Potser haureu d’escriure un informe d’esdeveniments per avaluar l’èxit d’un esdeveniment comparant els resultats amb els seus objectius. Aquest informe és requerit per l'empresa o la persona que realitza l'esdeveniment per determinar si cal fer canvis. Hi ha diverses maneres d’assegurar que un informe d’esdeveniments amb èxit estigui ben redactat. El necessitareu si organitzeu un altre esdeveniment.
Pas
Part 1 de 3: compilació d'informes d'esdeveniments
Pas 1. Determineu l'estil i el format de presentació de cada públic
Els informes d'esdeveniments es poden grapar, grapar, en forma de fitxers PDF, presentacions de PowerPoint, etc.
- Assegureu-vos que l'informe de l'esdeveniment estigui organitzat en seccions clares. Heu de determinar com comparar els resultats de l'esdeveniment amb els seus objectius. Resumeix els principals resultats dels esdeveniments realitzats.
- Personalitzeu els informes d’esdeveniments segons les necessitats i interessos de cada patrocinador i públic. Penseu en els objectius dels patrocinadors. En certa mesura, els patrocinadors són l’audiència clau dels informes d’esdeveniments. Volen avaluar l’elegibilitat de l’esdeveniment patrocinat. Així que assegureu-vos de saber què volen i què els interessa més.
- Personalitzeu els informes d'esdeveniments per satisfer necessitats específiques quant a esdeveniments i patrocinadors únics. No escriviu un informe com si estigués dirigit a un tipus de públic. Els executius superiors i els gestors financers també són un altre públic per al vostre informe d’esdeveniments.
Pas 2. Creeu un procés per supervisar la informació necessària durant tot l'esdeveniment
No es pot confiar només en la memòria.
- Superviseu la informació clau abans, durant i després de l'esdeveniment per crear informes més específics i sobretot més eficaços. Aquest mètode també us permet compilar informes segons una cronologia.
- Penseu en la possibilitat de dur a terme una recopilació continuada de dades amb l'ajut de diverses persones, si cal (inclosos els interns). En essència, els informes no han d’esperar a la finalització de l’esdeveniment.
Pas 3. Resumeix l'informe als punts principals
Un dels problemes amb els informes d'esdeveniments és que solen cobrir poc de l'agenda o centrar-se en declaracions dolces. No ho facis. És una bona idea ressaltar els punts bàsics de manera clara i analítica.
- Seleccioneu algunes parts importants de l'esdeveniment que voleu discutir amb més detall. Cerqueu les tres coses que van passar amb més èxit i els tres punts que més van sorprendre.
- No ompliu l'informe amb detalls poc importants, com ara el menú del migdia o un resum detallat de tota la presentació principal. Heu d’incloure les coses importants.
Part 2 de 3: inserir el contingut adequat a l'informe
Pas 1. Escriviu un resum executiu
L'informe de l'esdeveniment ha d'incloure una visió general que és una versió abreujada de l'informe complet. Penseu en el resum executiu com una introducció a l'informe de l'esdeveniment.
- Podeu crear dos informes, un resum executiu creat per a les persones interessades en el resultat de l'esdeveniment i un informe més detallat per a les persones que participen en la preparació, l'execució i el patrocini de l'esdeveniment.
- Al resum executiu, heu de discutir i centrar-vos en els objectes i resultats clau. El resum executiu ha de ser breu, només una pàgina o dues. L'informe hauria de resumir els elements clau de l'esdeveniment i incloure una breu interpretació de les dades
Pas 2. Incloeu ajudes visuals profundes als vostres informes
Sovint els informes són més eficaços quan inclouen gràfics que il·lustren tendències estadístiques, en lloc de comunicar simplement un munt de números al lector.
- Si l'esdeveniment inclou un producte nou, us recomanem que incloeu una foto d'aquest producte. Les fotos que mostren el moment de l’esdeveniment poden ajudar el lector de l’informe a fer-se una idea de l’esdeveniment que se celebra. Proveu de fer fotos que mostrin la participació del patrocinador a l'esdeveniment per documentar-les a l'informe. Una vegada més, aquesta tasca no pot esperar a la finalització de l'esdeveniment.
- També podeu incloure mostres, reproduccions i altres exemples que es produeixin al lloc. Informeu del nombre de persones que han rebut cupons patrocinats, etc. Documenta l'exposició in situ i fora del lloc generada per l'esdeveniment, als mitjans de comunicació, per al públic, per als patrocinadors.
Pas 3. Documenta tota publicitat i exposició als mitjans
Us recomanem que avalueu la comparació dels mitjans resultants amb els objectius declarats de l'esdeveniment.
- Centreu-vos en els anuncis impresos i articles que incloguin el nom i l’anunci del patrocinador, a més del nombre de distribucions diàries de diaris i de la classificació dels anuncis.
- Documentar anuncis de televisió, anuncis públics, valors de la targeta tarifària i de la targeta de puntuació i cobertura informativa.
- No oblideu la documentació de ràdio, els anuncis amb targeta de puntuació, les notes de publicitat i promocions, els informes auditats, etc.
Pas 4. Incloeu una declaració del propòsit de l'esdeveniment
Haureu de relacionar els objectius de l'esdeveniment amb el resultat, així que assegureu-vos d'incloure un recordatori de la missió i objectius originals de l'esdeveniment.
- Podeu incloure una llista d’esdeveniments. També heu de discutir qui seran els participants clau durant l'esdeveniment. No obstant això, mantingueu-ho curt.
