Avui en dia, el correu electrònic és un dels mitjans de comunicació més utilitzats, a part de les aplicacions d’SMS, telèfon i missatgeria instantània. L’enviament de correu electrònic s’ha convertit en una activitat molt habitual, de manera que molta gent s’oblida de com escriure un bon correu electrònic. Un bon correu electrònic mostra professionalitat i honestedat en el missatge que transmet, per tant, heu de saber formatar un missatge de correu electrònic.
Pas
Pas 1. Escriviu l’assumpte del correu electrònic
L'assumpte del missatge de correu electrònic serveix com a resum breu del contingut del missatge. L’assumpte del vostre correu electrònic hauria d’estar ben orientat perquè pugui donar al destinatari una idea del contingut del correu electrònic en poques paraules.
- Per exemple, si envieu un correu electrònic relacionat amb l'empresa, no el converteix en un tema llarg amb massa detalls, com ara "M'encanta el vostre cotxe. També és un bonic blau i uns pneumàtics agradables".
- Expliqueu què voleu dir enviant el correu electrònic a un assumpte, com ara "Està interessat en comprar una berlina blava".
Pas 2. Utilitzeu salutacions adequades
No inicieu el correu electrònic de seguida amb el que voleu dir. Utilitzeu felicitacions generals com ara "Bon dia / tarda" o "Salutacions". Segur que no voleu ser bombardejats amb preguntes de persones que no coneixeu, oi? Bé, la mateixa etiqueta també s'aplica al correu electrònic.
Per fer la salutació més personal, incloeu el cognom del destinatari a la salutació
Pas 3. Escriviu el cos del missatge
En funció del tipus i del destinatari del missatge, podeu escriure el missatge com vulgueu.
- Si escriviu un correu electrònic a algú que coneixeu de prop, podeu escriure-lo amb un to personal. Tot i això, si escriviu un correu electrònic empresarial, proveu d’utilitzar el llenguatge més professional possible.
- També heu de prestar atenció al format del missatge. No utilitzeu un tipus, una mida i un format difícils de llegir i eviteu les majúscules. Al ciberespai, les majúscules signifiquen ira.
Pas 4. Incloeu una felicitació final: no només finalitzeu el correu electrònic
Es pot utilitzar una felicitació final com ara "Salutacions" o una altra felicitació adequada.
Heu de triar una felicitació final que coincideixi amb el vostre correu electrònic. Segur que no voleu escriure "Salutacions" al final d'un missatge de correu electrònic de l'empresa, ja que seria groller, oi?
Pas 5. Afegir signatura
Fins i tot si la vostra adreça de correu electrònic inclou el vostre nom a tots els correus electrònics que envieu, us recomanem que utilitzeu una signatura a qualsevol correu electrònic que envieu. Podeu utilitzar text pla o imatges (com ara logotips, marques, etc.) a la vostra signatura.
Utilitzeu l'opció "Signatura" al client de correu electrònic web o al proveïdor de serveis que heu utilitzat per crear la signatura
Consells
- A part de formatar el vostre correu electrònic, també heu d’utilitzar una adreça de correu electrònic adequada. Pot ser que estigui bé enviar un correu electrònic al vostre amic de la infància a través de "[email protected]", però no hauríeu d'utilitzar aquest correu electrònic per enviar correus electrònics comercials al vostre cap.
- Utilitzeu una bona etiqueta a Internet a l’hora d’escriure correus electrònics. No envieu correus electrònics o missatges de correu brossa a contactes desconeguts.
- Comproveu el vostre correu electrònic abans d’enviar per evitar que s’enviïn diversos missatges al mateix destinatari. Si envieu diversos correus electrònics, és possible que els vostres missatges es marquin com a correu brossa.
