Totes les empreses, grans o petites, necessiten controlar totes les seves transaccions. Hi ha molts sistemes de programari financer senzills a la venda, però encara cal tenir una comprensió clara del funcionament de les transaccions comptables. Introduireu totes les transaccions comercials, com ara rebre ingressos o pagar factures, en un diari de comptabilitat similar a un llibre major. Aquí, heu de recollir diverses categories anomenades comptes i registrareu en un dèbit o crèdit (segons augment o disminució). Es donaran exemples més endavant. Els fabricants de programari de comptabilitat també segueixen aquesta fórmula per crear els seus programes, però el procés s’ha facilitat per als usuaris ocasionals.
Pas
Part 1 de 3: Introducció de transaccions
Pas 1. Recopileu tots els documents relatius a les transaccions comercials
Aquests documents solen incloure rebuts de proveïdors, factures de serveis públics (com aigua i electricitat), notes de crèdit emeses als clients, extractes fiscals, xecs emesos i informació sobre nòmines. Comproveu que totes les factures i pagaments rebuts siguin exactes i verificats abans de registrar el diari comptable. Assegureu-vos que el supervisor o el propietari de l’empresa hagi reconegut tot abans d’introduir transaccions al sistema.
Pas 2. Configureu diferents comptes o categories per a cada tipus de transacció
Comptes registrats, per exemple, efectiu, inventari, despeses, etc. Penseu en aquests comptes com a pàgines separades en una llibreta o una línia d’elements que figuren en un pressupost personal. Configureu els tipus de compte següents:
- El compte de vendes o ingressos registra totes les vendes als clients.
- Un compte de despeses registra tots els diners que gasta una empresa, per exemple per explotar una instal·lació comercial, fabricar productes i vendre productes.
- A més, les empreses també estan obligades a registrar els seus actius, com ara efectiu, comptes a cobrar (vendes impagades) i immobilitzat material, com ara edificis i equipaments.
- Un compte de passiu registra tots els diners que l’empresa presta de tercers, com ara préstecs bancaris, deutes comercials (per exemple, a proveïdors) i sous a pagar (sous que ja s’han de pagar als empleats però que no s’han pagat).
- Aquestes grans categories solen subdividir-se en comptes específics més petits.
Pas 3. Determineu si el compte està carregat o abonat
És important recordar que cada transacció implica comptes de dèbit i crèdit i que el nombre total de dèbit i crèdit ha de ser el mateix. Per exemple, quan rebeu un pagament d'un client, registreu efectiu com a dèbit i comptes per cobrar com a crèdit. Quan pagueu per publicitat, registrareu les despeses publicitàries en un dèbit i els efectius en un crèdit.
- Registreu els augments de despeses, actius (com efectiu i equipament) i comptes de dividends com a dèbits i registreu les disminucions com a crèdits. En altres comptes, com ara passius i ingressos, els augments es registren com a crèdits i les disminucions es registren com a dèbits. Aquest sistema de comptabilitat té la seva pròpia lògica i comenceu a recordar mentre utilitzeu la vostra lògica per determinar les causes de "augmentar" i "disminuir" als comptes.
- Tingueu en compte que és possible que les xifres que es publiquen a dèbits i crèdits no siguin les mateixes, però els totals han de ser els mateixos. Per exemple, si un client paga un producte en part amb efectiu i en part amb crèdit, es registren dos comptes en dèbit, és a dir, efectiu i comptes per cobrar. Tot i que el compte que es perioditza a crèdit només és un, és a dir, Vendes.
- Tots els sistemes de programari informàtic facilitaran el registre de revistes comptables introduint tots els comptes al lloc correcte del Diari.
- És possible que hagueu de crear un nom de compte nou al diari si teniu una transacció extraordinària, com ara la venda d’estocs o la compra de terrenys.
Pas 4. Comproveu totes les transaccions comptables introduïdes al diari almenys dues vegades
Cada transacció apareixerà en la seva pròpia categoria: per exemple, el càrrec en un costat del diari i l'import ha de ser igual a l'import que apareix al costat del crèdit del diari.
Per exemple, registrareu una transacció de pagament de factures d'electricitat introduint Comptes a pagar a la part de dèbit de Rp. 500.000 i Efectiu de Rp. 500.000 al crèdit. assegureu-vos d’incloure el número de rebut i una breu descripció a la secció de notes
Pas 5. Moveu els comptes del diari al llibre major periòdicament
El llibre major és un recull de tots els vostres comptes. Per exemple, hi ha pàgines per a cada categoria d’efectiu, comptes a cobrar, deutes, despeses, etc. al vostre llibre major. A continuació, podreu veure l'import total de cada compte durant un període de temps.
- Un llibre major registra la informació per compte, en contrast amb un diari que registra les transaccions. En altres paraules, una transacció que es trasllada al llibre major es trobarà en almenys dos llocs (comptes) del llibre major.
