Si us sentiu aclaparat per les tasques diàries, tenir un horari us ajudarà a ser més productiu, eficient i organitzat. Experimenteu amb un bloc de notes, un planificador o una aplicació per gestionar el vostre temps i seguiu el mètode que creieu que funciona millor. Assegureu-vos d’establir resultats realistes i prioritzar un equilibri entre responsabilitat i temps lliure. Per mantenir-vos en pista, feu que la programació formi part de la vostra rutina i premieu-vos sempre que aconsegueu marcar una tasca a la llista de tasques.
Pas
Primera part de 3: fer una programació
Pas 1. Anoteu el temps que feu activitats rutinàries
Mantingueu un registre del temps que us prepareu al matí, feu la bugada del matí, aneu a comprar, respongueu el correu electrònic, feu les tasques domèstiques i completeu altres tasques rutinàries. Repasseu-lo durant una setmana i escriviu-lo en un quadern, full de càlcul o aplicació del bloc de notes.
- Seguint la vostra rutina durant tota una setmana, podreu estimar el temps que necessiteu assignar a determinades tasques.
- Potser trobareu una manera de ser més productiu. Per exemple, podeu trobar que heu passat 10 hores jugant a un videojoc i que heu de dedicar més temps a estudiar.
Pas 2. Proveu de crear una programació amb diverses eines, des de quaderns fins a agendes i aplicacions
Aprofiteu una varietat de mètodes digitals o escrits a mà quan configureu per primer cop una programació. Si voleu començar amb un full en blanc, utilitzeu una llibreta o una aplicació Bloc de notes. Si voleu utilitzar un full que inclogui la data i la franja horària, utilitzeu una agenda o una aplicació de calendari.
- Trieu un mètode que us convingui. Si no us agrada el paper, utilitzeu una aplicació digital. Si l’escriptura a mà us ajuda a mantenir la concentració, feu servir un llapis i un quadern.
- Sabreu el que us agrada i el que no us agrada quan feu servir la programació. Quan trobeu el mètode adequat, continueu utilitzant-lo. Reuneix totes les teves tasques en un sol lloc, ja sigui portàtil, tasques pendents o aplicació.
Pas 3. Escriviu la data i el dia si cal
Si la data i el dia no estan disponibles al dispositiu, només cal que les escriviu a la part superior de la pàgina de programació. Utilitzeu una pàgina durant només 1 dia perquè pugueu centrar-vos en la tasca actual. Preneu notes addicionals si cal.
- Enumerar els dies a l’horari us ajudarà a fer un seguiment de les activitats que es fan en un dia determinat, com ara classes de música els dilluns i els dimecres.
- Si feu servir un bloc de notes senzill, aprofiteu la pàgina esquerra per obtenir l’ordre del calendari i, a continuació, escriviu les prioritats diàries i altres notes a la pàgina correcta.
Pas 4. Introduïu primer les activitats definides
Les lliçons, les reunions periòdiques i altres tasques definitives formen l’esquema del vostre horari. Comenceu omplint una columna d'activitat fixa com ara "08.30 - Introducció a la psicologia" o "16.00 - Classe de ioga".
- Si feu servir un quadern o full de càlcul en blanc, col·loqueu una franja horària a l'esquerra de la pàgina amb un interval de temps de cada 30 minuts. Aquest mètode serà molt útil. Doneu a cada una una franja horària perquè hi hagi prou espai per afegir notes en una tasca.
- Si feu servir una agenda o una aplicació de programació, normalment hi ha una franja horària disponible.
Part 2 de 3: Temporització
Pas 1. Feu una llista de tasques en un full de paper separat
És fàcil incloure tasques rutinàries, però no ho és organitzar el temps restant. Comenceu escrivint tot el que necessiteu completar en un full de paper en blanc o en un document nou al telèfon o a l'ordinador. indiqueu la prioritat de la tasca escrivint un número o una lletra al costat de la tasca.
- Per exemple, escriviu 1 (o A) al costat de les tasques més importants, aquestes són les tasques que haureu d'incloure primer a la vostra programació. Escriviu 2 (o B) al costat de tasques de prioritat mitjana i 3 (o C) per a tasques de baixa prioritat.
- Quan escriviu una tasca al vostre horari, podeu marcar el nivell de prioritat al costat o simplement afegir un asterisc o un signe d’admiració al costat de les tasques de prioritat principal.
