"La gestió fa més que motivar els altres".
Caixa forta! Finalment heu aconseguit l’esperada promoció i ara sou gerent, potser per primera vegada a la vostra carrera. Llavors, què ara? Si aquest és el vostre primer paper en la gestió, és possible que estigueu una mica nerviós. El sentiment és comprensible, comú i, de fet, segur que existeix. Aquest paper serà molt diferent del vostre treball anterior. La gestió té regles i objectius completament diferents i requereix una varietat d’habilitats. Sovint, les persones noves en funcions directives no entenen realment què significa ser gerent i com canviaran les seves vides (sí, la vostra canviarà). Això és cert, sobretot si ja no cobreu un salari per hora, sinó un salari fix mensual. Ho tractarem més endavant.
En aquest article es presentaran un conjunt de directrius que podeu utilitzar per entendre les transicions confuses. Aquesta no és una instrucció que cal dur a terme en el dia a dia, aquest concepte ja no hi és perquè ara sou el gerent. Tanmateix, es tracta d’un esbós que us ajudarà a establir objectius i gestionar el personal. Per tant, respireu profundament i comencem!
Pas
Pas 1. Conegueu què canviarà amb el vostre nou rol com a gestor
Una diferència significativa és la migració d'un concepte anomenat "contribució individual". Els gestors no són col·laboradors individuals. Això vol dir que sou responsable del treball dels altres. El vostre èxit depèn del rendiment de l’equip. Ara esteu encarregat de molta més feina de la que podríeu fer pel vostre compte (vegeu la secció Advertència). No podeu solucionar tots els problemes. No cal provar-ho, ja no és feina vostra.
Pas 2. Prepareu-vos per a la transició
Això us deixarà confús i frustrat, potser no immediatament, però els gestors solen ser tirats en moltes direccions. És possible que hagueu de seguir un codi de vestimenta. Hi ha noves regulacions que s’han d’obeir (sobretot a l’àrea de RRHH).
- Trobeu un mentor: un mentor no és el vostre supervisor directe, sinó un altre gestor amb molta experiència. Demaneu a la figura que us ajudi en la vostra transició. Això és molt important i sovint es menysté. L’equip de direcció superior us agrairà. La decisió de trobar un mentor demostra la maduresa.
- Uniu-vos a un grup de xarxa: hi ha molts grups de xarxa (un dels quals és Toastmasters). Pregunteu a altres directius i executius sobre els clubs locals. Aprofiteu els esdeveniments de xarxa a la vostra zona.
- Poseu-vos en contacte amb els recursos humans: visiteu el departament de recursos humans i pregunteu si hi ha llibres de recursos humans o de formació que pugueu ajudar. Llegiu un llibre sobre ser administrador. Hi ha molts llibres sobre aquest tema. Llegiu diverses publicacions alhora ("El gestor d'un minut" i "Els set hàbits de les persones altament efectives" són imprescindibles per a la gestió).
- Ajudeu el personal a resoldre problemes: el personal al qual esteu subordinat actualment pot haver estat els vostres col·legues i això provocarà enveges (potser fins i tot odi) i friccions. La situació és inevitable, però el problema es pot reduir si manteniu oberta la comunicació. Tot i així, heu de recordar que ara sou el gerent i, encara que no vulgueu mostrar el vostre nou estat, no podeu deixar que els vostres excompanys aprofitin la relació que hi ha entre vosaltres i ells. Fins i tot el personal que abans no era company de treball se sentirà incòmode si aconsegueix un nou gerent. Parleu amb el personal i compartiu els vostres plans. Establir relacions entre directius i personal al principi. Tot i que al principi semblava una mica incòmode, no tímid, seguiu els passos, sigueu vosaltres mateixos i no oblideu la vostra posició inicial a l’empresa.
- No us descuideu de la família: marit / dona / cònjuge i fills, i els amics segueixen necessitant la mateixa atenció que abans. Ara la vostra ment està preocupada per moltes coses perquè la gestió és una transició difícil. Prioritzar allò que s’hauria de prioritzar. Si sentiu que algú diu que esteu una mica allunyat, pareu atenció. No deixis que la teva carrera destrueixi les relacions familiars (n’hi ha molts exemples)
- No descuideu la salut: bé, aquest paper de gestió és divertit. El treball és interessant, les hores de treball són més llargues, potser també treballeu a casa, dormiu una mica tard, us lleveu d'hora i encara podeu parar atenció a la família i als nens. Tanmateix, dormiu prou? Segur?
Pas 3. Identifiqueu els objectius
Quin és exactament el vostre objectiu? Teniu un objectiu horari, diari o setmanal que l'equip ha de complir. Què passa amb els vostres nous objectius, com ara comprovar la productivitat? Escriviu-ho tot i publiqueu-lo (vegeu els consells). Aquesta serà la vostra llista de tasques pendents. Tingueu en compte que la llista canviarà amb el pas del temps, no pas un document exacte. Algunes coses sempre són iguals (per exemple, el nivell de servei), però d'altres poden canviar segons l'estratègia donada per la direcció executiva. Reviseu la llista amb regularitat, amb un ull crític i, si cal, feu revisions.
