen consistir en deutes comercials, deutes acumulats, la part del deute hipotecari que aviat vencerà i altres deutes. Escriviu "Import de passius a curt termini" a la part inferior.
- A continuació, anoteu les obligacions a llarg termini. Els passius a llarg termini són obligacions que no s’han amortitzat en un any, com ara el deute a llarg termini i els valors a pagar. Escriviu "Import de passius a llarg termini" a la part inferior.
- Sumeu els passius a curt i llarg termini i col·loqueu l'encapçalament "Import del passiu" a la part inferior dels comptes del passiu.
Pas 5. Enumereu totes les fonts de capital
La part de capital del balanç es troba en passius, que mostra la quantitat de diners que posseeix l’empresa si es venen tots els actius i es paguen els passius.
Ara, anoteu tots els comptes de capital, com ara el capital social, el capital social recomprat i els beneficis / (pèrdues) retinguts. Quan apareguin tots els comptes de capital, sumeu-los i doneu el títol "Import de capital" a la part inferior dels comptes de capital
Pas 6. Sumeu els passius i el patrimoni net
Combineu "Import del passiu" i "Import del capital" i, a continuació, doneu el títol "Import del passiu i capital" a la part inferior del balanç.
Pas 7. Comproveu l'import
Els càlculs "Total actiu" i "Total passiu i patrimoni net" que acabeu de fer haurien de produir els mateixos números al balanç. Si aquests dos números són iguals, el balanç de situació és complet i podeu començar a preparar el compte de resultats.
- El capital dels accionistes ha de ser igual al total d’actius de l’empresa menys el total del passiu. Com s'ha explicat anteriorment, el resultat d'aquesta reducció és la quantitat de diners que encara hi ha si es venen tots els actius de la companyia i es paguen tots els passius. Per tant, el passiu més el capital han de ser iguals als actius.
- Si el vostre balanç està fora de balanç, torneu a comprovar els càlculs. És possible que hi hagi comptes que no hàgiu comptabilitzat o que no estiguin en una categoria equivocada. Comproveu de nou cada columna i assegureu-vos que tots els comptes es registren als grups adequats. És possible que no hagueu comptabilitzat un actiu valuós o un passiu important.
Part 3 de 4: Preparació d’un compte de resultats
Pas 1. Prepareu la pàgina per al compte de resultats
El compte de pèrdues i guanys informarà de la quantitat de diners generats i emesos per l’empresa durant un període determinat. Escriviu el "Compte de pèrdues i guanys" com a títol de l'estat financer seguit del nom de l'organització i del període a informar.
- Per exemple, el compte de resultats normalment es prepara per al període de l’1 de gener al 31 de desembre d’un any determinat.
- Tingueu en compte que els estats financers es poden preparar per a un període trimestral o mensual, mentre que els estats financers es poden preparar per a un període d’any complet. Els estats financers són més fàcils d'entendre si es preparen durant el mateix període, però no n'hi ha cap necessitat.
Pas 2. Enumereu totes les fonts d’ingressos
Enumereu les diverses fonts de rebuts de la vostra empresa i la quantitat de diners rebuts.
- Assegureu-vos d'informar de cada tipus de rebut per separat i també calculeu si hi ha un descompte o reserva de vendes per a la devolució de la mercaderia, per exemple: "10.000.000 IDR de vendes" i "5.000.000 IDR de rebuts de servei"
- Creeu una agrupació de fonts d’ingressos de manera que sigui beneficiosa per a l’empresa. Els grups d’acceptació es poden formar per àrea geogràfica, equip de gestió o producte específic.
- Quan s'hagin registrat totes les fonts d'ingressos, sumeu-les i incloeu-les a l'informe com a "Import de rebuts".
Pas 3. Informeu del cost de la mercaderia venuda
El cost de les mercaderies venudes és el cost total incorregut per preparar la mercaderia, produir productes per vendre o proporcionar serveis durant el període de report.
- Per calcular el cost de les mercaderies venudes, heu de sumar els costos de materials directes, mà d'obra directa, costos de fabricació, costos de transport i despeses d'enviament.
- Resteu el cost dels béns venuts dels ingressos totals i, a continuació, tituleu "Benefici brut" pel resultat d'aquesta reducció.
Pas 4. Registre dels costos operatius
Els costos operatius són tots els costos necessaris per dirigir el vostre negoci. Aquests costos inclouen despeses generals i administratives com ara sous, despeses de lloguer, despeses de serveis públics i depreciació d’actius. A més, els costos de publicitat, investigació i desenvolupament també s’inclouen en els costos d’explotació. Hauríeu d'informar aquests costos per separat perquè el lector de l'informe tingui una idea de com s'estan utilitzant els diners de l'empresa.