- Si teniu previst una setmana, utilitzeu una llista de tasques setmanals. Escriviu una tasca diària si voleu programar un dia.
Pas 2. Programeu les tasques més importants per als moments en què us sentiu més productius
Comenceu a omplir el vostre horari amb les tasques més importants. Calculeu el temps que trigarà cada tasca a completar-vos i planifiqueu tasques de màxima prioritat per als moments en què tingueu més energia i sense distraccions. Per ressaltar les tasques de màxima prioritat, afegiu un asterisc, subratllat o ressalteu amb el ressaltador.
- Per exemple, si us sentiu més productius al matí, programeu projectes importants abans de dinar. L’organització de fitxers i la supressió de correus electrònics es poden fer més tard després.
- Intenteu fer una estimació de temps raonable. No intenteu cronometrar molt de temps els vostres deures o reunir-vos amb un client, per exemple, 30 minuts, quan sabeu que 1 hora hauria de ser una hora.
- Després d’introduir les tasques més importants, és hora de realitzar tasques més senzilles, com rentar o comprar.
Pas 3. Incloeu detalls que us ajudin a recordar què heu de fer
Quan introduïu una tasca, incloeu informació específica perquè pugueu recordar el significat de la tasca. Si només preneu notes breus, com ara "Reunió" o "Cerca de dades", us costarà recordar el que significa.
- Si heu d'assistir a una reunió, incloeu també l'hora, la ubicació i els participants de la reunió. També podeu afegir punts vius a les tasques de reunió.
- Recordeu que no haureu d’escriure cap assaig sencer per a cada tasca. Només cal que introduïu les dades necessàries perquè no us confongueu mentre la llegiu.
Pas 4. Escriviu les hores d'inici i finalització de cada tasca
Independentment de l’eina que utilitzeu per programar, aplicacions o bloc de notes, escriure els horaris d’inici i finalització us ajudarà a mantenir totes les activitats del dia programades. Tindreu una idea de com serà el vostre dia demà i on us trobareu en cada moment.
- Per exemple, potser haureu de fer una visió general de 9: 30-10: 30, fer classes de 11: 00-12: 15, dinar a les 12:30 i assistir a les reunions de 13: 00-13: 45.
- Recordeu sempre que heu d’establir el temps estimat amb prudència. Presteu atenció a les notes que preneu mentre traqueu el passat per poder calcular amb precisió el temps que trigareu a completar una tasca.
Pas 5. També dediqueu temps a la diversió, a la família i a la relaxació
No es pot ser productiu tot el temps. Per tant, doneu temps a les persones que estimeu, passeu una estona a fora i divertiu-vos. Si sou el tipus de persona que sovint s’oblida de descansar, és important incloure recordatoris per relaxar-vos i divertir-vos.
Per exemple, introduïu entrades com ara, "Dimarts, 18:30 - Sopar amb la senyora Raras i Tanaya (acabeu de treballar a les 17:45)" o "Dissabte, 12:00: porteu Aurora al parc"
Pas 6. Deixeu el 25% del temps inactiu
Tindrà dificultats per refinar el vostre horari si el completeu amb diverses tasques en seqüència. Millor encara, preneu-vos el temps per fer front a qualsevol interrupció o retard. Distanciar almenys 15 minuts entre cada tasca és una manera excel·lent de completar qualsevol canvi horari al vostre pla.
- si heu d’anar a algun lloc, afegiu-hi sempre entre 10 i 15 minuts (o fins i tot més, segons el lloc on viviu) per si us quedeu atrapats al trànsit.
- Fins i tot si no arribeu tard o no hi ha distraccions, podeu utilitzar l’excés de temps per descansar, fer exercici o fins i tot fer tasques addicionals.
Part 3 de 3: adherir-se a un horari
Pas 1. Establiu el vostre horari cada dia a la mateixa hora
Si configureu un horari a una hora fixa, aquesta activitat passarà a formar part de la vostra rutina diària. Podeu consultar la llista de tasques durant el cafè del matí o la nit anterior. Només cal que la programació de les activitats sigui un hàbit diari.
Pot ser més fàcil planificar un horari setmanal un diumenge a la nit, després fer ajustaments i configurar un horari diari cada vespre o matí
Pas 2. Deseu el vostre horari on el pugueu veure
Ja sigui a la vostra llibreta, tasques o aplicacions, assegureu-vos sempre que el vostre horari sigui fàcil de transportar. Si poques vegades toqueu el vostre horari, us costarà respectar aquest objectiu temporal.