- Per exemple, els rebuts en efectiu de les vendes dels clients es registrarien al diari com una única transacció i es reconeixien efectiu a dèbit i ingressos a crèdit. quan es transfereixen al llibre major, aquestes entrades es registren en ubicacions separades: comptes d'efectiu i d'ingressos. D’aquesta manera, podeu veure com afecten les transaccions de manera individualitzada a cada compte.
- Els registres del llibre major s’han de datar de manera que es pugui identificar l’origen de la transacció. Alguns comptables també inclouen un número de referència, per exemple en forma de número de sèrie, perquè les transaccions es puguin controlar fàcilment al diari.
Part 2 de 3: Equilibrar les transaccions comptables
Pas 1. Equilibri el llibre major abans de tancar cada vegada que introduïu una transacció comptable
Prepareu saldos de prova i altres informes per assegurar-vos que els números i comptes registrats per a cada transacció són correctes. Independentment de les transaccions registrades, el total de dèbits ha de ser igual al total de crèdits.
Si preneu notes manualment o amb un programa d’ordinador, es sumaran tots els números dels càrrecs i crèdits, independentment de la categoria. L’import total dels deutes i crèdits ha de ser el mateix
Pas 2. Comproveu si hi ha errors al saldo de prova
Si els càrrecs no són iguals als crèdits, haurà de trobar errors a les entrades del diari. De fet, encara es poden produir errors fins i tot si els imports de dèbit i crèdit són els mateixos, per exemple a causa del registre doble o de les transaccions introduïdes al compte equivocat.
- Per exemple, quan rebeu un pagament d'un client, és possible que hàgiu registrat efectiu, però us oblideu de registrar els comptes per cobrar, de manera que el diari sembla que els comptes a cobrar encara no s'han pagat. Així, l'import del dèbit serà diferent del crèdit.
- En alguns casos, és possible que se us demani que traqueu els registres a l'entrada inicial del diari per trobar errors. És per això que cal registrar la data de la transacció i / o el número de referència al diari perquè el seguiment sigui fàcil.
Pas 3. Executeu informes del compte de pèrdues i guanys, balanç i informe de canvis de capital
Aquests informes financers es poden fer manualment o amb un sistema de programari de comptabilitat. A partir d’aquests informes obtindreu una imatge completa del vostre negoci.
- Per exemple, el compte de pèrdues i guanys restarà els ingressos obtinguts per les despeses realitzades durant un període de temps determinat i, d’aquest informe, se sap que l’empresa ha obtingut guanys o pèrdues.
- El balanç mostra tots els actius i passius de l’empresa. Els actius de l’empresa inclouen efectiu, equipament, terrenys i comptes per cobrar. El passiu inclou els comptes a pagar i les notes a pagar.
- Si heu pagat dividends (recompenses) als accionistes en períodes anteriors, també necessitareu un estat de canvis en el patrimoni net. Aquest informe mostra la quantitat de beneficis generats (no els ingressos nets) menys els dividends pagats. Els guanys retinguts representen els beneficis que es reinverteixen a l’empresa.
Part 3 de 3: Mantenir registres detallats de les transaccions comptables
Pas 1. Incloeu una breu descripció de cada transacció introduïda al diari
Per exemple, "pagaments en efectiu per publicitat televisiva, febrer de 2016". Per tant, la quantitat, la causa i el procés de registre de cada transacció seran més clars.
Pas 2. Mantingueu una còpia de seguretat del diari de transaccions
Cal fer còpies de seguretat en cas d’errors o preguntes futures. La documentació de tots els registres es pot presentar introduint diversos registres i la data d’un diari en un sol paquet. Tothom hauria de poder cercar entrades de diari al llibre major i després accedir fàcilment a la documentació de còpia de seguretat
Pas 3. Conserveu còpies en paper de tota la documentació durant almenys un any
Això inclou entrades de diari i llibres majors, juntament amb totes les factures i altres documents de transaccions. Tots aquests documents són necessaris per motius d’auditoria i impostos.
Pas 4. Conserveu la documentació electrònicament durant almenys set anys
Escanegeu els vostres documents en paper, endavant i enrere, i guardeu-los en dos estoigs electrònics: un per emmagatzemar-lo a l'oficina i un altre per utilitzar-lo en cas d'emergència. Sempre hi ha la possibilitat que els impostos sobre societats siguin auditats durant els darrers anys, de manera que cal conservar aquests documents.
Consells
- Equilibri el diari cada dia. Superviseu tots els errors i corregiu-los immediatament. Això és tan important que es converteix en una de les primeres lliçons per als estudiants de comptabilitat.
- Proporcionar formació transversal als empleats de manera que més d’un empleat pugui conèixer el coneixement del sistema comptable i de com introduir transaccions.
