Per moure una llista o taula de dades de Word a Excel, no cal que traslladeu dades individuals a les cel·les d'un full de càlcul d'Excel (full de càlcul). Simplement podeu formatar el document correctament a Word i, a continuació, es pot importar tot el document a Excel amb només uns quants clics.
Pas
Mètode 1 de 2: conversió de llistes
Pas 1. Compreneu com es convertirà el document de Word
Per importar un document a Excel, s’utilitzen certs caràcters per determinar quines dades entraran a les cel·les del full de treball Excel. Si realitzeu uns quants passos de format abans d’importar, podeu controlar l’aspecte del full de càlcul i minimitzar la quantitat de format manual que s’ha de fer. Això és especialment útil si importeu una llista llarga d'un document de Word a Excel.
Aquest mètode funciona millor quan hi ha diverses entrades a la llista, cadascuna amb un format similar (una llista d'adreces, números de telèfon, adreces de correu electrònic, etc.)
Pas 2. Assegureu-vos que no hi hagi errors de format al document
Abans d’iniciar el procés de conversió, assegureu-vos que cada entrada tingui el mateix format. Heu de corregir els errors de puntuació o reordenar les entrades que no coincideixin. Això és per garantir que el procés de transferència de dades funcioni sense problemes.
Pas 3. Mostra els caràcters de format al document de Word
En mostrar caràcters de format normalment ocults, podeu determinar la millor manera de separar cada entrada. Podeu mostrar caràcters de format fent clic al botó Mostra / Amaga les marques de paràgraf de la pestanya Inici o prement Ctrl + ⇧ Maj + *.
La majoria de llistes tenen una marca de paràgraf al final de cada línia o al final d’una línia o en una línia en blanc entre les entrades. Utilitzarà aquest signe per introduir el caràcter distintiu de les cel·les a Excel
Pas 4. Substituïu les marques de paràgraf entre les entrades per eliminar espais addicionals
Excel utilitzarà espais entre les entrades per definir files, però hauríeu d’eliminar-les en aquest moment per ajudar-vos amb el procés de format. No us preocupeu, aviat l’afegirà de nou. Aquest pas funciona millor si teniu una marca de paràgraf al final de l'entrada i una marca a l'espai entre les entrades (dos espais consecutius).
- Premeu Ctrl + H per obrir la finestra Cerca i reemplaça.
- Escriviu ^ p ^ p al camp Cerca. Aquest és el codi per a dues marques de paràgraf consecutius. Si cada entrada és una línia única i no hi ha línies en blanc entre elles, utilitzeu només una ^ p.
- Introduïu el caràcter delimitador al camp Substitueix. Assegureu-vos que aquest caràcter no sigui un caràcter del document, com ara ~.
- Feu clic a Substitueix-ho tot. Notareu que aquestes entrades es combinen, però deixeu-la sola sempre que el caràcter delimitador estigui al lloc adequat (entre cada entrada)
Pas 5. Separeu cada entrada en columnes separades
Ara les entrades apareixen en línies separades. Heu d'especificar les dades que apareixeran a cada columna. Per exemple, si cada entrada de la primera línia és un nom, a la segona línia hi ha una adreça postal i a la tercera línia hi ha un país i un codi postal, feu el següent:
- Premeu Ctrl + H per obrir la finestra Cerca i reemplaça.
- Elimineu una de les marques ^ p al camp Cerca.
- Substitueix el caràcter del camp Substitueix per una coma,.
- Feu clic a Substitueix-ho tot. Això substituirà els símbols de paràgraf restants per un separador de comes, que separarà cada línia en una columna.
Pas 6. Canvieu el caràcter delimitador per completar el procés de format
Un cop hàgiu completat els dos passos Cercar i reemplaçar anteriors, la llista deixarà de semblar una llista. Tots estaran a la mateixa línia i tindran una coma entre cada dada. El pas Cerca i reemplaça tornarà les dades a un formulari de llista, però encara tindrà comes que defineixen les columnes.
- Premeu Ctrl + H per obrir la finestra Cerca i reemplaça.
