Un procés empresarial és un sistema que una empresa utilitza per assolir els seus objectius. Aquest procés també es pot interpretar com els passos adoptats per generar valor per als clients. Els gerents analitzen els processos empresarials per avaluar el seu funcionament. El gestor analitza primer els processos que s’executen actualment. Després, la direcció pot determinar canvis per millorar els processos existents. Les millores de processos poden ajudar les empreses a estalviar temps, reduir costos o crear productes més adequats per als clients.
Pas
Part 1 de 2: Determinar com es creen els processos empresarials
Pas 1. Definiu els processos empresarials
Els processos empresarials fan referència a les activitats que realitzen diàriament els empleats per assolir els objectius organitzatius. Aquest procés reflecteix les accions de l’empresa per assolir determinats objectius. El procés empresarial ha d'incloure totes les variacions o excepcions al procés. Per entendre com analitzar un procés empresarial, heu de tenir en compte com es crea un procés empresarial.
- Penseu en l’abast de la tasca. Per exemple, actualitzeu el procés utilitzat per enviar factures als clients. L’abast de la tasca fa referència a l’amplitud de l’abast de la tasca a realitzar. En aquest cas, suposem que l'abast és totes les factures enviades a un client. Determineu que en un mes s’envien als clients una mitjana de 200 factures..
- Especifiqueu el resultat desitjat. Penseu en què intenta dur a terme aquest procés. En aquest cas, voleu que les factures s’enviïn amb precisió a cada client tan bon punt s’envia el producte. Enviarà una còpia física de la factura en enviar la comanda. També enviarà per correu electrònic a cada client una factura electrònica.
- Enumereu els subprocessos en procés. Com més específic sigui un procés, més fàcil és analitzar i millorar.
- Documentar processos de negoci. Podeu documentar el procés com una llista de passos i considerar-los representar-los en un diagrama de flux. Els processos sovint creuen diversos departaments de grans organitzacions. El procés de creació de factures, per exemple, implicaria els departaments de facturació i comptabilitat.
- Definiu els diversos departaments o funcions d'entitat del procés juntament amb totes les entrades i sortides. Per exemple, fer una nòmina requereix aportacions del departament de producció per conèixer el nombre i les hores de treballadors treballats, el departament de recursos humans per conèixer les taxes i les reduccions salarials, etc.
- Enumereu totes les excepcions al procés. Gairebé tots els procediments comercials tindran excepcions i variacions. Per exemple, és possible que alguns clients rebin grans descomptes. Aquest client demana productes en grans quantitats. Donar un gran descompte fa que el personal de facturació dedueixi l'import del descompte calculat al programari de facturació. Els grans descomptes s’han d’introduir manualment per crear una factura precisa.
Pas 2. Documenta el procés empresarial i pensa quin tipus de procés comercial vols crear
La separació de diversos processos empresarials per tipus ajudarà a l’anàlisi i millora dels processos empresarials. Si dos processos són del mateix tipus, les actualitzacions de processos poden ser similars. Un procés concret pot ser un procés operatiu, de suport o de gestió.
- Els processos operatius fan referència a les tasques diàries de lliurament de productes als clients. El procés de creació de factures per als clients es pot incloure en el procés operatiu. És molt important enviar factures precises als clients perquè es puguin cobrar els pagaments el més ràpidament possible.
- Els processos de suport fan referència a les activitats de suport operatiu de la vostra empresa. El Departament de Recursos Humans és un exemple d’àrea de suport a l’empresa. Aquest departament dóna suport als responsables de departaments en l’entrevista i la contractació de nous empleats. Tot i que els recursos humans no estan directament relacionats amb els clients, sí que donen suport al departament d’operacions.
- Totes les organitzacions necessiten una gestió per dirigir la direcció empresarial general de l’empresa. El procés de planificació i execució del pressupost és un procés de gestió. Totes les empreses haurien de tenir un procés de pressupost formal. Aquest procés hauria de comportar que la direcció discutís el pressupost de l’empresa amb el gestor financer.
Pas 3. Analitzeu els processos empresarials per trobar símptomes d’ineficiència del procés
Els processos empresarials consisteixen en entrades (entrades) i sortides (sortides). La mà d’obra, l’energia, els materials i l’equip de capital es consideren com a aportacions. Les entrades són actius que s’utilitzen per generar ingressos i beneficis. D'altra banda, la sortida és un producte o servei físic. Les entrades entren al procés i produeixen sortides. Haureu de fer una anàlisi per buscar les ineficiències d’aquest procés.
