Arxivar alfabèticament és una manera d’organitzar documents que són importants tant en la vida personal com professional. L’arxiu alfabètic us permet trobar i restaurar ràpidament fitxers individuals. Això garanteix que tots els documents estan protegits i sempre a mà. Hi ha moltes regles per presentar alfabèticament en indonesi per mantenir un sistema de fitxers raonable.
Pas
Part 1 de 2: Arxivar alfabèticament
Pas 1. Decidiu quin sistema alfabètic voleu utilitzar
Tot i que pot semblar senzill, el sistema de fitxers alfabètics té diverses opcions per triar. Heu de triar un sistema i aplicar-lo de manera coherent.
- L’arxiu carta per carta es basa en cada lletra de cada paraula en l’ordre en què es produeix i ignora els espais entre les paraules.
- L’arxiu de paraules a paraules es fa ordenant cada fitxer en funció de la primera lletra de cada paraula seguida.
- El fitxer unitat per unitat té en compte cada paraula, abreviatura i inicial i els ordena. Aquest és el sistema que normalment es recomana implementar.
Pas 2. Agrupeu els fitxers
Un cop tingueu tots els fitxers que necessiteu arxivar, decidiu com agrupar-los tots. Podeu utilitzar un format de diccionari, on tot s’ordena alfabèticament, independentment del tipus de fitxer o fitxers que conté. També podeu utilitzar el format d’enciclopèdia, on agrupeu els fitxers per tipus o tema i, a continuació, ordeneu-los alfabèticament.
Si teniu diversos tipus de fitxers per arxivar (rebuts, fulls d’impostos, cartes, etc.), us recomanem que utilitzeu el format d’enciclopèdia. Agrupeu primer els fitxers per tipus i, a continuació, ordeneu-los alfabèticament. Utilitzeu un codi de vores o colors per separar documents
Pas 3. Indexar els fitxers arxivats
La indexació agrupa cada secció del títol del fitxer en unitats adequades. Per indexar els fitxers abans d’arxivar-los, heu de dividir els elements de cada nom de fitxer i crear un nom nou ajustat alfabèticament i diferent del nom per defecte. Com un exemple:
- Suposem que heu d’indexar i arxivar els fitxers següents: un article sobre anoa titulat “Anoa Eating Behavior”, una biografia del principal expert en anoa, Jasmin A. Dahlia, i un fulletó promocional per a una exposició anoa al zoo de Jakarta.
- La biografia de Jasmin A. Dahlia està indexada com a "Dahlia, Jasmin A.", perquè en presentar, el cognom ha de ser el primer. Per tant, els fitxers s'arxiven al grup de lletres "D".
- Si trieu un mètode de classificació com ara un diccionari, l'article "Anoa Eating Behavior" s'hauria d'indexar en conseqüència. En conseqüència, arxiveu-lo al grup de lletres "P" (per a "Comportament").
- En cas contrari, podeu indexar "Anoa Comportaments alimentaris" com a "Anoa, Comportaments alimentaris" si utilitzeu una agrupació amb format enciclopèdia, en lloc de simplement arxivar fitxers relacionats amb l'anoa. Aquest fitxer s'arxiva al grup de lletres "A".
- Un fulletó promocional es podria indexar com a "Anoa, exposició (zoo de Jakarta)" si prediu que hi haurà molt material a l'exposició anoa. Per exemple, podeu indexar un altre fitxer com a "Anoa, exposició (zoo de Bandung).
- En cas contrari, el fulletó promocional es pot indexar com a "Zoo de Jakarta, (Exposició Anoa)" si voleu rebre diversos fitxers relacionats amb el zoo de Jakarta o si voleu utilitzar l'agrupació en format d'enciclopèdia en fitxers per ubicació geogràfica.
Pas 4. Ordeneu els fitxers alfabèticament segons el seu nom d'índex
La regla general de l'arxiu alfabètic és organitzar fitxers des de A (primer) fins a Z (darrer). Utilitzeu la informació especial per definir la distinció i l’ordre de manera que pugueu separar els fitxers. Com un exemple:
- L'ordre indexat al pas anterior pot ser semblant a això (segons el sistema utilitzat): "Dahlia, Jasmin A.", "Jakarta Zoo (Anoa Exhibition)" i "Anoa Eating Behavior" O "Anoa, Exhibition (Jakarta) Zoo)) "," Anoa, Comportament alimentari "i" Dahlia, Jasmin A. ".
- Els fitxers de "Cangur" s'ordenen segons els fitxers de "Elefant". Els fitxers de "Giraffe" estaran entremig, i els fitxers de "Anoa" s'ordenaran abans que "Bear" i "Sheep". Per tant, l’ordre és: “Anoa”, “Ós”, “Ovella”, “Elefant”, “Girafa”, “Cangur”.