- Assegureu-vos de passar molt de temps registrant i discutint els resultats clau específics de l’esdeveniment i fent-los coincidir amb els resultats registrats. Sigueu realistes i no endolceu les coses que no funcionen com haurien de fer-ho.
Pas 5. Incloeu informació financera de l'informe de l'esdeveniment
Heu de proporcionar una discussió detallada del pressupost corrent de l'esdeveniment i de les despeses reals. Assegureu-vos d’incloure una comparació del vostre pressupost amb les despeses reals, a més de ressaltar algunes de les coses que han anat bé i les àrees que cal millorar
- També heu de detallar els costos, inclosos els costos de les activitats de màrqueting i promoció, les despeses de personal i els costos de patrocini. Us recomanem que creeu un pressupost detallat. Els directius financers i els executius superiors voldran veure proves que avalin les vostres conclusions sobre la despesa.
- Incloeu càlculs d’ingressos, per exemple, d’entrades, patrocinadors i exposicions. Tanmateix, assegureu-vos de comparar els ingressos reals amb les previsions.
Pas 6. Incloeu estadístiques que siguin rellevants per al lector
No deixeu que el vostre informe s'ompli d'informació dolça. El nombre de persones que van assistir a l’esdeveniment és una de les dades que heu d’incloure. Us recomanem que proporcioneu dades mesurables als informes.
- Estadístiques i altres dades relacionades que es poden incloure, com ara el nombre de vendes i el nombre de visitants en un estand concret. L’informe de l’esdeveniment serà més creïble si es completen les dades proporcionades. Incloeu informació sobre participants / visitants. Incloeu dades demogràfiques, números de visitants i resultats de la investigació de visitants (per exemple, hàbits de compra).
- Informeu del nombre de persones que han respost a les campanyes patrocinades, així com de les donacions a organitzacions sense ànim de lucre. Documenta l’impacte econòmic i la participació dels empleats.
Pas 7. Incloeu elements qualitatius que contextualitzin les dades
L'informe hauria d'incloure algunes estadístiques, però també necessitareu citacions de persones per proporcionar-vos comentaris relacionats amb el context.
- Recopileu comentaris i comentaris dels assistents i dels membres de l'equip de l'esdeveniment per tal que l'avaluació de l'èxit de l'esdeveniment no només provingui dels redactors d'informes d'esdeveniments. Això fa que el vostre informe sigui més creïble.
- Considereu també incloure investigacions de tercers. Posar en valor l’exposició als mitjans és un exemple del que poden investigar tercers.
- Valor de l'espai i preparació d'esdeveniments. Haureu de prendre el temps per avaluar l’eficàcia del lloc i la preparació des del punt de vista d’una altra persona. Comenteu com utilitzar l'espai per a conferències, esdeveniments, etc.
Part 3 de 3: Completar l'informe d'esdeveniments
Pas 1. Feu un informe d'esdeveniments a temps
Intenteu escriure i publicar l'informe tan aviat com sigui possible després de l'esdeveniment. Assegureu-vos de programar-ho al calendari per assegurar-vos que sigui a temps. Algunes persones recomanen publicar l'informe 30 dies després de l'esdeveniment, però d'altres argumenten que l'informe s'hauria de publicar pocs dies després de l'esdeveniment.
- Sempre que finalitzi el termini, assegureu-vos que no el perdeu. Potser esteu escrivint un informe d'esdeveniments per a una agència que sol·licita un client concret. Presteu atenció a totes les sol·licituds.
- En essència, el vostre públic espera un informe exhaustiu i oportú. Per tant, creeu informes que compleixin les expectatives i que no esperin massa temps per quedar-se obsolets.
Pas 2. Reviseu l'informe de l'esdeveniment
Assegureu-vos que l'informe d'esdeveniments utilitzi una bona gramàtica i estigui lliure d'ortografia, puntuació i altres errors.
- Assegureu-vos que les respostes no siguin superficials. Com a regla general, heu d’utilitzar la tècnica d’escriptura “mostra, no ho expliqueu”. Això vol dir que heu de proporcionar alguns exemples específics per donar suport als punts generals exposats a l'informe.
- No oblideu el vostre públic i assegureu-vos que la redacció de l’informe sigui formal i professional. Els informes d’esdeveniments no són documents informals; aquest document és important per determinar la viabilitat de procurar l'esdeveniment, de manera que ha de semblar autoritari.
Consells
- Feu més fotos de les que necessiteu. Com més opcions, millor.
- Quan recopileu pressupostos de líders i planificadors, no hi aneu directament. Són persones que encara són presents molt després que finalitzi l’esdeveniment. El millor és fer primer la vostra pregunta a la gent de la multitud, ja que seran els primers a marxar. A més, no molesteu el ponent o el líder de l’esdeveniment si està ocupat. Podran ser interrogats més endavant.
- Quan recopileu pressupostos, mantingueu la conversa amb normalitat i feu preguntes amb naturalitat fins que l’altra persona estigui disposada a dir la seva opinió.
- Recolliu més pressupostos dels que necessiteu. Com més millor.
- Una bona foto pot mostrar com ha anat l’esdeveniment o com ha reaccionat la gent a l’esdeveniment.
- Proveu de fer fotos que mostrin el panorama general de l'esdeveniment en general, incloent fotos de la multitud i altaveus en una imatge per mostrar als lectors la magnitud de l'esdeveniment.