- Si utilitzeu l'aplicació, instal·leu i sincronitzeu el vostre compte amb tots els dispositius electrònics que utilitzeu. Proveu d'utilitzar un ordinador d'escriptori o un widget de pantalla d'inici per fixar tasques a la pantalla principal d'un dispositiu electrònic.
- Instal·lar una pissarra o un calendari a l’espai de treball serà molt útil. Escriviu informació fàcil d’entendre d’un cop d’ull, com ara dates importants i objectius setmanals.
Pas 3. Marqueu les tasques realitzades per mantenir-vos motivat
És senzill, posar un tic al costat d’una tasca finalitzada és molt divertit. Donar aquestes notes aportarà una certa satisfacció perquè heu aconseguit progressar mentre intenteu mantenir la responsabilitat.
No cal entrar en pànic si no realitza totes les tasques. Si passa alguna cosa inesperada, reviseu la programació i feu-la una prioritat l'endemà
Pas 4. Premieu-vos quan completeu totes les tasques
Quan hi ha una recompensa esperada, les tasques són més fàcils de completar, especialment les avorrides. Per exemple, si el vostre dia està ple de presentacions, reunions i terminis, premieu-vos amb un descans addicional, un gelat o alguna altra recompensa senzilla.
A més d’un petit regal com a celebració de la realització d’una tasca, prepareu-vos un gran regal després d’un dia atrafegat. Gaudeix de més temps a la banyera, jugant a videojocs, veient pel·lícules o fent una activitat preferida
Pas 5. Utilitzeu aplicacions de productivitat per bloquejar les distraccions
Si tendeix a navegar per la web o accedir a les xarxes socials, descarregueu una aplicació com StayFocused o Focusbar. Aquest tipus d’aplicacions bloquegen els llocs web que apareixen i us distreuen en els temps que heu assignat per treballar.
És encara més útil si guardeu el telèfon a la butxaca o a la bossa en lloc de sobre l’escriptori. D’aquesta manera, podeu utilitzar-lo sempre que ho necessiteu, però manteniu-lo fora de la vista relativament lliure de distraccions
Pas 6. Programeu pauses regulars per evitar fatiga
Un horari ajustat sense descansos se sentirà cansat i, fins i tot, pot provocar procrastinacions. Evidentment, no es pot fer tot el possible si es tracta d’aquesta manera. Preneu-vos el temps lliure perquè el treball sigui més manejable mentre refresqueu el cos i la ment.
- Per exemple, aprofitar el cap de setmana per completar diversos assumptes domèstics és bo. No obstant això, si sega la gespa, renta la bugada i neteja la casa el dissabte, programa el diumenge per descansar més.
- Cada nit, programa un temps de relaxació durant 1-2 hores abans d’anar a dormir. Aprofiteu aquest temps per llegir un llibre entretingut, submergir-vos a la banyera o escoltar música relaxant.
Consells
- Organitzeu totes les vostres tasques en un sol horari, ja sigui al bloc de notes, a la tasca pendent o a una aplicació. Us confondreu si les diferents tasques es reparteixen en diferents horaris.
- Mantingueu la flexibilitat, escriviu a llapis i reviseu el vostre horari segons sigui necessari. No us espanteu quan la realitat no vagi segons el previst.
- Aprofiteu el temps restant. En lloc d’anar a les xarxes socials per dedicar 15 minuts a una reunió, intenteu fer les vostres tasques diàries per terminis. També podeu utilitzar aquest temps per menjar aliments saludables, estirar-vos o caminar ràpidament.
- Incloeu possibles distraccions al vostre horari, però feu el possible per treballar-hi. Si algú us visita a la feina o necessiteu agafar el telèfon, digueu: "Ho sento, només puc xatejar un minut" o "Gràcies per la pregunta, però ho sento, ho podré respondre més endavant."
- No tardis! Les tasques continuaran acumulant-se si les continueu ignorant i el vostre horari serà cada vegada més difícil de treballar.
- Si no podeu treballar en els horaris previstos, no us desanimeu. Canvieu-lo una mica segons les vostres circumstàncies i intenteu seguir-lo el màxim possible.
