Els diagrames de flux són una utilitat ideal per trencar processos difícils d’entendre en un conjunt de conceptes fàcils. La creació del diagrama de flux adequat equilibrarà la informació necessària per transmetre-la i la facilitat amb què es pot transmetre. Seguiu aquesta guia per crear un diagrama de flux a Excel i Word.
Pas
Mètode 1 de 3: Dissenyar un concepte
Pas 1. Escriviu el concepte bàsic
La clau d’un diagrama de flux amb èxit és que és fàcil de llegir. Assegureu-vos que s’escriuen els conceptes bàsics i que els desenvolupaments entre conceptes s’expliquen en passos senzills.
Assegureu-vos que teniu un punt final distintiu al pla gràfic. Això ajudarà a facilitar la lectura del gràfic
Pas 2. Decidiu si escolliu el format estàndard o el de natació
Els diagrames de flux estàndard descomponen els processos segons els conceptes clau i les accions necessàries. Si teniu diversos grups involucrats en el procés en un diagrama de flux, un format de pla de natació us pot ajudar a indicar qui ho hauria de fer. Cada pas del diagrama de flux es col·loca en un "carril" (també conegut com a ruta), el grup responsable de completar la tasca (màrqueting, vendes, recursos humans, etc.).
- Swimlane sol tenir un format horitzontal o vertical. El punt de partida és l’extrem superior esquerre del gràfic.
- Swanlane pot ser difícil de dissenyar si hi ha diversos conceptes que han de viatjar d'anada i tornada entre departaments. Això desordenarà el gràfic.
Pas 3. Creeu un diagrama de flux
Abans de començar a dissenyar un diagrama de flux amb programari, dibuixeu-lo en un tros de paper. Col·loqueu l'esborrany començant per la part superior i amplieu el gràfic que hi ha a sota.
- La majoria dels diagrames de flux funcionen segons principis binaris bàsics. En el moment en què es produeix el procés de variació, el lector presenta una pregunta sobre Sí o No (també coneguda com a sí o no). La resposta guiarà el lector cap al concepte adequat.
- Utilitzeu formes diferents per representar diferents tipus de conceptes o decisions. L’addició d’indicacions visuals ajudarà a la lectura i la comprensió.
Pas 4. Aïllar processos complexos
Si les àrees del diagrama de flux es tornen massa denses, dividiu els subprocessos en un diagrama de flux nou. Afegiu el quadre com a referència de subprocés al diagrama de flux original i deixeu que el lector torni mentre travessa la secció ampliada.
Mètode 2 de 3: creació d'un diagrama de flux a Excel
Pas 1. Feu una quadrícula
Els fulls de càlcul d'Excel tenen un format predeterminat per tenir cel·les més amples que altes. Per uniformitzar-lo, establiu la mida de la cel·la al quadrat. Per fer-ho, feu clic al botó Selecciona totes les cel·les situat a l'extrem superior esquerre del full de treball.
- Feu clic amb el botó dret a cada capçalera de columna i seleccioneu Amplada de columna al menú. Introduïu 2.14 al camp i premeu Retorn. Això convertirà totes les cel·les en un quadrat perfecte.
- Activeu Snap to Grid des del menú Alinea a la pestanya Disseny o Disseny de pàgina. D’aquesta manera, l’objecte creat es redimensionarà de manera que s’adapti a la graella i cregui una forma uniforme.
Pas 2. Ajusteu els marges
Si esteu exportant el full de treball a Word o a un altre programa, assegureu-vos que les línies de marge estan alineades. Utilitzeu el menú Marges a la pestanya Disseny de pàgina o Disseny per ajustar els marges perquè coincideixin amb el programari d'exportació de gràfics.
Podeu ajustar l'orientació del document (retrat o horitzontal) mitjançant el menú Orientació de la pestanya Disseny. Un diagrama de flux que vagi d’esquerra a dreta hauria de ser en format horitzontal
Pas 3. Creeu la forma
Feu clic a la pestanya Insereix i seleccioneu el menú Formes. Seleccioneu la forma que vulgueu crear i, a continuació, dibuixeu la mida del quadre amb el ratolí. Després de crear una forma, podeu canviar-ne el color i l'estil de línia mitjançant les eines de la pestanya Format que s'obre.