- Introduïu ~ (o el caràcter que hàgiu triat al principi) al camp Cerca.
- Introduïu ^ p al camp Substitueix.
- Feu clic a Substitueix-ho tot. Això farà que totes les entrades es tornin a grups individuals separats per comes.
Pas 7. Deseu el fitxer com a fitxer de text pla
El format d’entrada és complet i podeu desar aquest document com a fitxer de text. Això es fa perquè Excel pugui llegir i analitzar les vostres dades de manera que apareguin a les columnes correctes.
- Feu clic a la pestanya Fitxer i seleccioneu Desa com a.
- Feu clic al menú desplegable Desa com a tipus i seleccioneu Text normal.
- Poseu un nom al fitxer i feu clic a Desa.
- Si apareix la finestra de conversió de fitxers, feu clic a & nbsp D'acord;.
Pas 8. Obriu el fitxer a Excel
Com que el fitxer es desa en text pla, podeu obrir-lo a Excel.
- Feu clic a la pestanya Fitxer i seleccioneu Obre.
- Feu clic al menú desplegable Excel Tots els fitxers i seleccioneu Fitxers de text.
- Feu clic a Següent> a la finestra de l’assistent d’importació de text.
- Seleccioneu Coma a la llista Delimitador. Podeu veure com se separaran les entrades a la previsualització a la part inferior. Feu clic a Següent>.
- Seleccioneu el format de dades per a cada columna i feu clic a Finalitza.
Mètode 2 de 2: conversió de taules
Pas 1. Creeu una taula a Word i, a continuació, introduïu-hi dades
Per obtenir una llista de dades a Word, podeu convertir-les a un format de taula i després copiar-la a Excel. Si les vostres dades ja estan en format de taula, aneu al pas següent.
- Seleccioneu tot el text que voleu convertir en una taula.
- Feu clic a la pestanya Insereix i feu clic al botó Taula.
- Seleccioneu Converteix text a taula.
- Introduïu el nombre de files per fila de dades a la columna Nombre de columnes. Si hi ha files en blanc entre cada fila de dades, afegiu-ne una al total de la columna.
- Feu clic a & nbsp D'acord;.
Pas 2. Comproveu el format de la taula
Word crearà una taula basada en la vostra configuració. Comproveu que la taula sigui correcta.
Pas 3. Feu clic al botó petit + que apareix a l'extrem superior esquerre de la taula
Aquest botó apareixerà quan passeu el ratolí per sobre de la taula. En fer clic en aquest botó, se seleccionaran totes les dades de la taula.
Pas 4. Premeu
Ctrl + C per copiar dades. També podeu fer clic al botó Copia a la pestanya Inici.
Pas 5. Obriu Excel
Un cop copiades les dades, podeu obrir Excel. Si voleu col·locar les dades en un full de treball existent, obriu-lo. Col·loqueu el cursor a la cel·la que vulgueu fer de la cel·la superior esquerra de la taula.
Pas 6. Premeu
Ctrl + V per enganxar dades.
Cadascuna de les cel·les de la taula Word es col·locarà en una cel·la independent al full de treball d'Excel.
Pas 7. Separeu les columnes restants
En funció del tipus de dades que importeu, és possible que hàgiu de fer algun format addicional. Per exemple, si importeu adreces de ciutat, codis de país i codis postals que es troben en una cel·la, podeu dividir-los automàticament a Excel.
- Feu clic als encapçalaments de columna que vulgueu dividir. Aquest pas seleccionarà tota la columna.
- Seleccioneu la pestanya Dades i feu clic al botó Text a columnes.
- Feu clic a Següent> i seleccioneu Coma a la columna Delimitadors. Si utilitzeu l'exemple anterior, aquest pas separarà la ciutat del codi de país i del codi postal.
- Feu clic a Finalitza per desar els canvis.
- Seleccioneu les columnes que encara s'han de dividir i, a continuació, repetiu aquest procés. Seleccioneu Espai i no Comma com a delimitador. Aquest pas separarà el codi de país del codi postal.
