Si se sol·licita o no, escriure un informe d’estat pot ser una bona manera de comunicar els èxits. Un bon informe d’estat ajudarà al cap, així com a vosaltres, a fer un seguiment de les tasques i els resultats de la feina. A continuació es mostra una guia per escriure informes d'estat fàcils de llegir.
Pas
Mètode 1 d'1: escriure un informe d'estat
Pas 1. Doneu títol i data a l'informe
Un títol que contingui una data (per exemple, "Resultats de la primera setmana de desembre") és una opció de títol eficient. Assegureu-vos d’escriure la data a l’informe.
- Si l’informe s’enviarà per correu electrònic, podeu utilitzar el nom i la data com a capçalera.
- Si l'informe és un document, poseu el títol i la data com a capçalera del document.
Pas 2. Escriviu informació detallada sobre el projecte, com ara el nom del projecte, la data d’inici / finalització i els noms del personal
Pas 3. Descriviu els assoliments amb els encapçalaments "Assoliments", "Tasca completada" i similars
- Assegureu-vos d'esmentar el període d'informes, per exemple, setmana, mes, trimestre, etc.
- Utilitzeu verbs actius per iniciar l'informe, com ara "acabar", "explicar", "dissenyar", "millorar", "perfeccionar", etc.
- Per als informes setmanals, només podeu incloure de 3 a 6 punts, cadascun d’ells amb una frase.
Pas 4. Escriviu el que s’ha d’aconseguir durant el següent període d’informe, encapçalant "Pròxim pla", "Proper tasca", "RP", etc
- Calculeu el temps que es necessita per completar una tasca si és possible, per exemple "Documentar un canvi de disseny (temps estimat: 2 dies)".
- Feu coincidir la següent tasca amb la programació del vostre projecte.
- Per als informes setmanals, només podeu incloure de 3 a 6 punts, cadascun d’ells amb una frase.
Pas 5. Escriviu també els problemes que esteu experimentant actualment o que experimentareu amb els encapçalaments "Problemes" o "Problemes i comentaris"
Per a aquesta secció, podeu escriure 1-2 paràgrafs breus.
- Per exemple, si teniu problemes per contactar amb el vostre proveïdor perquè aquesta setmana no hi ha ningú a l'oficina o teniu suggeriments per millorar el funcionament de la vostra empresa, escriviu-los a la secció "Problemes i comentaris".
- Si només informeu d’un problema, però no necessiteu ajuda quan està escrit, no oblideu esmentar-lo. Els comentaris com "Problema resolt en un termini de 2 dies" indicaran al vostre supervisor que no interfereixi, però que estigueu atent al problema que teniu.
- Si el vostre problema laboral no es resol, el supervisor no pot dir que no li ho heu dit.
Pas 6. Torneu a llegir l'informe i, a continuació, envieu-lo a les parts pertinents
Exemple
Aquí teniu un exemple d'informe d'estat de l'editor wikiHow. Feu coincidir l’estil, el format i la llista d’assoliments d’aquest exemple amb les dades del vostre treball, però tingueu en compte que cada pas comença amb un verb actiu.
Informe d’estat el 26 de setembre de 2011.
Acabat
- Va començar 3 articles: 1 article de la seva pròpia idea, 2 articles per satisfer les sol·licituds.
- Elabora 2 articles
- Torna a escriure 1 article
- Vigila prop de 400 canvis i comprova les sol·licituds d'edició per a faltes d'ortografia / duplicacions.
El proper pla
- Afegir una imatge a 1 article.
- Rellegeix i edita 1 article.
- Demaneu a un editor amb formació mèdica o primers auxilis que revisi articles sobre fractures. L’autor no té antecedents mèdics, de manera que dubta dels resultats de la seva investigació.
- Revisar 1 article que ja és bo, però que requereix millores estilístiques i informació addicional.
Problemes / comentaris
- Gràcies als programadors, perquè es van assegurar que l'actualització de programari d'aquesta setmana funcionés sense problemes. Els problemes que es produiran s’informaran més endavant.
- Un voluntari està trist perquè el seu gat va morir. Es va demanar als voluntaris que descansessin primer.
Consells
- Si és possible, escriviu un informe positiu. Els informes no són el lloc per queixar-se, enfadar-se o excusar-se. Una manera d’escriure un informe positiu és donar suggeriments, o almenys instruccions per resoldre un problema, si en informeu. El vostre suggeriment és la prova que vau prendre la iniciativa per resoldre el problema.
- Digueu gràcies al lloc adequat, per exemple, a un company de feina que us ha ajudat. Si ajudeu un altre company de feina, mencioneu-ho també a l'informe.
- Sigues honest en informar. No informis de coses que no fas.
- Redacta un breu informe. El vostre gestor és una persona ocupada, no té gaire temps per llegir el vostre informe. Si el gerent necessita més informació, ho demanarà.
- Si escriviu un informe un divendres a la tarda, sabreu fins a quin punt avança la vostra feina quan torneu a treballar dilluns al matí.
- Si teniu moltes coses a controlar (sol·licituds de compra, modificacions, treballs, notes, etc.), crear una taula o una base de dades pot ser una bona manera de fer-ne un seguiment.
- Redactar informes específics.
- Feu-vos una còpia de l'informe. La còpia us pot ajudar quan escriviu un currículum o escriviu èxits quan arribi el moment d’un augment.
- Si voleu escriure un informe d’estat, escriviu un informe periòdicament o com a mínim un èxit, de manera que no passeu hores seguint el que heu fet. Escriviu cada dia els èxits en emplenar la targeta d'assistència.
- Aquest mètode d'escriptura d'un informe d'estat també es pot utilitzar quan s'informa de l'estat d'un projecte en una reunió.
- Informar d’alguna cosa que acabeu de començar, d’un llibre que acabeu de llegir o d’alguna cosa que esteu investigant està bé. No es pot fer tot en una setmana, i la preparació que feu pot ser que consumeixi temps i aporti valor al projecte.
Advertiment
- Redactar informes professionalment. És possible que més persones llegeixin el vostre informe del que penseu, sobretot si s’envia per correu electrònic.
- Si envieu al vostre cap un informe no sol·licitat, prepareu-vos per escriure el mateix informe la setmana que ve.
- En general, no feu massa promeses. Digues-me què pots fer.
