Microsoft Excel té diverses funcions i una d’elles genera informes automàticament. Podeu crear fulls de càlcul interactius per simplificar el procés d’introducció de dades per a altres persones al llibre de treball, alhora que automatitzeu la generació d’informes. Ambdues funcions requereixen un coneixement suficient de Visual Basic. A continuació es descriuen els passos per realitzar ambdues tasques.
Pas
Mètode 1 de 2: creació d'un full de càlcul interactiu
Pas 1. Determineu el disseny del full de càlcul
El disseny del full de càlcul s’ha de fer perquè altres persones puguin trobar els camps necessaris per introduir dades.
Els dissenys de fulls de càlcul es poden disposar horitzontalment o verticalment. A la majoria d’usuaris és més fàcil treballar amb un disseny vertical, sobretot si s’imprimirà el full de càlcul
Pas 2. Creeu etiquetes de text per al full de càlcul
Escriviu una etiqueta a la part superior de cada columna i a l'esquerra de cada cel·la de la columna que vulgueu utilitzar com a entrada de dades.
Pas 3. Premeu alt="Imatge" i les tecles F11 juntes
Aquesta combinació de tecles obrirà l'editor de Microsoft Visual Basic.
Pas 4. Feu doble clic a "Aquest llibre" al tauler "Projecte-Projecte VBA" a la part superior esquerra
Apareixerà una finestra per escriure codi a la secció principal de l'editor.
Pas 5. Seleccioneu "Procediment" al menú Insereix
Apareixerà el quadre de diàleg Afegeix procediment.
Pas 6. Introduïu el nom del procediment al camp Nom
Introduïu un nom significatiu per al procediment, com ara "SumExpenses" si s'utilitzarà el full de càlcul per informar de les despeses de viatge. Feu clic a D'acord per tancar el quadre de diàleg.
- Els noms dels procediments no poden contenir espais, però poden utilitzar un subratllat (_) per substituir els espais.
- Després de tancar el quadre de diàleg Afegeix procediment, apareixerà una línia amb l'etiqueta "Subpublic públic" seguida del nom del procediment. A sota d’aquesta línia hi ha un espai i les paraules "Finalitzar sub".
Pas 7. Introduïu el codi per a cada camp d'entrada al full de càlcul
Escrivireu dues línies de codi per a cada entrada.
- La primera línia de codi té la forma "Rang (" nom de cel·la "). Seleccioneu", "nom de cel·la" representa la cel·la on s'introdueix l'entrada. Empleneu el nom de la cel·la que es troba immediatament a la dreta de l’etiqueta de text. Si l'etiqueta de text es troba a la cel·la A2, el camp d'entrada és la cel·la B2 (rang ("B2"). Seleccioneu). Les cometes anteriors i posteriors al nom de la cel·la encara s’escriuen en aquesta etapa, però ja no s’inclouen a la declaració de codi completa.
- El codi de la segona línia és "ActiveCell. Value = InputBox (" InputPrompt ")". "InputPrompt" representa el text que apareixerà per notificar a l'usuari el tipus de dades que introduirà a la cel·la d'entrada. Per exemple, si la cel·la d'entrada s'omple de despeses d'alimentació, substituïu "InputPrompt" per "Introduïu les despeses totals dels àpats, inclosos els consells". (Les cometes del text de la instrucció d’entrada encara s’inclouen, mentre que no cal escriure les cometes anteriors i posteriors a l’ordre.)
Pas 8. Introduïu el codi per a cada camp de càlcul
De nou, les dues línies utilitzades són les mateixes que abans, però aquesta vegada ActiveCell. Value és un càlcul d’una funció numèrica, per exemple SUM, on s’utilitza la funció InputBox per mostrar instruccions d’entrada.
Pas 9. Afegiu una línia de codi per desar el full de càlcul interactiu
El format és "ActiveWorkbook. SaveAs Filename: =" Filename.xls "." Filename "és el nom del full de càlcul interactiu. (Les cometes anteriors i posteriors a" Filename.xls "romanen escrites, mentre que les cometes de totes les ordres són no requerit.)
Si feu servir Microsoft Excel versió 2007 o posterior, utilitzeu ".xlsx" en lloc de ".xls". Tanmateix, si hi ha usuaris de fulls de càlcul interactius amb la versió d'Excel 2003 i versions posteriors, no podran utilitzar el full de càlcul sense un connector de lector
Pas 10. Premeu alt="Imatge" i les tecles Q simultàniament
L’editor de Visual Basic es tancarà.
Pas 11. Premeu alt="Imatge" i les tecles F8 simultàniament
Apareixerà el quadre de diàleg Macro.
Pas 12. Feu clic al nom del procediment a la llista Macros
Si el procediment creat és l'únic de la llista, es seleccionarà automàticament.
Pas 13. Feu clic al botó Opcions
Se us demanarà que introduïu un caràcter de teclat per utilitzar com a drecera amb la tecla Ctrl. Trieu una lletra significativa que no s'hagi utilitzat com a caràcter de drecera, com ara "e" per a "entrada".