Pas 4. Conegueu el vostre equip
Heu de conèixer els punts forts i els punts febles de cada membre de l’equip. Tono funciona molt ràpid, però de vegades falta alguns detalls. Tini és molt exhaustiu, però té problemes amb el volum de treball que s’està processant. Budi té una relació espectacular amb els clients, però no pot dir "no" als clients, mentre que Wati té grans habilitats tècniques, però no és molt bo amb la gent. Tot això ho has de saber bé. Aquest coneixement és útil per equilibrar la productivitat de l’equip.
Pas 5. Relaciona les tasques amb el personal
Utilitzeu la informació que recopileu dels passos anteriors per proporcionar feines que s’adaptin a cada persona. Es tracta d’una tasca basada en habilitats. Heu de maximitzar els punts forts de cadascú i minimitzar les tasques dirigides als seus punts febles. Si sorgeix l’oportunitat, reuniu diverses persones amb habilitats complementàries. Per exemple, assigneu Tono i Tini a un projecte o demaneu a Budi i Wati que es consultin en presentacions.
Pas 6. Mantingueu una reunió amb els membres de l'equip
Les reunions presencials periòdiques són molt importants en la gestió. Aquesta reunió té diversos propòsits.
- Proporcioneu comentaris sobre el rendiment: discutiu els objectius de la setmana anterior, inclosos els que van funcionar bé, quines àrees es podrien millorar i com millorar-les. A continuació, segueix els passos següents.
- Esbossem els objectius de la propera reunió: aquests objectius són objectius que s’han d’executar i constitueixen la base de la revisió de producció de la setmana que ve.
- Tingueu en compte els problemes del personal: en aquesta nova posició, es reduirà el contacte amb el personal i n’haureu de ser conscient. L’única manera d’esbrinar els problemes que afecten el rendiment de l’equip (i també afecten el seu treball) és escoltar el personal.
- Demaneu idees: el vostre personal voldrà sentir-se implicat. No hi ha excepció que el factor motivacional número u que hi ha darrere de la decisió de deixar un empleat sigui la mala gestió, que sovint es deriva de sentir-se descuidat. No només se’t jutja pel rendiment de l’equip, sinó també per la taxa de rotació dels empleats.
- Motivació: segons Peter Scholtes, els humans es motiven. Els millors directius sempre troben maneres de motivar el personal perquè faci bona feina i se senti orgullós. Utilitzeu aquesta sessió per esbrinar quines són les motivacions dels empleats i utilitzeu aquesta informació per augmentar la seva contribució.
Pas 7. Assegureu-vos que sigui fàcil de trobar
No us aïlleu del personal. De vegades, la càrrega de treball és massa gran, de manera que tendeu a apartar-vos del personal per tal de fer la feina pel vostre compte, sobretot amb molts tràmits. No facis la impressió que no et pot molestar. Si els membres de l’equip no poden conèixer el seu líder, es desenvolupa una actitud d’anarquia. La situació serà molt dolenta per a vosaltres. Fins i tot si gestioneu el personal virtualment, heu d’assegurar-vos que “sentin” la vostra presència. Si teniu el càrrec de diversos torns, assegureu-vos de visitar cada torn regularment.
Pas 8. Documentar les activitats de l’equip
La vostra revisió del rendiment personal se centrarà en gran mesura en el rendiment de l’equip. Així que assegureu-vos de fer un seguiment de cada problema i assoliment. Això serà molt important si sorgeix un problema significatiu. Els problemes sempre hi seran, vosaltres i el vostre equip només heu de centrar els vostres esforços a resoldre’ls.
Pas 9. Valorar el rendiment dels empleats
Les recompenses no sempre són en forma de diners. Els premis són divertits, però no és el principal motiu de treball. Una recompensa més eficaç és el reconeixement. Si teniu l'autoritat, potser els podeu donar temps lliure per a la seva actuació (un dia de descans addicional per a un treball excepcional). Les recompenses són regulars i es poden assolir, però són difícils. Quan doneu un regal, assegureu-vos que es conegui (obsequi públicament, increpació privada).
Pas 10. Obteniu informació sobre com guiar
Hi haurà moments en què haureu de millorar el comportament del personal. Per tant, heu d’aprendre a fer-ho. Si ho podeu fer bé, obtindreu el resultat desitjat. En cas contrari, la situació empitjorarà. Podeu aprendre a proporcionar orientacions entre comentaris positius.
Consells
-
Recordeu els objectius de primer nivell.
Cal ser coherent. Desenvolupar una comunicació clara i establir objectius inequívocs. Escolta. Proporcioneu comentaris, sobretot positius. Esborreu tots els obstacles per a l'èxit de l'equip.
-
Elogi el personal.
Es tracta d’un petit pas que té molts avantatges. Lloar el rendiment d’algú pot suposar una gran diferència. No feu massa elogis sense sentit, però mostreu al vostre personal que els agraeixen.
-
Posa un exemple.
