La comptabilitat, el registre dels detalls de les transaccions financeres, és un procés crític necessari per a l’èxit de les grans i petites empreses. Les grans empreses solen tenir grans departaments comptables amb molts empleats (i col·laboren estretament amb empreses d’auditoria), mentre que les petites empreses només poden tenir un empleat de comptabilitat. Mentrestant, les empreses dirigides per una persona han de gestionar la comptabilitat de manera independent. Tant si esteu intentant gestionar les vostres pròpies finances com si esteu interessats en treballar en la comptabilitat, aprendre els conceptes bàsics de la comptabilitat us pot ajudar.
Pas
Part 1 de 4: Desenvolupament d’habilitats comptables
Pas 1. Comprendre la diferència entre la comptabilitat i la comptabilitat
Els termes comptabilitat i comptabilitat s’utilitzen sovint indistintament. Tot i això, les habilitats i responsabilitats dels dos són diferents. Generalment, el comptable registra els detalls de la venda. La seva tasca principal és assegurar cada rupia guanyada i utilitzada per la companyia cotitzada, mentre que el comptable és responsable de fer i analitzar estats financers i auditar registres financers per garantir la precisió i exactitud dels informes.
- Els comptables i els comptables solen treballar junts per proporcionar un servei complet a l’empresa.
- La diferència entre els dos està marcada per un títol professional, una certificació oficial o una organització professional.
Pas 2. Acostumeu a crear fulls de treball a Excel
Microsoft Excel o altres programes de fulls de càlcul són molt útils per als comptables, ja que poden ajudar-vos a controlar els números mitjançant gràfics o fer càlculs per crear informes financers. Si només coneixeu els conceptes bàsics, sempre podeu aprendre a avançar a intermedi o expert en la creació de fulls de treball, gràfics i gràfics.
Pas 3. Llegiu el llibre de comptabilitat
Visiteu una biblioteca local per demanar prestat un llibre de comptabilitat o bé comprar un llibre a la botiga que trieu. Cerqueu llibres sobre els conceptes bàsics de la comptabilitat escrits per persones experimentades, ja que solen proporcionar informació fiable.
- "Introducció a la comptabilitat" de Pru Marriott, JR Edwards i Howard J Mellett és un llibre d'ús habitual i es considera bo tant per a les persones que vulguin tenir un coneixement general de la comptabilitat com per als estudiants que vulguin explorar la comptabilitat.
- "College Accounting: A Career Approach" de Cathy J. Scott és un llibre que s'utilitza sovint a la universitat per a classes de comptabilitat i gestió financera. Aquest llibre també ofereix un útil CD-ROM de comptabilitat de Quickbooks per a comptadors principiants.
- "Estats financers: una guia pas a pas per entendre i crear informes financers" de Thomas R. Ittelson és un popular llibre introductori sobre estats financers que es pot utilitzar per a principiants interessats en la comptabilitat.
Pas 4. Feu un curs de comptabilitat
Podeu cercar cursos a prop vostre o fer un curs de comptabilitat en línia gratuït. Proveu el lloc Coursera o altres plataformes educatives que ofereixen cursos gratuïts de professionals de primer nivell en l’àmbit comptable.
Part 2 de 4: Pràctiques bàsiques de la comptabilitat
Pas 1. Comprendre el sistema de comptabilitat dual
Els comptables fan dues o més entrades per a cada transacció financera. Una transacció es pot registrar com un augment de números en determinats comptes i una disminució de números en altres comptes. Per exemple, una empresa accepta el pagament de béns venuts a crèdit. Aquest pagament es registra com una addició al compte de caixa i una reducció del compte a cobrar (consumidors a pagar a l’empresa). Les sumes i restes registrades han de ser iguals (a la quantitat de vendes).
Pas 2. Practicar la gravació de dèbits i crèdits
El sistema de comptabilitat dual registra les transaccions en forma de dèbits i crèdits. Tots dos termes descriuen la suma o la resta de determinats comptes a causa de transaccions. L’ús d’aquests termes és relativament senzill si teniu presents dues coses:
- El dèbit significa registre a la part esquerra del compte t (compte T estimat) i el crèdit significa que heu d’utilitzar el costat dret. El compte T és un diari estàndard d'estimació de comptes T, els costats verticals dels quals s'utilitzen per registrar la mida de la transacció.
- Actiu = Deute + Patrimoni net. Aquesta és l’equació comptable. Planteu-lo al cap. Aquesta equació és una guia per determinar les posicions de dèbit i crèdit d'una transacció. Pel que fa als actius, el dèbit significa suma i crèdit resta. Per al costat "Deute + Patrimoni net", el dèbit significa restar i el crèdit significa sumar.
- Fer càrrec d’un compte que inclou un actiu (com ara un compte d’efectiu) significa afegir efectiu. Tanmateix, domiciliar un compte que inclou deutes (com ara un compte corrent a pagar) significa una reducció del deute.