Resteu aquests costos del benefici brut i, a continuació, tituleu "Benefici abans d'impostos" pel resultat d'aquesta deducció
Pas 5. Introduïu la quantitat de pèrdues i guanys retinguts
"Benefici / Pèrdua retinguda" és la suma de tots els ingressos i pèrdues netes des que es va fundar l'organització / empresa.
Sumeu el saldo de beneficis retinguts al començament de l'any amb el benefici / pèrdua net obtingut durant el període actual per calcular el saldo de beneficis retinguts al final del període reportat
Part 4 de 4: Preparació d'un estat de fluxos d'efectiu
Pas 1. Prepareu la pàgina per a l'extracte de fluxos d'efectiu
Aquest informe presenta les fonts i els desemborsaments d’efectiu per part de l’empresa. Escriviu "Estat dels fluxos d'efectiu" com a títol del vostre estat financer seguit del nom de l'empresa i del període a informar.
De manera similar al compte de pèrdues i guanys, el compte de fluxos d’efectiu també es prepara per a un període de temps determinat, per exemple, de l’1 de gener al 31 de desembre d’un any determinat
Pas 2. Prepareu una secció que enumeri les operacions de l'empresa
El compte de fluxos de caixa comença amb una secció que hauríeu de denominar "Fluxos de caixa procedents d'activitats operatives". Aquesta secció fa referència al compte de resultats que acabeu de preparar.
Anoteu totes les operacions de la vostra empresa. Aquesta activitat inclou la recepció de diners de vendes i els diners gastats en la compra d’inventari. Calculeu la diferència entre aquestes dues activitats i, a continuació, tituleu-la "Efectiu net per activitats operatives"
Pas 3. Prepareu una secció per registrar activitats d'inversió
Escriviu el títol "Flux de caixa de les activitats d'inversió" d'aquesta secció. Aquest registre d’inversions està relacionat amb el balanç de situació que acabeu de preparar.
- Aquesta secció fa referència a efectiu pagat o rebut per inversions en immobles i equipaments, o inversions en valors com accions i bons.
- Escriviu el títol "Efectiu net per activitats d'inversió" per als resultats d'aquest càlcul.
Pas 4. Registreu totes les activitats de finançament
Aquesta és l'última secció a la qual heu de posar el títol "Fluxos de caixa procedents d'activitats de finançament" que es refereixen a l'import del capital del balanç.
Aquesta secció hauria d'informar de les entrades i sortides d'efectiu procedents de transaccions de valors i deutes realitzades per l'empresa. Poseu el títol "Efectiu net per activitats de finançament" per als resultats d'aquest càlcul
Pas 5. Sumeu tots els números de cada secció
Sumeu els tres grups de càlculs que heu fet anteriorment i incloeu-los en aquest extracte de fluxos d'efectiu amb el títol "Augment o disminució d'efectiu" durant el període d'informes.
Podeu sumar aquest augment o disminució d’efectiu amb el saldo d’efectiu al principi del període d’informe. Els resultats del càlcul d’aquests dos números han de ser els mateixos que el saldo de caixa que figura al balanç
Pas 6. Incloeu també qualsevol nota o explicació important
En els estats financers, normalment hi ha una secció anomenada "Notes als estats financers" que conté informació important sobre l'empresa. Proporcioneu informació addicional sobre la situació financera de l'empresa que sigui més útil a la secció "Notes" i, a continuació, incorporeu aquesta informació al vostre informe.
- Aquests registres poden contenir informació sobre la història de la companyia, plans a llarg termini o informació sobre l'evolució de la indústria. Aquesta és una oportunitat que podeu utilitzar per explicar als inversors què significa el vostre informe i què necessiten atenció. Aquest informe ajudarà els possibles inversors a veure l’estat de l’empresa des del vostre punt de vista.
- Aquesta nota també pot proporcionar una explicació de les pràctiques i procediments comptables aplicats per l'empresa, així com una explicació de qüestions importants al balanç.
- Aquesta secció també s'utilitza sovint per discutir amb detall l'estat de l'empresa relacionat amb la situació fiscal, els plans de pensions i l'oferta d'accions.
Consells
- Utilitzeu l'Estat de les normes de comptabilitat financera (PSAK) com a referència quan cerqueu la informació que necessiteu per preparar els estats financers. PSAK és una norma comptable i financera professional per a totes les activitats comercials i industrials aplicables a Indonèsia.
- Proporcioneu un títol clar per a cada secció del balanç i del compte de resultats. La informació que proporcioneu ha de ser comprensible per als lectors d’estats financers que no entenen els detalls de les activitats de la vostra empresa.
- Si teniu dificultats per preparar estats financers, busqueu informes financers d'altres empreses que operen en la mateixa indústria que la vostra. És possible que pugueu obtenir informació útil sobre el format del vostre informe. Podeu estudiar els formats d’estats financers en línia o a través del lloc web de la Comissió de valors i borses dels Estats Units.