Pas 4. Afegiu text
Per afegir text a una forma, feu clic al centre de la forma i comenceu a escriure. Podeu definir el tipus de lletra i l’estil des de la pestanya Inici. Assegureu-vos que el text sigui breu i concís i assegureu-vos que sigui fàcil de llegir.
Pas 5. Connecteu totes les formes
Obriu el menú Formes a la pestanya Insereix. Trieu l’estil de línia que millor s’adapti a les vostres necessitats. Passeu el ratolí per sobre de la primera forma. Al final apareixerà un petit quadre vermell que indica on es poden connectar les línies.
- Comenceu la línia al quadrat vermell i arrossegueu-la a la segona forma.
- Els quadres vermells apareixeran a la segona forma. Col·loqueu el punt final a la línia d’un dels quadres.
- Ara tots els formularis estan connectats. Si moveu la forma, les línies es mantindran connectades i s’ajustaran a l’angle recte.
- Afegiu comentaris a la línia de connexió introduint el quadre de text, disponible a la pestanya Insereix.
Pas 6. Baixeu una plantilla
En lloc de crear un diagrama de flux des de zero, podeu utilitzar una varietat de plantilles i assistents d'Excel que estan disponibles gratuïtament o de pagament a Internet. La majoria d’aquestes plantilles us estalviaran temps en els gràfics.
Mètode 3 de 3: Creació d'un diagrama de flux al Word
Pas 1. Inseriu un llenç
La forma més senzilla de crear un diagrama de flux a Word és primer crear un llenç. Amb un llenç, podeu treballar amb formes de dibuix més lliures i permetre algunes funcions que normalment no estan disponibles, com ara línies de connexió.
Feu clic a la pestanya Insereix. Seleccioneu el menú Formes i, a continuació, feu clic a Llenç de dibuix nou a la part inferior del menú. Apareixerà una línia de llenç amb punts al document. Podeu ajustar la mida del llenç canviant-ne l'angle
Pas 2. Activeu la quadrícula
Amb una quadrícula es pot crear una forma uniforme. Per activar-lo, feu clic al llenç per fer-lo actiu. A la pestanya Format, feu clic a Alinea i seleccioneu Configuració de quadrícula. Marqueu les caselles per mostrar les línies de la quadrícula i alinear formes.
Pas 3. Creeu la forma
Al llenç actiu, seleccioneu la pestanya Insereix i feu clic al menú Formes. Seleccioneu la forma que vulgueu afegir. Utilitzeu el ratolí per dibuixar una forma de la mida desitjada. Després de crear una forma, podeu canviar-ne el color i l'estil de línia mitjançant les eines de la pestanya Format que s'obre.
Pas 4. Afegiu text
Per afegir text a una forma a Word 2007, feu-hi clic amb el botó dret i seleccioneu Afegeix text al menú. Per a Word 2010/2013, només cal que feu clic a la forma i comenceu a escriure-hi. Podeu definir el tipus de lletra i l’estil des de la pestanya Inici.
Pas 5. Connecteu les formes
Obriu el menú Formes a la pestanya Insereix. Trieu l’estil de línia que millor s’adapti a les vostres necessitats. Passeu el ratolí per sobre de la primera forma. Veureu que apareixen capses petites als extrems que indiquen on es poden connectar les línies.
- Comenceu una línia dins del quadre i arrossegueu-la a la segona forma.
- Apareixeran quadrats petits a les vores de la segona forma. Col·loqueu el punt final a la línia d’un dels quadres.
- Ara tots els formularis estan connectats. Si moveu la forma, les línies es mantindran connectades i s’ajustaran a l’angle recte.
- Afegiu comentaris a la línia de connexió introduint el quadre de text, disponible a la pestanya Insereix.
