De vegades, diverses coses et fan obligat a cancel·lar una cita, per exemple, perquè t’enfrontes a una emergència, estàs encallat als embussos de trànsit o mal gestiones l’horari. És possible que us sentiu preocupat quan penseu en com notificar la cancel·lació, però les persones que no s’han trobat poden entendre-les si ho feu saber el més aviat possible. Establiu un nou horari de reunions quan us poseu en contacte amb ell o quan sorgeixi l'oportunitat. Per fer-lo sentir còmode, oferiu-vos de reunir-vos en un lloc proper a casa o oficina.
Pas
Part 1 de 2: Cancel·lació de cites amb educació
Pas 1. Poseu-vos en contacte amb la persona desapareguda tan aviat com sigui possible
Estareu molestos per altres persones si deixeu de cancel·lar la vostra cita fins a l'últim moment. Dir-li amb antelació demostra que el respecte i apreciar el temps que li ha preparat.
Pas 2. Notifiqueu-ho personalment per telèfon si cancel·leu una cita molt propera
Heu de trucar per notificar-ho personalment si cancel·leu la cita el mateix dia. Cancel·lar una cita de cop i volta perquè l’altra persona se senti molesta pot semblar groller si li ho fa saber per correu electrònic, missatges de text o algú altre.
Pas 3. Oferiu una sincera disculpa
Fins i tot si els ho aviseu amb antelació, assegureu-vos que saben que us sap greu haver hagut de cancel·lar la vostra cita. Potser està decebut per haver cancel·lat la cita, tot i que ja ha cancel·lat altres plans per veure't.
- Demaneu una breu disculpa senzilla, per exemple: "Ho sento, no puc venir demà".
- No utilitzeu paraules ambigües ni digueu que "potser" no complireu la vostra promesa. Digues les notícies de manera honesta i directa.
Pas 4. Proporcioneu una breu explicació de per què heu cancel·lat la cita
Si el motiu és lògic, per exemple, perquè el vehicle s’ha avariat o està malalt, informeu-lo de què es tracta. Si el motiu és difícil d’acceptar, per exemple, perquè s’ha oblidat concertar una cita o s’ha programat de manera accidental, expliqueu un motiu general, per exemple: "Ho sento, tinc una necessitat urgent".
- No cal que expliqueu raons detallades encara que digueu la veritat. Explicar-lo llargament sembla que vulguis tapar alguna cosa.
- No digueu "tinc coses més importants a fer" o alguna altra excusa similar.
- No mentiu perquè la relació tindrà problemes si es revela que no esteu sent honest.
Pas 5. Assegureu-vos que sàpiga que valoreu el seu temps
Deixa clar que aprecies la seva disposició a dedicar-te temps i que et sap greu que hagués de cancel·lar la cita perquè entens que està ocupat i ha dedicat temps a conèixer-te.
Això és especialment crucial si preneu cita amb persones amb qui necessiteu ajuda, com ara professors o clients
Part 2 de 2: Establir un calendari substitutori
Pas 1. Demaneu la seva voluntat de canviar l’horari de la reunió quan doneu la notícia
A part de reduir la molèstia d’haver de tornar a contactar-lo per concertar una cita, aquest pas demostra que realment el voleu veure. Quan truqueu o envieu un correu electrònic, acabeu dient que us agradaria concertar una altra cita si no li importa.
Pas 2. Comproveu el vostre horari i anoteu el temps disponible per conèixer-lo
Podeu suggerir un horari de reunions, però intenteu ajustar-lo al seu horari. Oferiu diverses opcions d’horari alternatiu i, a continuació, demaneu suggeriments.
Per exemple, digueu-li: "El meu horari no s'omple els dilluns del matí al vespre, els dijous de l'1 al 5 i els divendres després de les 2, però si no podeu, ajustaré l'horari"
Pas 3. Suggeriu que la reunió es realitzi en un lloc proper a la seva llar o oficina
Com a compensació per cancel·lar una cita, és una bona idea organitzar una reunió en un lloc al qual pugui arribar fàcilment, com ara a la seva oficina o en un lloc determinat al qual passi de casa.
També podeu suggerir reunions mitjançant Skype o Google Hangouts si està molt ocupat o fora de la ciutat
Pas 4. Determineu un calendari de substitució que pugueu complir
Després de cancel·lar la primera cita, no deixeu de cancel·lar la segona cita. A més de ser més molest i incòmode, això pot perjudicar la vostra reputació. Abans d’acordar un horari de substitució, consulteu-lo amb cura i assegureu-vos que pugueu complir les vostres cites segons el nou horari.
Per exemple, no teniu cap cita al desembre, però normalment teniu moltes activitats abans del nou any. Per tant, no ompliu aquest temps amb un horari de substitució
Pas 5. Registreu el nou calendari de reunions acordat
Si hi ha un horari de substitució, anoteu-lo a l'agenda. A més, escriviu el vostre horari en un tros de paper i poseu-lo en un lloc fàcilment visible com a recordatori.
Pas 6. Agraïu-los la seva comprensió i paciència quan els coneixeu
Obriu la conversa agraint-li (o a ells) que accepti cancel·lar la cita. No us heu de disculpar de nou. En lloc d’això, demostreu que valoreu el seu temps agraint l’oportunitat de canviar l’horari.
Consells
- En la mesura del possible, no cancel·leu les reunions programades perquè poden danyar la reputació i les relacions amb altres persones.
- Abans de celebrar un contracte amb algú que presta un servei de pagament, com ara un consultor, esbrineu si cancel·leu la vostra cita amb ell o ella.