- El vostre procés ha d’utilitzar entrades de manera eficient per produir resultats. Per exemple, gestioneu una sucursal d'un taller de reparacions. La vostra aportació és mà d’obra, equips i peces. El vostre resultat és el servei de reparació de vehicles del client.
- Un llarg temps de reparació o un retard de treball és una indicació de la ineficiència del procés. El problema pot ser degut a que el calendari de reparacions d'alguns clients és massa proper.
- També es poden veure indicacions d’ineficiència del procés si el cost de la substitució de peces supera amb escreix el pressupost. En aquest cas, el problema pot ser específic del departament de compres o de les parts del proveïdor.
- Determineu quins processos necessiten millorar en funció dels problemes identificats. Heu de prioritzar diversos processos empresarials. Trieu el procés que tingui més impacte en el vostre negoci. Per exemple, és possible que vulgueu corregir primer el temps d'execució. El llarg temps de processament farà que l'empresa perdi clients. Prioritzar la millora del procés.
Part 2 de 2: Anàlisi del procés empresarial
Pas 1. Parleu amb persones clau sobre els processos de l'empresa
Un cop hàgiu determinat el procés a millorar, discutiu el procés amb les persones responsables de la seva implementació. Preneu-vos el temps per entrevistar els participants clau i demaneu millores que es puguin fer.
- Pregunteu sobre les accions del personal i per què.
- Determineu l'entrada necessària per realitzar cada tasca i on obteniu cada entrada. Si l’empresa produeix texans texans, heu de saber qui és el proveïdor de texans i la freqüència amb què s’envien les matèries primeres a l’empresa.
- Identifiqueu els resultats de cada tasca i qui els rebrà. Si administreu un taller, el personal del taller hauria de documentar el seu treball. El personal de reparació ha de transmetre la informació al departament de facturació, que després genera una factura per al client.
- Demaneu suggeriments sobre com solucionar les ineficiències del procés que el vostre personal troba.
Pas 2. Creeu un diagrama de flux empresarial per a cada procés
Els diagrames de flux de processos us poden ajudar a descriure els processos empresarials. Podeu utilitzar la documentació del procés de discussió per crear un diagrama de flux. Aquest diagrama de flux hauria de tenir tots els passos necessaris per completar un procés empresarial concret.
- És important tenir en compte que un diagrama de flux de processos empresarials només ha de contenir procediments definits que els empleats han de seguir.
- Els diagrames de flux es poden dibuixar manualment o amb programari. Els programes de Word i fulls de càlcul amb facilitats de mapatge es poden utilitzar per crear diagrames de flux. També podeu trobar programari especialitzat per crear diagrames de flux.
- Els diagrames de flux són eines molt útils per veure clarament els processos empresarials que teniu al davant. Aquesta eina facilitarà molt la identificació i la correcció d’ineficiències.
- Un cop fets canvis al procés, reviseu de nou els resultats i comproveu si el procés ha millorat a les vostres expectatives. En cas contrari, repetiu el procés d’anàlisi i intenteu identificar les àrees que cal millorar. L’anàlisi de processos empresarials és una activitat permanent del vostre negoci.
Pas 3. Realitzeu una sessió de pluja d'idees per trobar millores en el procés
Molts processos impliquen més d’un departament del vostre negoci. Les sessions de grup identificaran les ineficiències del procés que afecten més d’un departament. Aquestes sessions també poden validar la informació proporcionada durant les entrevistes personals amb els participants.
- Feu un resum de la informació rebuda i compartiu-la amb els participants del procés. Això inclourà els participants que han estat i no han estat entrevistats abans. Demaneu comentaris a tothom. Aquest comentari proporcionarà orientacions addicionals per a la vostra anàlisi.
- La informació rebuda dels participants en el procés us ha de donar una idea clara de com funciona el procés i quin és el problema.
- La discussió interpersonal es converteix en la base per fer canvis en un procés. Els canvis poden ser reduccions de costos, reduccions de temps del cicle de procés, simplificacions de processos o millores del servei als clients.
