Si treballeu com a professor o com a redactor de manuals tècnics, és clar que haureu d’escriure instruccions cada dia. No obstant això, per a la majoria de la gent, escriure pautes clares pot ser difícil. Podeu ometre un pas important perquè suposeu que el lector ho farà automàticament o confondreu el lector amb les múltiples accions que comporta un sol pas. Per poder escriure pautes clares, primer heu de saber completar la tasca. Preneu la vostra guia literalment per assegurar-vos que ajudi el lector a completar la tasca.
Pas
Part 1 de 3: Comprensió de les tasques
Pas 1. Reuneix els materials necessaris
Abans d’escriure una guia, haureu de familiaritzar-vos amb la tasca que es tracta. Prepareu totes les eines i equips necessaris i organitzeu-los en l’ordre en què s’utilitzen.
Escriviu tot el que necessiteu. Quan escriviu una guia, és possible que hàgiu d’enumerar tots els subministraments i materials necessaris per completar la tasca
Pas 2. Completeu la tasca relacionada vosaltres mateixos
Fins i tot si aconsegueu completar la tasca relacionada diverses vegades vosaltres mateixos, és una bona idea repetir la tasca de nou en escriure la guia perquè no us perdeu res.
- Si coneixeu bé la tasca, és possible que vulgueu fer una drecera. Assegureu-vos de no perdre cap pas ni informació en escriure la guia.
- Imagineu-vos que escriviu una recepta per a algú. Si cuineu aquest plat sovint, és possible que pugueu mesurar els ingredients que necessiteu només mirant-los. No obstant això, altres persones, per descomptat, necessiten un nombre exacte de dosis d'aquests ingredients.
Pas 3. Creeu un esquema detallat
Mentre realitzeu tasques, dediqueu-vos un minut a escriure el que heu fet. Això us ajudarà a escriure les vostres guies en un ordre lògic. Si feu una tasca mentre anoteu els passos, sabreu exactament què cal fer i quan cal completar-la.
Pas 4. Definiu el vostre públic
La forma d’escriure la guia es pot adaptar al tipus de persones que llegiran i seguiran la vostra guia. La forma d’escriure una guia per a adolescents serà diferent a la dels adults.
També afecta les raons de l'audiència per completar la tasca. L’objectiu d’un estudiant que treballa en un projecte és sens dubte diferent de l’adult que vol completar el seu treball
Pas 5. Creeu una breu introducció
Aquesta introducció indicarà al lector què es pot fer i quins seran els resultats en completar la tasca. Tingueu en compte que la majoria de la gent omet la introducció o la passa per sobre. Per tant, no incloeu informació o advertències importants a la introducció.
- Per exemple, si escriviu una guia sobre com fer sandvitxos de mantega de cacauet i gelatina, podeu esmentar breument que els sandvitxos de mantega de cacauet i gelatina són una bona i senzilla opció per als dinars i aperitius de la tarda per a nens.
- Si creieu que heu d’incloure un advertiment a la vostra introducció, és recomanable incloure-la en un dels passos en cas que el lector faltés a la vostra introducció.
Part 2 de 3: Redacció de la guia
Pas 1. Divideix la tasca en petits passos
Cada pas ha de contenir una acció. Si teniu més d'una frase o dues per pas, intenteu desglossar-la en passos més curts i senzills.
Per exemple, heu escrit una guia sobre com passejar el vostre gos. El pas que diu "Posar el coll al coll del gos i lligar la corretja" és un pas combinat que consisteix en dues accions: fixar la corretja i lligar les regnes. Per tant, escriviu "Posar la corretja al coll del gos" com a primer pas i "Posar la corretja a la corretja" com a segon pas.
Pas 2. Comenceu cada pas amb una paraula d'acció
Cal fer tots els passos escrits. Utilitzeu verbs per indicar exactament quina acció cal fer per completar un pas de la tasca.
- Construeix les teves frases per dir a algú què ha de fer i no el que ha de saber.
- Per exemple, suposem que escriviu una guia sobre com passejar el vostre gos i un pas és ajustar la mida de les corretges. Per a aquest pas, és més probable que la frase "comprovar la mida de les corretges" o "mesurar el coll del gos" que simplement "Conegueu la mida de les corretges".
Pas 3. Seguiu el progrés lògic
Suposem que el lector començarà a treballar immediatament després de llegir el primer pas. Normalment, el lector no llegirà els passos de la guia fins al final. Si hi ha informació que el lector ha de conèixer per completar la tasca, incloeu aquesta informació als passos de la guia.
- Si hi ha un perill en un pas concret, incloeu un advertiment en aquest pas. No inclogueu cap advertència a la introducció ni al final de la guia quan sigui massa tard.
