Arxivar i Arxivar automàticament són funcions d’Office 2007 que permeten moure fitxers antics a una ubicació d’arxiu en un període de temps especificat. En general, l'Outlook 2007 arxiva fitxers automàticament cada 14 dies, però podeu arxivar-los manualment o configurar Arxivament automàtic per arxivar fitxers de manera programada.
Pas
Mètode 1 de 2: Arxiu manual
Pas 1. Feu clic a Fitxer a la part superior de la finestra de l'Outlook 2007 i seleccioneu Arxiva
Apareixerà un quadre de diàleg d’arxiu.
Pas 2. Seleccioneu el botó Arxiva aquesta carpeta i totes les subcarpetes.
Pas 3. Feu clic al menú que hi ha al costat de Arxiva els elements anteriors i seleccioneu la data que vulgueu
Pas 4. Feu clic a Navega i seleccioneu una ubicació per desar el fitxer d'arxiu
Pas 5. Feu clic a D'acord
Tots els fitxers de l'Outlook que són anteriors a la data que heu seleccionat s'arxivaran.
Mètode 2 de 2: personalització de l'arxiu automàtic
Pas 1. Feu clic a Eines a la part superior de la finestra de l'Outlook 2007 i seleccioneu Opcions
Apareixerà el quadre de diàleg Opcions.
Pas 2. Feu clic a la pestanya Altres i, a continuació, feu clic a Arxiu automàtic.
Pas 3. Marqueu la casella de selecció Executa l'arxivament automàtic i seleccioneu la freqüència d'escaneig al menú disponible
Generalment, l'Outlook 2007 escanejarà fitxers antics cada 14 dies.
Pas 4. Marqueu una o més de les opcions següents si cal:
- Pregunteu abans que s'executi l'Arxivament automàtic: aquesta funció mostrarà un missatge de recordatori abans del procés d'arxiu, de manera que podeu cancel·lar la sessió d'Arxivament automàtic si ho desitgeu.
- Eliminar elements caducats: aquesta característica permet a l'Outlook suprimir fitxers un cop siguin prou grans.
- Arxivar o suprimir elements antics: aquesta funció us permet arxivar o suprimir determinats fitxers un cop siguin prou antics.
- Mostra la carpeta d’arxiu a la llista de carpetes: quan aquesta funció està activada, el directori Arxiu apareixerà al tauler de navegació de l’Outlook, de manera que pugueu navegar fàcilment pels fitxers arxivats.
- Neteja els elements anteriors a: aquest paràmetre permet especificar l’edat dels fitxers a arxivar, des d’un dia fins a 60 mesos.
- Moveu elements antics a: aquesta funció us permet triar on voleu desar els fitxers arxivats.
- Suprimir elements permanentment: aquesta característica permet a Outlook eliminar directament fitxers antics sense arxivar-los primer.
Pas 5. Feu clic a D'acord. La configuració de l'arxiu automàtic es desarà i estarà activa.
