Per la seva naturalesa, el correu electrònic no és tan formal com una carta escrita. No obstant això, hi ha vegades que cal utilitzar un to més formal a l’hora d’escriure correus electrònics. Penseu qui és el destinatari i, a continuació, trieu la felicitació adequada. Després d'això, podeu pensar en un format de salutació i escriure una frase inicial.
Pas
Part 1 de 3: Considerar els destinataris
Pas 1. Decidiu el grau de formalitat que heu de tenir
Fins i tot si escriviu un correu electrònic "formal", el nivell de formalitat depèn de la persona que el rebi. Per exemple, el nivell de formalitat d’un correu electrònic a un professor no és el mateix que un correu electrònic per a una sol·licitud de feina.
En el primer contacte, per estar segur, utilitzeu un to més formal
Pas 2. Cerqueu el nom del destinatari
Feu una investigació per trobar destinataris que no coneixeu. Conèixer el nom farà que la salutació sigui més personal fins i tot si utilitzeu una tècnica formal.
Pas 3. Seguiu l'exemple del destinatari
Si el destinatari us envia per correu electrònic primer, podeu copiar la felicitació que utilitza. Per exemple, si utilitza "Hola" i el vostre nom, podeu respondre amb el mateix estil fent servir "Hola" i el seu nom.
Part 2 de 3: triar salutacions
Pas 1. Utilitzeu "Benvolgut"
Salutacions "Benvolgut". (seguit del nom del destinatari) s’utilitza molt habitualment per algun motiu. Aquesta salutació és formal sense ser prepotent i tan familiar que no crida molta atenció i està bé. No voleu una felicitació que es destaqui perquè està fora de lloc.
Pas 2. Proveu "Atentament" si no sabeu el nom del destinatari
Aquesta felicitació s’utilitza de manera relativament formal als correus electrònics d’empresa, sobretot si no coneixeu el nom del destinatari. No obstant això, és una bona idea buscar el nom primer si és possible.
També podeu utilitzar "A qui pot preocupar-se" si el correu electrònic és molt formal i no sabeu el nom del destinatari. Tanmateix, aquesta salutació de vegades fa que la gent s’ofengui perquè no és personal
Pas 3. Penseu en "Hola" o "Hola" en un correu electrònic menys formal
Els correus electrònics solen semblar menys formals que les cartes en general. Per tant, podeu fer servir una felicitació com "Hola" en un correu electrònic força formal. Per exemple, si escriviu un missatge de correu electrònic a un conferenciant, especialment a un que esteu familiaritzat, encara és adequat dir-li hola.
Pas 4. No utilitzeu "Ei"
Tot i que "Hola" és acceptable als correus electrònics semi-formals, "Ei" és una història diferent. Aquesta salutació és molt casual, fins i tot en discursos directes. Així que hauríeu d’evitar-ho. Fins i tot si coneixeu bé el vostre cap, eviteu fer servir "Ei" als correus electrònics adreçats a ell o ella.
Pas 5. Utilitzeu el títol en lloc del nom si cal
De vegades, quan escriviu un correu electrònic a algú, només coneixeu la seva posició a l’empresa o a l’organització. En aquest cas, només cal que utilitzeu el títol en lloc del nom, com ara "Benvolgut. Gerent de recursos humans, “Benvolgut. Comitè de Contractació”, o“Benvolgut. Professora".
Pas 6. Afegiu una salutació perquè el correu electrònic sigui més formal
Si és possible, afegiu "Senyor", "Pare", "Mare", "Dr." o "Professor" abans del nom del destinatari per obtenir una impressió més formal. A més, utilitzeu el vostre cognom o nom complet, no només el vostre nom.
Part 3 de 3: redactar i iniciar un correu electrònic
Pas 1. Col·loqueu la felicitació a la primera línia
La fila superior està ocupada per la salutació que heu seleccionat, seguida del nom del destinatari. Utilitzeu un títol o títol si és possible, com ara "Sr", "Mare" o "Dr.", seguit del vostre nom i cognoms.
Pas 2. Utilitzeu comes
En general, heu d’utilitzar una coma després de la salutació. En una carta formal, podeu utilitzar dos punts, però normalment és massa formal per a un correu electrònic. Una coma serà suficient, però podeu utilitzar dos punts si escriviu una carta inicial en un correu electrònic.
Pas 3. Continueu a la següent línia
Salam té el seu propi lloc a la part superior. Després, premeu la tecla Retorn per continuar a la línia següent. Si feu servir espais per a paràgrafs nous en lloc de sagnar frases, col·loqueu una línia en blanc entre la salutació i el primer paràgraf.
Pas 4. Presenteu-vos a la frase inicial, si cal
Per al primer correu electrònic, introduïu-vos fins i tot si coneixeu el destinatari a la vida real. En proporcionar informació personal, se us animarà els destinataris a llegir el vostre correu electrònic.
- Per exemple, "Em dic Jessica Hartono i sóc la directora de màrqueting d'ABC Company". També us podríeu presentar al destinatari, com ara "Em dic Rama Susanto i faig la vostra classe de màrqueting (Màrqueting 101 tots els dimarts i dijous a la tarda)".
- Si ja coneixeu el destinatari i l’heu enviat per correu electrònic, no dubteu a utilitzar la primera frase com a felicitació. Per exemple, "Gràcies per una resposta tan ràpida" o "Us desitjo molta salut".
Pas 5. Escriviu el cos del correu electrònic
La majoria de correus electrònics formals arriben al fons de la qüestió. Això vol dir que la primera i la segona frase han de tractar per què escriviu al destinatari. Recordeu, sigueu el més breu possible sobre el vostre objectiu.