- Proveu d’intentar introduir diversos tipus de transaccions al sistema de comptabilitat dual, com ara emetre factures d’electricitat o rebre pagaments dels consumidors.
Pas 3. Crear i mantenir un diari general
Un diari general és un mitjà per registrar transaccions amb un sistema de comptabilitat múltiple. Cada transacció (dèbit i crèdit) es registra mitjançant els comptes rellevants del diari general. Per tant, per a les operacions de pagament de factures en efectiu, heu de fer una entrada de crèdit al compte de caixa i una entrada de dèbit al compte de despeses. Aquest procés es fa més senzill si utilitzeu un programa de comptabilitat, però encara és relativament fàcil de fer manualment.
Pas 4. Diferenciar les transaccions en efectiu i meritació
Una transacció en efectiu es produeix quan un client compra caramels a una botiga i rebeu diners en efectiu immediatament. Les transaccions de meritació s’ocupen de qüestions com els crèdits, les factures, les factures i no els pagaments directes en efectiu. Les transaccions de meritació també registren actius intangibles com el fons de comerç.
Part 3 de 4: Estudiar estats financers
Pas 1. Conegueu com es preparen els estats financers
Els estats financers descriuen la situació financera actual i el rendiment financer de la companyia durant un període comptable. Els estats financers es preparen a partir de la informació continguda al diari general. Al final del període comptable, cada compte es calcula per crear un balanç. Els deutes i crèdits totals han de ser equilibrats. Si estan fora de saldo, el comptable hauria de tornar a examinar el saldo de cada compte i fer ajustos o correccions si cal.
Quan tots els comptes s’ajusten i són adequats, el comptable pot introduir la informació resum als estats financers
Pas 2. Apreneu a crear un compte de pèrdues i guanys
El compte de pèrdues i guanys és un principi bàsic de comptabilitat. Aquest informe registra els beneficis de l'empresa durant un període de temps, que va d'una setmana a un any. El compte de pèrdues i guanys està determinat per dos factors: els ingressos i les despeses de l’empresa.
- Els ingressos són l’entrada de diners procedents de la venda de béns o serveis durant un període de temps, tot i que no vol dir necessàriament que es pagui efectiu durant un període determinat. Els ingressos poden ser en forma d’efectius o transaccions de meritació. Si s’inclouen les meritacions al compte de pèrdues i guanys, significa que els ingressos d’una setmana o mes determinats tenen en compte les factures i les factures enviades o rebudes en aquest període, encara que no s’hagi rebut diners en efectiu. El compte de pèrdues i guanys mostra el nivell de rendibilitat de l’empresa i no els diners que va rebre l’empresa en un període determinat.
- Les despeses són l’ús de diners per part de l’empresa per a qualsevol propòsit, com ara el cost de comprar materials o els sous dels empleats. Igual que els ingressos, les despeses també s’informen quan es fan despeses, no quan l’empresa dispensa literalment efectiu o paga.
- El principi de concordança comptable requereix que les empreses facin coincidir les despeses i els ingressos relacionats sempre que sigui possible per determinar el nivell real de rendibilitat de la companyia en un període determinat. En un negoci amb èxit, aquest procés és només una imatge d’una relació causa-efecte. Per exemple, un augment de les vendes augmentarà els ingressos i les despeses comercials de l’empresa, com ara un augment de la necessitat de comprar inventari per a botigues i comissions de vendes.
Pas 3. Feu un balanç
A diferència del compte de pèrdues i guanys que descriu la situació financera en un període determinat, el balanç és una instantània de les finances de la companyia en un moment determinat. El balanç té tres components importants: actius, passius, capital (accionistes o propietaris de l’empresa) en un moment determinat. Penseu en el balanç com una equació que expressa els actius d’una empresa igual al deute més el patrimoni net. En altres paraules, la vostra propietat consisteix en el que heu demanat en préstec i el que és vostre.
- Els actius són propietat de l’empresa. Penseu en els actius com a tots els recursos de la companyia, com ara vehicles, diners en efectiu, inventari i equipament que posseeix la companyia en qualsevol moment. Els actius poden ser tangibles (plantes, equips) i intangibles (patents, marques comercials, fons de comerç).
- Els comptes a pagar són tots els préstecs (o passius) que una empresa deu en el moment d’escriure el balanç. El deute inclou els préstecs a pagar, els diners a pagar per l’inventari adquirit a crèdit i els sous impagats dels empleats.
- El capital és la diferència entre actius i deutes. El capital sovint s’equipara al “valor comptable” d’una empresa. Si l'empresa pertany a la categoria de gran empresa, el capital pot ser propietat dels accionistes; si l'empresa només és propietat d'una persona, el capital escrit en el balanç és el capital propietat d'aquesta persona.