- Incloeu les instruccions adequades perquè els lectors sàpiguen quan han fet els passos correctament. Per exemple, podeu escriure "Les corretges tenen la mida adequada si podeu lliscar dos dits entre la part posterior del coll i el coll del gos".
Pas 4. Trieu les paraules amb cura
Utilitzeu un llenguatge senzill que sigui fàcil d’entendre per tothom. Heu d'evitar l'ús d'argot o termes tècnics. Si heu d’utilitzar un terme tècnic, feu-lo breu i senzill.
Per exemple, si escriviu una guia sobre com presentar una demanda, és possible que hàgiu d'incloure termes legals. Escriviu primer una explicació senzilla i després continueu amb els termes tècnics utilitzats a la prova
Pas 5. Utilitzeu verbs positius
Normalment, és una bona idea escriure què ha de fer el lector per completar la tasca, en lloc de què no fer. Quan una persona llegeixi una guia, la seva ment tindrà com a objectiu completar la tasca. Si comenceu per coses que no haurien de fer, es poden confondre i fer el que no haurien de fer.
Per exemple, si escriviu una guia sobre com passejar el vostre gos, és possible que vulgueu escriure "assegureu-vos que la corretja estigui ben fixada" o "ajusteu el coll perquè s'adapti correctament" en lloc de "no poseu la corretja massa estret "o" no portis un coll massa estret. "massa estret."
Pas 6. Escriviu en segona persona
Utilitzeu la paraula "vosaltres" per dirigir-vos directament als vostres lectors perquè no es confonguin. Quan utilitzeu la paraula "vosaltres", els lectors sabran què cal fer per completar la tasca sense haver d'endevinar.
Per exemple, si escriviu "s'ha de prémer la palanca", feu que el lector endevini qui ha de prémer la palanca. La frase "has de prémer la palanca" o fins i tot "prémer la palanca" no deixarà el lector en dubte
Pas 7. Incloeu alternatives
De vegades, hi ha més d’una manera de completar un o més passos. Incloeu alternatives juntament amb els passos perquè els lectors puguin triar la forma que prefereixen.
Per exemple, si escriviu una guia sobre com fer un entrepà de mantega de cacauet i gelatina, incloeu un farciment alternatiu, com ara "Mantega d'ametlles per a persones amb al·lèrgies al cacauet"
Pas 8. Incloeu una imatge si us ajuda
Hi ha un refrany que diu una cosa així: "Una imatge és millor que mil paraules". Per crear directrius clares, de vegades les imatges o els diagrames facilitaran als lectors la comprensió de les directrius que proporcioneu.
Per obtenir més orientació tècnica, assegureu-vos que la imatge pot ajudar clarament el lector i que les eines o les mans no obstaculitzen l'acció sobre la imatge
Part 3 de 3: Prova de guies creades
Pas 1. Organitzeu la vostra guia en seccions
Les tasques complexes tenen més d’una part. Si escriviu una guia per a una tasca gran que tingui diverses seccions més petites, divideix-les en seccions separades.
- Si esteu numerant les guies, assigneu-ne un a cada secció. El lector sentirà l’èxit assolit després de completar cada secció.
- Fins i tot si la vostra tasca no té parts que només es poden controlar parcialment (semi-independents), dividiu-la en parts si la tasca té diversos passos. D’aquesta manera, el lector no quedarà desbordat pel nombre de passos de la guia.
Pas 2. Proveu de fer la guia que heu escrit
Si no podeu seguir les directrius escrites, ningú tampoc ho farà. Demaneu a un amic que llegeixi i seguiu la guia i pregunteu si hi ha parts que el confonguin.
És possible que hàgiu de provar la guia diverses vegades, sobretot si la vostra guia és llarga o complexa
Pas 3. Editeu la guia amb cura
Els errors tipogràfics i els errors gramaticals espatllaran la claredat de la vostra guia i dificultaran el seguiment. Llegiu la vostra guia d'anada i tornada per assegurar-vos que no hi hagi errors.
Si no confieu en les vostres habilitats d’edició, demaneu a un amic que consulti la vostra guia
Pas 4. Incloeu una llista d’eines i materials necessaris
Especialment si la tasca requereix eines o materials especials, aquesta llista serà de gran ajuda per al lector. Col·loqueu aquesta llista al principi de la guia perquè el lector pugui reunir totes les eines i materials abans de començar la tasca.
Imagineu-vos que esteu escrivint una recepta. Les receptes sempre inclouen tots els ingredients i eines de cuina necessàries al principi. D’aquesta manera, podeu recollir-ho tot abans de cuinar
Pas 5. Proporcioneu les advertències adequades
Quan proveu la guia, podeu descobrir perills ocults que no es van revelar quan vau escriure la guia per primera vegada. Aviseu els lectors perquè puguin protegir-se d’aquest perill.