- Si més endavant afegiu els fitxers "Armadillo", passaran a "Anoa". Com que tots dos comencen per la lletra "A", haureu de mirar la lletra després de la A ("N" per anoa i "R" per "armadillo") per determinar l'ordre. Així, el nou ordre és: "Anoa", "Armadillo", "Bear", "Sheep", "Elephant", "Giraffe", "Cangaroo".
Pas 5. Etiqueu la carpeta de fitxers
Per facilitar la cerca, etiqueteu cada carpeta d'arxiu amb el nom d'índex corresponent al fitxer que conté. Aquest mètode també facilita l'arxiu de fitxers nous en ordre.
- Posa l'arxiu a la seva carpeta.
- Seria més fàcil si codifiqueu la carpeta amb colors per augmentar la seva usabilitat. Per exemple, si utilitzeu l'agrupació de formats d'enciclopèdia, a cada grup se li assigna el seu propi color i cada fitxer de cada grup s'etiqueta segons el seu color.
Pas 6. Documenta el sistema d'indexació i arxiu
El vostre sistema d’indexació i arxiu s’ha d’implementar de manera coherent. Assegureu-vos que tothom que tingui accés al fitxer conegui el sistema en què s’executa. Per exemple, podeu crear o compartir un document que contingui detalls de les regles del sistema de fitxers. Això ajudarà a tothom a poder utilitzar el sistema de fitxers de manera eficient.
Pas 7. Arxiveu correctament el fitxer nou
Col·loqueu els fitxers a l'armari pel nom de l'índex i per ordre alfabètic, segons el vostre sistema. Si cal, moveu el fitxer actual per incloure el fitxer nou al lloc correcte.
Part 2 de 2: Maneig de casos especials
Pas 1. Arxiveu fitxers segons termes significatius
De vegades és més fàcil arxivar fitxers per paraula clau, en lloc del títol o el nom que s'hi indica. Això garanteix que els fitxers es puguin indexar i cercar mitjançant els termes més lògics. Com un exemple:
"El primer banc a Jakarta" es pot indexar i arxivar com a "Jakarta, primer banc". "Jakarta" és el terme clau d'aquesta entrada, en lloc de "Primer" o "Banc", especialment si teniu altres fitxers amb un nom similar, com ara "Primer Banc a Bandung" o "Primer Banc a Medan"
Pas 2. Ordeneu els noms pel cognom
L'arxiu estàndard recomana que s'indexin primer els cognoms de les persones, ja que es consideren termes significatius.
- Per tant, "Jasmin A. Dahlia" s'indexa i s'arxiva com a "Dahlia, Jasmin A.".
- Incloeu el títol (Dr., Ir, etc.) al final. Per exemple, “Dr. Jasmin A. Dahlia "s'indica i s'arxiva com a" Dahlia, Jasmin A., Dr. ".
- Normalment, els noms s’ordenen segons la seva lletra lletra per lletra. Per exemple, "MacDonald" serà abans que "McDonald". Per tant, “D”, “L”, “Le”, “de”, etc. considerat com a part del nom i no com a unitat separada. Normalment s’aplica a noms estrangers. Per exemple, els fitxers "Heinlein", "Le Guin" "L'Engle" i "Wolfe" s'han ordenat correctament (NO "L'Engle," Le Guin "," Heinlein "," Wolfe ").
- Una excepció a aquesta regla normalment s'aplica quan el nom d'una persona forma part del nom d'una empresa o organització. En aquest cas, tracteu el nom de la persona com una unitat en el nom comercial. Per exemple, "Jasmin A. Dahlia Pest Control Services" s'arxiva al grup de lletres "J" i NO està indexat com a "Dahlia, Jasmin A. Pest Control Services".
Pas 3. No feu cas als articles, conjuncions i preposicions
Articles (per exemple, "a", "an" i "the" en anglès), conjuncions (per exemple, "i", "però" i "o") i preposicions (per exemple, "amb", "de" i " a”) se sol ometre en la indexació i arxiu alfabètic perquè no es considera un terme significatiu. Això és cert fins i tot si articles, conjuncions o preposicions formen el nom del fitxer. Com un exemple:
- El fitxer titulat "Una investigació de pràctiques d'alimentació d'EMU" s'arxiva al grup de la lletra "E", per a "Emu" (una paraula significativa al títol del fitxer), en lloc de la lletra "A" de "an", ja que es tracta d'un Article en anglès.