Pas 4. Escriviu un estat de fluxos d'efectiu
En essència, aquest informe descriu com les empreses utilitzen i gasten diners, incloses les activitats d’inversió i finançament durant un període de temps determinat. Aquest informe es prepara utilitzant la informació del balanç i del compte de pèrdues i guanys del mateix període de temps.
Part 4 de 4: Principis d'aprenentatge de la comptabilitat
Pas 1. Seguiu els principis comptables generalment acceptats (PCGA)
A Indonèsia, els PCGA es denominen "Normes de comptabilitat financera" creades pel Consell de Normes de Comptabilitat Financera. Els principis i supòsits que s’utilitzen per guiar les pràctiques comptables per garantir la transparència i la integritat de les transaccions financeres són:
- El principi de l'entitat econòmica requereix que un comptable que treballi per a una empresa individual (una empresa propietat d'una persona) separi les transaccions comercials de les transaccions personals del propietari de l'empresa.
- L’assumpció de la unitat monetària és un acord que estableix que l’activitat econòmica registrada s’ha d’expressar en determinades unitats de moneda. Per tant, la comptabilitat només registra les activitats que es poden quantificar en rupies.
- L'assumpció del període de temps és un acord que els informes de transaccions s'han de basar en un període de temps específic i que aquest període s'ha de registrar amb precisió. Aquest període és generalment curt: almenys un any, tot i que moltes empreses utilitzen un període d’una setmana. L'informe ha d'especificar quan comença i acaba el període d'informes. No és suficient incloure la data de generació de l'informe; un comptable ha d’especificar a l’informe si l’informe representa una setmana, un mes, un trimestre financer o un any.
- El principi de cost o el principi de cost històric significa que els registres es fan en funció del valor dels diners quan es realitza la transacció sense tenir en compte la inflació.
- El principi de divulgació completa requereix que els comptables proporcionin tota la informació financera rellevant a les parts interessades, especialment als inversors i als creditors. La informació s'ha de presentar al cos dels estats financers o a les notes al final de l'informe.
- El principi de preocupació continuada o el principi de continuïtat del negoci suposa que l'empresa sobreviurà en el futur. Aquest principi requereix que els comptables proporcionin tota la informació sobre determinats canvis o fallades que es produiran en el futur. Si un comptable creu que una empresa està en fallida, està obligat a proporcionar aquesta informació als inversors i altres parts interessades.
- El principi de concordança indica als comptables que facin coincidir les despeses amb els ingressos en tots els estats financers.
- El principi de reconeixement d’ingressos és un principi que estableix que els ingressos s’han de registrar quan es realitzen les transaccions i no quan es paguen efectivament els diners.
- La materialitat és una guia que ofereix als comptables la llibertat d’avaluar professionalment si les transaccions amb una determinada quantitat de diners són importants per incloure-les a l’informe. Aquest principi no significa que els comptables puguin proporcionar informes inexactes. El principi de materialitat dóna llibertat als comptables, per exemple, per arrodonir el valor de la transacció al rupia més petit dels estats financers.
- El conservadorisme o conservadorisme és un principi que aconsella a un comptable informar de possibles pèrdues (de fet, això és una obligació), però no es permet al comptable informar de guanys potencials com a guanys reals. Això es fa per evitar que els inversors tinguin una imatge inexacta de la situació financera de la companyia.
Pas 2. Seguiu les normatives i normes nacionals i / o internacionals
Les empreses dels Estats Units tenen normes establertes pel Financial Accounting Standards Board, mentre que Indonèsia ho fa mitjançant el Financial Accounting Standards Board. Aquests consells tenen regles i estàndards que tenen com a objectiu garantir que les parts interessades tinguin informació fiable i precisa i que els comptables treballin de manera ètica i honesta. El concepte de marc FASB es pot trobar al lloc web de FASB i les Normes de comptabilitat financera es poden obtenir al lloc web de l’Institut indonesi de comptables.
Pas 3. Seguiu les pràctiques més habituals a la indústria
A continuació es mostren les expectatives que un comptable té d'altres comptables a l'hora de donar forma a la pràctica general de la comptabilitat:
- Els principis de fiabilitat, verificabilitat i objectivitat requereixen que un comptable informi de xifres que probablement estarien d'acord amb altres comptables si estiguessin exposats a la mateixa informació. Aquest principi s’implementa per mantenir la dignitat de la professió comptable i per garantir que les transaccions futures es realitzin de manera justa i honesta.
- El principi de coherència requereix que els comptables realitzin pràctiques i procediments consistents en la preparació dels estats financers. Si una empresa canvia els seus supòsits de fluxos d'efectiu, els comptables de la companyia tenen l'obligació d'informar del canvi.
- El principi de comparabilitat o comparabilitat requereix que els comptables compleixin certes normes, com ara GAAP o SAK, per garantir que els estats financers d’una empresa es puguin comparar amb els estats financers d’altres empreses.