Pas 14. Feu clic a "D'acord" per tancar el quadre de diàleg Opcions de macro
Ara podeu distribuir fulls de càlcul interactius als usuaris. Després d'obrir-lo, l'usuari pot utilitzar les tecles de drecera per fer entrades i seguir les instruccions que vau crear per emplenar les dades.
Mètode 2 de 2: automatització de la generació d'informes
Pas 1. Creeu un informe en una taula dinàmica
Les taules dinàmiques estan dissenyades per resumir les dades de manera que pugueu comparar números i identificar tendències. La taula dinàmica ha de relacionar-se amb dades que es troben en un dels processadors de dades o que s’importen d’una base de dades específica.
Pas 2. Escriviu un script de Visual Basic per obrir i tancar l'informe
L'escriptura hauria de ser capaç de realitzar les diverses funcions que s'enumeren a continuació. Es descriurà cada funció seguida del codi que apareix entre parèntesis per implementar-la. Quan escriviu codi real, escriviu-lo en un sol bloc, substituint el nom de l'exemple pel vostre i no incloeu parèntesis al començament i al final de la mostra de codi.
- Obriu el full de càlcul en mode de només lectura. [DIM XLAppSet XLApp = CreateObject ("Excel. App") xlapp.visible = falsexlapp.workbooks.open / excelloc / filename.xls, 3,]
- Torneu a carregar les dades i deseu l'informe, en aquest exemple es desa com a PDF amb el títol de data. [Truexlapp.activeworkbook. RefreshAllxlapp.activeworkbook. ExportAsFixedFormat xlTypePDF, / pdfloc / reportname_ & DatePart ("yyyy, Now ()) &" - "& Right (" 0 "& DatePart (" m ", Now ()), 2) & "-" Right ("0" & DatePart ("d", Now ()), 2) & ".pdf"] Si el format del document de sortida és diferent, substituïu el format ".pdf" per l'extensió adequada segons es desitgi.
- Tanqueu el full de càlcul sense desar-lo i, a continuació, tanqueu Excel. [xlQualityStandardxlapp.activeworkbook.close Falsexlapp.quit]
- Utilitzeu ".xlsx" en lloc de ".xls" al final del full de càlcul si el full de càlcul es desa a Excel 2007 i un format posterior basat en XML.
Pas 3. Escriviu un script per lots per iniciar el script Visual Basic
L’objectiu d’escriure l’escriptura és que els scripts de Visual Basic es puguin executar automàticament. Sense scripts per lots, els scripts VB s’han d’executar manualment.
L'escriptura s'escriu en el format següent, substituint-lo pel nom de la carpeta i el nom del fitxer pel nom que s'indica en aquest exemple: [cscript / nologo / fileloc / script.vbs]
Pas 4. Escriviu un script per lots per assegurar-vos que el fitxer de sortida existeix tal com es va crear
El vostre script hauria de realitzar les funcions següents. Cada funció anirà seguida del codi que apareix entre parèntesis per implementar-la. Quan escriviu codi real, escriviu-lo en un sol bloc, substituint el nom de l’exemple pel nom que necessiteu i no incloeu parèntesis al principi i al final del codi de mostra.
- Comproveu si hi ha un fitxer de sortida. [Per a / f "tokens = 2-4 delims = /" %% a in ('date / t') do set rreport = reportname _ %% c - %% a - %% b.pdf)] Si el format del fitxer de sortida no és PDF, substituïu ".pdf" per l'extensió adequada.
- Si el fitxer o informe de sortida existeix, envieu-lo com a correu electrònic a la persona que ho necessiti. [Si existeix / pdfloc \% rreport% (sendmail -f [email protected] -t [email protected] -u Informe programat -M informe %% informe% s'adjunta. -A / pdfloc \% rreport% -s yourserver: port -xu username -xp password)]
- Si el fitxer / informe de sortida no existeix a la ubicació especificada, creeu un procediment perquè us pugui enviar un missatge que indica que el lliurament ha fallat. [Altrament (sendmail -f [email protected] -t [email protected] -u L'informe no s'ha executat -el fitxer% rreport% no existeix al / pdfloc / -s el vostre servidor: port -xu nom d'usuari -xp contrasenya)]
Pas 5. Assegureu-vos que la carpeta "Escriptori" es troba a l'ordinador
Heu de verificar l'existència de la carpeta Desktop per a sistemes de 32 i 64 bits. En cas contrari, Excel i el full de càlcul s’han d’obrir manualment.
- Ubicació del sistema de 32 bits: c: / windows / system32 / config / systemprofile
- Ubicació del sistema de 64 bits: c: / windows / syswow64 / config / systemprofile
Pas 6. Programeu tasques per executar scripts segons calgui
Els scripts per lots s’han d’executar de manera seqüencial i contínua, encara que ningú no faci servir l’ordinador. Els privilegis s'han d'establir al màxim possible.