Els líders han de ser capaços de donar exemple en tots els aspectes del treball. Sigues un model a seguir per als companys de feina emetent vibracions positives. Mostrar preocupació, comprensió i respecte, mantenint la tasca centrada en el treball en equip i la dedicació. Els directius i supervisors han de poder aplicar els millors principis en el lloc de treball. Si aquesta nova posició posa la vostra vida personal en el punt de mira, enteneu que tota la vostra vida es reflecteix en el que modeleu.
-
Comunicació, comunicació, comunicació!
El personal se sentirà més implicat si els expliqueu què passa. De vegades, tothom vol veure el "panorama general"
-
Just, però ferm.
Hi ha vegades que cal plantejar-se mesures disciplinàries que condueixin a l’acomiadament. Això és molt difícil, fins i tot per a gestors experimentats. Com disciplinar els empleats és un tema en si mateix i fora de l’abast d’aquest article, però hi ha moltes bones referències. La resposta breu és la coherència i la documentació.
-
Comprendre els EAP.
EAP significa Programa d’assistència als empleats. AEP és molt útil i la majoria de les grans empreses tenen aquest programa. Si un dels vostres empleats té algun problema personal, demaneu-li que vegi l'equip de l'EAP (no intentant ser psiquiatre). Si teniu un problema personal (vegeu la secció Advertència), també podeu aprofitar EAP.
-
Troba un mentor.
A més d’un mentor, també necessiteu un mentor (si hi ha una oportunitat i mitjans). Els mentors són útils, però normalment no sempre tenen temps. Els mentors són professionals formats que no tenen res a l’agenda, excepte per ajudar-vos a desenvolupar un estil de gestió autèntic.
-
Publicar objectius.
Assegureu-vos de publicar els vostres objectius i objectius d’equip en un lloc visible. El vostre equip ho hauria de veure tot el temps. L'objectiu "Augmentar el nivell de servei al 5% en els propers 6 mesos" no hauria de ser un secret. Distribuïu els objectius nous tan aviat com es fixin.
-
Aprofiteu el departament de Recursos Humans.
Si hi ha un departament de recursos humans, ara són el vostre nou i millor amic. Aquest departament és un recurs que cal aprofitar. Poden ajudar-vos a recompensar, disciplinar el personal, mantenir-vos fora de problemes legals i els agraden molt els gestors que en són conscients. Estan al vostre costat.
Advertiment
- No retreu a tot el departament els errors d’una persona. Per exemple, si només Tini arriba tard, no envieu correus electrònics d’avís a tots els empleats perquè arribin a temps. Truqueu a Tini per parlar del tema en privat.
- No increpeu mai els empleats en públic.
- No intenteu fer feina del personal. Hi ha una dita que diu: "Si vols que es faci una cosa bé, fes-ho tu mateix". Oblida aquesta frase. Traieu-ho de la vostra ment. Mai no la sentiu, la frase no té sentit i és un concepte contraproduent. Si voleu que es faci una cosa bé, assigneu-la a les persones adequades i motiveu els vostres empleats. Si us impliqueu massa, no complireu els requisits de gestió. El vostre objectiu és gestionar-los. Aquest és un bon moment per delegar feina.
- Reunió privada setmanal no revisió del rendiment. Fins i tot si reviseu l’activitat de la setmana anterior, no s’ha centrat tot això. Aquestes reunions setmanals són menys formals i estan obertes a discussió. No sigueu massa controlador perquè també és una reunió d’empleats, no només la vostra.
- Estigueu preparats per a les hores extres. Aquest és el fet. Se us paga com a gerent i s’espera que feu el que calgui per fer la feina. Els directius tenen avantatges que no tenen els empleats ordinaris, però també tenen més responsabilitats. No arribis tard, no tornis aviat a casa. I, de vegades, també s’ha de treballar en alguna cosa com les altres. Tanmateix, no us acostumeu. Ara ets el líder. Has de treballar com a líder.
- Guardeu secrets d’empresa. Coneixeràs alguns secrets. Normalment hi ha una tendència a compartir secrets que us fan semblar més importants. Si teniu coneixement d’un pla d’acomiadament i filtreu la informació sense autorització, prepareu-vos per convertir-vos en resident de la llista d’acomiadaments. És difícil, però ningú va dir que ser directiu fos fàcil.
- De vegades, la transició a la gestió pot fer por. No sempre és així, però normalment un nou gerent experimentarà molta tensió abans de sentir-se còmode en la seva posició. Parlar amb algú. Si teniu un mentor (vegeu el pas 2), ell o ella us ajudarà. No retingueu res. Tingueu en compte qualsevol canvi de comportament no desitjat (ira, sospita, augment del consum d’alcohol, etc.).
- Guardeu secrets dels empleats (si és possible). De vegades, això no és possible (en determinats problemes de recursos humans, com ara el potencial de violència en el lloc de treball), però si un empleat ve a parlar-vos d’un problema, gestioneu el secret amb cura. La vostra reputació es pot arruïnar en un segon i sorgiran problemes legals. Si algú diu que "això és un secret", assegureu-vos que sàpiga que, com a administrador, no podeu guardar certs secrets.