- "Dahlia i Soetono, serveis de control de plagues" apareixen després de "Dahlia, Jasmin A." Tots dos noms d'índex comencen per les lletres "Dahlia", de manera que la determinació de l'ordre es trasllada al següent terme significatiu (en aquest cas, "Soetono" i "Jasmin") per determinar l'ordre de presentació. Ignoreu la paraula "i" perquè no és significativa.
Pas 4. Gestioneu les abreviatures com si fossin pronunciades
En presentar, podeu trobar abreviatures com ara "Tbk". (abreviatura de "Obert"). Normalment, indexeu i arxiveu fitxers com una paraula, en lloc d'una cadena de lletres.
Per exemple, "Jasmin A. Dahlia Mining Company" s'arxiva després de "Jasmin A. Dahlia Tbk"
Pas 5. Arxiveu els números com de costum
Quan arxiveu fitxers alfabèticament, veureu els fitxers que tenen números. Normalment, aquests fitxers s’arxiven com de costum, en lloc de com si estiguessin explicats. Els números també s’arxiven abans de les lletres.
- Per exemple, "3 dies per sempre" s'arxivarà abans de "100 consells empresarials" (perquè "3" és anterior a "100").
- Els "Consells comercials" i "Consells sobre el joc d'accions" s'arxivaran després de "100 consells empresarials" perquè els números s'ordenen abans de les lletres.
- Els números ortogràfics es tracten com a paraules en lloc de números. Per exemple, els fitxers "100 grans líders del món empresarial", "Dos-cents consells poderosos per fer negocis" i "Consells per fer negocis" estan en regla.
- Tanmateix, si us facilita la presentació, feu una excepció i ordeneu sempre els números com si estiguessin escrits.
Pas 6. Maneja els caràcters especials
S'han de tenir en compte tots els caràcters no alfabètics o no numèrics trobats durant la indexació. No obstant això, el maneig de caràcters relacionats depèn del tipus:
- Els signes de puntuació (com ara apòstrofs, punts i comes) se solen ignorar. Per exemple, els fitxers "Washington's Best Coffee" i "Washington State Fair" s'arxiven ordenats.
- Normalment, els diacrítics s’ignoren i es consideren lletres relacionades. Per exemple, "clair" s'arxiva com a "Eclair" i "ber" com a "Uber". Tanmateix, el mètode no s'aplica si arxiveu el fitxer alfabèticament en un idioma que utilitza diacrítics, de manera que cal respectar l'ordre alfabètic normal d'aquest idioma.
Pas 7. Utilitzeu la regla "res abans que res" si cal
Normalment, els espais (inclosos els signes de puntuació i altres elements que s’ometen) s’ignoren quan s’arxiven alfabèticament. Tanmateix, si trobeu fitxers que comencen de manera similar, utilitzeu un espai o la regla "res abans que res" per especificar l'ordre a l'arxiu.
- Per exemple, els fitxers "Bank Jakarta", "Bank Bandung" i "Bank Medan" s'arxiven en aquest ordre.
- Així, l'arxiu "Dahlia, Jasmin A." era abans de "Dahlia, Jasmin A., Dr.".
Pas 8. Distingiu el fitxer amb informació més detallada, si cal
En casos rars, la informació alfabètica no és suficient per determinar l'ordre dels fitxers. Si és així. Utilitzeu més informació per indexar i arxivar fitxers. Marqueu informació addicional a cada fitxer perquè es pugui distingir. Com un exemple:
- Si teniu fitxers per a dues persones anomenades Jasmin A. Dahlia, ordeneu-les per data de naixement. El fitxer "Dahlia, Jasmin A. (nascut el 1853)" apareix abans que "Dahlia, Jasmin A. (nascut el 1967).
- També podeu ordenar els fitxers per ubicació geogràfica. Si teniu fitxers de tres bancs diferents de tres ubicacions diferents i cada banc té el nom de "Bank Mandiri", ordeneu-ho com a l'exemple següent: "Bank Mandiri (Bandung)", "Bank Mandiri (Jakarta)" i "Bank Mandiri (Medan) ".
- Per tant, si teniu dos fitxers sobre ossos o tipus d’ós, diferencieu-los encara més per espècies, ubicació geogràfica, etc. Per exemple, els fitxers per a "Bear, Chocolate" i "Bear, Polar" (en ordre), o fitxers per a "Bear (Europa)" i "Bear (Amèrica del Nord)" (en ordre).
Pas 9. Notifiqueu totes les excepcions i regles especials
Assegureu-vos que tothom que utilitza els vostres fitxers és conscient de qualsevol excepció a les directrius estàndard del sistema de fitxers. Això ajudarà a garantir que tothom utilitzi el sistema de fitxers de manera correcta i eficient.
